社區檔案管理論文

時間:2022-08-19 03:40:53

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社區檔案管理論文

1社區檔案管理面臨的困難

1.1對社區檔案管理的認識不足

盡管社區管理者一直強調社區檔案的重要性,但在真正實行時卻往往將其放在次要位置,甚至完全不要。而由于編制體制的原因,社區檔案大多直接由社區上級單位的辦公部門管理。很多社區根本不存在專門的檔案管理機構,有些甚至連獨立的檔案室、檔案柜都沒有。這種態度上的不端正以及編制上的不完善,對社區的檔案管理、檔案建設產生了極其不好的影響,加大了收集、整理檔案工作的難度。

1.2社區檔案管理人員專業素質偏低

術業有專攻,盡管檔案管理看起來是一份很簡單人人都能完成的工作,但在實際操作中,卻并沒有那么簡單。檔案管理并不是簡單機械的將文件資料整理為檔案資料,而是一份極有“學問”的工作,在整理時必須顧及到方方面面。社區處于社會中,各種關系極其復雜,對上有千絲萬縷的關系線,對下也有各種等待處理的事情,因此,必須認真對待社區檔案管理工作,提升相關工作人員的素質。但在實際工作中,由于資金投入或人員編制等因素,許多社區的檔案管理工作人員都是兼職人員,既沒有過硬的專業素質,也沒有進行針對性培訓,對檔案管理工作并不熟練,人員變換也非常頻繁。這些“臨時工”的頻繁交替,導致檔案工作在交接時出現各種問題,影響檔案管理的整體質量水平。

1.3社區檔案的利用率低

由于檔案管理者不專業,在記錄檔案過程中,只是簡單地將文件資料整理成檔案資料,然后裝袋密封,整理成一摞摞的檔案資料。而這種資料在使用時卻顯得極為浪費,既是對紙質資源的浪費,也是對查閱者時間的浪費。這種重保管而不重使用的心態,使檔案管理工作變得可有可無,降低了社區檔案管理機構的工作地位。

1.4社區檔案管理的資金投入不足

社區檔案一般保存在社區居委會,因此社區檔案能否妥善保存取決于居委會的經濟能力。而居委會的資金很大一部分來源于當地政府的財政撥款,由于各種原因和政策,這些錢款基本很難真正落實到居委會處。這對于檔案管理工作來說,無疑是雪上加霜。缺乏資金支持,容易導致無處存儲檔案、缺少存檔用具等各種問題,最終造成檔案丟失。這不僅會威脅檔案庫的完整性與安全性,還會影響到社區的日常工作。

2加強社區檔案管理工作的建議

2.1提升社區檔案管理工作的意識

很多時候,領導的態度決定基層的動作,因此,只有領導重視社區檔案管理工作,基層人員才能投入更多的精力在這一工作上。因此,社區檔案工作人員應該有意識地展示社區檔案的重要性,引起領導重視。例如在社區宣傳專欄里宣傳、組織社區人員觀看影視資料等。通過這些方式,可使社會重視社區檔案管理工作,使居民了解社區檔案管理工作的急切性。

2.2提高工作人員的專業素質

一般來說,社區很難招聘到專業的檔案管理人員來管理社區檔案。因此,社區檔案管理人員大多屬于“兼職人員”,文化水平大不相同,價值觀念也略有差異,檔案管理能力更是參差不齊。在此情況下,若想讓這些人員更加專業,就必須對他們進行定期的檔案管理培訓,提高他們的職業素養,激發他們的工作熱情,為社區提供專業人才,使檔案管理工作更加嚴謹、科學。

2.3提高檔案利用率

時代在進步,社區檔案的管理模式也應隨著時代的發展做出相應改變,要在管理中修正錯誤,改正缺陷,打破傳統老舊的管理模式,發展新的管理道路。傳統的檔案管理,基本屬于人工式管理,人工收集、人工整理、人工記錄。這種人工的方式不可避免會帶來諸多問題,既耗費時間、人力,又容易出現各類錯誤,如漏頁、缺碼或分類不完整等。因此,隨著信息技術的進步,檔案管理人員必須摒棄這種傳統模式,善于利用計算機存儲檔案,實現社區全自動管理模式,這既能解放雙手,節省人力,又能提高工作效率,同時還有利于保護環境。部分社區存在只重量不重質的現象,大量重復記錄檔案,使得社區檔案看起來厚厚一疊,利用起來卻毫無用處。檔案人員必須對社區檔案進行合理分類,分離出社區內較有特色的專屬本社區的檔案,以指導社區的未來發展方向,取社區檔案之精華,去社區檔案之糟粕,使社區走上一條健全完善有自身特色的發展之路,也使眾人看到社區檔案的利用效果。

2.4加大檔案管理工作的資金投入

只有具備足夠的資金投入,才能購買先進的檔案管理基礎設備,才能有地方儲存檔案資料并予以保護,才能開展管理人員的授課教程。只有擁有了獨立的檔案設施、設備以及專業技術人才,社區檔案管理的發展才能更高效更完善。

作者:陳董來 單位:深圳市光明新區衛生監督所