地籍檔案范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇地籍檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

長期以來，地籍管理工作中形成了大量的地籍檔案，這些檔案格式多樣、保存分散且基本上全是紙質(zhì)的，有些檔案年代久遠(yuǎn)，不同程度上都有破損。而且傳統(tǒng)的檔案管理是將檔案裝訂成冊，并記錄序號，同時(shí)建立檔案查詢索引；查詢時(shí)通過索引找到該檔案在檔案架的存放序號，通過序號再查找，這種實(shí)物管理的方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足如今地籍檔案管理的要求。

所以，通過將地籍檔案電子化實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，把“死”數(shù)據(jù)變成了“活”數(shù)據(jù)，通過建立檔案查詢系統(tǒng)，提供了地籍信息的快速查詢和統(tǒng)計(jì)、匯總，更好的為土地資源管理工作服務(wù)。

2 地籍檔案電子化作業(yè)流程

3 地籍檔案電子化作業(yè)方法

3.1對全區(qū)進(jìn)行分街、分坊、分宗

由于長期以來地籍管理工作都以宗地為最小單位，宗地是按照街、坊、宗的模式組織的，考慮到地籍管理工作的開展以及數(shù)據(jù)銜接和使用的需求，對整個(gè)區(qū)域按照行政界線和規(guī)劃路進(jìn)行街、坊劃分。街坊命名按照國標(biāo)《縣（市）級土地利用數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)（試行）》圖斑權(quán)屬單位代碼編制格式為： AAAAAABBBCCC其中: AAAAAA代表區(qū)（縣）行政區(qū)劃代碼；BBB代表鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級行政區(qū)劃代碼，即街代碼，以區(qū)（縣）行政區(qū)為單位分別從001到999進(jìn)行編碼；CCC代表權(quán)屬單位代碼或行政村代碼，即坊代碼，以鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）為單位分別從001到999進(jìn)行編碼。

3.2對所有地籍檔案資料的整理準(zhǔn)備：

(1)收集地籍管理部門歷年來所形成的地籍檔案。各級土地管理機(jī)關(guān)、各有關(guān)部門在實(shí)施本轄區(qū)范圍土地的各項(xiàng)地籍管理活動(dòng)中，會(huì)不斷產(chǎn)生和形成有保存價(jià)值的地籍檔案，這些地籍檔案均需按規(guī)定編目、造冊、立卷，定期或不定期地移交給本機(jī)關(guān)地籍檔案室，集中管理。

(2)由于歷史的原因，對于撤并機(jī)關(guān)移交的地籍檔案，也應(yīng)一并收集整理。

(3)為了保證所收集的地籍檔案資料具有較高的保存價(jià)值和秘級的要求，必須對所收集的地籍檔案進(jìn)行鑒定。

(4)為了及時(shí)掌握和了解地籍檔案的數(shù)量和質(zhì)量，必須對所收集的檔案資料進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，已確定檔案的歷史性和發(fā)現(xiàn)斷檔的資料，以確定補(bǔ)救措施。

3.3.檔案掃描

對所收集在計(jì)算機(jī)中不能存儲(chǔ)的檔案資料，都進(jìn)行地籍檔案資料的電子化處理。對于以紙介質(zhì)所存在的圖、表和文字等資料，直接以掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化，對于存儲(chǔ)在磁帶等介質(zhì)中的聲音和圖像資料進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，以形成計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)和識(shí)別的可以利用的數(shù)據(jù)。對于地籍檔案的掃描以頁為單位進(jìn)行，考慮到數(shù)據(jù)的兼容性和使用的方便，特別注意以下幾點(diǎn)：

（1）掃描方式

針對檔案的清晰度采用不同的掃描方式，主要是黑白、灰度、彩色三種方式。對于比較清楚的紙質(zhì)檔案可采用黑白方式掃描，對于模糊的紙質(zhì)檔案采用8bit灰度方式掃描，對于有彩色圖章的紙質(zhì)檔案采用16bit彩色方式掃描，這樣既可以滿足檔案數(shù)字化的要求，又能減少存儲(chǔ)空間。

（2）分辨率

確定掃描的分辨率是檔案掃描的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。掃描的分辨率過高，掃描文件占據(jù)存儲(chǔ)空間大、操作不方便;掃描的分辨率太低，掃描圖像不清晰，滿足不了管理和查詢的要求。經(jīng)多次試驗(yàn)，我們認(rèn)為，對于負(fù)載量不重的文件材料，選擇“300dpi”像素分辨率掃描比較合適。當(dāng)文字看不清楚或者很難看清時(shí)，可采用更高的分辨率，直到能看清楚為止。

（3）存儲(chǔ)格式

掃描文件的格式有很多，其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PDF等格式。BMP位圖格式的特點(diǎn)是包含的圖像信息較豐富，幾乎不進(jìn)行壓縮，缺點(diǎn)是占用磁盤空間過大。G IF格式的特點(diǎn)是壓縮比高，磁盤空間占用較少，其缺點(diǎn)是不能存儲(chǔ)超過 256色的圖像JPEG格式用有損壓縮方式去除冗余的圖像和彩色數(shù)據(jù)能獲得極高的壓縮率。TIFF格式的特點(diǎn)是圖像格式復(fù)雜存儲(chǔ)信息多，且支持 LZ W 無損壓縮方式，它存儲(chǔ)的圖像細(xì)微層次的信息非常多，圖像質(zhì)量高，其缺點(diǎn)是掃描文件比較大，占用空間比較多，直接影響數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和查詢的速度。PDF是Portable Document Format的縮寫，意為“可移植文件格式”，是一種結(jié)構(gòu)化的文檔格式，其主要特點(diǎn)是傳遞性好，可以在各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下正確地傳輸，支持聲音、動(dòng)畫，并且支持對頁面內(nèi)容的隨機(jī)存取，從而提高了頁面的各種操作速度。考慮到掃面后數(shù)據(jù)主要用來建立地籍檔案查詢系統(tǒng)，為了方便數(shù)據(jù)管理和查詢，此次選擇PDF文件格式。

（4）命名和存放格式

掃描的檔案以頁為單位存放，文件名以檔案要件的標(biāo)題命名，對于一個(gè)標(biāo)題有多頁的文檔，按照標(biāo)題+頁碼.pdf的方式命名。同一卷宗掃描后的數(shù)據(jù)應(yīng)存放于以宗地編號為目錄名的文件夾中統(tǒng)一管理，以滿足與紙質(zhì)介質(zhì)的存貯方式一致性，對于有變更的地塊掃描后存放在以該現(xiàn)狀進(jìn)行宗地編號的同一個(gè)文件夾中，數(shù)據(jù)按照地籍檔案所形成的時(shí)間順序分目錄管理，并建立編號與文件夾中檔案數(shù)據(jù)的索引關(guān)系，為后續(xù)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4坐標(biāo)上圖

對所收集的地籍檔案資料中的圖形資料進(jìn)行坐標(biāo)上圖。考慮到實(shí)際情況，對于具有坐標(biāo)的地塊，通過展繪坐標(biāo)進(jìn)行矢量圖的編輯和繪制；對于沒用測量坐標(biāo)的地塊，無法通過坐標(biāo)轉(zhuǎn)換繪制圖形資料，由區(qū)縣土地和地籍管理部門應(yīng)派專門工作人員進(jìn)行實(shí)地踏勘、調(diào)查，結(jié)合現(xiàn)場實(shí)際情況，進(jìn)行調(diào)查上圖。

3.5屬性錄入

對于地籍檔案資料，必須滿足數(shù)據(jù)庫檢索和使用的要求。電子檔案屬性包括圖形屬性和檔案屬性兩大部分，圖形屬性在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)可以直接掛接到相應(yīng)的圖形數(shù)據(jù)庫中。檔案屬性需要手工錄入，該部分屬性結(jié)合地籍檔案管理具體工作的需要進(jìn)行了必要的擴(kuò)展。系統(tǒng)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)與《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分層、代碼及屬性表方案》中的要求相一致。

3.6入庫數(shù)據(jù)制作

對上圖后的矢量地籍檔案圖形數(shù)據(jù)，進(jìn)行分層數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)與《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分層、代碼及屬性表方案》中的要求相一致，轉(zhuǎn)換后的系統(tǒng)數(shù)據(jù)滿足電子檔案系統(tǒng)建設(shè)對地籍檔案數(shù)據(jù)的要求。

4 電子檔案系統(tǒng)建設(shè)

4.1系統(tǒng)概述

該系統(tǒng)為國土資源分局設(shè)計(jì)的地籍檔案管理系統(tǒng)，是以現(xiàn)代信息管理技術(shù)、縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等工作。根據(jù)地籍檔案信息化管理的業(yè)務(wù)需求和目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，確定系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)為客戶/服務(wù)（C/S）器結(jié)構(gòu)。

4.2系統(tǒng)特點(diǎn)

(1)掃描文件與數(shù)據(jù)庫相結(jié)合

地籍檔案數(shù)量有幾千件，每件檔案又有近百頁。如果按照傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路，將所有檔案內(nèi)容信息歸納、總結(jié)，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫表，將所有紙制檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫，必將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，并且短時(shí)間內(nèi)不能在實(shí)際工作中得到使用。因此，本系統(tǒng)采用掃描文件與數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的設(shè)計(jì)思路，將所有檔案文件通過掃描的方式實(shí)現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)數(shù)字化的目的，然后篩選出地籍檔案中的關(guān)鍵信息建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)主要信息的查詢、檢索。

(2)地理信息系統(tǒng)(GIS)輔助文本檔案管理

地籍檔案信息與地形圖密不可分，因此地籍檔案管理系統(tǒng)也一定涉及到對地理信息的管理。本系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮了地理信息的重要性，同時(shí)又考慮到系統(tǒng)使用人員的傳統(tǒng)操作習(xí)慣以及系統(tǒng)使用人員是地圖使用者而并不是地圖維護(hù)和制作者的事實(shí)情況。使系統(tǒng)既滿足了管理、使用地理信息的需求又不使對地理信息的管理變成用戶的負(fù)擔(dān)。

（3)可擴(kuò)展性

任何系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想都包含可擴(kuò)展性，目的是便于實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)升級以及預(yù)防系統(tǒng)投入運(yùn)行后業(yè)務(wù)邏輯的改變。其實(shí)現(xiàn)手段通過使用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫及標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫連接（如：ODBC）、使用資源文件、定義系統(tǒng)接口等。本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想不僅涵蓋了上述概念，而且對可擴(kuò)展性具有更廣泛的理解和實(shí)現(xiàn)。從需求分析到系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從程序?qū)崿F(xiàn)到系統(tǒng)發(fā)行，可擴(kuò)展性的設(shè)計(jì)思想貫穿始終。可擴(kuò)展性的目的為：縮短開發(fā)周期、系統(tǒng)設(shè)計(jì)準(zhǔn)確和維護(hù)修改方便快捷。

4.3系統(tǒng)功能

4.3.1系統(tǒng)管理

（1）路徑設(shè)置：建立或修改系統(tǒng)支撐環(huán)境的路徑說明文件。

（2）安全設(shè)置：設(shè)置用戶和用戶權(quán)限。

4.3.2數(shù)據(jù)更新

（1）檔案掃描數(shù)據(jù)輸入：檔案掃描數(shù)據(jù)的錄入、修改和更新，并維護(hù)與其它數(shù)據(jù)的一致性。

（2）檔案數(shù)據(jù)庫表輸入：檔案數(shù)據(jù)庫表的錄入、修改和更新，并維護(hù)與其它數(shù)據(jù)的一致性。

（3）地圖輸入：地圖數(shù)據(jù)的更新。考慮到地圖數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性和技術(shù)難度，地圖數(shù)據(jù)更新采用數(shù)據(jù)文件替換的方式。

4.3.3數(shù)據(jù)查詢

查詢方式有：由圖形查屬性、所有表格屬性的查詢、宗地屬性、由屬性查圖形、宗地號查詢、土地證號查詢、通過審批表的屬性查詢宗地圖、通過地名庫進(jìn)行地名查詢圖形、歷史查詢、單宗地歷史追溯、整圖歷史查詢、多個(gè)時(shí)期歷史同時(shí)查詢等。

查詢內(nèi)容有：宗地屬性的查詢，土地登記電子檔案的瀏覽（包括主檔案、變更檔案、查封檔案等）。

4.3.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

統(tǒng)計(jì)方式有：地圖范圍統(tǒng)計(jì)，即統(tǒng)計(jì)任意矩形范圍內(nèi)的宗地?cái)?shù)據(jù)，對所有表格的屬性進(jìn)行條件統(tǒng)計(jì)、按街坊統(tǒng)計(jì)、按街坊、街道或區(qū)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等。

4.3.5數(shù)據(jù)輸出

（1）各種查詢統(tǒng)計(jì)信息的表格輸出和打印。

（2）查詢宗地圖形輸出和打印。

（3）查詢檔案的輸出和打印。

4.3.6地圖顯示

（1）地圖瀏覽：實(shí)現(xiàn)地圖的漫游、放大、縮小、全圖查看功能。

（2）圖層管理：提供對圖層的顯示、鎖定等控制，使用戶可以加快地圖的顯示速度和合理安排圖形顯示區(qū)。并且用戶可以根據(jù)自己的要求更改圖層顏色。

5 結(jié)語

在現(xiàn)階段地籍檔案電子化在可視化查詢和統(tǒng)計(jì)等方面具有以往檔案管理無可比擬的優(yōu)越性，此次設(shè)計(jì)的地籍檔案電子化查詢系統(tǒng)是單機(jī)版，滿足土地部門科室范圍內(nèi)的工作需要。隨著地籍管理工作的需求，可以升級為基于web網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，通過瀏覽器實(shí)現(xiàn)信息查詢以及地籍檔案數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)。所以今后地籍檔案信息化建設(shè)的最重要環(huán)節(jié)就是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)格式和要求的標(biāo)準(zhǔn)化，在兼顧標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)一定要有前瞻性，實(shí)現(xiàn)信息資源、數(shù)據(jù)的可持續(xù)性利用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張新長，唐國明. 地籍管理數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)研究.北京：科學(xué)出版社，2009.

[2] 潘志強(qiáng)，賴家彬. 關(guān)于信息時(shí)代國土檔案管理工作的思考[J]. 福建土地研究，2D02.

篇2

一、土地登記檔案的一般特性

土地登記檔案是土地登記制度（亦是法律制度）的一種體現(xiàn)。它是土地管理部門代表政府依據(jù)國家的法律、法規(guī)，遵循有關(guān)法定程序所建立的反映有關(guān)土地位置、面積、用途、使用條件等情況的圖紙、簿冊等文件材料。它具有區(qū)域性、政策性、公正性、可變性等不同于其它專業(yè)性檔案的特性。

1、區(qū)域性。《土地登記規(guī)則》第四條"土地登記以縣級行政區(qū)為單位組織進(jìn)行。"顯然，土地登記具有極其鮮明的區(qū)域性。土地登記的兩個(gè)主要內(nèi)容：一是土地權(quán)屬的狀況；二是相鄰宗地的相互關(guān)系。也就是說：土地登記檔案是在基層土地管理部門實(shí)際工作中形成，按照區(qū)域特定編碼而整理裝訂成卷的。

2、政策性。土地是人類賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。對土地所有權(quán)和使用權(quán)做出確定的檔案資料，都是經(jīng)過土地管理人員，嚴(yán)格按照一定的法律程序，依據(jù)國家不同歷史時(shí)期有關(guān)土地政策、法規(guī)，在工作中運(yùn)用的結(jié)果。也可以說，它是不同時(shí)期國家關(guān)于土地政策在實(shí)踐中具體真實(shí)的記錄。

3、公正性。土地登記檔案必須有申請人、相關(guān)人和經(jīng)辦人表達(dá)正確意見的書面形式的載體。由土地權(quán)利人主動(dòng)向土地管理機(jī)關(guān)申請，經(jīng)土地管理工作者權(quán)屬調(diào)查、實(shí)地測量，其結(jié)果以公示的方式并由審核機(jī)關(guān)核準(zhǔn)終結(jié)。

4、可變性。與其他檔案文件資料不同，土地登記文件資料中的一部分需隨著土地權(quán)屬和主要用途的變更而經(jīng)常變化。如土地登記卡，地籍二底圖等這些文件、圖冊資料的內(nèi)容，要在變更土地登記中不斷變化，如不及時(shí)更改已經(jīng)發(fā)生的土地登記文件資料，將使國家多年投入大量的人力、物力、財(cái)力所形成的地籍資料失去準(zhǔn)確性和保存價(jià)值這一特點(diǎn)，決定了其特殊的管理方法。

5、產(chǎn)權(quán)的不可移動(dòng)性。土地作為一種固定財(cái)產(chǎn)，其土地權(quán)利人不可能像對其他商品那樣隨意搬遷，移動(dòng)。檔案中將土地權(quán)利的主、客體內(nèi)容記錄在冊，土地權(quán)利人所取得的所有權(quán)、使用權(quán)及他項(xiàng)權(quán)利只能在依法確定的范圍內(nèi)行使自，不能隨意向周圍（四至）相鄰宗地實(shí)施主觀意向。

二、土地登記檔案的管理措施

（一）應(yīng)提倡規(guī)范化統(tǒng)一管理。

隨著土地出讓數(shù)量增多和房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，以土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、出租、抵押為主要內(nèi)容的變更土地登記數(shù)目逐年增加，如果不盡快對土地登記檔案實(shí)行規(guī)范統(tǒng)一管理，十幾年所建立起來的地籍調(diào)查成果將失去意義和價(jià)值，后果將是不堪設(shè)想。規(guī)范、統(tǒng)一管理是當(dāng)務(wù)之急。1、原國家土地管理明文規(guī)定，土地檔案的業(yè)務(wù)管理，由市（縣）級以上檔案局、館，進(jìn)行直接的業(yè)務(wù)監(jiān)督，指導(dǎo)。

2、土地登記文件資料管理，由負(fù)責(zé)土地登記工作的業(yè)務(wù)部門完成。在進(jìn)行土地登記文件資料更新時(shí)，由負(fù)責(zé)土地登記工作的業(yè)務(wù)主管部門向檔案室辦理借閱手續(xù)，然后根據(jù)變更土地申請和調(diào)查，核實(shí)的結(jié)果在有關(guān)的登記文件資料上作相應(yīng)的更新。待更新工作結(jié)束后，將整理的卷宗移交檔案室存檔。土地登記文件資料更新工作是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，必須建立和健全檔案更新制度，履行更新審批手續(xù)。

3、專業(yè)技術(shù)資料的更新，按照《地籍調(diào)查規(guī)程》技術(shù)要求，以行政轄區(qū)為單位，按街道、街坊、宗地進(jìn)行編號，建立檔案檢索合帳，使轄區(qū)內(nèi)每一宗地均有戶頭，每一次交易就辦理一次登記。對其變更的宗地，按變更地籍調(diào)查要求編號。此方法對于初始土地登記檔案及變更（包括權(quán)利人多次變更）均可在一個(gè)地號內(nèi)便可檢索到，對每變更一個(gè)土地權(quán)利人，在變更前案卷上，加蓋注銷印章，并在相應(yīng)的卡、冊及檢索臺(tái)帳中注名宗地的去向、編號。這樣能夠及時(shí)準(zhǔn)確地反映一塊土地的歷史演變過程的文字和圖冊記載。政府通過辦理土地登記，審核房地產(chǎn)交易的合法性、規(guī)范性，依法辦理土地登記手續(xù)等，對房地產(chǎn)市場實(shí)施有效的監(jiān)督、管理，并使之規(guī)范化。

（二）注重現(xiàn)代化管理手段。

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制及房地交易市場的良好發(fā)展趨勢，以加入世貿(mào)組織為契機(jī)，以更加全面、科學(xué)、快捷、準(zhǔn)確的土地檔案資料，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展和檔案管理事業(yè)提供有利的支持和更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以增強(qiáng)全民依法使用土地的自覺性，提高土地資料的合法性、權(quán)威性和知名度。

首先要建立和完善檔案管理現(xiàn)代化制度，制定相應(yīng)的專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)；二要改善檔案管理設(shè)施，增加經(jīng)濟(jì)投入，改變過去管理人員簡單機(jī)械提取、存放檔案，以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率；三要積極開發(fā)應(yīng)用軟件，使信息化、網(wǎng)絡(luò)化在基層檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，使土地檔案管理真正適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，把地籍檔案的價(jià)值和管理功能充分發(fā)揮出來，做到取之于社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)。

篇3

1.1 土地檔案思想認(rèn)識(shí)不到位

當(dāng)前，國土資源管理部門都把加強(qiáng)土地檔案管理工作放在重要位置，積極開展檔案升級達(dá)標(biāo)活動(dòng)，但有些同志思想認(rèn)識(shí)上存在著偏差和誤區(qū)，檔案意識(shí)淡薄現(xiàn)象依然存在。一是思想觀念陳舊。沒有把土地檔案工作放到夯實(shí)基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)，對檔案工作缺乏必要的了解，存在檔案工作是一般事務(wù)性工作、沒有業(yè)務(wù)工作重要的思想，對土地檔案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好檔案工作和怎樣加強(qiáng)檔案管理工作；二是重視程度不夠。沒有認(rèn)識(shí)到土地檔案在當(dāng)前信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，往往是得不償失；三是管理意識(shí)不強(qiáng)。不注重日常土地資料的收集與積累，不用時(shí)檔案資料隨意亂擺亂放，要用時(shí)到處翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的資料沒有及時(shí)歸檔保存，造成檔案資料丟失、遺漏，無據(jù)可查，給工作造成了隱患。

1.2 土地檔案收集整理不規(guī)范

在土地檔案文件收集整理環(huán)節(jié)上，常常曝露出一些問題，存在“四重四輕”的現(xiàn)象。一是重文件，輕報(bào)表。收集的大多數(shù)是單位和部門的紅頭文件，而本級在工作活動(dòng)中形成向上報(bào)送的各類材料和表格存檔相當(dāng)少。二是重文書，輕實(shí)物。注重收集文件、會(huì)議材料、內(nèi)部刊物等經(jīng)收發(fā)登記和流轉(zhuǎn)的資料，忽視照片檔案、電子聲像、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、科技檔案等實(shí)物檔案的整理，實(shí)物檔案庫存量較少。三是重類別，輕單項(xiàng)。重視加強(qiáng)綜合文秘類、地籍管理類、建設(shè)用地類等檔案資料的歸檔，采取限時(shí)催交、全面核查、及時(shí)歸檔等措施，確保保存完整，但是對突擊、臨時(shí)的單獨(dú)項(xiàng)目檔案卻很少收集，有的雖然收集了，也是隨意堆放，或私自留存?zhèn)洳椋瑳]有進(jìn)行系統(tǒng)整理。四是重?cái)?shù)量，輕質(zhì)量。土地規(guī)劃、土地登記、土地出讓、土地征（轉(zhuǎn)）用等檔案都能做到門類齊全、案卷完整，數(shù)量清楚，但質(zhì)量不高，要求不嚴(yán)，圖紙折疊、頁碼標(biāo)注、檔案裝訂等不符合規(guī)定，有的甚至對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯(cuò)號、蓋錯(cuò)章的情況，制約了檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。

1.3 管理體制不健全

一是職責(zé)不明確。國土資源管理工作量大、任務(wù)重，由于受編制限制，檔案管理人員一般由辦公室人員或勤雜人員兼任，職責(zé)不明確，文件資料收集整理歸檔知識(shí)缺乏，難以獨(dú)立完成立卷歸檔工作任務(wù)。二是制度不健全。土地檔案有的規(guī)章制度沒有建立健全，管理流于形式，隨意性大，工作中形成的文件資料在歸檔、保管、利用方面缺乏制約機(jī)制，檔案資源個(gè)別流失，存在斷代現(xiàn)象。三是管理力量薄弱。土地檔案管理人員缺乏，兼職過多，變動(dòng)頻繁，不能專心從事檔案管理工作，有的甚至沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識(shí)系統(tǒng)培訓(xùn)就上崗，檔案專業(yè)化程度不高，業(yè)務(wù)不熟悉，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段較少，致使檔案管理水平差，質(zhì)量不高，檔案使用利用率低。

2 加強(qiáng)土地檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

2.1 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)更新土地檔案工作的新觀念

一是端正態(tài)度，提高認(rèn)識(shí)。土地檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是國土資源管理工作一個(gè)不可缺少的方面，要切實(shí)提高對土地檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作真正列入議事日程，貫穿工作始終，作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性工作常抓不懈。二是深刻理解，增強(qiáng)責(zé)任感。增強(qiáng)做好土地檔案工作的責(zé)任感和使命感，提高檔案工作的自覺性。全面加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，增加必要的投入，積極主動(dòng)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，不斷提升土地檔案管理質(zhì)量和公共服務(wù)水平，發(fā)揮檔案的信息資源共享作用。

2.2 強(qiáng)化培訓(xùn)，健全制度，不斷注入土地檔案事業(yè)發(fā)展新動(dòng)力

一是著眼長遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)土地檔案隊(duì)伍建設(shè)。做好土地檔案工作，需要一支精通業(yè)務(wù)、求真務(wù)實(shí)的高素質(zhì)隊(duì)伍，將熱愛檔案管理工作、細(xì)心勤快的人員選配到土地檔案管理的崗位上來。二是著眼長期建設(shè)，強(qiáng)化土地檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。一方面積極選拔檔案人員參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，另一方面根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦土地檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，培養(yǎng)適應(yīng)檔案工作發(fā)展的合格人才，促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。三是著眼長久建設(shè)，完善土地檔案工作制度。按照檔案工作目標(biāo)管理考核制度的要求，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入業(yè)務(wù)工作程序，納入崗位目標(biāo)管理機(jī)制考核內(nèi)容進(jìn)行考核，切實(shí)調(diào)動(dòng)檔案工作的積極性和創(chuàng)造性。

2.3 突出重點(diǎn)，規(guī)范管理，努力開創(chuàng)土地檔案工作發(fā)展新局面

一是完善制度，規(guī)范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集，遵循土地檔案的形成規(guī)律，創(chuàng)新收集手段，采取廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，運(yùn)用事前監(jiān)控文件、主動(dòng)尋求等形式，既收集紙質(zhì)載體，又收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二是嚴(yán)格要求，規(guī)范檔案整理工作。嚴(yán)格按照土地檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）?任募?排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三是改善條件，規(guī)范檔案管理工作。積極改善土地檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備，實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用，堅(jiān)決杜絕檔案丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的發(fā)生。

篇4

關(guān)鍵詞：地勘單位；地質(zhì)檔案；管理；利用

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

地質(zhì)檔案資料是地勘單位長期科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是地勘單位科技成果的集中體現(xiàn)，對地勘單位的發(fā)展具有重要的意義。在國家實(shí)施《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》后，隨著國土整治、城市規(guī)劃建設(shè)及礦業(yè)開發(fā)等工作的陸續(xù)展開，社會(huì)對各種礦產(chǎn)資源信息的需求量越來越大，使地質(zhì)檔案的管理與利用愈發(fā)重要。因此，如何提高地質(zhì)檔案的管理水平及利用效率已成為地勘單位工作的重點(diǎn)。

地質(zhì)檔案管理及利用的現(xiàn)狀

從我國成立以來，地質(zhì)勘探工作已積累了大量的地質(zhì)檔案資料，對我國地勘單位的發(fā)展具有重要的意義。這些地質(zhì)檔案資料就是地質(zhì)工作者在艱苦的環(huán)境中長期工作積累的智慧結(jié)晶，這不僅是地質(zhì)勘探工作的真實(shí)記錄，也為地勘經(jīng)濟(jì)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，隨著我國工業(yè)化、農(nóng)業(yè)化及城鎮(zhèn)化的快速發(fā)展，對資源能源的需求量不斷增多。因此，加強(qiáng)地質(zhì)勘探工作，以實(shí)現(xiàn)資源找礦的重大突破。2012年10年，我國通過了《找礦突破戰(zhàn)略行動(dòng)綱要》，使找礦突破工作真正成為我國的一項(xiàng)戰(zhàn)略性工作，為地勘單位的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。因此，地質(zhì)勘探單位必須要以地質(zhì)資源勘查為重點(diǎn)，加大地質(zhì)找礦的力度。在地質(zhì)找礦突破工作的環(huán)境中，應(yīng)加大技術(shù)力量的投入，通過二次開發(fā)與研究地質(zhì)檔案，以將地質(zhì)檔案的再利用價(jià)值充分挖掘出來，能更好地為地質(zhì)找礦工作提供基礎(chǔ)。因此，如何實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的有效管理與充分發(fā)揮出其利用價(jià)值，已成為當(dāng)前地質(zhì)勘探單位的重點(diǎn)研究課題。

地質(zhì)檔案管理及利用中存在的問題

2.1檔案管理資金投入不足

部分地勘單位只重視其近期的收益與發(fā)展，缺乏地質(zhì)檔案管理意識(shí)，對檔案管理的重視程度不足，沒能將地質(zhì)檔案管理工作擺在應(yīng)有的位置上，對檔案管理方面的資金投入較少，使檔案保管設(shè)施嚴(yán)重缺失，如部分單位并沒有標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管庫房，且保管方法落后，保管裝具嚴(yán)重缺失，使檔案在管理的過程中容易出現(xiàn)損毀的現(xiàn)象。

2.2檔案管理不規(guī)范

部分地勘單位在將檔案歸檔的過程中，對檔案缺乏科學(xué)的分類，且缺乏明確的立卷，使檔案的管理無法達(dá)到準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、清晰、規(guī)格、安全等方面的要求。如一些地質(zhì)檔案，尤其是重要礦區(qū)的地質(zhì)調(diào)查資源及物化探資源，由于在管理中的借閱次數(shù)較多，使該部分檔案資料出現(xiàn)不同程度的損毀；還有一些地質(zhì)檔案由于保管的時(shí)間過長，造成紙質(zhì)老化，使文字及圖像等模糊不清，導(dǎo)致檔案資料在使用的過程中受到影響。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，都是以手工作用為主，使多數(shù)檔案管理人員錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理只是簡單的抄寫、記錄工作。由于傳統(tǒng)管理觀念的影響，使管理人員對地質(zhì)檔案管理工作不予重視，且缺乏合理的人才配合及有效的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低，主要體現(xiàn)在：檔案管理人員的文化程度較低、專業(yè)不對口、缺乏檔案管理理論知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)操作技能較低、對信息化管理興趣不足、信息化檔案資源的開發(fā)及利用能力較低等，對地勘單位的檔案管理及利用造成極大的影響。

加強(qiáng)地勘單位檔案管理及利用的建議

3.1加大檔案管理方面的投資力度

地勘單位必須要有良好的檔案保管環(huán)境，以提高檔案的管理水平，從而延長地質(zhì)檔案的利用壽命。因此，地勘單位必須要加大檔案管理方面的資金投入，通過添置現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備及完善相關(guān)的管理設(shè)施，同時(shí)保持檔案庫房的干凈整潔，做好檔案庫房中的防火、防潮、防蟲、防盜工作，以保證檔案的完整性與安全性。

3.2規(guī)范化的地質(zhì)檔案管理

地勘單位必須要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)的要求將地質(zhì)檔案的接收、整理、鑒定及保管工作做好，嚴(yán)格控制檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目的。這就要求做好以下幾點(diǎn)：（1）把好檔案收集歸檔關(guān)。由于地質(zhì)工作具有工作點(diǎn)多、工作時(shí)間較長及工作面廣等特點(diǎn)，因此每個(gè)地質(zhì)項(xiàng)目都貫穿著立項(xiàng)至驗(yàn)收的全過程。每個(gè)階段的材料都必須嚴(yán)格按照“誰負(fù)責(zé)、誰立卷歸檔”的原則，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作職責(zé)，以將地質(zhì)檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地移交到檔案管理部門。而檔案管理者必須要根據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)做好檔案的入庫審查工作，以形成雙向制約機(jī)制，從而提高地質(zhì)歸檔資源的質(zhì)量。（2）把好檔案整理關(guān)。根據(jù)地質(zhì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在有效保管及利用的基礎(chǔ)上，對已收集好的文字、音像等資料進(jìn)行科學(xué)地分類，并做好檔案資料的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，并進(jìn)行科學(xué)的保管，同時(shí)加強(qiáng)檢查力度，對損毀的檔案資料進(jìn)行修復(fù)。對于電子文檔資料也要嚴(yán)格按照相關(guān)的要求進(jìn)行管理，切實(shí)做好檔案目錄信息的登記工作，以保證檔案現(xiàn)代化管理。

3.3提高管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，地質(zhì)檔案的管理與利用已朝著信息化的趨勢發(fā)展。因此，檔案管理人員必要熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，并具備一定的專業(yè)知識(shí)，以滿足檔案信息化收集、管理及利用的需求。因此，要將地勘單位管理人員綜合素質(zhì)的提高作為檔案管理工作的重點(diǎn)。這就要求地勘單位應(yīng)加大管理人員的培訓(xùn)力度，并鼓勵(lì)與引導(dǎo)管理人員多學(xué)習(xí)，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，選送人員參加培訓(xùn)，以為管理人員的學(xué)習(xí)提供基礎(chǔ)。并采取一定的獎(jiǎng)勵(lì)手段，以提高管理人員的學(xué)習(xí)興趣，提高其學(xué)習(xí)積極性，有利于形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，使管理人員能主動(dòng)積極加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從而不斷提高其理論素養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)，以為地質(zhì)檔案管理工作提供更好的服務(wù)。另外，還要提高管理人員的信息化應(yīng)用水平。為了更好地實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的信息化管理，提高地質(zhì)檔案的信息化服務(wù)水平，地勘單位必須要根據(jù)自身的發(fā)展需要，組織管理人員參加相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，以提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)錄入及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等水平，使管理人員能熟悉掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)，并將現(xiàn)代化技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理工作中，建立目錄檢索數(shù)據(jù)庫及全文數(shù)據(jù)庫。而目錄檢索數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建立工作對提高地質(zhì)檔案管理水平具有重要的意義。目錄檢索數(shù)據(jù)庫的完成難度較小，而全文數(shù)據(jù)庫的建立則需要較大的人力物力及時(shí)間，工作量較大，需逐步推進(jìn)。在檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫建立起來后，管理人員可按照借閱者的要求，在計(jì)算機(jī)中輸入相應(yīng)的資料名稱、工作時(shí)間等關(guān)鍵詞，就能快速將數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)地質(zhì)檔案資料信息檢索出來，能為借閱者提供便捷、準(zhǔn)確的服務(wù)，從而提高檔案管理工作的效率。而全文數(shù)據(jù)庫則是通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)掃描、拍攝的手段，在計(jì)算機(jī)中錄入紙質(zhì)檔案，并建立相應(yīng)的電子文檔號。管理人員可按照借閱者的要求，在計(jì)算機(jī)中輸入所需檔案相應(yīng)的電子文檔號，就能快速將數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)地質(zhì)檔案資料信息檢索出來，不僅有利于檔案資料的查閱，還有利于延長紙質(zhì)檔案的保存壽命。因此，加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，不僅提高管理人員的信息化應(yīng)用水平，還能提高管理工作效率，對地勘單位檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

3.4促進(jìn)地質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用

對于地勘單位而言，檔案的管理是手段，而檔案的利用才是目的。地勘單位通過多年的工作，已收集了大量的地質(zhì)檔案資料， 為人們對城市規(guī)劃建設(shè)、礦業(yè)開發(fā)等方面利用提供了重要的資料、數(shù)據(jù)參考。因此，檔案工作必須由傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)形式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化主動(dòng)服務(wù)形式，以為地質(zhì)工作提供有效的服務(wù)。通過對現(xiàn)有的地質(zhì)檔案進(jìn)行開發(fā)及研究，以將地質(zhì)檔案的潛在價(jià)值充分挖掘出來，從而提高地質(zhì)檔案工的利用率。由此可見，通過對現(xiàn)有的地質(zhì)檔案進(jìn)行開發(fā)及研究，以將地質(zhì)檔案的潛在價(jià)值充分挖掘出來，對地質(zhì)檔案進(jìn)行二次開發(fā)利用，對地勘單位的發(fā)展具有重要的意義。

4、結(jié)束語

綜上所述，鑒于地質(zhì)檔案管理的重要性，地勘單位必須要明確現(xiàn)階段管理中存在的問題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，注重檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，通過提高管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、有效化管理，并加大地質(zhì)檔案的二次開發(fā)利用力度，使地質(zhì)檔案的再利用價(jià)值充分挖掘出來，從而提高地勘單位的社會(huì)效益，促進(jìn)地勘單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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篇5

[關(guān)鍵詞]土地檔案；檔案意識(shí)；規(guī)范管理

土地檔案是在土地管理活動(dòng)中直接形成，具有保存和查考價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分，它記載著土地的征用、劃撥、出讓、土地調(diào)查、用途管制調(diào)整、土地確權(quán)發(fā)證等工作的全部過程，是一種重要的信息資源。從2010年6月2日《法治周末》刊登的《安徽太和縣國土資源局大量土地檔案失蹤》一文中，卻讓我們看到了個(gè)別地方基層土地檔案的管理現(xiàn)狀：隨便亂扔亂放，無專人管理，丟失毀損嚴(yán)重，其管理狀況之差令人吃驚。由此看來，加強(qiáng)基層土地檔案的管理工作已刻不容緩，必須引起土地管理機(jī)關(guān)和檔案行政管理部門的高度重視。

一、強(qiáng)化基層土地管理部門的檔案意識(shí)

安徽太和縣國土資源局之所以出現(xiàn)大量土地檔案失蹤的狀況，最主要的一個(gè)原因就是有關(guān)人員特別是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)薄弱，在思想上根本沒有認(rèn)識(shí)到土地檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)基層土地檔案管理工作，首先要強(qiáng)化基層土地管理部門的檔案意識(shí)。各省市土地管理部門要聯(lián)合檔案局，通過舉辦培訓(xùn)班、下發(fā)文件、宣傳典型實(shí)例等形式，加大對《檔案法》和《土地檔案管理工作暫行規(guī)定》的宣傳力度，增加基層土地管理部門全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí)和法制觀念，使他們從思想上真正重視、關(guān)心并支持檔案工作，切實(shí)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，及時(shí)分析研究解決檔案工作中遇到的問題，安排專職檔案管理人員，加大對檔案工作的經(jīng)濟(jì)投入，配備專門的檔案管理場所和必要的管理設(shè)施，為做好檔案管理工作創(chuàng)造良好的前提條件。

二、建立健全土地檔案管理制度

各省市土地管理部門應(yīng)按照《土地管理檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《土地檔案管理工作暫行規(guī)定》、《縣級土地管理檔案分類方案(試行)》的要求，建立健全土地檔案管理規(guī)章制度，明確規(guī)定檔案資料的歸檔范圍、組卷、裝訂、編目、保管、利用等方面的詳細(xì)規(guī)定和要求。還要把檔案管理工作納入年度考核范圍，制定一定的獎(jiǎng)懲制度，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)罰分明，確保土地檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。要特別注意做好土地檔案的交接工作，建立完善的土地檔案交接制度，使檔案交接工作及時(shí)完整、手續(xù)嚴(yán)密，確保土地檔案的完整性。

三、提高土地檔案管理的信息化程度

近年來，隨著土地價(jià)值的日益突顯，土地價(jià)格的不斷攀升，人們越來越多地參與到土地活動(dòng)中來，由此導(dǎo)致土地檔案的數(shù)量越來越多，檔案的類別越來越豐富，其利用率也越來越高，傳統(tǒng)的土地檔案管理方式目前已無法滿足社會(huì)全方位、多層次的利用需求，必須引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，盡快建立土地檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)土地檔案的信息化管理。省級土地管理部門要按照國家檔案局頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和土地檔案工作自身的特殊性，選擇開發(fā)出適當(dāng)?shù)臋n案資源管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)，建立起統(tǒng)一的建設(shè)平臺(tái)，使用統(tǒng)一的信息處理技術(shù)、縮微技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，采取嚴(yán)密的安全措施，做好電子檔案的安全備份工作，并設(shè)定一定的使用權(quán)限，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，逐步實(shí)現(xiàn)土地檔案信息的網(wǎng)上公開查詢，使人們能夠隨時(shí)隨地申請查閱土地檔案信息，從而更好地滿足社會(huì)各方面的利用需求。

四、加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)土地檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，充實(shí)人員，強(qiáng)化職能，穩(wěn)定隊(duì)伍，克服目前存在的機(jī)構(gòu)虛設(shè)、隊(duì)伍不穩(wěn)、職能弱化等問題。要深化土地檔案管理人事制度改革，努力拓寬用人視野，選拔引進(jìn)那些既熟練掌握檔案管理知識(shí)，又能了解土地管理工作具體實(shí)踐，還能熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。要抓好對現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過定期與不定期、送出去與請進(jìn)來的培訓(xùn)方式，對土地檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)法律、法規(guī)、政策及具體工作方法的集中培訓(xùn)，使他們準(zhǔn)確理解政策界限，全面掌握工作程序、工作規(guī)范及建檔管理中的具體要求，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為更好地做好土地檔案管理工作提供良好的人才保障。

篇6

現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，使地質(zhì)科技檔案信息電子化、網(wǎng)絡(luò)化，嚴(yán)重沖擊了傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理工作模式，給地質(zhì)檔案工作的發(fā)展帶來了機(jī)遇。特別在以市場經(jīng)濟(jì)為主體的當(dāng)今社會(huì)中，我們更應(yīng)該提高自己的認(rèn)識(shí)水平，轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立全面的地質(zhì)檔案工作服務(wù)觀和效益觀，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

一、樹立全面的地質(zhì)檔案工作效益觀

傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案工作，雖然也重視檔案的利用，把檔案的利用作為地質(zhì)檔案工作根本目的來認(rèn)識(shí)和對待，但僅從“效益”觀點(diǎn)出發(fā)追求最佳效益是不夠的。這是因?yàn)椋谝唬瑱n案在利用上多是被動(dòng)的，即是以檔案實(shí)體為提供形式與手段的被動(dòng)服務(wù)，而主動(dòng)服務(wù)即以檔案信息為單元的傳遞、利用和發(fā)展不夠。這實(shí)際上是不注重效果，或者說沒有注重獲得最佳的利用效果。第二，檔案的利用并不核算成本。傳統(tǒng)的地質(zhì)科技檔案管理，沒有檔案利用成本的概念，更沒有從產(chǎn)出與投入比的角度去分析地質(zhì)檔案工作或地質(zhì)科技檔案工作的效益。顯然這樣的地質(zhì)科技檔案工作是建立在不講消耗、不講效果、一切由國家承包的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式之下的。第三，沒有把優(yōu)質(zhì)檔案的增加看做是地質(zhì)檔案工作的效益，導(dǎo)致“效益觀”的片面性，從而影響地質(zhì)檔案工作全面效益的提高。

在以市場經(jīng)濟(jì)為主體的當(dāng)今社會(huì)中，地質(zhì)檔案工作更要講究系統(tǒng)功能的完善，而其完善程度最終要以地質(zhì)檔案工作的輸出――檔案管理工作效益為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量。當(dāng)然，檔案管理工作效益，在許多情況下是難以具體衡量的，但是樹立地質(zhì)檔案工作效益觀的概念，產(chǎn)出盡可能增多、消耗盡可能減少的觀念，卻是現(xiàn)代檔案管理工作必須樹立的重要理念之一。因?yàn)闄n案管理工作也和其他工作一樣，效益明顯才會(huì)受到社會(huì)的重視與支持。講究效益，樹立全面的效益觀，就是千方百計(jì)地提高地質(zhì)科技檔案管理工作的效益，從根本上推動(dòng)這項(xiàng)工作的發(fā)展。樹立全面的檔案管理工作效益觀，還必須處理好檔案管理工作的局部效益和整體效益的關(guān)系、現(xiàn)實(shí)效益和歷史效益的關(guān)系。

二、明確地質(zhì)科技檔案管理工作效益的特點(diǎn)

地質(zhì)科技檔案管理工作效益，都附著和滲透在科技工作和有關(guān)的工作當(dāng)中，而它本身不能獨(dú)立表現(xiàn)出來。第一，地質(zhì)科技檔案的利用效益附著和滲透在利用者的勞動(dòng)之中，人們看到的是利用者的工作產(chǎn)生效益，而忽略了檔案人員的貢獻(xiàn)因素。第二，由于科技人員利用的檔案，均產(chǎn)生于一定的形成者，給人的印象是地質(zhì)科技檔案的形成者給了利用者的效益；對館藏的增量也認(rèn)為是別人移交的，忽略了地質(zhì)檔案工作者的勞動(dòng)。其實(shí)，科技檔案管理工作必須經(jīng)過收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)六個(gè)重要環(huán)節(jié)，經(jīng)過前四個(gè)環(huán)節(jié)所形成的科技檔案雖然儲(chǔ)存在內(nèi)部單位，但它和已發(fā)表的論文、著作一樣，也存在“著作權(quán)”問題。如果沒有地質(zhì)檔案工作者的辛勤勞動(dòng)，有關(guān)檔案文件材料就可能不存在，或是殘缺不全，科技人員也無法利用。第三，檔案管理工作的效益均附著和滲透在科技人員的勞動(dòng)對象之中，使它總是不能獨(dú)立顯現(xiàn)，而隱含在科技人員的勞動(dòng)和總體效益之中，難免人們往往忽略地質(zhì)檔案工作者的效益貢獻(xiàn)。

地質(zhì)科技檔案管理工作效益，在有些情況下是不明顯的，例如地質(zhì)科技成果的利用，以及地質(zhì)儲(chǔ)量報(bào)告的利用、圖件文件的應(yīng)用等，在為地質(zhì)工作服務(wù)中，地質(zhì)科技檔案管理工作的效益更多的是隱含的，由于檔案價(jià)值的潛在性，檔案利用效益的緩釋性，使檔案管理工作效益在短期內(nèi)不能集中表現(xiàn)出來，而是通過漫長的歲月才能實(shí)現(xiàn)。如果地質(zhì)檔案工作者認(rèn)識(shí)不到這一特點(diǎn)，有急功近利的思想，或者能夠在眼下顯示出檔案管理工作的效果，但這是不能持久的，也是有害的。

三、區(qū)分檔案管理工作效益和檔案利用效益

地質(zhì)科技檔案管理工作效益與地質(zhì)科技檔案利用效益是有區(qū)別的。構(gòu)成地質(zhì)科技檔案利用效益的因素包括地質(zhì)科技檔案管理人員的勞動(dòng)因素，檔案利用者的智能勞動(dòng)因素和檔案形成者的勞動(dòng)因素。這里談的地質(zhì)科技檔案管理工作效益，是指地質(zhì)科技檔案管理作為一項(xiàng)專業(yè)性工作，在科技工作中的貢獻(xiàn)。區(qū)分地質(zhì)科技檔案管理工作效益和地質(zhì)科技檔案利用效益，有利于我們更全面地看問題。歷來人們把檔案管理工作的效益等同于檔案利用效益，所以追求的目標(biāo)基本是現(xiàn)實(shí)的利用效益，其中又主要是經(jīng)濟(jì)效益，特別是在市場經(jīng)濟(jì)條件更是如此。表現(xiàn)在檔案學(xué)術(shù)理論的研究中，多以檔案利用為主題，甚至形成了一種“急功近利”的檔案利用畸形觀點(diǎn)。地質(zhì)科技檔案管理效益理論告訴我們，檔案管理工作不僅要取得現(xiàn)實(shí)最大利用效益，同時(shí)還要取得檔案潛在價(jià)值、潛在效益的增量上，也就是地質(zhì)檔案的增量上。

四、處理好經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的關(guān)系

地質(zhì)檔案工作要講經(jīng)濟(jì)效益，但還必須講社會(huì)效益，二者并重，不能偏廢。不論是基層檔案室在為本單位科技工作服務(wù)中取得的直接或間接的經(jīng)濟(jì)效益，還是檔案館在為歷史研究服務(wù)中取得的社會(huì)效益，都同等重要，都是對社會(huì)的貢獻(xiàn)。這兩利，效益在一定條件下可以互相轉(zhuǎn)化，不講社會(huì)效益，單純追求經(jīng)濟(jì)效益是有害的。

五、促進(jìn)檔案管理由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變

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1.底圖管理措施不到位

因種種條件制約，底圖檔案管理措施難以落實(shí)到位，從現(xiàn)狀來看，檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。由于對檔案管理重視程度不同，一些企事業(yè)單位的部門和人員甚至對檔案持漠視態(tài)度，聽之任之，認(rèn)為工作做了就成，檔案管理可有可無。因底圖檔案處于動(dòng)態(tài)管理狀態(tài)，底圖版本重復(fù)，一些管理人員對重描、修改的底圖保管不善，制約了底圖檔案管理工作的發(fā)展。

2.對底圖檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足

由于部分企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作在思想認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，因此對底圖管理工作資金、人力、物力等方面投入不足，硬件設(shè)施不齊全，底圖管理必備的條件沒有充分得到落實(shí)。有些企事業(yè)單位底圖多，但卻沒有專用底圖室或者底圖室狹窄，“八防”設(shè)備不配套，造成底圖折疊、破裂、發(fā)黃、易脆等，直接影響底圖的利用效果。

3.規(guī)章制度建設(shè)滯后

在底圖接收、整理與入庫，底圖查閱利用，底圖掃描與掛接，底圖修改與作廢，底圖抽曬復(fù)制等方面，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的辦法，大部分企事業(yè)單位沒有把檔案管理列入相關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任制，缺乏貫徹落實(shí)的考核與保障措施。例如：對于科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中和項(xiàng)目完成后如何確保底圖檔案的完整性，一直缺少有力的措施和依據(jù)，由于檔案人員無法實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目開展過程的情況，因而無法確定底圖是否符合要求，是否真正地齊全完整。

二、采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)對底圖檔案管理的力度

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

作為新時(shí)代的檔案管理工作者，學(xué)習(xí)是關(guān)鍵之關(guān)鍵。檔案管理人員要在加強(qiáng)政治理論、法律法規(guī)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，努力學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。各單位在檔案隊(duì)伍建設(shè)上要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的同志從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮其積極性和創(chuàng)造性，使他們在各自的工作崗位上積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展提供有價(jià)值的檔案信息資源。

2.健全制度，規(guī)范底圖檔案管理程序

底圖檔案是技術(shù)人員在科技活動(dòng)中產(chǎn)生的，因此，必須加強(qiáng)底圖管理，梳理工作流程，建立健全底圖管理制度，做到每個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有章可循。科學(xué)合理的制度有利于促進(jìn)工作的有效開展，建立底圖檔案工作制度必須遵循以下要求：一是科學(xué)合理。制度應(yīng)符合本單位特點(diǎn)和底圖管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。二是簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。三是注意約束的雙向性。也就是既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度能否順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。四是堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.必須把住底圖檔案歸檔入庫關(guān)

由于底圖的重要性和出圖的頻繁性，為確保質(zhì)量，必須嚴(yán)把底圖歸檔入口關(guān)。在底圖歸檔前，就要向設(shè)計(jì)人員提出明確具體的要求，按程序辦事，確保底圖質(zhì)量；歸檔入庫時(shí)，必須一絲不茍地逐張按目錄和制圖要求進(jìn)行校核、清點(diǎn)，成套歸檔，不符合要求的不予簽收入庫。在底圖歸檔驗(yàn)收時(shí)要特別注意幾個(gè)方面：一是查底圖質(zhì)量，重點(diǎn)核查底圖是否平整，字跡是否清楚，圖面有無污跡。因底圖是藍(lán)圖的母版，如底圖質(zhì)量差，就談不上高質(zhì)量的藍(lán)圖。二是查簽署，簽署不齊全的底圖，不能充分發(fā)揮其檔案憑證作用。三是查圖號是否與項(xiàng)目名稱一致，項(xiàng)目圖號是每張圖紙的“身份證“，具有唯一性，它在底圖檔案檢索、利用、保管、統(tǒng)計(jì)中起到關(guān)鍵作用，若多份底圖共用一個(gè)圖號，會(huì)給底圖日后查找利用帶來很多麻煩，因此，在底圖歸檔驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。由于委托單位的需要發(fā)生變化，或因項(xiàng)目改造等原因，歸檔發(fā)圖后的底圖隨時(shí)可能修改，底圖修改一般采用版次遞進(jìn)的方式管理，在底圖檔案中就會(huì)出現(xiàn)同一項(xiàng)目文件圖號有多個(gè)版次的底圖，同一版次的目錄包含不同版次的圖號等情況，多版設(shè)計(jì)文件增加了底圖的協(xié)調(diào)難度，因此在底圖日常管理中，一定要看清楚每張底圖的有效版次，保證各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行者采用的都是有效版本的底圖，否則，由于底圖管理的混亂也會(huì)給項(xiàng)目帶來嚴(yán)重的影響。

4.從底圖檔案的特點(diǎn)出發(fā)，做好紙質(zhì)底圖檔案的保管和防護(hù)工作

底圖檔案具有兩重性，它除了記錄各設(shè)計(jì)階段的技術(shù)史實(shí)外，又是提供復(fù)制的工具。由于底圖材料是經(jīng)過化學(xué)處理的透明紙，易發(fā)黃、變脆、撕裂、破損，不能裝訂，不能折疊存放，如果保管不好，容易過早發(fā)黃變質(zhì)、霉變，它拍折、怕光、怕高溫、怕潮，稍有疏忽，就無法曬出清晰的藍(lán)圖，比較“嬌氣”。因此，檔案人員在底圖檔案管理工作中，要做到思想上充分重視，行動(dòng)上倍加愛護(hù)，工作上特別細(xì)心。對底圖要扎邊平放和卷放，在底圖的抽圖、清點(diǎn)、整理過程中，要珍惜和愛護(hù)底圖，取放底圖時(shí)，一定要維護(hù)好底圖圖號的排序，同時(shí)要輕拿輕放，嚴(yán)防圖紙磨損和撕裂。要從實(shí)際出發(fā)，底圖檔案庫房按“八防”要求管理，嚴(yán)格控制好庫房的溫度和濕度，并做好信息登記；底圖柜要勤擦，庫房要勤清掃，防止灰塵入庫，保持庫房清潔衛(wèi)生；注意防光，預(yù)防霉變和生物危害，以確保底圖檔案的長期保管和利用，充分發(fā)揮底圖檔案的積極作用。

5.加快底圖檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目越來越多，要求也越來越高，傳統(tǒng)的底圖檔案管理方法已難以適應(yīng)發(fā)展的需要，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對底圖檔案進(jìn)行管理可謂是一種行之有效的方法，可以提高檔案工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，充分發(fā)揮底圖檔案在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中的作用。底圖的原件只有一份，而且利用比較頻繁。底圖檔案作為紙質(zhì)產(chǎn)品，有著紙質(zhì)檔案的弱點(diǎn)，就是容易磨損、發(fā)黃變脆、破裂、受潮，不易保管。傳統(tǒng)的檔案管理無法形成資源共享，藍(lán)圖和底圖都保管，導(dǎo)致人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。要解決這些問題，有必要建立數(shù)據(jù)庫，對底圖檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。紙版底圖、PDF版電子文件同時(shí)送交檔案室，對還沒有實(shí)行電子簽名的項(xiàng)目文件，做到即存即掃，在條件具備時(shí)，將早期手工繪制的底圖“孤本”檔案也掃描成圖形文件，在搶救、修復(fù)底圖檔案的同時(shí)，將“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”。掃描后的圖形文件在單位檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中掛接，便于需求者查找、利用。電子檔案作為紙質(zhì)檔案的備份進(jìn)行保存，一是使紙質(zhì)檔案多一層保險(xiǎn)；二是實(shí)現(xiàn)底圖檔案借閱、利用桌面化，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程利用，也可以滿足多人同時(shí)使用，為需求者提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)也減少了對紙質(zhì)檔案的磨損，最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案；三是為底圖的存放提供了便利，對已制成電子檔案且原底圖破損嚴(yán)重、年份稍長、利用較少的底圖可以卷放，也可以異地存放，供利用的藍(lán)圖如果不再存檔，將大大緩解庫房存放壓力，使現(xiàn)有庫房資源得到高效利用。

6.采用現(xiàn)代信息化管理工具，加快底圖過程管理

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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；整理保管；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或者其他經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中所形成的，主要由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等形式構(gòu)成的具有保存價(jià)值并作為歷史記錄進(jìn)行保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位或部門，都要產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案，因此會(huì)計(jì)檔案具有范圍廣、數(shù)量大的特點(diǎn)。一個(gè)單位對會(huì)計(jì)檔案的重視程度，可以客觀的反映出相關(guān)單位的經(jīng)濟(jì)構(gòu)架是否完整，經(jīng)濟(jì)秩序是否合理合法。由此可見管理好會(huì)計(jì)檔案的重要性和必要性。

一、會(huì)計(jì)檔案的形成

會(huì)計(jì)工作具有非常嚴(yán)密的制度和法規(guī)，會(huì)計(jì)檔案的形成也是嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)則和規(guī)定進(jìn)行的。從會(huì)計(jì)憑證的審核、簽字到會(huì)計(jì)賬簿的核算填寫再到會(huì)計(jì)報(bào)表的完成，不僅各項(xiàng)程序聯(lián)系密切，而且必須執(zhí)行國家的規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)。

會(huì)計(jì)檔案主要由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及財(cái)務(wù)報(bào)告組成，它們的形成是依次產(chǎn)生，具有連續(xù)性的。首先產(chǎn)生的是會(huì)計(jì)憑證，它主要由記賬憑證和原始憑證組成；然后依照會(huì)計(jì)憑證制作會(huì)計(jì)賬簿，主要分為主賬、明細(xì)賬、輔助賬、銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬等；最后依據(jù)會(huì)計(jì)賬簿的內(nèi)容來編制會(huì)計(jì)報(bào)表，根據(jù)情況形成月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)。

二、會(huì)計(jì)檔案的組卷

各種類別的會(huì)計(jì)檔案在整理組卷時(shí)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

整編憑證時(shí)，應(yīng)分別將收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證及所附原始單據(jù)粘貼在“會(huì)計(jì)憑證粘貼單”上。粘貼時(shí)張與張之間要整齊、均勻，對超過卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等應(yīng)折疊擺放；與卷皮規(guī)格大小相同的中型原始憑證應(yīng)壓摞擺放；小型憑證可以仿魚鱗式由上而下，由左到右依次擺開壓頁擺放，按時(shí)間和順序號將貼滿憑證的“會(huì)計(jì)憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊。注意在裝訂憑證前剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂時(shí)封裝邊可根據(jù)實(shí)際情況填入適量紙片以保持與憑證單據(jù)同樣厚度，裝訂后要求整齊、牢固、不掉頁、不倒頁、不壓字，便于翻閱。

賬簿類應(yīng)按照不同類別分冊整理立卷、形成保管單位。賬簿內(nèi)賬頁排列順序是：銀行存款、現(xiàn)金日記賬按自然形成日期；總賬、明細(xì)賬按會(huì)計(jì)科目。對賬目較多的科目，應(yīng)按科目分開裝訂組卷。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號，空白賬頁不編號。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按各單位產(chǎn)生的月、季、年度分別整理。有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告說明與分析應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。凡歸檔的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）及文字說明，均應(yīng)存原始件，不得使用圓珠筆及藍(lán)色雙面復(fù)印紙、壓感紙或復(fù)印件。月、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。凡合并組卷的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在案卷標(biāo)題中注明月、季。

各類會(huì)計(jì)檔案成冊后還應(yīng)加裝“會(huì)計(jì)檔案”封面，并以一盒一卷的標(biāo)準(zhǔn)裝盒。選擇封面時(shí)根據(jù)案卷裝訂方向決定使用橫向或縱向封面，并填齊檔案名稱、編號、形成日期、形成單位等內(nèi)容。同時(shí)在封面右下方加蓋“歸檔卷位戳”，注明檔案所屬的年度、種類、應(yīng)保管的期限、全宗號、會(huì)計(jì)處理號及卷號。選擇檔案盒時(shí)根據(jù)每冊檔案的厚度選擇相應(yīng)的盒子，并用印章標(biāo)蓋出本冊檔案所屬的年度、月份、形成單位、種類、保管期限、全宗號、會(huì)計(jì)處理號及卷號。

全宗號是各級檔案館為已進(jìn)館或可能進(jìn)館的單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，沒有向檔案館移交過檔案的單位則沒有全宗號。在會(huì)計(jì)處理號的編制上應(yīng)當(dāng)注意不同保管期限的檔案種類應(yīng)分別編制從“1”開始的順序號，同保管期限的種類按照固定的先后順序依次編制。而卷號則可理解為保管單位對庫存檔案按照一定的順序編制的大流水號，與檔案號形成對應(yīng)關(guān)系，便于日常管理和查詢。

不同種類的會(huì)計(jì)檔案對應(yīng)著不同的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過，自2016年1月1日起施行的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。其中，年度務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告作為永久保存；月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保存十年；其他賬簿類和憑證類檔案一般都需要保存三十年。高質(zhì)規(guī)范的組卷更有利于檔案的長久保存，因此對檔案組卷的規(guī)范性不容忽視。

三、會(huì)計(jì)人員及管理人員的職責(zé)

能接觸到會(huì)計(jì)檔案最原始狀態(tài)的人員是會(huì)計(jì)人員，他們具有將原始憑證整理分裝、將賬簿報(bào)表編頁組卷的責(zé)任。會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)資料整理的熟練性以及對會(huì)計(jì)檔案組卷規(guī)則的熟知程度直接決定著會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。所以，對會(huì)計(jì)人員整編檔案的技能以及管理檔案的意識(shí)培訓(xùn)非常重要，應(yīng)該納入會(huì)計(jì)人員職責(zé)中加以崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理保管的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案組卷規(guī)則的基本知識(shí)，具備獨(dú)立組卷的能力，進(jìn)而從源頭上保證會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性。

同時(shí)，檔案管理人員在整編時(shí)要對入庫檔案組卷的標(biāo)準(zhǔn)性、內(nèi)容的完整性、編號的準(zhǔn)確性上做到高質(zhì)量零誤差的保證。尤其對會(huì)計(jì)處理號的檢查及檔案卷號的編目上應(yīng)當(dāng)加倍細(xì)致。制作出入庫檔案的詳細(xì)目錄，以便在查檔時(shí)能及時(shí)準(zhǔn)確的找出需要的內(nèi)容。

四、會(huì)計(jì)檔案的利用和管理

在會(huì)計(jì)檔案的借閱利用過程中，應(yīng)制定嚴(yán)格健全的管理制度，制作相應(yīng)的調(diào)閱、查閱、借閱利用單和登記表，準(zhǔn)確記錄查閱使用人員的姓名、單位、查閱的內(nèi)容、用途、查閱時(shí)間、數(shù)量等信息。操作中嚴(yán)格執(zhí)行管理?xiàng)l例，利用過程中不得在檔案上作任何記錄、勾畫或涂該，更不得拆封、增添撕取或者抽換單據(jù)。會(huì)計(jì)檔案除本單位財(cái)會(huì)部門有權(quán)查閱外，外單位或其他部門查閱時(shí)須持有介紹信，并經(jīng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后憑辦理手續(xù)方可查閱。

會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)的管理，原則上應(yīng)為會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)設(shè)立庫房進(jìn)行保管，切實(shí)執(zhí)行安全保密制度，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。在保管條件上嚴(yán)格遵循檔案庫房要求，做好庫房的防火、防水、防照、防潮、防盜、防塵、防有害氣體、防有害生物等工作，將庫房溫度控制在14℃～24℃，濕度保持在45%～60%。在檔案的放置上做到排列系統(tǒng)、存放有序、查閱方便。

會(huì)計(jì)檔案常用的排列方式有兩種。當(dāng)存儲(chǔ)空間足夠時(shí)，可按不同保管期限分區(qū)域放置，在同個(gè)保管期限區(qū)內(nèi)再按檔案所屬年度，然后組織機(jī)構(gòu)，最后種類順序排列。這樣排放的優(yōu)勢在于當(dāng)某類檔案達(dá)到保管期限需要進(jìn)行銷毀時(shí)，不會(huì)影響其他保管期限的檔案放置的位置。但當(dāng)總庫存儲(chǔ)空間有限時(shí)，則建議按照先年度，再組織機(jī)構(gòu)，然后保管期限，最后種類的方法排列。這樣的存放方式不需要預(yù)留存儲(chǔ)空間，直接根據(jù)每年入庫的檔案順序依次放置，入庫前只用對同個(gè)組織機(jī)構(gòu)的檔案按照同保管期限的種類集中排列即可。各保管單位可根據(jù)自身檔案特點(diǎn)選擇適合的排列方式，遵循固定的規(guī)律，便于管理利用。

五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀

篇9

低保即城鄉(xiāng)居民最低生活保障，是社會(huì)救助體制的重要內(nèi)容之一，其目的在于維護(hù)與保障社會(huì)困難群體的基本生活權(quán)益。低保檔案是對社會(huì)困難家庭情況的真實(shí)記錄，統(tǒng)計(jì)并入檔享受低保待遇的人員，是低保工作順利開展的重要保證，也是低保資金投放的重要依據(jù)。

一、規(guī)范化管理城鄉(xiāng)低保檔案

城鄉(xiāng)低保檔案是通過縣級、鄉(xiāng)級人民政府以及社區(qū)或村委會(huì)分別對低保對象進(jìn)行核查工作，進(jìn)而形成完整的低保資料，并對低保檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理。城鄉(xiāng)低保檔案是低保工作有序進(jìn)行的重要保障，是最終實(shí)現(xiàn)改善民生社會(huì)需求的內(nèi)在要求。

低保檔案管理工作包括分級管理及日常管理。其中分級管理工作內(nèi)容主要有：低保戶向村級政府或社區(qū)提出申請，填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審核表，并上交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明、贍養(yǎng)撫養(yǎng)證明，提供居民身份證復(fù)印件、家庭收入證明、殘疾證明等，通過社區(qū)及鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政部門審查，再上報(bào)縣級民政局進(jìn)行審核，并做出決定。如果審核通過，縣級民政局將依據(jù)低保對象名單發(fā)放低保金，同時(shí)會(huì)對低保戶進(jìn)行隨機(jī)抽查。根據(jù)低保檔案分級管理工作的內(nèi)容可知，低保戶的確定要通過三個(gè)環(huán)節(jié)：社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)級民政部門及縣級民政部門。對低保檔案實(shí)行分級管理時(shí)需要保證管理工作的規(guī)范化，保證低保檔案的完整性和安全性，為低保工作的展開提供保障。日常管理類檔案則是在進(jìn)行分級管理檔案時(shí)形成的，對各類型低保檔案的日常管理工作的內(nèi)容主要包括：根據(jù)低保對象申報(bào)材料，以戶為單元建立低保戶檔案，并實(shí)施一戶一號的體制。政府部門依據(jù)低保戶的實(shí)際情況，對低保戶的低保金實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。

二、加強(qiáng)低保檔案的基礎(chǔ)工作

低保檔案基礎(chǔ)工作主要包括：檔案的收集歸檔、整理編目、保管期限及移交、檔案的利用。低保檔案是國家低保政策的具體體現(xiàn)，是對享受低保待遇家庭的真實(shí)反映，也是低保工作順利展開的重要保證、低保資金投放的重要依據(jù)。

（一）低保檔案的收集及歸檔

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府安排低保工作專業(yè)人員對低保申請對象的審批表及相關(guān)證明進(jìn)行收集和整理，將低保戶的個(gè)人、家庭資料進(jìn)行歸檔處理，再上交縣級民政部門進(jìn)行審核，對該縣低保戶申請者的資料進(jìn)行歸檔。

（二）低保檔案的整理編目

低保檔案是以戶為單位進(jìn)行建檔的，因此必須對低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理，首先按照資料的重要程度將低保檔案審批時(shí)提交的材料進(jìn)行編碼處理，并置入檔案袋中，方便日后材料的添加。同時(shí)低保檔案要表明提交時(shí)間，以時(shí)間先后為準(zhǔn)，將檔案進(jìn)行排序。

（三）低保檔案的保管期限及移交

由于當(dāng)前低保檔案采取一戶一號的管理模式，低保戶的資料在檔期間，需要對低保戶檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整，檔案在低保戶停保后5年，將低保檔案上交機(jī)關(guān)綜合檔案室，由于這種低保檔案保管仍屬于短期保管，無須將低保檔案移交至當(dāng)?shù)赝墮n案局進(jìn)行保管。

（四）低保檔案的利用

低保檔案只是提供給相關(guān)管理部門使用，不得對外開放。若未得到縣級以上機(jī)關(guān)單位的允許，必須對低保檔案資料進(jìn)行保密處理。一般來說，低保檔案只供單位內(nèi)部進(jìn)行查看，不允許借出。如果要查詢個(gè)人低保信息，需要提供低保戶身份證及低保證明。

三、構(gòu)建信息化低保檔案管理模式

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心的現(xiàn)代科技手段已滲透到人們生活的方方面面，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)的電子化、信息化發(fā)展。而低保檔案的工作內(nèi)容較繁瑣、涉及面較廣，給低保檔案管理工作者帶來了很大困難，不利于低保檔案的安全性和完整性。因此，要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理低保檔案的目標(biāo)，必須構(gòu)建信息化、電子化的低保檔案，將信息技術(shù)貫穿于整個(gè)低保檔案工作過程中。例如，構(gòu)建低保檔案信息管理系統(tǒng)，在對低保檔案進(jìn)行分級管理時(shí)，如果低保戶的申請材料通過審核，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政部門就將低保戶的個(gè)人信息及相關(guān)低保信息記載進(jìn)信息管理系統(tǒng)中，保證低保紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步，同時(shí)設(shè)置低保戶個(gè)人信息查詢系統(tǒng)，方便低保戶對自身低保信息進(jìn)行查閱，從而實(shí)現(xiàn)對低保檔案的信息化管理。

篇10

當(dāng)前，由于低碳經(jīng)濟(jì)理念才剛出現(xiàn)不久，這使得我國建立的檔案管理保障體系中沒有涵蓋這一理念，所以也沒有建立專門的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，在已經(jīng)建立的制度和相關(guān)法律法規(guī)中也很少涉及環(huán)境問題，有關(guān)環(huán)境檔案信息和管理體系的制度規(guī)范也不完善。這一情況使得我國檔案發(fā)展受到了較大的阻礙，檔案信息的交流局限在一個(gè)較小的范圍，不僅使得我國的環(huán)境檔案管理工作無法緊跟時(shí)代需求，還導(dǎo)致我國的環(huán)保工作很難取得較好的效果，無法實(shí)現(xiàn)國際交流與合作，致使我國的環(huán)境保護(hù)工作很難被國際認(rèn)同，也很難達(dá)到國際水平，在一些環(huán)保機(jī)構(gòu)和發(fā)達(dá)國家看來，我國仍處于一種污染避難所的現(xiàn)狀；二是沒有建立健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系與支撐體系。

現(xiàn)階段，我國對環(huán)境檔案管理要素的認(rèn)識(shí)仍不夠全面，所以也就缺乏與之相關(guān)的原則與準(zhǔn)則。使得我國各地之間對于環(huán)境檔案信息披露內(nèi)容的范圍、程度以及形式方面均存在差異，缺乏統(tǒng)一有效的規(guī)范，大部分企業(yè)在處理環(huán)境檔案信息都存在高調(diào)面對、低調(diào)處理的情況，通過這樣的方式來盡量降低披露出的環(huán)境檔案信息對企業(yè)自身所造成的不利影響，從而致使環(huán)境檔案信息的真實(shí)性、可靠性缺乏保障。

2、低碳經(jīng)濟(jì)背景下的環(huán)境檔案管理要求

2.1建立健全完善的環(huán)境檔案管理保障體系

當(dāng)前，我國現(xiàn)行的檔案管理工作規(guī)范以及檔案法律法規(guī)中都缺乏環(huán)境方面的內(nèi)容，所以，為了符合低碳經(jīng)濟(jì)背景下對檔案管理工作的要求，應(yīng)結(jié)合我國檔案的實(shí)際發(fā)展情況，修改檔案管理方面的法律法規(guī)和工作規(guī)范，環(huán)境方面的內(nèi)容納入其中，通過法律法規(guī)來明確保障環(huán)境檔案管理地位與作用，從而為建立健全完善的環(huán)境檔案管理保障體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。除此之外，還應(yīng)不斷完善環(huán)境法規(guī)保障體系和環(huán)境保護(hù)相關(guān)政策，并以此建立科學(xué)的生態(tài)環(huán)境評價(jià)體系。

2.2建立健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系

當(dāng)前，我國現(xiàn)行的檔案管理操作體系明顯不適應(yīng)低碳經(jīng)濟(jì)背景下的環(huán)境檔案管理要求。因此，國家檔案管理部門必須革新檔案管理操作體系，通過借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國檔案管理現(xiàn)狀，圍繞低碳經(jīng)濟(jì)背景下對環(huán)境檔案管理的要求，構(gòu)建一個(gè)新的健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系。通過這個(gè)新的健全完善的環(huán)境檔案管理操作體系，來指導(dǎo)和規(guī)范環(huán)境檔案管理工作，同時(shí)針對環(huán)境檔案信息披露狀況，建立有效的監(jiān)督體系并制定嚴(yán)格的審核機(jī)制，以此監(jiān)督和審核環(huán)境檔案信息的真實(shí)性、可靠性、合法性、全面性。

2.3創(chuàng)新齊抓共管體系

建立的環(huán)境檔案管理制度要想得到具體落實(shí)和執(zhí)行離不開政府部門的監(jiān)督指導(dǎo)。因此，政府相關(guān)部門應(yīng)通力合作，針對環(huán)境檔案管理情況制定一系列相關(guān)制度、準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，以此為環(huán)境檔案管理工作的順利進(jìn)行與完成提供可靠的保障。此外，政府各部門還應(yīng)根據(jù)建立的環(huán)境檔案管理制度出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章和措施，對環(huán)境檔案信息披露作出基礎(chǔ)規(guī)定，制定嚴(yán)格的懲罰措施，一旦發(fā)現(xiàn)有違反環(huán)境檔案管理的行為按照制定的懲罰措施嚴(yán)懲不貸，以此使得環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。

3、環(huán)境檔案管理未來發(fā)展趨勢

低碳經(jīng)濟(jì)背景下的環(huán)境檔案管理未來發(fā)展趨勢必然是全面實(shí)現(xiàn)電子化信息化。實(shí)現(xiàn)電子化信息化的環(huán)境檔案管理，不僅有助于提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，還有助于提高企業(yè)的檔案管理水平，同時(shí)亦是時(shí)展的必然結(jié)果。環(huán)境檔案管理工作只有電子化信息化才能更好的符合低碳經(jīng)濟(jì)背景下的發(fā)展需求。而環(huán)境檔案管理電子化信息化的核心就是電子文件歸檔，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔，電子歸檔具有存儲(chǔ)查閱方便、不會(huì)出現(xiàn)檔案資料破損情況且檔案信息安全性高的特點(diǎn)，在電子歸檔中確保檔案信息真實(shí)、完整、安全非常重要。環(huán)境檔案管理工作電子化信息化避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中容易發(fā)生的問題，還提高了環(huán)境檔案的利用價(jià)值和安全性，真正實(shí)現(xiàn)了環(huán)境檔案信息資源共享，使得我國環(huán)境檔案管理與國際接軌。可以預(yù)見的是，隨著電子化信息化的全面普及和飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化是檔案管理未來發(fā)展的必然趨勢。

4、結(jié)語