檔案業務指導的體會

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城建檔案業務指導工作是城建檔案管理部門的一項重要職能，是依據城建檔案工作的法律、法規、國家標準和技術規范，對城市建設活動中的檔案業務活動進行的示范、引導、檢查、督促和監督的過程。

作為一名城建檔案工作的管理人員去進行建設工程檔案業務指導時，正確處理好指導的對象、指導的方法、指導的時間，是形成準確的高質量的城建檔案的必備條件。

業務指導人員要適應，學用結合，并注意以下幾點:——城建檔案業務指導的時效性，即掌握檔案形成的最佳指導時間；

——城建檔案業務指導的針對性，即去指導什么，要精于什么；

——城建檔案業務指導的連續性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統指導；

——城建檔案業務指導與法規相并使用的必要性，即指導效果是柔性的，執行法律法規是強制性的。

一、城建檔案業務指導的最佳時間千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質量也是這樣，檔案工作的環節，收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質量，要規范、高效的展開收集工作，必須認真地對待收集的前端工作，即指導要準確、及時、到位。

建設單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導工作就開始了，首先告之建設單位下面實施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時及時與城建檔案館業務指導人員聯系。開工時進行業務交底時應向建設單位了解，施工單位、監理單位相關管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯系，這樣可知道工程的進度，指導抽查產生與工程同步形成準確的資料。指導人員只有精通業務，工作踏實，才能主動去做，做到指導在先、管理在先、服務在先。事實證明，把好指導關的各個環節，提交的三方資料的質量就要好得多，只參加工程竣工驗收，未能及時指導的資料就易殘缺不全，指導環節把關十分重要。

二、城建檔案業務指導的內容

精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關鍵。建設工程檔案涉及單位很多，一個工程會產生多家的建設工程檔案，只有準確地指導，才會形成正確的檔案。

以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設單位、施工單位、監理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內容與要求，指導他們正確地形成檔案。

（一）工程開工時業務交底內容

1、宣傳《建設工程質量條例》、《城市建設檔案管理規定》等有關法律、規章，落實各單位應承擔的責任和要求。要明確三方職責，提示建設、施工、監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。

2、建設單位應交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設單位應交資料目錄，講解具體內容與要求，了解已經辦了哪些手續，產生了哪些資料，告之保存方法等等。

3、告之施工單位及監理單位收集資料中應注意的事

項，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的連慣性。施工資料、監理資料在不斷地完善與更新，新材料、新工藝的開發應用，會產生新的資料。告訴他們除完善質監要求外，城建檔案部門也有特定的要求，只有把質監要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。

（二）工程施工過程中的業務指導

由于業務指導人員人手和業務量的問題，我們一般根據工程量的大小來決定是否有必要在施工過程中進行業務指導，是否與施工單位、監理單位資料員保持聯系，一般市重點工程、住宅小區或單體工程在5000平方米以上的。業務指導主要是督促檢查為主，內容如下：①檢查質評資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。②原材料合格證及復試報告是否齊全。③施工驗評資料監理簽章手續是否完備。④設計變更要注意收集及時標注。⑤監理月報的內容填寫要真實齊全，是否與形成資料一致,監理指令通知單有無及時回復到位。⑥工程資料是否與工程實體同步進行等等。

（三）工程完工后的專項驗收時的業務指導

我市實行建設工程檔案專項驗收制度，由業務人員進行竣工驗收前的業務指導，檔案驗收申請通過后方可組織竣工驗收，這其實是為了避免在建設工程竣工驗收時工程檔案驗收走過場的現象。

對工程檔案的要求是多方面的，最明確的要求是，它既要滿足工程質量監督部門的要求，又要符合城建檔案部門的要求。本著為建設方、施工、監理方著想，提高效率，允許施工單位、監理單位向城建檔案館提交審核他們自己形成的工程資料，出于不同施工單位、監理單位不同資料員之手的資料，由于認識與操作的差異，所產生的資料或多或少存在不足，難免有需要補辦的，需要更改的，這就要及時提出整改意見。建設方的資料涉及很多部門，有些資料往往不能及時移交，不完整的現象也時時發生，這就需要督促其去補齊。

在檔案專項驗收工作中，建設單位形成的資料主要是看各項手續的辦理是否齊備，具備竣工驗收條件；施工文件我們采取“三性”的要求，對其進行驗收。主要針對施工文件內容的“三性”要求即“完整性、準確性、真實性”來審核。如：進行簽字人員的筆跡核對，抽檢竣工圖上的設計變更標注是否到位、抽檢施工資料土建資料核查表的資料份數填寫是否與安裝分部資料核查表一致、原材料檢測復試報告是否齊全等等；監理文件我們著重抽查監理文件形成是否與工程量一致，監理通知單是否回復到位，監理月報內容填寫是否齊全完整與形成資料是否對應等等。

（四）建設工程檔案接收時的審核

由指導產生，收集形成了好的工程資料，不一定是好的工程檔案，就象有好的鋼筋、水泥，沒有好的施工水平一樣造不出好房子。從工程資料轉化為工程檔案的過程中，一是要求建設、施工、監理單位負責人員規范操作，二是要及時指導、檢查與監督。只有嚴格地按國標《建設工程文件歸檔整理規范》執行，對其整理上審核是否達到“兩化”即規范化、標準化。如：案卷封面內容填寫是否規范，卷內目錄的各項內容填寫是否與后面的文件頁次一致，卷內備考表的內容是否完整、齊全等。

三、城建檔案業務指導的性質

執法主體合法、適用法律內容合法、處理程序合法是構成合法執法的三大要件。具體行使城建檔案管理執法的單位是事業性質，必須經建設行政主管部門委托，由政府法制管理部門辦理執法證。這樣城建檔案管理部門及其工作人員才具備了合格的管理執法資格。

城建檔案管理部門業務指導具有這樣的性質：城建檔案的業務指導既是一種檔案行政管理、執法監督的職能活動，也是一項專業技術性活動，屬檔案工作的專業業務指導的范疇。

四、城建檔案業務指導的必要性

工程檔案是城建檔案的一個重要組成部分，也是城建檔案館進館最多的檔案，它的質量好壞，直接反映了我們城建檔案工作的好壞，從永久保存和利用這個角度出發，其意義重大且深遠。為此，城建檔案管理人員在業務指導中一定要按法規辦事，才具備了條件，把好建設工程檔案的質量關。在工程竣工驗收時，在竣工驗收時，凡竣工檔案不符合要求或缺失檔案的，城建檔案管理人員應依據《建設工程質量管理條例》等法規規定，實行一票否決，工程不予驗收或不得評優。

完整、準確、系統的城建檔案是搞好城市規劃、加強管理、提高城市抗災能力、保障城市人民正常生活的重要科學依據。若沒有保存完整、齊全的城建檔案，特別是地下管網資料未與現狀保持一致，就極易發生事故，甚至釀成重大的經濟損失。這就要求城建檔案工作者必須以認真，負責態度投入其中，使檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用六個環節一一到位。城建檔案形成單位廣泛、內容繁多，這也決定了城建檔案業務指導職能的必要性和重要性。