檔案館檔案全宗排放論文

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隨著大量現行檔案移交進各級各類檔案館，全宗排放工作中反映出的問題日益突出，因為全宗排放得是否科學，直接關系到工作效率的高低，基礎工作的好壞，直接體現了檔案館的管理工作水平。

一、檔案館現行檔案全宗排放的現狀和所面臨的問題

目前，對于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現行檔案全宗的排列，都是按照傳統的做法，即憑經驗在每一個全宗之后預留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏數量較少的時期曾經起到了一定作用，但是隨著現行檔案的不斷移交進館，館藏數量的不斷增加，它也就產生了某些弊端，其主要體現在以下兩方面：

1進館檔案全宗的無序狀態，導致全宗排放工作的被動性。在實際工作中，接收檔案進館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進行的，而是具有很大的隨機性。進館檔案無論從內容，還是數量上都有可能與我們先前的經驗判斷相距甚遠，因而預留位置不很準確。時常是一個全宗的新進館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復無效勞動。

2每個全宗后所預留位置的不科學，造成了管理工作的不穩定性和庫房資源的巨大浪費。采用傳統做法所預留的位置，往往是通過經驗的判斷，“一廂情愿”，估計而已。一個立檔單位的檔案無論從內容、數量還是特征上都會隨著社會環境的變化而變化，但我們對其所預留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩定性和庫房資源的閑置浪費。比如，當預留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調整全宗位置，造成人力、物力的浪費和管理上的不穩定性。實際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預留位置的不準確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統，這對于還沒有完全實現計算機管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機構改革的實施，近幾年將是檔案接收進館的高潮，許多檔案要分批進館，預留位置一旦不科學，將會使檔案管理工作整日圍著“預留位置”轉，造成大量的重復性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補西墻”的被動局面。

二、如何做好檔案館現行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實保證“一個機關的全部檔案”，“應統一向一個檔案館移交”，“進館檔案應保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往存在一定的誤區，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據工作中出現的實際情況而做相應的變動。所以，我認為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進行調查研究。對立檔單位的調查研究，是做好全宗科學排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應從本館的性質綜合性或專門性和職責范圍出發，調查研究本館應接收范圍內的所有國家機構、社會組織和個人的職能、任務及其形成檔案的內容、種類、價值，以及現存檔案的數量、整理、保管等情況，科學地確定應移交檔案的單位并編制出進館全宗名冊，以便統籌安排進館檔案的范圍、時間和數量，為全宗的科學排放奠定基礎。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1對立檔單位中符合進館年限準備移交進館的檔案進行調查研究。對這部分檔案情況進行摸底調查，是我們首先要做的工作，因為我們掌握了這部分檔案的基本情況，就可以迅速結合館藏現狀制定出接收方案，做好準備工作，增強工作的主動性。

2對未到進館年限的檔案進行調查研究。主要是調查這部分檔案整理的原基礎、鑒定的方法和質量、檔案的數量與成分、需要進館的檔案有多少，做到心中有數，以便為這部分檔案順利移交進館創造良好條件。

3在前兩項調查研究工作的基礎上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進行調研、分析、預測，并做好規劃。要對立檔單位的業務狀況進行分析，從而預測其未來檔案形成的數量以及分類標準等情況，為科學決策提供依據。

3立足本館，對館藏現狀進行調查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現有館藏檔案的保管狀況，我認為主要做好以下三方面工作：

1調查分析檔案全宗的來源。這項工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調整及預留位置的確定奠定基礎。比如，我們為了確保某一全宗在排列上的完整性及連續性，在必要的情況下可以將某些數量較少的“死”全宗抽出去，單獨排列存放。

2調查“活”全宗內檔案的分類。通過這項工作可以確定全宗內目錄的數量及狀況，以便在收集指導時給出檔號，在必要時可減少重復性勞動。比如，當預留位置不足時，可以考慮將新進館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點。

3調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等以及將來的發展趨勢比如設備的增添，面積的擴建等，為全宗科學排放做好“硬件”規劃。

4根據調查研究取得的數據，結合實際情況，進行科學的分析、判斷，為待進館檔案合理預留位置，并根據實際需要隨時調整所做的規劃，但同時也要考慮其經濟效益。

筆者結合實際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學合理的排放提出了一些初步設想：以便于管理為出發點，在確定進館檔案范圍、數量的情況下，結合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時期存放，使整個館藏檔案形成一個個相對穩定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時期檔案構成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現行檔案以某一年為一個時間界限，對這以前的檔案，進行科學規劃，為這一時期待進館檔案預留出位置，并且這一時期全宗的排放盡可能在預留的范圍內變動，這樣做的好處就是使全宗排放在現階段是相對穩定的，而且在這一年以前的待進館檔案全部接收完畢后，這一時期的檔案則形成了一個穩定的管理個體。對這一年以后至某一個年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號重新進行集中存放，對待進館檔案重新做好規劃，形成一個良性循環的工作系統。此外，在實際工作中，所有全宗的排放可不必強求按由小到大的全宗號順序排列，因為隨著計算機技術在管理工作中的應用，可使排列無序狀態而不利于管理的問題迎刃而解。

此外，加強業務指導與收集兩個工作環節的聯系，對于做好全宗科學排放也是至關重要的。收集與指導部門應共同制定相應的規定與標準，在統一的原則下，對立檔單位的檔案工作進行指導，借以提高組卷與初步鑒定的質量，做好歸檔與進館的各項準備工作。同時，把現行單位的檔案形成數量、內容等情況，提供給檔案館的保管部門，為做好全宗排放提供科學準確的數據，從而提高工作效率，實現社會效益、經濟效益。

總之，隨著科學技術的進步，社會生活的各個方面都在發生著深刻的變化，檔案工作領域也面臨許多新的問題，對此我們檔案工作者應積極探索，為檔案工作及理論的發展開辟一片新天地。