竣工檔案范文10篇

第一章總則

第一條城建檔案是城市建設(shè)的規(guī)劃、計劃、設(shè)計、施工、管理和科研活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的技術(shù)文件，是城市建設(shè)的歷史與現(xiàn)狀的真實記錄，是規(guī)劃、建設(shè)和管理城市的重要依據(jù)。

凡在南京地區(qū)產(chǎn)生城建檔案的單位，均應(yīng)遵守本辦法的規(guī)定。

第二條根據(jù)國家按專業(yè)統(tǒng)一管理檔案的原則，全市建立以市建檔案館為中心。有城建檔案的單位為基礎(chǔ)的管理網(wǎng)絡(luò)，實行統(tǒng)一部署，分級管理。

第三條市城建檔案館是全市城建檔案的主管機構(gòu)和存儲中心。它的基本任務(wù)是：

一、接收和管理全市重要的城建檔案；

第一章總則第一條為加強城市建設(shè)檔案管理工作，充分發(fā)揮其在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、和《河北省城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合我市實際情況，制定本辦法。第二條城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄音、錄像等不同形式和載體的材料。第三條城建檔案工作是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的重要組成部分，并為城市各方面工作服務(wù)。各有關(guān)部門和單位要從城市建設(shè)的整體出發(fā)，加強領(lǐng)導(dǎo)，把城市建設(shè)有關(guān)資料的形成、積累、整理、歸檔列入有關(guān)規(guī)章制度和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。第二章城建檔案工作的管理第四條城建檔案工作按照國家集中統(tǒng)一管理的基本原則和重要城建檔案多套分存的要求，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理。全市的城建檔案工作由市規(guī)劃建設(shè)委員會管理，業(yè)務(wù)上受市檔案局的指導(dǎo)和監(jiān)督。具體工作由市城市建設(shè)檔案館（以下簡稱城建檔案館）負責(zé)。第五條市城建檔案館是市政府所屬的科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位，是保管城市重要城建檔案的基地，并兼有政府職能部門的性質(zhì)。市城建檔案館的主要任務(wù)是：（一）接收和保管本市具有永久和長期保存價值的城建檔案及有關(guān)資料。（二）對接收進館的城建檔案進行科學(xué)管理并積極開展利用工作。（三）根據(jù)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的需要，利用館藏檔案整理、匯編有關(guān)資料，主動為城市建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。（四）對有關(guān)單位的城建檔案工作進行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并參加城建重點工程的竣工驗收。（五）為城市建設(shè)提供城建檔案信息，開展咨詢、交流、服務(wù)工作。（六）各縣（市）、區(qū)的城建檔案工作，由當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)主管部門管理，業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。各縣（市）、區(qū)和有關(guān)單位都應(yīng)配備與城建檔案工作相適應(yīng)的管理人員，保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第三章城建檔案的范圍第七條凡在本市行政區(qū)劃范圍內(nèi)形成的下列材料，均屬城建檔案的歸檔范圍：（一）城市規(guī)劃、建設(shè)基礎(chǔ)資料，包括歷史沿革、科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟、人口、文教、衛(wèi)生、各種資源、地名、地震、水文、氣象等方面的檔案材料。（二）城市勘察測繪資料，包括測繪的各種控制成果、歷年測繪的各種比例尺地形地貌，以及表述勘測綜合成果的圖紙、圖表和文字說明；所轄區(qū)范圍內(nèi)有關(guān)礦藏儲量、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)的勘察成果圖紙和文字材料。（三）城市規(guī)劃資料，包括經(jīng)批準(zhǔn)的各種規(guī)劃文件、圖紙及與之相關(guān)的基礎(chǔ)資料；實施管理過程中修改、補充、變更后的文件、圖紙及相關(guān)的基礎(chǔ)資料；規(guī)劃管理部門核發(fā)的“建設(shè)項目選址意見書”、“建設(shè)用地規(guī)劃許可證”和“建設(shè)工程規(guī)劃許可證”的存根及圖紙；舊城改造項目的原狀文件、圖紙、照片等資料。（四）城市建設(shè)管理資料，包括城市建設(shè)的方針、政策、法規(guī)、及各方面的管理檔案、資料；土地管理部門辦理的征地、核撥土地的審批手續(xù)、圖紙及證照，建筑用地現(xiàn)狀圖和房、地產(chǎn)管理的證書存根、圖紙及文字材料。（五）市政工程資料，包括城市道路、橋梁、涵洞、雨污水排放管道，污水處理廠，生物塘及各種泵站等工程設(shè)施的現(xiàn)狀圖、設(shè)計施工圖、竣工圖和文字材料。（六）公用設(shè)施資料，包括給水、消防、防汛、供氣、供熱、供電、電信、煤氣、路燈、環(huán)衛(wèi)等工程的現(xiàn)狀圖、設(shè)計施工圖、竣工圖和文字材料。（七）交通運輸設(shè)施資料，包括鐵路、公路、公共交通等方面的工程總平面布置圖及所屬主要建筑物、構(gòu)筑物工程的設(shè)計依據(jù)、施工、竣工圖紙和文字材料。（八）工業(yè)建筑資料，包括所轄區(qū)域范圍內(nèi)新建、擴建、改建項目的工廠總平面布置圖、主要生產(chǎn)廠房、地上地下重要工程設(shè)施、重要倉庫工程的文字、圖表等檔案材料。（九）民用及公共建筑資料，包括新建、擴建、改建的黨政機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的辦公樓、綜合營業(yè)樓、學(xué)校、圖書館、博物館、檔案館、展覽館、體育館（場）、賓館、醫(yī)院、影劇院、廣播電視臺、商場、住宅以及有特殊意義和一定建筑水平、藝術(shù)價值較高的建筑工程等檔案材料。（十）風(fēng)景名勝、園林綠化資料，包括風(fēng)景名勝區(qū)的規(guī)劃、范圍界限和沿革、園林綠地總面積、公園、動物園、苗圃、名木古樹、古跡、古建筑、紀(jì)念性建筑、城市雕塑、名人故居以及革命遺址等方面的現(xiàn)狀圖、竣工圖、照片、記載、修繕記錄和文字材料。（十一）環(huán)境保護資料，包括城市污染普查、環(huán)境質(zhì)量評價、大氣水質(zhì)污染監(jiān)測、環(huán)境科研、三廢治理、污染源治理等方面的圖紙、數(shù)據(jù)、文字說明、總結(jié)報告、成果匯編等檔案資料。（十二）城市建設(shè)科研資料，包括各項專題科研項目的研究成果報告、論文、新技術(shù)、新工藝等科研成果的圖紙和文字材料。（十三）城市防洪資料，包括市轄區(qū)域內(nèi)的河道溝渠防洪堤壩、與城市有關(guān)的水庫、湖泊、堤、閘工程圖紙、文字材料、主要河渠歷年行洪、洪水水位記錄、歷年排洪渠道清障記錄、水災(zāi)報告等文字資料。（十四）人防設(shè)施和搞震資料，包括人防總體規(guī)劃、重要的地下干道、出入口位置、指揮系統(tǒng)、地下工程設(shè)施等現(xiàn)狀圖、竣工圖和文字材料；與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理有關(guān)的軍事建筑工程的總平面圖、地下管網(wǎng)和其他隱蔽工程竣工圖、文字材料；城市抗震的歷史記載、觀測數(shù)據(jù)及分析等方面的圖紙資料、文字材料。（十五）以上各方面的地下隱蔽管道、線路及其它地下設(shè)施的設(shè)計文件、施工圖及竣工圖。第四章城建檔案的編制與報送第八條建設(shè)工程竣工檔案是城建檔案的主要內(nèi)容，建設(shè)單位和施工單位在簽訂建設(shè)承包合同時，要明確規(guī)定編制竣工檔案的責(zé)任、套數(shù)、經(jīng)費和交接時間。竣工檔案的編制按照市建委[1986]78號《關(guān)于做好編報竣工檔案的暫行規(guī)定》辦理。第九條建設(shè)工程竣工檔案，建設(shè)單位要在工程竣工驗收后六個月內(nèi)報送城建檔案館。建設(shè)工程以外的其他城建檔案，由形成單位在第二年六月底前無償向市城建檔案館報送一套。對過去沒有報送的城建檔案要進行補報，由城建檔案館保存并對形成檔案的單位無償提供利用。第十條凡在本市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進行工程建設(shè)的單位，均應(yīng)在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，向城建檔案館預(yù)交竣工檔案保證金。否則，規(guī)劃管理部門不予辦理建筑工程規(guī)劃許可證。具體辦法按照市建委、計委、建行、檔案處市建[1985]32號《關(guān)于對城市建設(shè)工程實行交付竣工檔案資料保證金的通知》執(zhí)行。工程竣工并按規(guī)定期限報送竣工檔案后，保證金如數(shù)退還。逾期不報送竣工檔案的，保證金移作補測、補繪檔案資料費用，不再予以退還。第十一條建設(shè)工程竣工驗收時，必須把竣工檔案作為驗收的主要條件之一。沒有竣工檔案，不得組織驗收。竣工檔案不合格的要限期補作，否則不能交付使用。重點工程竣工驗收時應(yīng)有城建檔案館參加。第十二條工程改建、擴建或維修后有變更的，應(yīng)及時修改、補充有關(guān)檔案并按規(guī)定主動向市城建檔案館報送。第十三條停建、緩建工程的檔案，建設(shè)單位應(yīng)妥善保管。單位撤銷時，應(yīng)將其工程檔案上交主管部門。第十四條不按規(guī)定編制、報送竣工檔案或因竣工檔案編制不準(zhǔn)確，而造成損失的，由責(zé)任單位承擔(dān)；情節(jié)嚴(yán)重的，對主要負責(zé)人和直接責(zé)任者給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第五章城建檔案的保管與利用第十五條城建檔案的保管期限，分為以下三種：（一）永久保存的檔案，即全市性的或重要的永久性工程，以及具有利用研究價值或歷史價值的城建檔案；（二）長期保存的檔案，即在較長的時期內(nèi)（一般為二十年至六十年），作為工程管理、維護、改建、擴建查考依據(jù)的城建檔案；（三）定期保存的檔案，即在一定時間內(nèi)（二十年以下），供查考應(yīng)用的城建檔案。第十六條根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定劃分城建檔案的保密等級。凡涉及國家機密的城建檔案設(shè)專柜妥善保管。第十七條城建檔案管理部門應(yīng)對接收歸檔的城建檔案及時進行登記、整理、鑒定、編目和統(tǒng)計工作，積極利用。第十八條對城建檔案的保管情況，應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時采取措施，進行復(fù)制或修補。第十九條借閱城建檔案必須履行借閱手續(xù)，城建檔案管理部門可收取檔案利用費和檔案復(fù)制費。收費標(biāo)準(zhǔn)按國家檔案局、國家物價局《關(guān)于利用檔案收費有關(guān)規(guī)定的通知》執(zhí)行。第二十條查閱城建檔案不得勾劃、圈點、涂改、裁剪或轉(zhuǎn)借，如有損壞，應(yīng)予賠償，故意損毀、篡改、偽造城建檔案的，要追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。第二十一條保管城建檔案必須有專用庫房和相應(yīng)的設(shè)備。庫房內(nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏貪穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防潮、防蟲、防塵等措施。第二十二條不得擅自銷毀檔案。對無保存價值需要銷毀的檔案，必須編造清冊，報經(jīng)主管機關(guān)批準(zhǔn)后方得執(zhí)行。銷毀檔案時應(yīng)有二人以上監(jiān)銷。

第一章總則

第一條為了合理確定城市建設(shè)檔案的歸屬和流向，更好地為城市建設(shè)和有關(guān)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》等有關(guān)法規(guī)，制定本辦法。

第二條城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

第三條城市建設(shè)檔案產(chǎn)生于城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進行建設(shè)的單位(包括各類機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位)，形成于建設(shè)工程的全過程及其有關(guān)的部門(如氣象、土地、環(huán)保、房地產(chǎn)等)。城市建設(shè)檔案的歸屬和流向由國家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)。各有關(guān)部門、單位根據(jù)本辦法做好城市建設(shè)檔案的保管、報送和接收工作。

第二章城市建設(shè)檔案歸屬和流向

第四條城市建設(shè)檔案歸屬和流向的原則是：

第一章總則

第一條為加強水利工程建設(shè)項目（以下簡稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點，制定本規(guī)定。

第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。

第二章檔案管理

第一章總則

第一條為了加強城市建設(shè)檔案的管理，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，現(xiàn)根據(jù)國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（國發(fā)〔1980〕第302號文）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市實際情況，制訂本辦法。

第二條城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），系指在城市的規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的記述城市自然面貌，城市建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等建設(shè)情況的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶、錄音帶等文件材料的總稱。

第三條城建檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)集中統(tǒng)一管理和分級保管的原則，做到完整地保存，科學(xué)地整理，有效地利用。

第四條本辦法由**市城市規(guī)劃管理局（以下簡稱市規(guī)劃局）會同**市檔案局組織實施，具體工作由市城建檔案館辦理。

第五條凡在本市范圍內(nèi)進行建設(shè)的機關(guān)、團體、部隊、企業(yè)事業(yè)單位（包括中央各部門和外省市在本市的單位、中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè)）必須遵守本辦法。

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第一章總則

第一條為了加強城市建設(shè)檔案的管理，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，現(xiàn)根據(jù)國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市實際情況，制訂本辦法。

第二條城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），系指在城市的規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的記述城市自然面貌，城市建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等建設(shè)情況的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶、錄音帶等文件材料的總稱。

第三條城建檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)集中統(tǒng)一管理和分級保管的原則，做到完整地保存，科學(xué)地整理，有效地利用。

第四條本辦法由*市城市規(guī)劃管理局（以下簡稱市規(guī)劃局）會同*市檔案局組織實施，具體工作由市城建檔案館辦理。

第一章總則

第一條為了加強城市建設(shè)檔案的管理，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)，現(xiàn)根據(jù)國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》（國發(fā)〔1980〕第302號文）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本市實際情況，制訂本辦法。

第二條城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），系指在城市的規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的記述城市自然面貌，城市建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等建設(shè)情況的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片、錄像帶、錄音帶等文件材料的總稱。

第三條城建檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)集中統(tǒng)一管理和分級保管的原則，做到完整地保存，科學(xué)地整理，有效地利用。

第四條本辦法由**市城市規(guī)劃管理局（以下簡稱市規(guī)劃局）會同**市檔案局組織實施，具體工作由市城建檔案館辦理。

第五條凡在本市范圍內(nèi)進行建設(shè)的機關(guān)、團體、部隊、企業(yè)事業(yè)單位（包括中央各部門和外省市在本市的單位、中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè)）必須遵守本辦法。

第一章總則

第一條為規(guī)范基本建設(shè)項目檔案驗收工作，確保基本建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》和《江蘇省基本建設(shè)項目竣工驗收辦法》的規(guī)定，制定本辦法。

第二條凡本省范圍內(nèi)國有投資(含財政預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外專項資金)新建、擴建、改建的地方基本建設(shè)項目(包括中方控股的利用外資項目)以及國家有關(guān)部門委托本省驗收的項目均適用本辦法。

第三條基本建設(shè)項目檔案是指在基本建設(shè)項目立項審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。

第四條基本建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)的真實歷史記錄，是項目運行、維護、管理、改擴建等工作的依據(jù)。基本建設(shè)項目檔案的驗收是基本建設(shè)項目竣工驗收的重要組成部分。

第二章驗收標(biāo)準(zhǔn)

水利工程建設(shè)資料檔案是以工程項目為單位，包括從項目的提出、立項審批、勘測設(shè)計、招投標(biāo)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理(移民、環(huán)保、水土保持)、竣工驗收等工程建設(shè)及管理過程中形成并應(yīng)歸檔的文字、表格、圖紙、聲像、實物、電子等各種載體文件材料的總和。其中，黃河防洪工程檔案是水利工程建設(shè)資料檔案中的一類，它是在防洪工程建設(shè)管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的原始記錄，它歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設(shè)與管理的全過程。隨著黃河防洪工程建設(shè)項目招投標(biāo)的實施．“三項制度”改革的不斷深化，黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理如何適應(yīng)新的工程建設(shè)管理體制的發(fā)展變化，保證工程建設(shè)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，成為我們當(dāng)前所要解決的問題。

1做好黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的重要意義

黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗收等各建設(shè)階段形成的具有保存價值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄，構(gòu)成了工程檔案，是治黃檔案管理的重要內(nèi)容。每項防洪工程檔案，不僅在靜態(tài)上反映該項工程面貌，而且從動態(tài)上反映著工程的變化與發(fā)展，始終同它反映的工程對象的實際面貌保持一致，歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設(shè)的全過程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設(shè)管理的重要組成部分，具有其它管理不可替代的作用，發(fā)揮著技術(shù)、經(jīng)濟和社會效益。黃河防洪工程具有項目多、投資大，且建設(shè)時間跨度長、資金來源多、參見單位多、工程類型多等特點．防洪工程檔案不僅在建設(shè)過程的日常管理和工程質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收工作中具有重要作用，而且也是落實工程質(zhì)量終身責(zé)任制以及對已交付使用工程的管理、維護、簽訂的記錄憑證。借助工程建設(shè)檔案，能夠更好地了解和認識過去，把握和服務(wù)現(xiàn)在。預(yù)見和指導(dǎo)未來。因此，各級工程建管單位在注重工程實體建設(shè)的同時，都高度重視工程建設(shè)檔案管理工作。

2當(dāng)前黃河舫洪工程建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀

2．1黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的主體發(fā)生變化

1998年以后，黃河防洪工程建設(shè)管理模式由計劃經(jīng)濟下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營式的舊體制轉(zhuǎn)變到以“三項制度”為主體的新的管理體制，使建設(shè)項目檔案管理的主體由計劃經(jīng)濟下單一的黃河部門過渡到“三制”管理下的施工、監(jiān)理、設(shè)計、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督等各工程參建單位，黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的主體發(fā)生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發(fā)了《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號)，2008年9月9日下發(fā)了水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》水辦[20081366號等一系列文件。黃河水利委員會也下發(fā)了《黃河河務(wù)科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件。客觀地對工程項目建設(shè)中的檔案管理，工程項目竣工時的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。

一、檔案管理創(chuàng)新實施背景

項目文件是項目檔案的前身，貫穿工程基建項目全過程。在施工企業(yè)檔案中，項目檔案占據(jù)很大的份額，是施工企業(yè)檔案資源的重要組成部分。如何齊全、完整、準(zhǔn)確接收項目檔案，充分發(fā)揮項目檔案可利用性和可開發(fā)性，成為施工企業(yè)需要關(guān)注、解決的重要問題。以往傳統(tǒng)檔案管理只是被動接收、管理項目檔案，項目部交什么檔案，企業(yè)就接收什么檔案，至于移交的項目檔案是否齊全、完整、準(zhǔn)確，脫離企業(yè)檔案管理人員的控制范疇，從而造成項目一味追求滿足業(yè)主需求，以移交業(yè)主竣工檔案為最終目的，忽視企業(yè)對項目檔案管理的要求，人為隔斷了項目檔案與企業(yè)檔案之間的有機聯(lián)系，影響了企業(yè)館藏檔案的質(zhì)量，給館藏檔案的開發(fā)和利用制造了很大的困難。另一方面項目結(jié)束后，項目部忽視歸檔資料的管理，造成項目資料的大量流失，給日后資料查詢、利用帶來了困難。項目文件的好壞直接影響企業(yè)檔案的質(zhì)量。通過一些失敗的案例，企業(yè)逐步認識到項目檔案管理的重要性，通過檔案管理創(chuàng)新，整合企業(yè)檔案人力、物力資源，對項目進行合理的配置。在管理和利用館藏檔案的同時，銳意進取，開拓創(chuàng)新，促進企業(yè)檔案管理水平在短時間內(nèi)得到提升，更好地為企業(yè)的發(fā)展提供強大的基礎(chǔ)支撐。

二、檔案管理創(chuàng)新措施

（一）工程前期。1.將項目檔案管理納入項目合同管理中項目投標(biāo)階段，公司檔案介入投標(biāo)文件的編寫中。項目中標(biāo)后，將項目文件管理、竣工資料要求納入施工合同中，加強源頭控制，嚴(yán)把合同簽訂關(guān)。2.開展項目開工前的檔案技術(shù)交底工作在項目開工前，公司對項目檔案員進行檔案技術(shù)交底，統(tǒng)一印制文件、圖紙發(fā)放登記臺賬，規(guī)范項目文件管理流程。宣貫國家、行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程，提出公司檔案管理要求，從項目開始規(guī)范項目檔案管理工作。3.建立項目檔案管理體系，為項目檔案工作提供組織基礎(chǔ)保障項目部成立后，建立項目部檔案室，隸屬施工管理部，作為項目文件管理的歸口部門。從項目前期，就明確項目檔案管理工作由項目總工程師負責(zé)，并成立了項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，設(shè)置了1-2名專職檔案員，持證上崗，負責(zé)施工全過程檔案管理工作。建立健全項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為項目檔案提供了組織保障，使項目檔案管理進程取得了全方位控制。4.完善檔案制度建設(shè)，為項目檔案提供制度保障為確保檔案工作有序規(guī)范開展，根據(jù)項目情況，公司先后編制《項目文件管理細則》、《項目文件管理考評細則》、《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》等程序文件，為項目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確提供了制度保障。5.加強檔案學(xué)習(xí)宣貫，提高全員檔案管理意識項目文件數(shù)量大，項目周期短，參建人員多，給項目檔案工作帶來了難度。項目部成立初，組織項目部全體人員進行檔案知識的培訓(xùn)。通過文字、圖片、視頻等多種形式展示公司檔案工作成果，列舉以往案例，使廣大員工認識到項目檔案管理的重要性。改變以往“重建輕檔”的傳統(tǒng)思想，檔案意識有了進一步的提高。6.配置檔案設(shè)施，為項目檔案管理工作開展提供物質(zhì)保障項目部確保檔案室具備獨立空間，保證檔案室保存項目文件的區(qū)域具備防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水功能。在此基礎(chǔ)上，完善落實項目文件安全責(zé)任制度，將維護項目文件實體安全工作作為項目檔案管理的一項基礎(chǔ)任務(wù)。通過配備專用檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機等設(shè)備，滿足項目文件保管工作需求，消除實體文件安全隱患，確保項目文件安全保管。其次，為順應(yīng)信息時代檔案管理工作革新的要求，配備計算機、復(fù)印機、掃描儀、文件服務(wù)器等設(shè)備，實現(xiàn)項目文件的電子化管理。（二）施工階段。項目文件收集與施工同步性是項目檔案管理工作所面臨的一個主要問題。在公司的直接指導(dǎo)下，項目部在完善規(guī)章制度和程序文件的基礎(chǔ)上，會同各專業(yè)，即時對項目文件進行跟蹤、記錄、統(tǒng)計和同步性審查，保證項目文件管理與項目施工進程同步。1.制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》程序文件通過制定《竣工資料編制、管理辦法》和《施工過程資料管理規(guī)定》程序文件，確定項目文件的收集范圍、方式、時間以及項目文件的整理、組卷、裝訂、移交辦法。制定《項目文件管理細則》程序文件，細化對外發(fā)文、收文、圖紙管理流程，利用信息集成管理系統(tǒng)中的“收文”、“圖紙管理”、“對外發(fā)文”三模塊，實現(xiàn)對外發(fā)文的紙質(zhì)分發(fā)和對外發(fā)文的電子登記。收文、圖紙的電子分發(fā)和登記。建立項目文件的索引，便于施工過程中的查找和利用。2.制定《項目文件管理考評細則》程序文件通過制定《項目文件管理考評細則》對項目檔案管理進行檢查、督促。檢查方式有兩種。第一、通過查詢信息集成管理系統(tǒng)中“收文”、“圖紙管理”、“對外發(fā)文”三模塊中上傳文件數(shù)量及內(nèi)容，實現(xiàn)對項目文件管理的網(wǎng)絡(luò)檢查。第二、通過深入項目部，對項目文件管理實行實地檢查。3.實行檔案信息月報制每月5日前，要求各項目部將上月各項目施工進度、項目文件管理情況、參與的主要施工生產(chǎn)活動、竣工資料編制情況等信息以及需要協(xié)調(diào)問題以月報的形式匯總到公司。便于公司對項目檔案管理實現(xiàn)全程掌控，并及時解決項目存在問題。4.集中、分類管理項目文件、保證項目文件安全針對項目文件因人員流動、文件存儲地點、方式的改變等因素造成大量流失的現(xiàn)狀，以及項目文件經(jīng)常返工的現(xiàn)象，公司在各項目部配置文件服務(wù)器，作為項目文件的存儲空間。要求各項目部將掃描的和可編輯的電子版文件按來源、類別和專業(yè)存儲在文件服務(wù)器上，集中存放，分類管理、設(shè)置權(quán)限。這樣就可杜絕因人為或設(shè)備原因造成的項目文件丟失現(xiàn)象，同時在項目文件需修改的情況下，及時提供原始的可編輯電子文件，縮短項目文件的修改時間。而且配置文件服務(wù)器還便于項目文件在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的查詢和利用。文件服務(wù)器具備備份功能，保證項目文件的存儲安全。5.加快項目文件的編制速度，保證項目文件的形成質(zhì)量公司采購了《筑業(yè)云資料管理軟件》，提供項目部使用,加快項目文件的編制速度，保證項目文件的形成質(zhì)量。筑業(yè)云資料管理軟件是按照國家、行業(yè)、各省市規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時考慮到施工中的實際情況，將工程中涉及到的資料表格：A類工程準(zhǔn)備階段文件，B類監(jiān)理資料，C類施工資料，D類竣工圖，E工程竣工文件等，一一制作了模板，并填寫了范例，以方便廣大的工程技術(shù)人員使用和參考借鑒。6.實行項目文件按單位工程收集按DL/T241《火電建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，竣工資料以單位工程為單位進行組卷。在施工過程中，公司要求項目部在項目文件的收集方式上同樣采用以單位工程為單位進行收集。公司編制土建、安裝《竣工資料目錄》，發(fā)放給項目部，項目部根據(jù)本項目的實際情況，對《竣工資料目錄》進行識別，形成本項目的《竣工資料目錄》，作為施工過程中項目文件收集的依據(jù)。通過此方法，可根據(jù)施工進度，對照《竣工資料目錄》，查漏補缺，實現(xiàn)項目文件收集與施工同步。每月5日之前，項目部編制《單位工程資料完成情況一覽表》報送至公司，公司對其進行匯總，提出好的方面，指出不足之處，全面掌控項目文件收集情況。7.加強對項目檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員自身素質(zhì)和工作能力公司通過每年的檔案集中培訓(xùn)班，邀請中電協(xié)、檔案局等資深檔案專家對項目檔案人員進行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的宣貫，指出項目檔案管理的通病及解決方法。通過優(yōu)秀項目部代表介紹本項目的先進管理理念，拓展項目檔案員的視角。項目檔案員借集中培訓(xùn)契機，共同探討，獻計獻策，完善項目檔案管理方式，提高項目檔案管理水平。另外公司要求項目檔案人員改被動收發(fā)的傳統(tǒng)工作方式，為主動提供服務(wù)的工作態(tài)度。不僅要求熟練掌握檔案管理專業(yè)知識、操作技能，還要不斷擴展學(xué)習(xí)視野，努力學(xué)習(xí)電力建設(shè)施工所涉及到的其他專業(yè)基礎(chǔ)理論知識，尤其是信息化文件管理工具的使用，做到電力建設(shè)行業(yè)整體流程步驟了然于心，有利于項目檔案員了解項目文件內(nèi)容，提高項目檔案員自身素養(yǎng)，培養(yǎng)出項目檔案工作亟需的復(fù)合型人才。8.建立全員參與的項目檔案管理體系要求項目檔案員拋棄傳統(tǒng)的“閉門造車”的工作方式，積極“走出去”，加強與業(yè)主方、監(jiān)理方、總包方的聯(lián)系，了解他們對項目檔案管理的要求，取得他們對項目檔案管理工作的支持，保證項目檔案的質(zhì)量。同時加強與項目部各部門和協(xié)作單位的合作，起到上傳下達，承前啟后的作用。積極參與到項目管理工作中去，落實“四參加”制度。一是參加與工程管理相關(guān)會議及質(zhì)量檢查，這有助于幫助檔案管理人員了解現(xiàn)場施工整體進度，從而制定項目檔案控制節(jié)點目標(biāo)，做到全程關(guān)注、超前管理，同時也能夠加強檔案員與項目部領(lǐng)導(dǎo)的溝通，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理工作情況及出現(xiàn)的問題，做到及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題；二是參加重要設(shè)備、儀器開箱活動，檔案員在開箱工作中參與設(shè)備檔案驗收工作，并及時填寫開箱驗收單進行登記造冊；三是參加項目建設(shè)竣工驗收工作，在驗收工作中發(fā)揮檔案員的職權(quán)，對項目檔案的完整性、真實性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進行把關(guān)，確保項目檔案竣工移交工作順利進行；四是參加項目科研成果的審定，項目生產(chǎn)過程中所有的科研課題材料都是項目知識成果的重要組成部分，檔案員可以從知識管理的角度更好的對其進行開發(fā)利用，做好項目檔案編研等開發(fā)利用工作。加強項目部其他部門管控項目文件的職責(zé)。項目文件管控工作并不僅是檔案室的責(zé)任，同時也與其他部門密切相關(guān)。項目文件格式的規(guī)范性屬于檔案室的職責(zé)范圍，而文件內(nèi)容的規(guī)范性由不同業(yè)務(wù)部門負責(zé)。這就使得不同的文件類型有著不同的責(zé)任主體，例如材料、設(shè)備文件的控制主體為物資管理部門，施工記錄的控制主體為施工管理部門各專業(yè)和專業(yè)公司。因此，要想實現(xiàn)項目文檔的全過程控制，僅僅依靠檔案員的努力還遠遠不夠，項目部其他部門工作人員要接受全員參與、全員管理的文件管理理念，予以積極的協(xié)調(diào)與配合。9.加強施工過程資料的管理針對公司出現(xiàn)的工程決算糾紛，項目施工過程資料管理顯得尤為重要。為進一步增強證據(jù)意識，防范風(fēng)險，規(guī)范施工過程資料收集、整理、移交、保管、利用、銷毀工作，公司制定《施工過程資料管理辦法》程序文件。除需移交業(yè)主和公司的竣工檔案外，其余在施工過程中產(chǎn)生的，由檔案室收發(fā)的項目文件原件、圖紙以及收發(fā)臺賬必須移交公司，作為資料保管。作為經(jīng)濟糾紛的憑證。待項目所有債權(quán)債務(wù)處理完畢，即可銷毀。（三）竣工驗收。1.提前介入項目竣工檔案編制、移交工作項目竣工前，公司深入項目部，對竣工檔案編制工作進行交底，會同業(yè)主、監(jiān)理對竣工檔案模板進行會審，確定竣工檔案的格式及內(nèi)容，并推廣執(zhí)行。公司要求項目部制定竣工檔案編制計劃。將單位工程竣工檔案的初步組卷時間、完成時間、責(zé)任人一一落實，責(zé)任到人，建立竣工檔案編制、移交獎懲機制，促進竣工檔案編制、組卷速度。2.做好竣工檔案的審查、跟蹤工作竣工檔案的審查工作包括技術(shù)審查和檔案審查。技術(shù)審查應(yīng)對竣工資料的完整性、準(zhǔn)確性、有效性進行審查，由專業(yè)技術(shù)人員負責(zé)。審查應(yīng)符合下列要求：（1）按工程管理程序、施工程序?qū)彶槭┕の募纬傻耐暾裕唬?）依據(jù)現(xiàn)場施工實際情況審查施工記錄內(nèi)容的真實、可靠程度；（3）依據(jù)國家、電力行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范審查施工文件的用表、施工文件的質(zhì)量和有效性進行審查。檔案審查應(yīng)對竣工檔案的齊全、完整、成套、系統(tǒng)整理、歸檔文件的質(zhì)量和有效性進行審查，由檔案員負責(zé)。審查應(yīng)符合下列要求：（1）參照歸檔范圍審查移交竣工檔案的齊全、完整、成套及歸檔文件質(zhì)量情況；（2）按系統(tǒng)整理要求審查竣工檔案分類的科學(xué)性，組卷、排列的合理性，編目的規(guī)范性等；（3）按文件的質(zhì)量和編制要求審查文件形成、編制等質(zhì)量情況。竣工檔案組卷完成后，項目部必須進行檔案和技術(shù)自檢，自檢通過后填寫《竣工檔案案卷質(zhì)量審查簽證》，交監(jiān)理和業(yè)主審查。審查過程中填寫《各專業(yè)綜合文件卷及單位工程卷竣工資料組卷情況跟蹤表》，對竣工資料完成流程做一標(biāo)記。3.抓好竣工檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化和錄入關(guān)對于項目檔案的竣工移交工作來說，除了需要將項目建設(shè)過程中形成紙質(zhì)版檔案原件向業(yè)主和公司移交，還需將紙質(zhì)檔案數(shù)字化同步上傳到業(yè)主和公司要求的檔案管理系統(tǒng)中。從硬件保證方面，公司配備專業(yè)的檔案掃描設(shè)備，用以保證A3、A4幅面紙質(zhì)檔案的數(shù)字化需求。其次，在數(shù)字化工作階段，充分利用項目部人員協(xié)助完成數(shù)量巨大的掃描工作，提高檔案數(shù)字化的工作效率。在完成基礎(chǔ)檔案數(shù)字化掃描工作后，還需要按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求對掃描后的電子格式檔案開展檢查工作，一是要保證數(shù)字化檔案的內(nèi)容和數(shù)量與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保檔案數(shù)字化工作的完整性。二是掃描后的電子文件需保證格式的統(tǒng)一性，紙質(zhì)檔案全文掃描的文件一般以PDF圖像文件為通用格式，掃描范圍包括案卷中的文件、圖紙等在內(nèi)的所有文檔，PDF文件需采用200dpi分辨率掃描；照片檔案掃描格式應(yīng)為JPEG圖像文件，采用100dpi，24位色深分辨率掃描，以大于80dpi的圖像質(zhì)量保存。在實際工作中，具體掃描格式也可根據(jù)業(yè)主單位的要求確定。三是需要對完成掃描后的檔案進行編目工作，以案卷為單位通過數(shù)字形式進行編號，并同步錄入到業(yè)主、公司檔案管理系統(tǒng)中。業(yè)主和公司的分類號有差別。業(yè)主是以“8大類-基本建設(shè)（自身建設(shè)）”進行編目的；而公司是以“6大類-產(chǎn)品（工程）”進行編目的。保管期限也不同，要區(qū)別對待。

三、檔案管理創(chuàng)新取得的效果和影響

2018年，公司對庫存檔案進行梳理，將長年積壓的項目竣工資料進行整理、編目、編檔，上架。將案卷目錄輸入信息集成管理系統(tǒng)科技檔案管理庫中，建立目錄檢索。共完成6個項目竣工資料的整理、編檔、上架工作；為防止項目竣工資料的積壓，公司還編制了項目檔案移交公司規(guī)定。對移交公司項目檔案的范圍、技術(shù)要求及歸檔紙質(zhì)文件和電子版文件份數(shù)等做了詳細的規(guī)定，要求項目部在移交竣工資料后，及時進行整理、編檔、上架工作，同時在信息集成管理系統(tǒng)歸檔平臺中建立項目竣工檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，對重大項目，逐條掛接電子版，建立全文索引。共完成6個項目竣工檔案的整理、編檔、上架工作，其中1個項目實現(xiàn)了項目檔案的全文索引。這樣有利于公司檔案的保管和利用。公司館藏檔案在項目建設(shè)和生產(chǎn)過程中為實際工作提供參考和借鑒。經(jīng)合理、有效的開發(fā)利用，為公司的經(jīng)濟糾紛提供憑據(jù)（2018年全年共調(diào)閱檔案419次，給5個項目的經(jīng)濟糾紛提供憑據(jù)）；與此同時，館藏檔案也為項目創(chuàng)優(yōu)活動提供有力的支撐，成為公司自身知識資源的重要組成部分，為公司類似項目的建設(shè)提供可借鑒的有效經(jīng)驗，推動公司整體管理水平的提高。經(jīng)培訓(xùn)和實踐，各項目部涌現(xiàn)出大量復(fù)合型檔案管理人員。他們不僅能夠熟練掌握自身專業(yè)知識和操作技能，還對電建施工其他專業(yè)有所了解，能夠勝任項目檔案管理工作。