干部人事檔案管理論文

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摘要：高職院校干部人事檔案管理與利用存在著一些問題，文章結(jié)合作者的工作崗位，探討并提出了一些做法和建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學質(zhì)量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業(yè)學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長期以來不能引起學校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

（四）升級達標工作任務(wù)繁重

很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經(jīng)經(jīng)過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規(guī)模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)

干部人事檔案是記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識，合并高職院校應(yīng)在機構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費上落實到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動關(guān)心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對在崗人員進行業(yè)務(wù)培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應(yīng)時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統(tǒng)計算機信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)（下轉(zhuǎn)第51頁）（上接第43頁）技術(shù)，實現(xiàn)對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實干部檔案管理隊伍

為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)干部檔案升級達標任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當按照政策規(guī)定配備適當數(shù)量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強的同志協(xié)助從事那些耗費時多、工作量大、技術(shù)性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。

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