獲得保障性房屋檔案審理論文

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摘要:隨著政府對(duì)住房保障工作的重視和不斷深入,為保障中低收入階層的基本住房需求,資格審核工作成為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在此過程中形成的檔案成為關(guān)鍵依據(jù)。本文針對(duì)住房保障資格審核過程中形成檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)以及整理方法進(jìn)行了探討,希望對(duì)住房保障資格審核檔案工作能有所借鑒。

關(guān)鍵詞:住房保障資格審核檔案整理方法

目前住房保障工作已成為社會(huì)各方廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)問題,這項(xiàng)工作保障了中低收入階層基本住房需求,極大地改善了其住房條件,是一項(xiàng)深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房?jī)深悺Ｆ渲?保障性住房指政府在對(duì)低收入家庭實(shí)行分類保障過程中所提供的限定供應(yīng)對(duì)象、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、銷售價(jià)格或租金標(biāo)準(zhǔn),具有社會(huì)保障性質(zhì)的住房,包括廉租住房、經(jīng)濟(jì)適用住房和政策性租賃住房;“兩限房”則是一種政策性的商品住房(限制房屋面積、限制房?jī)r(jià)),主要針對(duì)有一定購(gòu)買力的中等收入人群。市委、市政府將在全市逐步建立廉租住房、經(jīng)濟(jì)適用住房、限價(jià)商品住房為主,政策性租賃房為輔的分層次住房保障體系。本文主要探討住房保障工作中資格審核過程所形成檔案的特點(diǎn)以及整理方法。

一、住房保障資格審核過程中形成的檔案材料

住房保障工作起步時(shí)間不長(zhǎng),在實(shí)際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請(qǐng)核定材料,主要包括:居民購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房申請(qǐng)核定表(或家庭購(gòu)買限價(jià)商品住房申請(qǐng)核定表或廉租房申請(qǐng)核定表);申請(qǐng)人及家庭人員身份證明、戶口本;已婚家庭成員婚姻狀況證明(包括結(jié)婚證明或離婚證明);居住地住房情況證明(包括申請(qǐng)家庭現(xiàn)地址、戶口所在地地址、戶口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證或房屋產(chǎn)權(quán)單位的證明以及申請(qǐng)家庭成員、共居人現(xiàn)居住地居委會(huì)或村委會(huì)出具的居住證明);學(xué)生在校證明;申請(qǐng)家庭成員收入證明(包括工作單位出具的收入證明或街道居委會(huì)出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領(lǐng)取退休金存折復(fù)印件或享受失業(yè)保險(xiǎn)待遇的失業(yè)人員提供由管理部門出具的領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金期限、標(biāo)準(zhǔn)證明);原有住房已拆遷的,需提供《拆遷補(bǔ)償協(xié)議書》;其他需要提供的證明材料(如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料);需要優(yōu)先輪候配售家庭在提供上述材料的同時(shí)要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優(yōu)撫證明或軍轉(zhuǎn)干證明等等。

二、住房保障資格審核過程中形成檔案的特點(diǎn)

每一個(gè)申請(qǐng)購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人都必須按要求提供上述材料,以致所形成的檔案材料具有以下特點(diǎn):

1.內(nèi)容單一。不論申請(qǐng)什么性質(zhì)的住房,都須提供相應(yīng)的材料,這些材料所涉及的范圍、內(nèi)容大體與上述所列審核材料雷同,沒有本質(zhì)上的區(qū)別,只是材料數(shù)量上有多有少。因此,住房保障資格審核過程中形成的檔案材料內(nèi)容比較單一。

2.數(shù)量大。由于保障性住房工作涉及廣大中低收入家庭,僅通州區(qū)低收入住房困難家庭就有1.2萬余戶(中等收入家庭不計(jì)算在內(nèi)),申請(qǐng)保證性住房的家庭還是比較多的。從啟動(dòng)保障性住房工作至今,我區(qū)就有近4千戶家庭或個(gè)人申請(qǐng)了“三房(經(jīng)濟(jì)適用房、廉租房、兩限房)”。因此在住房保障資格審核過程中所形成的檔案材料雖說比較單一,但其檔案數(shù)量還是比較大的。

3.形成時(shí)間的不定性。對(duì)申請(qǐng)購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人實(shí)行三級(jí)審核、兩級(jí)公示制度。三級(jí)審核:即由街道辦事處或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對(duì)申請(qǐng)家庭提供的相關(guān)資料進(jìn)行初審;區(qū)建委住房保障管理部門對(duì)申請(qǐng)家庭進(jìn)行復(fù)審;市建委住房保障管理部門對(duì)申請(qǐng)家庭情況進(jìn)行復(fù)核、備案。兩級(jí)公示:即初審后由街道辦事處或鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在申請(qǐng)人戶籍登記地、工作單位及居住地進(jìn)行第一次公示;復(fù)審后由區(qū)建委住房保障管理部門在區(qū)政府網(wǎng)站和規(guī)定的范圍內(nèi)對(duì)申請(qǐng)家庭人口、收入、住房等情況進(jìn)行第二次公示。雖說審核程序、審核工作的時(shí)限是有具體規(guī)定的,但每一批次上報(bào)備案的戶數(shù)是不確定的。有時(shí)一批會(huì)達(dá)到上百戶,有時(shí)一批只有幾十戶,也有可能年底上報(bào),第二年年初完成備案的。總之,住房保障資格審核是一項(xiàng)具有連續(xù)性的工作,不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時(shí)間,所以住房保障資格審核材料形成的時(shí)間具有不定性。

三、住房保障資格審核過程中形成檔案材料的整理方法

由于審核檔案材料內(nèi)容單一,數(shù)量大,以備案時(shí)間作為審核工作的結(jié)束,因此在現(xiàn)實(shí)工作中,住房保障部門通常采用的整理方法有兩種:

(一)“年度——問題——保管期限”

首先,要按備案完成時(shí)間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經(jīng)過“三級(jí)審核、兩級(jí)公示”后,才算完成此項(xiàng)工作。一方面審核時(shí)間較長(zhǎng);另一方面每一批次形成的文件材料數(shù)量不等(實(shí)際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的)。因此,筆者認(rèn)為不宜采用檔案常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間,即等到下一年度的上半年再進(jìn)行立卷歸檔。如按照此常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間,勢(shì)必會(huì)造成大量資格審核文件材料的積壓,不利于文件的管理和利用、易丟失,而且整理工作量也會(huì)很大。根據(jù)工作實(shí)際情況,整理工作應(yīng)隨著資格審核材料備案的結(jié)束及時(shí)進(jìn)行,以避免材料過多造成存放混亂。

其次,由于檔案內(nèi)容同屬于住房保障資格審核材料,而且申請(qǐng)保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主(也有少數(shù)超過30歲的大齡青年),每一份申報(bào)材料相對(duì)獨(dú)立、穩(wěn)定,變化不大,只是在數(shù)量上小有變化,筆者認(rèn)為住房保障資格申請(qǐng)核定檔案應(yīng)采取“一戶一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶一卷”的形式整理,既便于擬寫題名(由于檔案材料內(nèi)容單一,只需將房屋坐落、申請(qǐng)人姓名、申請(qǐng)房源類型錄入即可),又便于錄入檢索,簡(jiǎn)便、實(shí)用。

第三,根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的精神,筆者認(rèn)為住房保障審核材料屬于“本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)文件材料中行政管理、執(zhí)法活動(dòng)中形成的文件材料”范疇中的“20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料,保管期限30年”。因?yàn)樽》勘Ｕ腺Y格審核材料只是對(duì)申請(qǐng)人申請(qǐng)購(gòu)買“三房”資格的一種認(rèn)定,其目的主要是審核申請(qǐng)人的條件是否符合國(guó)家住房保障相關(guān)政策,如條件符合則表示已具備申請(qǐng)購(gòu)買“三房”資格,但并不表示已取得所購(gòu)房屋的產(chǎn)權(quán),只有取得房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門頒發(fā)的產(chǎn)權(quán)證,才確認(rèn)獲得已購(gòu)房屋的所有權(quán)(有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)等文件材料應(yīng)由房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門立卷歸檔,期限為永久)。因此,將住房保障資格審核材料的期限定為30年是比較恰當(dāng)?shù)摹?/p>

第四,案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應(yīng)在一個(gè)目錄號(hào)下按照備案時(shí)間的先后順序大流水排列。后續(xù)工作產(chǎn)生的檔案材料按形成的時(shí)間排在資格審核檔案的后面。

這種整理方法的優(yōu)勢(shì)在于:整理方法簡(jiǎn)便,容易掌握,便于擬寫案卷題名。能最大限度的節(jié)約庫(kù)房空間。不足之處在于:后續(xù)搖號(hào)、配售工作中產(chǎn)生的檔案材料較少(主要是搖號(hào)結(jié)果、安置意向書等),形成的時(shí)間較晚,按年度——問題——期限立卷后和前面的資格審核檔案,不會(huì)在一卷或一盒內(nèi),不通過微機(jī)檢索,很難查找、利用。

(二)“一人一檔、一檔一盒”

首先,根據(jù)住房保障工作中每個(gè)申請(qǐng)人從資格申請(qǐng)到選房結(jié)束,整個(gè)過程所產(chǎn)生材料的多少?zèng)Q定裝檔案盒的厚度。筆者認(rèn)為現(xiàn)實(shí)工作中使用3公分的檔案盒較為合適。

其次,每盒中的檔案材料按照形成時(shí)間的先后(一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號(hào)章)裝入盒中。可在檔案盒的脊背上用統(tǒng)一的格式標(biāo)上申請(qǐng)人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。公務(wù)員之家

這種整理方法的優(yōu)勢(shì)在于:在住房保障工作中每個(gè)申請(qǐng)家庭或個(gè)人的材料不論何時(shí)形成的將全部放在一個(gè)檔案盒內(nèi)便于查找、利用。不足之處在于:占用庫(kù)房空間較大。

四、實(shí)際工作中存在的一些問題及解決方法

住房保障部門在實(shí)際工作中存在以下兩種做法是不可取的。第一種:將申請(qǐng)購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房資格審核材料、申請(qǐng)購(gòu)買兩限房資格審核材料、申請(qǐng)廉租住房資格審核材料,給三個(gè)目錄各自大流水編號(hào)。這種問題形成的原因主要是工作人員認(rèn)為各自大流水排列能夠清楚的反映出“三房”資格審核各自的具體數(shù)量。但這種做法會(huì)對(duì)后期檔案管理及庫(kù)房空間預(yù)留等問題產(chǎn)生不利影響。第二種:將一年內(nèi)每種房的資格審核材料按照申報(bào)地區(qū)排列,同一申報(bào)地區(qū)的檔案材料排在一起。工作人員認(rèn)為這種排列可以清晰地看到各申報(bào)地區(qū)每種房的資格審核檔案材料數(shù)量,但這種做法需要等到下一個(gè)年度再對(duì)其立卷歸檔,勢(shì)必造成檔案整理工作量急劇加大,且對(duì)“三房”資格審核材料的日常管理、利用造成不利的影響。

為解決此類問題,首先,要充分理解所涉及業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容、程序、目的。只有充分理解其內(nèi)容、程序、目的后,才能根據(jù)檔案整理規(guī)范制定出合理的整理方案,將所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、合理的整理。其次,要擺脫傳統(tǒng)的檔案整理模式的束縛,具體問題、具體分析。在一項(xiàng)工作中同一保管期限內(nèi)按文件材料產(chǎn)生的批次立卷歸檔即可,沒有必要將同一類業(yè)務(wù)產(chǎn)生的材料人為復(fù)雜化,即便是有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案材料實(shí)體沒有放在一起,但只要從方便管理、利用的角度將必要的信息錄入電腦,不論檔案實(shí)體怎樣存放,通過電腦查找是非常方便、快捷的。第三,要充分利用好檔案管理軟件在實(shí)際工作中的便利性。作為檔案管理人員熟練掌握、應(yīng)用檔案管理軟件及辦公軟件是非常必要的,只有熟練應(yīng)用這些軟件,才能將檔案信息正確地錄入,便于查找、利用。