秘書基本規律的具體表現

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秘書工作規律，按研究范疇不同，有基本規律和具體規律之分。秘書工作的基本規律，是作用于秘書工作一切主要方面和主

要過程的規律；秘書工作的具體規律，是作用于秘書工作某一階段或某個方面的規律，例如，秘書寫作的規律，秘書參謀的規律，秘書協調的規律，等等。秘書工作具體規律是秘書工作基本規律的具體表現，秘書工作基本規律包含、支配和制約著秘書工作的具體規律。由于秘書工作綜合性較強，涉及面很廣，這里僅就幾種具體工作規律作些論述。

一、辦公室公文寫作規律

協助領導者撰寫公文是秘書工作一項經常性的重要任務。秘書工作者要順利完成這項任務，就必須認識和掌握公文寫作的規律。辦公室公文寫作規律具體表現為五個方面相同一的涵義。

（一）起草者的思想與領導意圖相同一

公文是各級機關在管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，法規和規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具，是領導者行使領導職能的重要手段。公文寫作任務一股由機關秘書人員承擔，只要公文寫作任務一下達，秘書人員必須按照領導要求努力完成。公文寫作不同于其它文章的寫作，是受命寫作，而不是自由創作，是“要我寫”而不是“我要寫”，公文內容必須體現領導機關的工作意圖，不允許摻雜作者個人的意見。作者思想與領導意圖必須保持高度一致，才能保證公文的質量，獲得領導者的認可。這就告訴我們，秘書人員在公文寫作中一定要首先領會領導意圖，弄清發文的目的、對象、內容、要求、時間等要素，然后再寫作。領導意圖還包括黨和國家的方針、政策以及上級機關的指示精神，秘書人員也必須認真學習，深刻領會，只有這樣，才能充分體現領導機關制發文件的工作意圖。

（二）寫作內容與客觀實際相同一

公文是在公務活動中形成，用于處理公務的文書，并具有法定的效力，因而，公文的內容必須是真實的，所提措施是可行的，不允許有半點虛構和夸張。公文起草者必須時刻牢記自己的筆下有財產萬千，有人命關天，有是非曲直，有毀譽忠奸。因此，寫請示和報告，必須如實反映情況，否則，就是欺騙上級組織；寫決定和指示，必須符合執行單位的實際，否則，就是一紙空文，無法落實。這就要求秘書人員在動筆起草公文前必須進行調查研究，充分占有第一手材料，并且進行實事求是的分析，提出的任務措施和要求必須從受文單位的實際情況出發，做到切實可行。行文應簡短，文風要樸實，做到實在、管用。

（三）行文格式與發文用途相同一

公文是具有規范體式的文書，公文寫作是一種規范寫作。國家規定的公文格式，是為了充分體現公文的法定權威性和約束力，以便更好地實現發文目的。每種行文格式各不相同，都與發文用途密切相聯。發文用途規定了行文格式，行文格式反映發文目的，為發文用途服務。例如，行政法規和規章，宣布施行重大強制性措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適當的決定，就要選用“命令（令）”的文種和體式；對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，就要選用“指示”的文種和體式；向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問，就要選用“報告”的文種和體式。每個文種的選用是不同的，選用什么文種主要是由行文用途所決定的。遵循這一原則，就能正確選擇公文的文種和體式，明確表達發文用途，實現公文的效用；違背這一原則，就可能選錯文種，用錯體式，不能有效地發揮公文的作用，甚至給工作造成損失。這就要求我們，秘書寫作必須熟悉黨、國家和軍隊機關公文處理有關條例和辦法，嚴格按照法定的格式撰寫公文，不能隨心所欲；必須根據發文用途和行文關系正確選擇文種，采用恰當的表達體式，學會模式制作，使所寫的公文既規范，又適用。

（四）公文語言與行文關系相同一

公文是以書面語言為表達形式的溝通與交流工具，因此，它的語言既區別于文學作品的語言，具有明白、平實、簡潔、規范等特點，又是要符合行文雙方的隸屬關系，根據行文關系選擇公文用語。例如，“報告”、“請示”是上行文，在公文用語上必須體現出下級機關對上級機關的尊重、請教、禮貌，多用陳述語氣；“決定”、“指示”等是下行文，在公文用語上必須體現出堅定、果斷、要求，多用祈使語氣；“函”是平行文，在公文用語上必須體現出尊重、平和、謙恭，多用商量的語氣。這種特定的語句、語氣和語詞，都是由行文雙方的隸屬關系決定的。遵循這一規律，就能實現公文表達形式與內容的有機統一，有利于實現行文目的。這就要求我們，秘書在撰寫公文時，一定要根據行文雙方的關系選擇恰當的語言和語氣表達形式；否則，就有失體統，不合規范。

（五）擬制速度與公文時效相同一

秘書寫作往往有規定的時限要求，在一定的時間內完成寫作任務，否則就難以發揮公文的作用。尤其是在緊急的情況下，更要爭分奪秒，及時起草、送審和印發。否則，對上不能使機關及時了解下情；對下，不能使問題得到及時解決。公文制作速度是由公文的時效性決定的。公文的時效性越強，要求秘書的寫作速度越快；必要時加班加點，按時完成。這個就要求秘書人員應當從平時注意材料積累，培養快速構思能力，學會模式制作，練就一氣呵成的硬功夫，勇于吃苦耐勞，學會電腦寫作等方面入手，提高快速成文能力，只有這樣，才能按時完成寫作任務。