檔案管理細則

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•檔案管理制度

檔案管理制度

檔案資料是律師事務所日常工作中必不可少的重要工具。為了進一步促進事務所日常工作的順利進行，使檔案資料更好地發揮其作用。本所決定對檔案資料管理實行“行政部門統一管理，專人分級、分類負責”的管理制度。其具體內容如下：

一、人事檔案管理

1．全所人事檔案按合伙人、專職律師、實習律師、律師助理、行政輔助人員五大類，分類歸檔管理。

2．個人人事檔案中包括本人身份證、學歷證明、資格及執業證書、學習及培訓情況證明、個人基本聯系方式等主要資料的復印件。

3．人事檔案的轉入、轉出手續要完備。對于新轉入的人事檔案，管理人員一定要按目錄核查無誤后才可簽收。管理人員簽收后應立即將資料整理規范，按類歸檔。

4．人事檔案管理人員應定期整理相關檔案，隨時查漏補缺，更新檔案內容，保證人事檔案的完整性和準確性。

二、往來文件檔案的管理

1．對于日常往來的行政管理工作文件、各級管理機關及事務所合伙人會議紀要、決議等文件，管理人員均應編號登記，送負責人批閱。負責人簽署意見后于次日前送達有關人員及時辦理。如屬急件，管理人員應當日送達，并應履行好簽收手續。

凡向上級的請示、報告及與有關單位的聯系函件，均由行政部門用事務所統一專用信箋紙書寫（鋼筆）或用電腦打印，并經負責人簽字后加蓋公章才可簽發，原稿按規定歸檔保存、備查。

2．一般往來文件負責人批閱時間不得超過三天，緊急文件不得超過一天，有關領導批閱時應簽署全名。行政主管按此規定催辦。

3．對需存檔文件的批閱、批改、簽字等均要使用鋼筆、毛筆、檔案圓珠筆，不得使用紅筆、普通圓珠筆或鉛筆。

4．對往來文件及重要資料的整理工作應按年份、日期分類歸檔、裝訂成冊，分永久、長期、定期三類保管，同時編寫檔案目錄。

5．涉及事務所機密的文件均需專門人員專門管理，不得有任何泄露情況發生。

三、查閱檔案的手續

1．凡本所人員查閱、摘錄檔案資料，須填寫“檔案查閱、摘錄登記表”，經負責人或行政主管簽字同意后，方可查閱、摘錄。非本所人員不得查閱、摘錄。

查閱、摘錄檔案資料一般應在檔案室內，特殊情況下應在管理人員指定的地點查閱、摘錄。

2．檔案資料不得外借。如遇特殊情況，須由借檔人填寫“檔案外借登記表”經負責人簽字批準后方可借出。對借出的檔案資料按實際情況規定借閱期