檔案管理達標規(guī)范整治方案

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認真做好檔案的歸檔鑒定工作,檔案達標升級領導小組和專班成員、專職督導員要加強履行職責。確保有價值的檔案資料收集完整和整理規(guī)范。

更有效地積累、維護和利用檔案資源，為進一步促進我校檔案工作科學化規(guī)范化管理。更好地為學校事業(yè)科學發(fā)展服務、為實現(xiàn)“二次崛起”發(fā)展目標服務，根據(jù)國家檔案法、高等學校檔案管理方法》和省、市檔案局檔案工作規(guī)范管理達標升級的有關文件通知精神，現(xiàn)結合我校檔案工作現(xiàn)狀實際，制定如下工作方案。

一、指導思想和工作目標

以《檔案法》高等學校檔案管理方法》和《省檔案管理條例》等為法律依據(jù)，以科學發(fā)展觀為指導。把檔案達標升級工作與學校干部能力作風建設年活動緊密結合起來，進一步提高全校檔案意識和專兼職人員的檔案業(yè)務能力和素質，建立健全檔案工作規(guī)章制度，理順體制機制，夯實基礎，對照規(guī)范，狠抓單薄環(huán)節(jié)，積極爭取省市檔案局指導和支持，虛心請教，多方取經，力爭在底前實現(xiàn)aa級檔案工作規(guī)范管理達標；然后再用2-3年的時間實現(xiàn)aaa級達標，從而實現(xiàn)我校檔案工作的高起點跨越式發(fā)展目標。

二、aa級達標工作的實施方法和主要任務

實事求是地分析我校檔案工作的現(xiàn)狀與實際，嚴格對照《高等學校檔案管理方法》和達標升級規(guī)范。針對存在單薄環(huán)節(jié)，校aa級達標工作原則上依照以下具體方法組織實施：

（一）加大檔案資料的收集力度。大幅度提高館藏數(shù)量。

除12個二級學院和理工學院外，1原擬設檔案分室的教務處、繼教學院等單位和部門。現(xiàn)一律視作檔案集中統(tǒng)一管理體制下的立卷歸檔單位部門，對過去所保管檔案中的凡屬學校立卷歸檔范圍的資料要全部重新整理并移交進館。

按項目結題原則進行立卷歸檔，2科研處所保管的科研檔案資料。凡已結題的科研項目檔案資料要全部整理并移交進館。

尤其是歷屆畢業(yè)生學籍卡片、效果總表、學位照及畢業(yè)集體照等要抓緊催交，3對各二級學院成立前后所形成的屬于應歸檔范圍的五類檔案材料。要在本年度二級學院檔案檢查驗收中完成整理并移交進館。

以彌補已上架的這幾年檔案類目和材料的不全。4組織機關各職能部門對－五年間形成的應歸檔文件資料進行一次全面清理和移交。

5完成已收集進館的零散文件資料的立卷歸檔工作。

張本琴負責督促指導，責任人：資料收集整理組。館內其他同志和全校專兼職檔案員配合執(zhí)行。完成時間：本學期寒假之前。

（二）加大檔案整理力度。使已上架的近5年檔案案卷達到整理規(guī)范要求。

對新補進館的文書檔案資料進行規(guī)范化立卷歸檔，1依照試行“三合一制度”區(qū)分類目、保管價值和保存期限。與原已上架的相關案卷重新整合，重新排架，編制檢索工具。

鑒定與督導組參與。完成時間：12月－5月。責任人：資料收集整理組、相關部門兼職檔案員、學工助理配合。

完成對已進館的基建檔案、會計檔案、科研檔案和聲像檔案的規(guī)范整理立卷，2依照各類專業(yè)檔案整理規(guī)范要求。編制檢索工具。

鑒定與督導組參與。完成時間：5月之前。責任人：資料收集整理組。

3組織力量補充編寫至今的每年館藏檔案全宗說明（全宗介紹）會同校辦補充整理襄樊學院合并組建以來每年大事記。

鑒定與督導組參與。完成時間：6月。責任人：檔案編研組。

匯編成冊，4完成檔案工作文件制度修訂制訂。印發(fā)全校。

完成時間：上半年。責任人：檔案編研組。

5會同組織人事部門做好副處副高以上干部教師檔案整理備檢工作。

完成時間：10月之前。責任人：

（三）啟動電子掃描和計算機著錄工作。把近5年產生的適宜永久保管的文書檔案案卷目錄和卷內目錄錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，并對局部紙質檔案進行數(shù)字化處置，有選擇地實現(xiàn)檔案信息網絡化。

各單位各部門檔案員和學工助理等配合，責任人：電子著錄組。完成時間：10月之前。

三、aa級達標的相關準備工作

（一）將檔案aa達標工作作為重要工作。提高檔案工作在年度目標責任考核中的分值權重。

（二）成立學校檔案達標升級工作領導小組。

組長：

副組長：

各單位各部門分管領導，成員：檔案館、網絡中心負責人。達標工作督導員。

負責組織實施達標升級的具體工作。領導小組下設辦公室和工作專班。

辦公室主任：

收集整理組：

電子著錄組：

檔案編研組：

鑒定與督導組：

（三）調整和確定檔案工作網絡。出臺相關政策，讓條件允許的二級學院設置檔案員專崗，兼職從事資料員工作，可參與檔案系列職稱評聘，享受相關待遇。學校機關相關職能部門可視崗位工作實際情況設置檔案員專崗，以利調動其工作積極性。

（四）適時召開全校檔案規(guī)范管理達標升級工作動員會。

（五）以引進和調配方式為檔案館增加檔案信息計算機管理和檔案編研方面的本碩以上學歷專業(yè)人才各1名。

（六）以招投標方式引進市場專業(yè)公司。相應購買網絡版高校檔案管理軟件，配置專用服務器和公共查詢終端。

（七）為館舍區(qū)域走廊裝置防盜門。

（八）適時邀請省市檔案局領導和專家來校指導。

（九）完成上述軟硬件備檢工作基礎上進行校內自查自評。向省市檔案局檢查驗收申請。

四、幾點要求

全面提升學校綜合管理水平、建設全國知名的有較高水平的教學型大學的需要，實現(xiàn)檔案達標升級是深入貫徹落實《高等學校檔案管理方法》切實有效舉措。也是切實提高我校檔案業(yè)務工作水平，實現(xiàn)檔案工作高起點跨越式發(fā)展的重要舉措。另一方面，順利實現(xiàn)檔案達標升級也可以給全校教職工帶來切實的經濟實惠。

從現(xiàn)在明年底只有一年的時間，檔案達標升級是一個系統(tǒng)工程。任務艱巨，困難很多。全校上下必需統(tǒng)一思想，凝聚共識，拿出迎接教育部本科教學工作水平評估的精神和勁頭，增強責任意識，勇于攻堅克難，扎實做好各項準備工作，確保順利達標。全校各單位部門都要高度重視檔案升級達標工作，主要負責同志和分管領導要親自過問，親自協(xié)調。

（一）依照本方案規(guī)定需收集、整理的檔案資料。要追究相關單位和部門及相關人員責任。

（二）收集整理工作開始之前。制定詳細的計劃，分年度整理，按時完成。對整理過程中的業(yè)務技術問題，檔案館要及時提供指導和咨詢。

（三）實行檔案達標升級工作進展情況通報和問責制度。