檔案管理服務意識強化對策

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一、學校檔案管理中存在的問題

（一）學校管理層對檔案管理認識不夠

調查發現我國許多學校的檔案管理工作存在諸多問題，管理漏洞百出，一旦需要查找相關檔案時，往往是無從尋找。究其原因，主要原因之一就是學校的管理層對學校檔案管理工作的重要性認識不夠，對學校檔案管理的重視程度不夠。許多學校的管理層片面地認為學校作為教書、育人的場所，只要做好育人和相應的科研工作就足夠了，從而忽視了學校的檔案管理工作，沒有意識到檔案管理對于總結學校的教育經驗，積累和探索學校的教育方法，維護學校的教師和學生的合法權益和人力資源檔案等方面的重要作用[1]。由于學校管理層的不重視，因此導致了學校的檔案管理工作松散，即使學校有負責檔案管理工作的人員，也由于領導不聞不問，加上建設資金投入不足、硬件設施落后、人員培訓力度差、待遇同比教師或其它崗位差，因此工作積極性不高，思想動態不穩定，檔案材料不能及時整理、歸檔，從而導致了檔案管理混亂的局面。

（二）學校檔案管理中服務意識差管理水平落后

學校的檔案管理人員業務水平普遍不高，服務意識較差，不能適應現代學校檔案管理的需要。學校檔案管理工作長期處于手工階段，不能與時俱進，信息化程度低，管理方式和檔案建設手段還比較落后，工作效率低、準確性和完整性差。由于學校檔案管理工作不受重視，人事檔案管理缺乏專業的人才，缺乏培訓學習機制，相互之間對于人事檔案管理的經驗交流少，導致了管理人員業務水平不能適應管理的需要。

（三）學校檔案管理的檔案收集、歸檔意識差

通常學校的大量經費和人力資源都投入到學校基礎設施建設、購置教學設備設施與教學之中，往往忽視了對學校檔案管理工作中的基礎設施建設與檔案管理中人力資源的投入。在學校管理中，一些管理人員由于檔案建設制度不健全、檔案管理人員緊張，因此在檔案建設管理時通常將重要的檔案文件放置于個人手中，認為方便查找。這就造成了檔案丟失或檔案被破壞的隱患，不利于檔案管理。學校檔案管理的收集和檔案歸檔意識較差，一些教職工甚至不愿意將檔案交規學校管理，這既有教職工檔案歸檔意識差的原因，另一方面也因為高校檔案管理水平較差，甚至有檔案丟失的情況出現，因此也導致教職工對于學校的檔案管理信心不足，不愿將檔案交規學校保管。

二、強化學校檔案管理服務意識的對策

（一）加強學校檔案管理的服務意識

觀念是行動的重要引導。要強化學校檔案管理中的服務意識，從而提高學校檔案管理的整體水平，首先應當增強檔案意識，轉變思想，增強檔案管理意識和檔案管理中的服務意識。增強檔案意識是做好學校檔案工作的前提，要強化學校檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強服務，而應當從全員入手，要求學校的各個崗位、各個部門都通力配合，樹立全員檔案意識，協助檔案管理專員做好檔案管理工作。首先檔案管理在機關工作中的重要性，應當得到學校教職工的認同，要徹底擯棄檔案工作可有可無的思想，要將檔案工作當成重要的學校管理任務來執行。其次，學校檔案管理與各個職能部門之間的協作關系應當明確。檔案管理的根本是為了各個部門、各個機關傳遞、儲存信息服務的，是大家儲存信息、利用信息的手段和窗口。檔案管理辦公室應當定期給各個業務部門或教職工培訓檔案歸檔和檔案收集的講座，使大家了解檔案管理員的工作職責，和大家主動提交檔案的意識。

（二）強化學校檔案管理中主動服務意識

當前學校的檔案管理和檔案服務中，主要還是被動服務。檔案工作的服務方式和服務需求使檔案管理常常被動地為教職工等服務，即當教職工有了檔案查詢或檔案借閱等的需要時，才上門找檔案管理人員要求服務。這種被動的檔案服務管理有待進一步深化和改革。要提高學校檔案管理中的服務意識和服務水平，首先應當強化學校檔案管理中主動服務意識。檔案管理人員應當主動服務，積極主動地為檔案使用人員著想，積極創造便利的服務條件，主動提供檔案服務。如主動為需要檔案的教職工或學生提供咨詢服務、答疑服務和查閱服務等。強化主動服務的觀念，需要檔案管理人員進一步提高服務水平，在檔案查找和檔案利用、檔案歸檔、檔案歸還上下功夫，提高檔案查準率和查全率。積極主動地創造檔案服務條件，提高檔案管理水平，主動為學校管理層的決策和學校教學服務以及學生服務，主動提供多種服務，使檔案管理工作轉化成教學資源，從而使檔案管理工作產生良好的社會效益。

（三）強化學校檔案管理中的信息化服務水平

在數字化信息化的發展和廣泛應用的社會背景下，檔案管理工作既面臨機遇也迎來了挑戰，檔案管理數字化已經成為時展的需要和大勢所趨。在學校的檔案管理中建立檔案管理數字化系統也需要各個部門的通力配合，才能建設成高效的檔案管理數字化的系統。檔案管理數字化系統包括檔案數字化采集系統和檔案數字化查閱系統以及檔案日常管理系統，各個系統應當相互協調，相互適應。數字化采集系統不準確、不及時勢必影響檔案數字化查閱系統對信息的準確、快速獲取；同理，日常管理系統跟不上數字化采集系統的需要，不能及時分類管理采集系統收集的檔案也造成檔案數字化查閱系統的使用效率。檔案管理的信息化的根本目的是為了給教職工提供更方便快捷的檔案服務，因此學校檔案管理中不僅要提高信息化建設，更要提高信息化服務水平。

（四）強化學校檔案管理中的服務接待水平

要做好學校檔案管理工作，檔案管理人員首先應當具備愛崗敬業、為師生服務的態度和決心。檔案接待工作是學校檔案管理的主要任務和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應當具備一顆熱愛這個工作崗位的心[4]。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語服務教職工和學生，要耐心細致地解答師生的提問。當前我國許多政府或公共服務部門存在許多“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的不良現象，引起了老百姓的極大不滿和強烈反感。學校的檔案管理部門作為為學校師生服務的部門，應當高度重視檔案管理中的服務接待工作，應當充分發揮檔案接待工作的服務性質，為師生提供優質的服務和禮貌的用語，以及專業的檔案管理服務，使師生能夠在接觸檔案管理時感受到溫暖和便捷。

三、結語

總之，學校的檔案管理工作應當與時俱進，適應檔案管理形勢發展的需要，不斷強化服務水平，端正服務態度，不斷完善服務功能，提供優質服務，主動為學校的檔案管理提供優質的服務，將檔案管理工作轉化成學校的教學資源，創造社會價值。

作者：梁文輝工作單位：陽師范學院