大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新策略

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摘要：在大數(shù)據(jù)時代中，各行業(yè)的管理工作都受到大數(shù)據(jù)技術的影響，高校的檔案管理工作也不例外。電子化的檔案管理方式，既便于當前的儲存與保管，也便于檔案的修改、調(diào)取與應用。可以說，電子檔案這種檔案管理的模式，極大地提升了檔案管理工作的效率。然而，也需要認識到當前電子檔案管理工作中存在的一些問題。基于此，本文結合電子檔案管理中存在的問題進行檔案管理創(chuàng)新研究。

關鍵詞：電子檔案管理；創(chuàng)新策略；信息化管理

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的基本狀況

大數(shù)據(jù)技術的應用，使得大量的信息數(shù)據(jù)信息匯總與收集得以實現(xiàn)，根據(jù)不同的信息應用目的，可以整理不同方面的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，并且得出具體的結論。相對而言，大數(shù)據(jù)技術在電子檔案的管理中應用復雜性有限，高校電子檔案的數(shù)據(jù)信息更新、整合的周期較長。相對傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，當前的技術以及管理方式提供了明顯的便利。當前，我國高校已經(jīng)實現(xiàn)了全面的電子檔案管理工作，無論是在學生檔案的管理中還是在其他資料檔案的管理中，大數(shù)據(jù)技術與電子檔案都得到了廣泛的應用。

二、大數(shù)據(jù)技術在高校電子檔案管理中的應用特點

（一）信息整合能力強。在高等教育擴招之后，各地院校的學生數(shù)量增加。在高校檔案管理人員有限的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠適應于現(xiàn)階段的管理需求。通過大數(shù)據(jù)技術的應用，可以實現(xiàn)高效的信息整合與信息管理，適應于學生數(shù)量增加的需求。另外，相對于傳統(tǒng)的高校檔案管理工作，當前的檔案管理中需要關注的內(nèi)容有所增加。大數(shù)據(jù)技術的應用，可以確保相應信息在檔案中的及時更新，相對傳統(tǒng)的人工管理以及一般信息管理模式，不僅效率有所提升，也可以保證信息錄入的準確性。由此可見，大數(shù)據(jù)技術信息整合能力強這一重要的應用特點。（二）技術更新?lián)Q代速度快。大數(shù)據(jù)技術仍舊在持續(xù)地發(fā)展中，當基本技術研究水平提升之后，會向著各個領域進行深度的技術滲透，作為重要教育機構的高校，需要對技術的更新進行及時地了解，根據(jù)學校的情況及時進行設備的更換與技術的引進。相對前一階段，大數(shù)據(jù)技術的更新速度有所提升，當前技術已經(jīng)與各個領域?qū)崿F(xiàn)了深度的融合，因此技術的更新會得到更為廣泛的社會關注，并及時滲透在各領域的信息管理與信息應用中[1]。

三、大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理中存在的問題

（一）存在資金的缺口。在傳統(tǒng)的高校工作中，檔案管理工作的資金投入較為有限。在一般情況下，設立固定的辦公地點，選擇適當?shù)臋n案管理人員，就可以進行檔案的管理工作。然而，受到電子信息技術持續(xù)發(fā)展的影響，當前技術設備的更新速度快，高校需要持續(xù)地在檔案管理中投入資金，進行設備的更新、人才的引進以及設備維護等工作。因此，相對傳統(tǒng)的狀況來說，檔案管理工作中資金的需求量大量增加，且仍舊需要進行持續(xù)地投入。（二）電子檔案的覆蓋范圍有限。當前，學生管理工作中電子檔案的應用已經(jīng)較為普遍，然而學校管理中其他的方面由于資料管理較為復雜，也存在信息化不足的問題。一些學校沒有建立起電子化的學生公寓檔案，電子檔案系統(tǒng)老舊，檔案信息更新不及時等問題仍舊存在。（三）技術應用的合理性不足。在不同類型的高校中，大數(shù)據(jù)技術的應用需求是有所區(qū)別的，這些區(qū)別具體地體現(xiàn)在檔案管理的工作中。電子檔案的價值評估工作存在明顯的不足，導致檔案數(shù)量過大。對許多高校的檔案管理工作進行觀察，就能發(fā)現(xiàn)電子檔案管理的方式趨同，對檔案未能夠進行分級管理，這導致管理的工作復雜化，增加了技術人員的工作量[2]。（四）工作組織存在問題。在大數(shù)據(jù)時代中，電子檔案管理工作中技術人員的應用需求有所增加，原有的工作組織模式已經(jīng)無法適應于現(xiàn)階段的管理工作需求，管理組織與管理需求之間的矛盾明顯。另外，專業(yè)人才的缺乏也影響了高校電子檔案管理工作的發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）增加資金投入。相對其他的工作來說，檔案管理的作用表現(xiàn)相對不明顯，高校的財政部門以及管理審批中，對于電子檔案管理的資金投入重視不足。為此，需要關注高校管理者的理念認識狀況，促進其管理理念的更新。在出現(xiàn)資金應用需求、設備更新維護要求的情況下，檔案管理人員要及時進行資金的申請，高校管理者與財政部門也要相應給予實際的支持。需要認識到，當前的大數(shù)據(jù)技術應用以及電子檔案管理技術的發(fā)展仍舊在持續(xù)地進行中，要做好長期的資金投入準備。可以結合前一階段的管理資金投入狀況，制定出相應的投入規(guī)劃方案，并且將大數(shù)據(jù)技術應用、電子檔案管理納入到高校發(fā)展的重點內(nèi)容中去[3]。（二）擴大電子檔案的覆蓋范圍。在學生管理工作之外，高校中其他人員的管理也要采取電子信息化的管理方式，及時地進行檔案的錄入與更新。如在一些員工資料的管理中，電子資料的更新速度較慢，傳統(tǒng)紙質(zhì)資料仍舊應用于正常的工作程序中。因此，需要根據(jù)實際的工作需求，判斷紙質(zhì)資料的應用價值，并且將這些相應的檔案信息進行電子化處理。另外，在生活管理方面，也要提升電子檔案的覆蓋范圍，確保大數(shù)據(jù)技術能夠在校園管理系統(tǒng)中實現(xiàn)全面的數(shù)據(jù)信息整合，滿足不同方面的數(shù)據(jù)信息應用需求。（三）提升信息技術的應用合理性。首先，由于高校成立時間較長，在檔案管理中積累的檔案數(shù)量會不斷增加，一些在今后工作中不能發(fā)揮實際作用的檔案，仍舊會占據(jù)數(shù)據(jù)空間以及檔案管理人員的精力。應對這一問題，需要采取合理的檔案信息價值評估策略，對檔案進行分類管理，同時及時地進行檔案的整合工作，精簡高校中電子檔案的管理數(shù)量。其次，高校工作中不同類型的檔案其作用是有所區(qū)別的，需要進行檔案的評級，并且根據(jù)應用的需求進行檔案的存儲與編輯，方便更新與應用。為了提升電子檔案的安全性，不同等級檔案的應用權限要進行嚴格地限制，避免檔案泄露的發(fā)生。（四）提升組織管理水平。在檔案管理部門的決策中，技術人員的意見有時未能受到重視，進而導致決策存在問題。為此，要關注檔案管理部門決策人員的專業(yè)技術背景，確保檔案管理的審核工作能夠充分考慮技術的問題。技術的更新速度快，這就要求高校需要選擇具有高素質(zhì)能夠適應發(fā)展需求的技術人才。這一類型的人才數(shù)量稀缺，而高校檔案管理工作對高素質(zhì)人才的吸引力有限，導致人才應用的缺口，影響了管理效率。因此，要關注人才的引進與持續(xù)性的人才培養(yǎng)，及時更新其技術知識，確保技術人才與工作需求相適應。另外，需要關注技術人員的待遇，積極提升待遇并且建立起合理的晉升機制，以吸引人才[4]。在高校工作中，檔案管理工作具有重要的作用。通過檔案管理的方式，能夠確認不同人員的具體狀況，滿足不同類型的檔案應用需求。當前，電子檔案在我國高校中的應用已經(jīng)較為普遍，通過電子化的檔案管理能夠及時進行新信息的收集并完成檔案內(nèi)容的補充與更新，也能夠減少管理者的壓力，提升工作效率。可以說，技術的發(fā)展促進了檔案管理工作模式產(chǎn)生變化，因此需要對技術的發(fā)展以及技術的應用給予全面的重視。

參考文獻：

[1]盧運利.大數(shù)據(jù)時代的高校檔案管理創(chuàng)新分析[J].中國新通信,2021(01):141-142.

[2]龍宛苡.大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新研究[J].城建檔案,2020(12):21-22.

[3]陳青嬌.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作創(chuàng)新[J].中國管理信息化,2020(12):178-179.

[4]李愛華.大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理創(chuàng)新研究[J].檔案管理,2020(02):82-83.

作者：呼俊迪 單位：西安醫(yī)學院