政府單位行政公文寫作要求技巧

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行政公文，是公務(wù)文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務(wù)實踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式（注意：比模式更進一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國公文一律按照國務(wù)院辦公廳1987年2月18日、1993年11月修訂的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一：要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二：要符合明晰、確切、簡練的標準，三：要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復(fù)；函；會議紀要。

公文主文結(jié)構(gòu)，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設(shè)置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫作，是公文寫作的難點。

一、標題

1．規(guī)范式：三部分，即：發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種

――用于重要、莊重的公務(wù)

2．靈活式

A二部分：一是發(fā)文機關(guān)＋文種

（以上標題下可加時間）

二是事由＋文種

三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機關(guān)及原通知標題”

B一部分：只有文種

――常是不大重要的公務(wù)，帶周知性

帶發(fā)文機關(guān)的標題下面如寫發(fā)文時間，則須用括號，公務(wù)須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時間。

二、正文

1．主送機關(guān)（面向機關(guān)全體人員或者社會群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織關(guān)系）

2．正文

A．原由：一是依據(jù)：

#情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等；常用“目前…”類時間狀語；簡介人物及事跡

#文件：常用“根據(jù)…”；往往是一句話

#意義：議論：常用“是…”

#作用：常用“將使…”

二是目的：常用“為…”

原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。

B事項：（內(nèi)容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標題或用句子表達）

1.并列式。常見。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為

說明主旨服務(wù)。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。

并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。

要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

2.遞進式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序

也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

注意：自此以下常運用序碼。順序是一、（一）、1、（1）共四層。

不重要內(nèi)容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。

C結(jié)尾：（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請予批準”、“特此通知”等。

二是希望、號召類。

從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。

請示模式

請示是向直接上級請求指示、批準的公文。必須事前行文，一事一文。上級應(yīng)在一定的時限內(nèi)批復(fù)。

【標題】一般由發(fā)文機關(guān)、事由、公文種類三部分組成。如：《×××學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦＜校園文學(xué)＞報的請示》。可以省去發(fā)文機關(guān)。

【主送機關(guān)】接受請求的直接上級機關(guān)，在標題下面一行頂格寫起。

只寫一個，如需同時送其它機關(guān)，應(yīng)用抄報（在文末左下角寫明）形式。

【正文】1.請求緣由。一寫情況依據(jù)（往往用“目前”開頭），二寫目的說明（用“為...”開頭）。

2.請求事項。分層分項寫清具體要求，并說透理由，提出充足的事實和理論根據(jù)。同時，依據(jù)實際情況，提

出切實可行的處理意見，作為上級機關(guān)進行判斷和指示的參考。

3.結(jié)尾。只是一句祈使性的話：“當(dāng)否，請批復(fù)”或“以上如無不當(dāng)，請批準”。

【附件】可有可無。是隨同請求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。

【印章、發(fā)文時間】

報告模式

報告是向上級機關(guān)報告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問的公文。一般事后、事中行文。不要求上級批復(fù)，行文較長。報告和總結(jié)、調(diào)查報告的寫法大同小異。常見單位部門的總結(jié)同時用于會議，成為報告。

【標題】一般是：“事由＋報告”。

【主送機關(guān)】與請示相同。

【正文】種類繁多，正文內(nèi)容有差異。為學(xué)習(xí)方便，把報告大致分為二種：

一是綜合性報告正文，或稱總結(jié)性報告。政府及機關(guān)單位都要在大會上作此種工作報告。

1.情況簡述：工作時間、地點、背景、條件或各項工作的開展情況。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式（議論判斷）、說明式（用“為了…”）等。百字上下。

2.成績做法：這是主體。可以簡要敘述一下工作過程。成績常常通過數(shù)字、比較、事實來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標題式、階段式和貫通式。公務(wù)員之家

3.經(jīng)驗教訓(xùn)：要有觀點、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。

4.今后計劃。往往寫成今后的工作計劃。常常占三分之一篇幅。各級各類行政機關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報告。

二是專題性報告正文。著重匯報某項工作或某個問題，特點是專項、特殊，一事一報。

1.概述情況。講清工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項的起因和經(jīng)過。

2.說明理由、做法和反映。或取得的成績和經(jīng)驗，或分析存在的問題及原因，或說明工作做法，或?qū)懗鋈罕姺从场?/p>

3.提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。

報告要用事實說話，以敘述為主，敘議結(jié)合。

【結(jié)尾】一般用“特此報告”，“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等習(xí)慣用語，有的不寫。如有附件，與請求相同寫法。

最后寫發(fā)文機關(guān)或個人，蓋章，寫發(fā)文時間。

通知模式

通知是批轉(zhuǎn)下級公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬機關(guān)公文、規(guī)章、傳達事項和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據(jù)其作用分為五種：性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項性通知、會議通知和任免通知。

【標題】靈活，甚至只有“通知”這一部分（內(nèi)容不大重要又是周知的）。但批轉(zhuǎn)性通知的標題按照《辦法》“準確簡要”的規(guī)定，省略文種，即：“批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋（始發(fā)機關(guān)）原文標題”。

【主送機關(guān)】直接上級。

【正文】

性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文：“主體（或轉(zhuǎn)發(fā)的文件）＋批語”。如：“現(xiàn)將《＊＊＊辦法》發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。”

事項性通知：原由＋事項＋結(jié)語（特此通知）

會議通知：名稱、時間、地點、內(nèi)容、人員、報道時間和地點、需帶材料等

任免通知：格式固定