獨家原創:淺議城建檔案工作的主動服務

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摘要：城建檔案工作的主動服務，是城建檔案部門適應市場需要，轉變服務觀念，拓寬服務領域，充分展現自我，實現自身價值的一項重要工作，也是實現城建檔案工作根本目的一項內容。但是，對于如何開展主動服務，城建檔案部門的認識很不一致，做法也不相同，其效果大相徑庭。為了探求符合客觀實際要求的有效做法，本人實踐調查研究，在此談幾點淺見。

關鍵詞：城建；檔案；主動服務

目錄

摘要…………………………………………………………………………1

1、城建檔案管理主動服務…………………………………………3

1.1、主動服務………………………………………………………4

1.2、城建檔案管理主動服務…………………………………4

2、城建檔案工作的主動服務應注意的問題……………4

3、實施“主動服務”戰略，創新服務方式……………………4

3.1、要優化傳統的服務方式………………………………………5

3.2、豐富檔案館藏，夯實基礎工作……………………………5

結束語……………………………………………………………………6

參考文獻…………………………………………………………………6

在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案工作如何適應社會需求，主動服務，是擺在我們面前的首要任務。

1、城建檔案管理主動服務

1.1、主動服務

在實際工作中，檔案利用者的需求是多方面的，有的是為了解決某一個具體問題，有的要了解某一方面、某個專業、某項事情的全面情況，如果這些方面都同時到檔案館調閱檔案，不僅增加了實際工作的困難，也會帶來一些難以滿足的矛盾。因此，這就需要我們通過檔案資料編研工作來解決，如依據檔案內容、編輯各種情況介紹、專題匯編等，使利用者通過查閱編研資料就能解決實際問題。

1.2、城建檔案管理主動服務

20**年我館承接并完成了XX下達的《XX文件歸檔整編規程》。第一次以地方標準的形式，將建筑工程、市政工程、地下管線工程、及相關照片、錄像檔案的信息著錄工作納入建設單位歸檔整編要求之中。

要切實提高政治素質；要堅持正確的政治方向，樹立全心全意為人民服務的思想和默默無聞、樂于奉獻的精神。要不斷學習新知識，擴大知識面，提高對新形勢、新工作、新技術的認識和適應能力；要了解和掌握市場需求，有針對性地確定自己的工作中心；要熟悉館藏，檔案的內容和檢索工具，能夠及時、準確地查找到所需的檔案。

文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環節的監督、指導，保證了歸檔電子文件完整、有效、真實。為電子檔案接收進館做好各項準備。其中最重要的是該系統的著錄標準、規范全部參照城建檔案館提供的標準，這不僅保證了電子檔案管理的科學化、規范化、標準化。更保證了檔案從源頭的規范，節約了人力物力，提高了管理水平。為實現文件、檔案、信息一體化管理邁出堅實的一步，為做好城建檔案的主動服務工作奠定了堅實的基礎。

2、城建檔案工作的主動服務應注意的問題

具體的說有以下幾點：（1）樹立強烈的事業心和責任感（2）努力提高檔案人員的素質（3）要優化傳統的服務方式（4）豐富檔案館藏，夯實基礎工作。

提前介入，使我館的工作由被動變為主動，由滯后變為超前。豐富的館藏檔案，扎實的基礎工作，是開展主動服務的基礎。有了豐富的館藏，還必須做好扎實的基礎工作，即檔案分類、整理、排列科學規范，檢索工具健全，保管安全等。

3、實施“主動服務”戰略，創新服務方式

隨著公眾利用檔案意識的增強，城建檔案開放力度的加大，社會對城建檔案需求呈多元化趨勢，傳統的檔案利用服務模式面臨新的挑戰。到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式，隨著信息時代的到來，將被改變。檔案館不在是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰，更好地滿足社會公眾的檔案信息的需求，實現檔案館的社會功能，檔案服務模式必須進行變革。

3.1、要優化傳統的服務方式

傳統的提供利用是提供檔案的一份份原件，或是提供專題匯編，而專題匯編又是一份份文件的匯集:都屬于實體性檔案信息服務，而對文件的深加工作的很少，隨著社會信息化程度的提高，這種服務的有效性和適應性便出現問題，新的服務方式要開展信息的深加工，提供信息資源的范圍和載體要比以往廣泛的多，，檔案館將從文獻資料的收藏者和提供者，轉變為信息產品的生產者、開發者和提供者，要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，要利用城建聲像檔案的優勢，用專主題片、照片接片等方式解決規劃、設計人員必須到現場的問題，從內容、形式上實現完全不同與以往的主動服務。

3.2、豐富檔案館藏，夯實基礎工作

豐富的館藏檔案，扎實的基礎工作，是開展主動服務的基礎。俗話說，“巧婦難做無米之炊”。如果沒有豐富的館藏，沒有利用者所需的檔案，所謂主動服務只能是一句空話。同時，有了豐富的館藏，還必須做好扎實的基礎工作，即檔案分類、整理、排列科學規范，檢索工具健全，保管安全等。否則，查找檔案如同大海撈針，也談不上能夠主動服務。

3.3、樹立強烈的事業心和責任感

開展主動服務存在不少的困難和問題，需要我們堅持不懈地，腳踏實地地，一個一個地去解決。這些如果沒有一切為了用戶的思想觀念，沒有強烈的事業心和責任感，不通過堅持不懈地努力，是不可能真正做好的。檔案工作長期處于封閉、半封閉狀態，等客上門，你來我調，就地提供，沒有就算的習慣思維比較濃厚，對于如何為檔案用戶著想，怎樣通過自己的工作來滿足用戶需求認識不足，考慮不足，考慮不多。

我館不斷拓展與規劃建設管理各部門的密切合作空間，建立“熱線聯系”渠道和協作網絡。這樣我們就避免了檔案工作長期處于封閉、半封閉狀態。開展主動服務存在不少的困難和問題，需要我們堅持不懈地，腳踏實地地，一個一個地去解決。

結束語

總之，隨著社會的發展，檔案服務已經成為檔案管理的主要工作。城建檔案涉及到城市建設的方方面面，與城市的發展息息相關，做好城建檔案的管理工作，使城建檔案主動服務于城市建設是時代的需要。

參考文獻

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[2]張大偉《關于大管理概念及其對策研究》檔案科技與現代化113期

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