精細化監管思想的問題管理體系規劃

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1系統開發背景

某公司是屬于異地辦公形式,銷售客戶部分在北京,技術部在桂林分公司,協作進行一個大型的綜合性網絡平臺的開發,該平臺在開發過程中有個比較特殊的情況是,所有需求都是總公司逐步設計完善出來的,一邊開發一邊修改的過程,所以整個開發過程,需要北京公司的市場和規劃人員和桂林的技術開發人員密切的高頻率的交流,同時,因為該項目是個很龐大的門戶網站,包含幾十個子網站和獨立的小系統,在研發過程中,舊的問題還沒有解決的時候,又出現了新的問題,新的問題在解決的過程中又出現更新的問題。盡管公司從各個方面進行了強化管理,但由于龐大的系統和有限的人力,總是不能很好的解決。

對此筆者通過精細化管理的思想來設計一套適用于當前這種情況的問題管理系統。隨著在開發應用完善的過程中,筆者發現該系統大大的減少了問題管理中的各種不足和低效率的情況,提升了項目開發速度,同時對于精細化管理思想的細致應用,使得該系統逐步拓展成為一個頗具規模的大型IT公司應用的大型平臺。

2基本設計需求和開發步驟

北京實創信通公司自從其2007年成立以來,就接受總公司委托,一直致力于面向上地信息產業基地和創新園等幾個高科技園區的綜合產業服務平臺的建設。由于該公司采取市場部在北京,技術部在廣西桂林分公司,兩邊協同開發的模式,因而在市場和技術以及技術開發本身對需求的實現程度等多個方面出現問題,尤其是大型平臺的開發過程中,出現了各類問題,數量和種類繁多,因此,公司很有必要設計并開發一套專門針對此問題及任務管理的系統,利用信息化管理的手段嘗試解決這個問題。

該系統的開發和設計經歷了4個步驟,第一,分析實創公司當前項目開發過程中對于各類問題處理的方法和措施以及其他相應問題,第二,針對現狀設計問題管理系統的需求分析。第三,設計問題管理系統的具體功能和表現形式。第四,根據具體應用情況設計相應的參數指標和內部績效管理體系。

利用內部管理系統以科技驅動型實現成本管理的發展步驟:

第一步:問題管理。

包括問題的提出,備案,問題的分配,問題的確認,問題的限時解決,問題的評論和交流,問題解決結果的提交,問題的驗收,驗收失敗的流轉,問題類型的統計,解決問題花費的時間,責任人完成情況評價等功能?？梢詫崿F對于公司所有問題的精細化管理

第二步:計劃管理。

包括計劃的制定,整合、修改、流轉、批注到確認和,分配,確認,自動統計和總結全程在線流程,可以大大節省計劃階段的耗費時間,節約成本

第三步:流程管理。

包括對項目實施流程的多元化定制以及流程固化,對于控制點的驗收和對整個項目的進度把控等功能,可以避免對于流程的執行經常出現問題的情況等

第四步:成本管理。

包括公司日報,周、日工作時間統計查詢,周、日成本自動核算查詢,項目日成本核算查詢,項目成本自動預警,項目成本效益自動計算查詢,項目成本多維度查詢,個人任務成本查詢,公司周度月度成本報表自動生成等功能,可以全盤清晰化掌握公司的全部環節的成本。

第五步:績效管理。

包括個人詳細工作及耗費時間列表,請假管理,會議管理,身份管理(專職,兼職,臨時等),個人超時任務及提前完成任務自動統計,個人績效分自動統計等功能,可以清晰有依據的評估出員工的價值度以便真正在保證公司效益的基礎上,根據個人所產生的價值落實對個人的激勵,產生促進作用。

第六步:發展管理。

建立起完善的項目效率庫,記錄公司已有項目所有步驟和功能環節所耗費的時間和完成人員以及相關技術水平,根據設置的百分比值,自動估算同類項目應該提高的效率和完成時間等,可以使得公司發展按預定的軌道進行,實現自筆者激勵功能。3問題管理系統的初步參數和流程設計

3.1任務管理的流程是

提出任務——確認任務等級和緊急程度——分配給主管——主管分配給技術員——確認任務以及具體完成時間——完成任務的過程或者階段性報告——完成任務并申請主管驗收——主管驗收成功則提交總監驗收——主管驗收失敗或者提交了修改意見則任務返回未完成狀態(要對任務完成情況進行評定,如任務失敗還是需要完善)——繼續完成并提交驗收申請——主管驗收成功提交總監驗收——總監自己驗收或者委托某人驗收并進行評定——驗收完成后正式交付任務——任務歸檔。

3.2任務管理的狀態有

狀態有:提交任務——任務性質確定——第一次分配任務(總監)——第二次分配任務(主管)——確認任務(包含完成時間)——進行任務并階段性匯報(通過現在的日志或者跟帖實現)——申請主管驗收——主管驗收并提修改意見——確認修改意見(包含完成時間)——進行修改并階段性匯報——再次申請主管驗收——循環該過程——主管驗收成功并評定改任務完成情況以及提交總監驗收——總監驗收或委托某人驗收——提交修改意見并分配給主管——主管二次分配給技術員——技術員確認修改意見并上報修改時間——循環該過程——總監或總監委托人驗收成功——總監簽字提交交付——任務日志評價。

3.3任務變更的情況

第一次提交任務——走任務流程——任務出現變更或者需求變更——在原有任務下進行跟帖——該變更任務由總監進行第一次分配到主管——主管第二次分配到技術人員——技術人員確認需求并上報時間——該新確認時間自動更新原任務完成時間(但不刪除原先提交的預期時間)——進行任務并階段性報告(通過日志)——提交主管驗收——走任務管理流程。

任務變更的簡單的說,就是在原先的問題的那個帖子下,再加一個跟帖,并以這個跟帖作為重新任務分配的的任務。

3.4問題管理的流程

問題管理的有些區別,就是多了一兩個環節主要是:

①提出問題(可以寫重要性和緊急狀態,但是不是確定狀態)——②問題的分類和重要性的確定(由總監確認,如該問題是屬于無效問題還是有效問題,還是暫緩解決問題,以及該問題的重要性)——③問題的第一次分配給主管——④主管對該問題的第二次分配給技術員——⑤技術員確認該任務以及完成時間——走任務管理流程——主管驗收——總監驗收——問題提出人驗收——總監對該問題的歸檔和分類(如個人責任問題,還是非責任問題)——問題終結——記錄該問題整個流程——將該問題記錄到責任人的個人文檔。

3.5時間管理

就是對于完成時間,由責任人或者主管提交的時間,假如筆者覺得不合適的話,可以進行修改,修改后,再交給主管以及責任人進行確認。

3.6涉及到的管理

①任務管理;②問題管理;③時間管理;④問題的性質管理;⑤任務的過程管理;⑥任務的交付管理;⑦問題和任務的歸檔管理。

4功能模塊設計

該系統功能模塊的設計是從以前以文檔處理和工作流為主的管理方式,發展成為以知識的共享和交流,強調協作和團隊精神的協同化的辦公和服務,以問題和任務(計劃)管理為主要應用的功能。創建一個共同使用的辦公平臺和集成的辦公環境,使所有的辦公人員都在同一個桌面環境下一起工作,擺脫時間和地域的限制,實現電子化協同工作與知識管理。具體來說,在長期實踐過程中,逐步完善修改,確定出以下幾個方面的功能的構造設計。

5問題管理系統應用條件及初始步驟

該系統是專門針對IT企業進行設計的,其需要的一個必要條件就是每個員工都有自己的電腦,而且在工作期間一直處在開機狀態,這樣才能保持系統一直處在激活狀態,并對員工的相關工作進行精細化的把握和控制。下面是該系統初次使用的基本流程和注意事項。

(1)該系統默認保存帳號密碼,登錄一次后,下次使用時候不用重新登錄,建議大家作為自己電腦的主頁,若是在外面電腦上使用的時候,則每次用完必須退出登錄。

(2)每次打開頁面后,最上方顯示的是兩個欄目是“筆者未確認的任務”和“筆者未完成的任務”。

(3)提出問題(任何人):就平臺以及管理管理,經營上出現的任何問題,注意提問題的時候標明期望解決時間,同時最好上傳問題截圖圖片。

(4)分配問題解決任務(總經理、副總經理或技術總監直接分配或委托部門主管分配):分配問題之前和責任人協商好大致的時間,分配的時候直接到具體的責任人,協助人以及完成時間。若有必要,需要對問題做一些分析說明。

(5)確認任務(任務責任人和實施人):任務責任人到系統確認自己的任務已經接收。

(6)完成任務(任務責任人和實施人):接收到該任務的所有人都完成任務并提交任務完成,由任務責任人提交驗收申請。

(7)第一次驗收(任務分配人):由分配該任務的總經理,副總經理或技術總監等委托部門主管進行驗收,驗收合格后提交。驗收失敗后進入“驗收失敗問題”,驗收成功后進入第二次驗收流程。

(8)第二次驗收(問題提交人):由問題提交人員對問題解決的情況進行驗收,驗收失敗后進入“驗收失敗問題”,驗收成功后進入已經解決問題,問題結束。

(9)問題解決的過程情況匯報可以通過“寫日志”來記錄。

(10)對安排的某個任務要發表自己的看法,可以用發表跟帖的方式進行。