移動辦公合同管理系統設計研究

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1移動辦公合同管理系統的內涵和意義

合同管理系統以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程優化進行系統功能設計，將其應用到企業實際合同管理業務中，從而實現合同管理的標準化、集中化、精細化，減少合同的法律糾紛。移動辦公，是利用手機的移動信息化軟件，建立手機與電腦端同步辦公的企業應用系統，使用戶擺脫時間和空間束縛，隨時隨地進行辦公，提高企業的辦公效率。基于移動辦公的合同管理系統具備合同模板管理、合同審批管理、合同變更、合同履行、合同歸檔、合同報表等功能，幫助企業優化合同管理流程，借助移動互聯網技術實現合同異地審批，滿足企業本部及分子公司的辦公需求。

2移動辦公合同管理系統的軟件架構和集成模塊

2.1軟件架構。根據合同管理系統的特點，軟件的構架主要分為以下幾層。①表現層。主要負責合同文本及合同流程展示，電腦端采用網頁的形式進行展示，移動端采用APP的形式展示。②應用層。主要負責合同業務流程控制，其中包括合同模板管理、合同審批、電子印章、電子歸檔、合同報表查詢等功能。③應用支撐層。主要負責合同數據存儲，為應用層和表現層提供數據支持，其中包括合同基本信息、合同里程碑信息、審批流程數據等。2.2集成模塊。合同管理系統集成設計則主要包括兩大模塊。2.2.1與企業數據中心集成。企業已建立數據中心，含有人員主題數據、合同主題數據、供應商/客戶主題數據、物料主題數據、財務主題數據、項目主題數據等，與本系統有關的是人員主題數據、合同主題數據、供應商/客戶主題數據，與數據中心集成能夠確保數據源的準確性、穩定性、唯一性。集成內容包括以下幾點：①與人員主題數據集成，獲取企業實時組織機構人員數據，為合同系統提供人員基礎數據，數據流向是數據中心→合同系統；②與供應商/客戶數據集成，獲取實時的供應商/客戶數據，為合同起草時提供供應商/客戶數據源，數據流向是數據中心→合同系統；③與合同主題數據集成，形成規范的合同主題數據庫，用于統計分析、企業決策，數據流向是合同系統→數據中心。2.2.2與企業財金系統集成。將合同審批通過后的數據推送到財金系統中，用戶在財金系統中對合同進行收/付款操作，收/付款后財金系統將合同系統的收/付款進度推送回合同系統，在合同系統中能夠生成合同收款進度明細，用于合同履行及報表綜合查詢，數據流向是合同系統→財金系統→合同系統。

3移動辦公合同管理系統的主要功能模塊

為了實現合同管理業務的標準化和規范化，系統功能模塊主要包含以下6個方面。3.1合同模板管理。規范合同以及保證合同內容和管理系統相匹配是合同模板管理的主要目標，合同模板主要由合同承辦人員根據實際情況來創建，使合同起草更加規范并且減少煩瑣的輸入工作。由于企業每年的業務量巨大，因此涉及的合同文本數量也非常多，要提高合同文本規范化的管理效率，則需要改變傳統的合同文本創建或錄入模式，有效的合同模板管理可以避免合同漏洞，使之更加符合法律條件的要求。在合同模板管理中，審計法務部主要負責檢查合同模板的各項條款是否合法、條款是否齊全、是否存在不平等條約等，而承辦部門則負責維護和選擇合同模板。3.2合同審批管理。合同審批管理流程設計主要由工作流引擎實現，包括流程圖、頁面表單以及流程控制等設計，流程主要環節包括以下步驟。①發起審批流程：用戶選擇合適的合同模板、供應商/客戶信息、符合條件的合同類型、各節點審批人，根據具體情況選擇合適的電子印章，填寫必要的合同基礎數據字段，發起審批流程。②通過及駁回：審批流程發起后，審批消息會發送到流程下一個節點執行人的頁面，執行人點擊查看審批消息后可以對合同進行批注。③自動催辦：在1個工作日內，如果某審批節點的執行人還沒有完成審批，系統會自動給該執行人的郵箱發送催辦郵件。④合同電子印章：合同審批執行到電子印章環節時，用印人員對合同進行電子印章用印，合同生效。根據企業對公司本部、分子公司劃分以及合同收/付款類型，合同審批流程分為公司本部收/付款審批流程、分公司收/付款審批流程、子公司收/付款審批流程。圖1是付款合同審批流程圖，其他流程與此類似，故不再贅述。3.3合同變更。如果客觀環境發生了變化，則合同雙方之間的一些利益關系也會發生變化，導致合同變更。合同承辦人在系統中發起合同變更流程，根據實際情況填寫合同變更的內容以及理由，如果涉及合同解除，也需要填寫解除理由。合同變更流程審核通過后合同自動變更，并保留變更記錄。3.4合同履行。合同生效后，系統會根據合同基礎數據、合同審批數據、財金系統推送的合同收/付款數據生成合同履行臺賬。合同履行是否有效，關系整個合同管理的結果，因此，真實有效的合同履行臺賬數據至關重要。合同履行臺賬包含了合同履行過程中重要的時間節點任務，比如合同收/付款節點、合同歸檔節點，沒有按照時間節點要求完成任務的則需要對合同承辦人發出預警提示。3.5合同歸檔。合同歸檔，指合同履行完畢之后，合同承辦人在系統中選擇合同歸檔，帶有電子印章的合同電子文本自動歸檔，同時承辦人將紙質合同文本和合同審批單交由檔案管理部門進行統一管理。3.6合同報表。合同審批生效后，系統會根據合同基礎數據、合同審批數據、財金系統推送的合同收/付款數據生成合同報表，用戶可以根據承辦人、承辦部門、承辦公司、供應商/客戶、收/付款類型、合同生效日期和合同金額等字段進行綜合查詢和統計分析。

4移動辦公合同管理系統的運行維護設計

主機設備、操作系統、網絡安全以及其他運行維護等都屬于合同管理系統運維服務的范疇，運維服務的主要目的是確保合同管理系統穩定和安全運行，節約管理成本，增強系統操作性。同時根據維護情況對系統進行調整和優化，使合同管理更加規范化和具有保障。合同管理系統的運維管理可以監控電腦端和移動端系統的運行狀態、配置情況、各項指標情況以及故障診斷、提供各類數據報告和工作報告等，使管理人員可以更好地了解系統運行情況，并且及時對系統進行維修和升級。運維服務效率提升可以促進合同管理效率提升，促使企業各項資源更加協調。

5結語

基于移動辦公的合同管理系統利用移動互聯網技術，能夠實現合同電子審批對企業本部及子分公司的全覆蓋，確保合同業務數據真實有效，提高合同審批效率，促進企業異地高效辦公。

參考文獻

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作者:趙南 單位:北京航星機器制造有限公司