商場新聞會流程方案

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一、目的

1．公布國美電器十九周年司慶及入駐唐山百日慶典信息，引起社會各界的關注；

2．做好社會各界的公關工作，與政府職能部門、新聞媒體、家電廠商建立良好的合作關系；

3．提供新聞炒作的契機，樹立國美良好的公眾形象，提升國美的企業知名度；

4．向社會各界展示國美的企業文化、企業實力，國美經營特色，提高國美的美譽度；

5．掀起激情十二月，天天過節的新聞宣傳炒作高潮；

6．為二店開業做宣傳。

二、日期

2005年12月6日（星期二）

三、地點

唐山市大酒店

1、星級酒店

2、會議廳、宴會廳100人左右容量（場租費用：元）

3、配套音響、話筒設備齊全

4、提供投影儀（電腦自備）公務員之家版權所有

四、參會人員（國美領導、政府官員、各品牌廠家領導或代表、新聞媒體）注：請各部門在12月2日16：00將確定名單匯總至廣宣部馬千里處

1、國美大區領導，約1-2人：（行政部落實）

2、政府官員，約5-7人：（行政部落實）

唐山市市長(待定)主管商業的副市長

唐山市路南區書記區長唐山市路北區書記區長

當地物業主、福利院領導

4、各品牌廠家總部領導及駐唐山經理約人；（由采銷中心確定）

5、邀請新聞媒體，約人：（廣宣部）

燕趙都市報社長/總編

唐山晚報社長/總編

唐山廣播電視報社長/總編

唐山廣播電視報

燕趙都市報

唐山晚報

唐山電視臺臺長

唐山經濟廣播電臺

唐山交通經濟廣播

8、唐山國美分部參會，20人：

分部總經理雷鳴、采銷總監張凱、廣宣部經理張紅青、財務部經理王月紅、行政部經理李越男、人資經理吳凡、客服部郭榮、市調部經理趙東森等；以及各科主管由采銷部提供

五、會議內容

1、大區領導回顧國美發展里程及未來；

2、總經理回顧唐山國美百天經營，及展望未來；

3、市領導講話

4、市領導為唐山國美頒發榮譽；大區領導為唐山國美頒發錦旗；

5、唐山國美回報社會，關愛社會弱勢群體捐贈禮品

6、為回報唐山百姓支持信賴隆重推出“激情12月，天天過節”大型讓利銷售活動；

7、對所有給予企業支持和關心的各單位團體和各界人士表示感謝。

8、晚宴高潮活動，領導切國美生日蛋糕；國美領導與廠家代表一同澆灌象征友誼的香檳塔

六、會議議程：

14：00會務組進駐酒店布置會場

16：00最后檢查會務安排

16：30暖場音樂起，禮儀、簽到、禮品（禮金）發放、引領就位開始入場（循環播放國美宣傳片）

17：00主持人宣布答謝晚宴儀式開始，介紹來賓

17：10國美大區領導講話

17：20唐山國美總經理講話

17：30唐山市市長講話

17：35區領導講話：

17：50回饋社會關愛弱勢群體捐贈禮品18：00路南區領導頒發榮譽

18：05大區頒發錦旗

18：10廠家領導代表講話（待定）

18：20公司領導要請市領導一起切蛋糕

18：30公司領導與廠家領導一起澆灌香檳塔（分發香檳）

18：45公司領導舉杯祝酒，晚宴開始

七、工作安排

（一）、會前準備

1、場地聯系

目前酒店確定為（大酒店），行政部負責與酒店方面的有關溝通工作，合同由行政部簽訂，12月2日落實。

2、現場布置及會務用品

簽到簿、名片托盤、嘉賓胸花、嘉賓用筆、便簽紙、姓名桌卡等由行政部負責準備（桌卡打印由廣宣部負責），落實時間12月2日。門店管理中心負責會場內外橫幅、拱門、升空氣球、主背景布置、入會場引導牌、花籃、現場指示牌、其他布置用品的到位12月1日出方案，12月6日10：00必須布置完畢，廣宣部負責臺卡的購置，廠家祝賀花籃由行政部統一制作，6日早10：00之前必須到位，采銷部落實收取各廠家費用。

3、宣傳資料

基本資料：公司簡介、相關新聞報道、國美報等，由廣宣部準備并組合成套，12月4日交行政部，由行政部負責裝袋。

新聞通稿：專發媒體記者，整個準備、發放、落實工作由于12月4日廣宣部完成。

領導發言：廣宣部負責總部領導發言稿、分部領導發言稿12月4日前落實，行政部負責政府相關領導發言稿。

4、禮品

會員卡由客服李靜單獨負責，其他禮品指定專人負責

嘉賓禮品（定位）：5份：市長、區委書記、區長每人準備國美會員鉆石卡，其他嘉賓準備銀卡。

禮品在12月4日前落實完畢，由行政部接收，廣宣部與行政部做好溝通。行政部負責將禮品統一入禮盒包裝，且禮品外包裝應相同，注意將來發放時要做好區分工作。

5、請柬與邀請函

行政部12月1日下班前負責請柬的訂購，廣宣部12月2日負責打印，各部門到廣宣部領取，12月3—4日由各部門發放到位。

（二）、人員邀請

各部門在12月4日前帶請柬對口處邀請，并逐個落實確認。

行政部：總公司領導、區政府官員、市政府官員、及以下部門未提到的其他人員。

采銷部：廠家代表

廣宣部：宣傳部、媒體

1、人員統計：各對口部門應做好回執統計工作，不斷將最新信息與行政部就和廣宣部溝通進展情況，12月5日中午前將最后確認名單（姓名、職務、單位、聯系電話、是否安排接送、隨行人員信息）及時報行政部、廣宣部，以便于安排；

2、會前確認：12月6日上午各部門做最后電話逐一確認，提醒有關人員到場。對于需要特殊接送安排的，行政部統一做好接送工作。

3、座次安排：、行政部、廣宣部應在12月5日開始安排好座次，及時做好座次調整工作。

（三）、會場布置

行政部安排車次：大區領導、廠家代表，在活動當天上午（12月6日10：00之前）將會議所需的會務用品、禮品、宣傳品等一并運至現場，由酒店提供臨時儲存間，指派專人負責。廣宣部、行政部和門店管理中心一起做好會場布置工作，查缺補漏。

（四）、會場控制

所有會務人員必須在12月6日14：00到場。

1、迎賓組：（組長：組員：）

*禮儀小姐（由人資部安排，門店負責調配，人數10人，注意服飾上的統一形象，酒店也提供兩位禮儀小姐）負責迎接賓客及引導工作；

*行政部（李越男）、廣宣部（張紅青）、財務部（王月紅）、人資部（吳凡）、客戶服務部（郭榮）、采銷部（張凱）均要指派專人到場迎接對口來賓。

2、簽到組：（組長：組員：）

*12月5日18：00前，根據廣宣部、行政部提供來賓名單和座次安排，按英文字母排序制成現場座次對應表格，交給引導組；由門店指派人員協助此項工作；

*簽到組類別：政府部門簽到處（3人）、廠家簽到處（3人）、媒體簽到處（3人），機動人員3人；

*簽到組負責接待現場嘉賓，收取名片，安排簽到；

*做好到場嘉賓統計工作，會前10分鐘組長將實際到場嘉賓信息統計給主持人，以便于主持人介紹和安排嘉賓講話等。

3、引導組：（組長：組員：組長對簽到組組長負責）

*禮儀小姐根據簽到組提供的表格，將來賓安排到各自座位；

*迎賓組禮儀小姐聽從簽到組安排

4、禮品組：（組長：組員：）

*財務部負責禮品和禮金的發放；

*會前從行政部接管禮品，簽到時憑請柬發放禮品并在表格上登記好，會后做好剩余禮品核對工作。

*禮品發放嘉賓、禮金發放記者。

5、控制組：（組長：組員：）

由行政部經理、廣宣部經理、市調部經理，三人總負責現場工作，包括現場進程，突發事件安排等，指揮監督其他組工作；

*現場操作人員、（人資部安排2人），控制好現場設備如燈光、音響、冷氣等；

*現場指派4人負責會場秩序維護（內保提供/門店提供），做好會場秩序的維護工作，禁止會議期間內部人員隨意走動，所有人員出入皆走后門；

*會議撤場由禮品組、簽到組和迎賓組組長負責，行政部、廣宣部負責指揮。

6、貴賓休息室（會前2天確定貴賓人數，以便于準備貴賓休息室）

由大區、分部領導負責接待，由酒店安排等同貴賓數量的服務人員配合公司領導做好接待工作。

（五）、注意事項

1、來賓憑請柬領取禮品，記者禮金由廣宣部經理指定發放；

2、禮品預備貴賓份、來賓份；（視最后落實嘉賓人數及時調整）

3、會議布場時將組合成的宣傳資料，放在簽到處，另用國美手提袋裝好1公務員之家版權所有0份備用；

4、酒店準備紙張和筆，放置在簽到處的桌面上，同時每桌安排茶水（礦泉水、杯）；

5、來賓簽到時，各負責接待部門派專人在指定簽到處協助迎賓，并引導至相關場所休息，做好會議的接待工作，盡量避免人員在會議期間半途退場，尤其是到會主要嘉賓；

6、采銷部、行政部確定好要發言的重要嘉賓，在送請柬時可附送一份國美資料（廣宣部提供：國美簡介、國美報、國美故事等）

7、用餐及陪同安置如下：貴賓席（1）桌（由大區、分部領導陪同）、媒體席（1）桌（廣宣部陪同）、廠家席（）桌（采銷部指定人員陪同）、司機席（1）桌（由行政部陪同）；

8、晚宴期間由相應部門、相應級別專人陪同就餐；

9、做好會前的臨時加桌準備（1）桌，訂好菜系（由行政部制作，送廣宣部、行政部）；

10、方案批復兩天內，由行政部召開各部門協調會議，對方案進行完善，逐項落實到位，本會議由行政部統籌監督，行政部、廣宣部具體操作，各部門積極配合。

11、事先由出面邀請的部門確定好要發言的重要嘉賓，在送請柬時可附送一份國美資料（資料廣宣部提供）

八、費用計劃

1、場地租用費：廳（半天）：元，貴賓休息室免費；

2、現場布置費用（含禮儀小姐）（會場內的logo設計即主背面設計和會場內外的橫幅的氣氛裝飾材料）：元

3、餐飲費：元/桌桌：元

4、記勞務費：元/人人：元

5、會務費：元

6、酒水：元

7、禮品：元

8、手提袋：個：元

9、不可預見費用：元

10、攝像：元

合計：元

九、新聞會人員安排

總指揮：

總協調：

迎賓組——人

組長：

組員：

引導組——人

組長：

組員：門店人員人、禮儀小姐（酒店提供大門禮儀小姐2人、會場現場禮儀小姐2人、貴賓室禮儀小姐——依實際情況而定一對一、門店/分部辦公人員提供2人）

簽到組——人

組長：

組員：客服部人員

控制組——人

組長：

組員：各組組長等

禮品組——人

組長：

組員：

新聞組——人

組長：

組員：廣宣4人

機動組（會務事項）——4人

組長：

組員：車管及司機

注意：任何組有問題找總協調人