公司對外接待辦法

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一、總則

對外接待是公司行政事物和公關活動的重要部分，為使對外接待工作規范有序，具有統一的公司形象，特制定本辦法。

本辦法適用于全公司各部門。公務員之家版權所有

二、對外接待范圍

本辦法規定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，以及各子、分公司經營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。

接待的對象分為內賓和外賓。

三、對外接待部門

公司行政部為公司負責接待的職能部門。

遇到重大接待工作和活動，可由總經理室協調若干部門共同做好此項工作，有關部門要積極主動配合。

四、對外接待原則

接待應遵循“平等、對口、節約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。

平等原則。對來賓無論職務高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權限相等，同級別出面，特殊情況高規格接待。

對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應予以協調，誰出面接待誰結帳。

節約原則。內部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復宴請，主方人數不多于賓客人數。

周到原則。接待程度應銜接周密，接待方式應完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。

保密原則。不定期向來賓介紹情況，注意保守公司、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題/

五、接待規格的確定

高規格接待，陪客要比來賓職務高一些。適用于上級機關派員來人、其他企事業單位來員洽談商重要事宜、下屬企業領導來訪匯報等情況。

對等接待。適用于一般性接待活動。

低規格接待，陪客比來賓職務低一些。適用于經常性業務往來。

六、接待禮儀

1．見面：原則為主動、熱情、禮貌。

2．接待：主動起迎，問明來意。

3．安排交談地點：

（1）根據來客來意和身份，安排適當地點（辦公室、接待室、會議室）進行交談。

（2）比較忙，一時難以抽身時，應向客人說明暫請他人代接或另商時間。

（3）切記讓客人久侯而無人問津。

（4）客戶提出和領導或他人交談，應立即聯絡，并將客人引至約定地點等候會面，介紹后再行離開。

七、引見

首先向領導介紹客人（單位、職務、姓名）。

引見順序：

（1）把身份放低、年齡輕的人介紹給年齡身份高、年紀大的。

（2）按職務高低，依次介紹來客。

（3）職務相同，先介紹年紀大的。

領導與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協商安排。

八、行路

（1）陪同客人行路，請客人行于自己右側。

（2）乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關門。

（3）自己處于主陪地位，應并排在客人旁邊，不要落在后邊。

九、其他

（1）穿著不得過于隨便，按規定著裝，衣著整潔，有風度。

（2）主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士。

（3）尊重不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節。

（4）因故未能準時赴約，盡早通知對方，并以適當的方式道歉。

十、接待內容和程序

1．接待內賓。

（1）接受任務。弄清百毫年的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。

（2）布置接待。提出接待意見：接待部門、員工、規格、方式、安排、費用預算，并報上級批準。

（3）迎接安排。根據來賓身份、人數、性別，預訂招待所或賓館，安排好伙食標準、進餐方式、時間、地點，按抵達時間，派人派車迎接。

（4）看望、商議日程。來賓住下后，公司有關員工前往看望，表示歡迎和問候，

了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關部門。

（5）安排有關領導會見。按接待規格和禮儀，安排有關領導去住所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。

（6）組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業務部門向客人介紹情況，參觀現場；對上級檢查，安排匯報、座談會。

（7）送別。根據客人意見，預定車、船、機票，協助客人結算食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。

（8）小結。每次較大規模接待完成后進行一次小結，以便總結經驗、改進后續工作。

2．接待外賓。

接待內容與程序與接待內賓基本相同，主要內容和注意點為：

（1）迎送。

安排迎送陪同人員和譯員，要有與外邊身份相當的對口、對等人員迎送。

對身份較高的外賓，事先應在機場（車站、碼頭）安排貴賓休息室，并備有飲料。

（2）會見會談。

會見會談的時間、地點、雙方人員名單應至少提前1天通知對公務員之家版權所有方，并盡量不改變計劃；會見時，我方主要人員要高于或等于外賓身份；會談時，身份一般對等。

我方人員應提前到達，并在門口迎送。對會見會談場所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場所較大時，宜裝擴音系統，桌上放置中外文座位拉。

會見的座位排列：外賓在右邊，我方人員在左邊。團長安排在我方交談人右手第一位，副團長坐第二位，其他外賓可依次隨便落座。

火炭時用長桌的，中外各一方，請外賓坐上方，我方主談人坐自己一方的中間位置。

如有合影，事先安排合影圖。合影一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。

（3）宴請。

有宴會（早宴、午宴、晚宴）、招待會（冷餐會和酒會）、茶話會、工作進餐等類別。舉辦何種宴請活動，根據活動目的、對象、經費開支等因素確定。

（4）文藝晚會。

根據活動目的、外賓興趣、接受能力，安排和選定節目，根據客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位為佳。

（5）參觀游覽。

根據來訪目的、性質、外賓意愿和興趣，選擇有針對性的游覽項目，安排份相當的陪同人員和解說員、導游。

3．接待標準。

（1）招待官員、關系戶，80~120元/人/餐。

（2）較重要官員、關系戶，50~80元/人/餐。

（3）地方一般干部、外單位來人，10~30元/人/餐

（4）公司分支機構來人，15元左右/人/餐。

（5）常客，員工標準。

4．住宿安排。

招待對象

標準

審批權限

較重要官員

200~350元/天

總經理

公司分支機構

按公司標準

常客

自愿

十一、附則

1．涉及重大接待活動，需行政部門會同公關部協調執行。

2．本辦法由行政部解釋執行，由公司總經理頒布生效。