市電子文件歸檔及管理制度

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第一條為進一步規范我市電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規，特制訂本暫行辦法。

第二條我市各級機關、團體、事業單位的電子文件歸檔及管理適用本辦法，其它單位可參照執行。

第三條本辦法所稱的電子文件，是以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。

第四條市、縣(市、區)檔案行政管理部門負責對電子文件歸檔及管理工作實行監督和指導。

第五條電子文件形成單位應建立電子文件歸檔制度，指定有關部門或專人負責本單位的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序和相關人員的崗位責任。

第六條凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照國家有關紙質文件歸檔的有關規定執行。

第七條電子文件一般應在辦理完畢后，即時向單位檔案部門歸檔。

第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

邏輯歸檔，是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。

物理歸檔，是指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

第九條電子文件邏輯歸檔的基本要求；

(1)電子文件要設定查詢歸檔電子文件的權限：

(2)電子文件歸檔應由經辦人及時注明標識；

(3)網絡管理人員應把歸檔電子文件的物理地址存放在指定的服務器上，并采取備份措施。

第十條電子文件物理歸檔的基本要求：

(1)辦理完畢的電子文件應在3個月內進行物理歸檔；

(2)電子文件應按照本單位紙質文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上(推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體)；

(3)經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；

(4)專用軟件產生的電子文件應轉換為通用型電子文件；

(5)歸檔的電子文件載體應標明載體編號、類別、密級及保管期限。

第十一條電子文件歸檔時，《電子文件登記表》(見附件一)、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

第十二條電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質文件，與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者互聯。

第十三條電子文件在無紙化辦公過程中，應采取安全措施，保證不會非正常改動。

第十四條各電子文件形成單位應在運行電子文件處理系統的硬件環境中設置足夠容量、安全的專用存儲器，存放處理完畢應當歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。

第十五條列入進館歸檔范圍的機關、事業單位、人民團體等應于每年第一季度采用邏輯歸檔方式和物理歸檔方式將上一年度應歸檔的電子文件移交給當地檔案館。

第十六條歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》(見附件二)。檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由電子文件形成單位保存。

第十七條電子文件的檢驗應包括以下項目：

(1)載體有無劃痕、是否清潔等；

(2)有無病毒；

(3)核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續；

(4)核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

(5)對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。

第十八條檔案館應按照檢驗要求對進館電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作。

第十九條移交檔案館的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第二十條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

(1)歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

(2)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

(3)存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；

(4)環境溫度控制范圍為17℃~20℃，相對濕度控制范圍為35％~45％。

第二十一條電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成單位和檔案館的設備更新情況進行一次檢查登記。

設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。

第二十二條檔案館對保管的電子文件應定期進行檢驗、轉存并將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附件三)。

(1)對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20％，如發現問題應及時采取恢復措施；

(2)磁性載體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留不少于4年。

第二十三條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。

第二十四條利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規定，采取身份認證、權限控制等安全措施。

第二十五條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，在辦理審批手續后實施。

屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第二十六條檔案館(室)應定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

第二十七條本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規定。

第二十八條本辦法由蘇州市檔案局負責解釋。

第二十九條本辦法自之日起實行。