檔案管理模式在醫(yī)院檔案管理的應用

導語：檔案管理模式在醫(yī)院檔案管理的應用一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:現(xiàn)代社會是一個快節(jié)奏的社會，高強度快節(jié)奏的生活狀態(tài)使得人們更加明白效率的重要性。醫(yī)院要想正常運轉必須正視檔案管理的重要作用，檔案內容主要由病人的病歷、醫(yī)院科研進度、醫(yī)院組織開展的各項活動以及醫(yī)院的醫(yī)療設施建設等組成，做好檔案管理模式改革有助于醫(yī)院開展相應的治療工作。由于傳統(tǒng)檔案模式的存在，造成了一些管理難題，為了將檔案管理與現(xiàn)代信息技術結合起來，應該在醫(yī)療領域推動檔案管理模式的改革，以提高檔案管理的效率，為病人提供優(yōu)質的醫(yī)療服務。

關鍵詞:檔案管理;醫(yī)院檔案;改革應用

傳統(tǒng)檔案管理模式存在著管理不到位、管理效率低下、忽視病歷資料的弊端，在這種情況下就可能耽誤病人的治療，使病人錯過最佳的治療時機。檔案管理模式改革旨在通過提高管理人員水平、融入現(xiàn)代網絡信息技術、加強檔案制度管理等措施，方便病人的就醫(yī)與治療，既能節(jié)省時間又能夠確保數據的精準無誤。本文從醫(yī)院檔案管理改革的重要性、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，以及如何進行檔案管理模式改革等方面出發(fā)，淺析檔案管理在醫(yī)院運營中的重要性。

一、醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性

現(xiàn)代社會網絡信息技術已經廣泛應用到了各個領域當中，傳統(tǒng)的手寫檔案材料模式已經不適應現(xiàn)代醫(yī)療的發(fā)展模式。檔案材料包含的內容十分重要并且十分廣泛，通過檔案材料，可以了解醫(yī)院整個的發(fā)展歷程、醫(yī)院的醫(yī)療服務設施建設以及病人的病情情況。其中最重要的就是病人的病歷，通過病人的病歷，醫(yī)生可以為患者制定最佳的治療方案。進行現(xiàn)代化檔案管理模式改革可以讓醫(yī)生在短時間內了解病人的具體情況，有助于提高診治效率，節(jié)省就醫(yī)時間。檔案中所留存的病歷以及診治情況可以為醫(yī)院的科研活動提供依據，醫(yī)生可以總結整理病歷材料，總結臨床經驗，在特殊性中總結出一般性經驗從而提高醫(yī)療水平。最后，由于醫(yī)患關系在現(xiàn)代社會愈演愈烈，醫(yī)院可以把檔案材料當做憑據，維護雙方的利益，避免不必要的醫(yī)患糾紛，在短時間內解決醫(yī)患關系。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端

(一)檔案數據復雜，管理不到位

醫(yī)院大都是屬于非盈利性的機構，必要時需要獲得政府的財政支持，隨著市場經濟的不斷發(fā)展，醫(yī)院的發(fā)展需要依靠自身的運營管理，管理措施不到位就會使醫(yī)院面臨倒閉的情況，因此醫(yī)院運營將面對前所未有的壓力。隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案涉及的范圍變得廣闊，不僅需要記錄病人的病情情況還需要記錄醫(yī)院的成本預算、采購、會議組織、醫(yī)療服務等信息，記錄的信息繁多而且復雜，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經不適應醫(yī)院的需求和發(fā)展。面對復雜的數據信息，傳統(tǒng)模式下檔案管理人員習慣于“等、靠、要”的工作模式，采用封閉式的檔案管理，沒有充分發(fā)揮檔案資料的實際價值和用處，造成檔案管理工作的不到位。

(二)管理格局存在不足

管理格局存在不足主要表現(xiàn)在文書管理與病歷管理等被分割，沒有統(tǒng)一交由檔案室進行管理，這種分散式管理的方法不利于醫(yī)院集中掌握完整的醫(yī)院檔案，不掌管病人材料、對于病人的病歷資料置之不理并交由各科室負責，這樣的情況下病人的檔案則比較分散，不利于各科室醫(yī)生了解病人的整體情況。各科室獨立掌管病人的材料，再加上各科室之前信息溝通并不及時有效，給醫(yī)院檔案管理工作增加了難度。分散的檔案材料不利于醫(yī)生的科研工作，統(tǒng)一檔案管理制度，將檔案材料統(tǒng)一交由檔案室管理，這樣可以明確責任主體，不至于形成互相推卸責任的情況并且還可以有效提高工作的效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式形成了錯誤的管理格局，沒有意識到統(tǒng)一管理的重要性，這樣分散的管理格局只會降低工作效率，不利于醫(yī)院自身的經營運轉，也不利于病人的就醫(yī)。

(三)管理隊伍素質不高

由于檔案管理工作涉及的內容較為寬泛，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，由于缺乏必要的檔案管理知識，不了解檔案資料的科學分類標準，工作人員在開展相關工作時嚴重影響了檔案管理資料的開發(fā)與使用效果，降低了檔案管理的效率。現(xiàn)如今的檔案資料已經改變了傳統(tǒng)的紙質檔案形式，使用更多的是電子檔案，這就需要檔案管理工作人員能夠熟練掌握計算機的操作，掌握具體的圖像等檔案資料的儲存技巧，并且能夠在短時間內將醫(yī)生需要的檔案材料檢索出來。檔案管理隊伍素質不高會阻礙檔案管理工作的正常進度，不能及時為醫(yī)生提供詳細的檔案材料，降低了看病效率。醫(yī)院也沒有合理配置院方資金，檔案管理人員缺乏必要的技能和理論知識培訓，在工作過程中經常出現(xiàn)一些低級的錯誤，給醫(yī)院造成一些不必要的損失。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

(一)提高工作人員專業(yè)水平

醫(yī)院要引進一些專業(yè)的檔案管理人才，為專業(yè)人才合理安排崗位，提高薪資待遇這樣才能激發(fā)許多專業(yè)人士報名檔案管理工作。醫(yī)院應該合理配置院方的資金，給檔案管理部門提供資金支持，要為工作人員提供多種學習機遇，除了增強工作人員的專業(yè)技能培訓，還要加強政治思想教育，讓工作人員始終以高昂的情緒對待這一份工作。醫(yī)院可以定期組織開展一些檔案管理知識競賽活動，豐富檔案管理工作的具體內容，真正讓員工熱愛這個職業(yè)。必要的獎懲制度可以促使工作人員不斷創(chuàng)新，對于在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或者組織給予獎勵，對于一些表現(xiàn)差、工作效率低的個人或者組織要進行懲罰或者進行淘汰。時代在不斷向前發(fā)展，管理模式也要不斷進行創(chuàng)新，鼓勵檔案管理人員及時發(fā)現(xiàn)問題提出問題，對現(xiàn)有的檔案管理模式進行創(chuàng)新，力求創(chuàng)造出適合本醫(yī)院發(fā)展的具有獨有風格的檔案管理模式，提高醫(yī)院的檔案管理水平不僅可以為醫(yī)院贏得一個響亮的名聲，而且還可以豐富醫(yī)院的醫(yī)療文化。針對現(xiàn)代化的網絡信息技術，醫(yī)院要讓管理人員熟練掌握計算機的操作技能，能夠運用現(xiàn)代網絡信息技術記錄紛繁復雜的醫(yī)療檔案，注重提高檔案記錄的精準度，分門別類的記載有關的檔案信息，方便醫(yī)生今后治療工作的開展。

(二)加強醫(yī)院的信息化建設

為了方便病人的就醫(yī)，我國已經大力實行網上掛號、網上預約等環(huán)節(jié)，提高醫(yī)療工作效率。醫(yī)院要引進先進的互聯(lián)網技術，將網絡信息技術大力應用于檔案管理工作當中，逐步實行智能化管理的措施，減少人力物力，節(jié)約檔案管理的成本。為了加強醫(yī)院的信息化管理，一方面要加強醫(yī)院的信息化基礎建設，為檔案管理工作人員配置先進的計算機系統(tǒng)，并且注重信息化設備的保存。醫(yī)院要成立專門的網站或者數據庫，保持檔案信息的獨立性，醫(yī)院要根據自身的需求和發(fā)展情況配置先進的硬件和軟件設施，做到信息化錄入、管理與檢索等工作環(huán)環(huán)相扣。并引進專業(yè)的人才進行網站的管理工作，定時檢測網站的建設情況，防治病毒或者黑客的入侵，使得檔案信息資料丟失，給醫(yī)院造成一定的損失。建立統(tǒng)一的檔案管理標準，完善檔案管理制度，收集各科室的檔案資料，將醫(yī)院管理工作中的會議結論、科研結果、教學資料等進行掃描轉化成電子材料進行保存。做好檔案資料的檢索工作，完善檔案資料的收錄程序、目錄以及查詢系統(tǒng)等，及時檢索檔案材料，為醫(yī)生提供精準的檔案信息，提高醫(yī)療救治的效率。由于檔案管理需要涉及多個部門，因此加強醫(yī)院信息化建設的重要內容也包括各部門之間的聯(lián)系與合作，加強各部門之間的溝通，實現(xiàn)信息資源共享，便于醫(yī)生全面掌握病人的情況。對于一些比較珍貴的檔案材料，醫(yī)院檔案管理工作人員一定要做好備份工作，防止出現(xiàn)資料丟失，給患者或者醫(yī)院的科研帶來重大損失的情況。

(三)促進醫(yī)院檔案管理改革

為了給病人提供現(xiàn)代化的醫(yī)療服務要強化醫(yī)院的服務意識，需要醫(yī)院領導階層全面掌握醫(yī)院的發(fā)展情況，看到傳統(tǒng)的檔案管理工作模式的弊端，積極進行制度和技術上的變革，通過完善檔案管理工作制度、引進專業(yè)的檔案管理人才、不斷創(chuàng)新信息管理技術等，逐步開展檔案管理模式的改革工作。檔案管理工作人員要定期整理醫(yī)院眾多的檔案資料，將使用價值較小或者沒有利用價值的檔案進行及時的清理。提高利用檔案資源的意識，在處理醫(yī)患關系或者進行醫(yī)療科研工作時要發(fā)揮檔案資料的價值。統(tǒng)一制定標注的檔案管理改革制度，讓每一位工作人員都能了解自己的責任和職能，主動完成自己崗位上的任務。為了提高工作效率，醫(yī)院要落實好責任到人的制度，避免出現(xiàn)工作人員互相推卸責任的情況。建立開放性的檔案管理制度，加大檔案管理制度的宣傳，讓病人全面了解檔案管理的流程，以便病人今后的就醫(yī)。針對醫(yī)生的診斷工作，醫(yī)院可以將病例資料的記錄和歸檔工作列為醫(yī)生考核績效工作的一部分，這樣從源頭做起保證檔案工作的精確性，借此形成一個完善的精準的檔案管理體系。

四、結語

醫(yī)院要采取相應的措施改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，借助互聯(lián)網平臺，做好醫(yī)院資料的記錄、整理以及檢索工作。醫(yī)院要提高醫(yī)護人員對于患者檔案資料的重視程度，保證檔案管理各個環(huán)節(jié)之間的緊密聯(lián)系，做好各科室之間的配合交流工作，力求做到信息資源共享，這樣可以針對病人的具體情況，整合各科室的力量解決病人身上存在的問題。醫(yī)院可以制定必要的獎懲制度，開展各項有趣的培訓活動，豐富檔案管理工作的內容，做好醫(yī)院的宣傳工作，有助于樹立良好的口碑。

參考文獻:

［1］文秀娟．檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運用［J］．辦公室業(yè)務，2020(20):140-141．

［2］王芳，馬起龍．檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究［J］．蘭臺內外，2020(29):40-42．

［3］張欣欣．檔案管理改革在醫(yī)院檔案管理中的應用［J］．辦公室業(yè)務，2020(11):119+121．

［4］朱印．檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用研究［J］．蘭臺內外，2020(13):35-36．

［5］梁源．檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用［J］．臨床醫(yī)藥文獻電子雜志，2019，6(A0):111．

作者：尹夢溪 單位：河南中醫(yī)藥大學第一附屬醫(yī)院