局公文處理辦法

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為使局機關公文處理工作進一步規范化、制度化、科學化，根據《國家行政機關公文處理辦法》和我省的有關規定，按照實事求是、精簡、高效的原則，制定如下辦法。

一、局機關公文的種類包括：決定、條例、規定、通知、通報、請示、報告、批復、意見、函、會議紀要，如有必要也可使用其他文種。

二、公文格式包括版頭、密級、緊急程度、發文機關標識、發文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關、成文日期、印章、主題詞、抄送單位、印發機關和印發日期等。

1、版頭分為套有“中共山西省委老干部局文件”、“中共山西省委老干部局”、“中共山西省委老干部局辦公室文件”字樣等形式，用紅色套印。

2、發文字號分為晉老字[200*]*號、晉老發字[200*]*號、晉老辦字[200*]*號、晉老黨字[200*]*號、晉老人字[200*]*號、晉老函字[200*]*號和晉老電字[200*]*號等。

3、公文標題要準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。除與有關部門聯合發文外，原則上標題不再冠有本局名稱。

4、普發性公文的主送機關范圍一般為：各市委老干部局，省委各部、委、辦、廳、局黨組（黨委），各人民團體黨組。如需發大中型企業、大專院校，則應加上：各大中型企業、各大專院校黨委。需要直接發到省直各單位老干部工作部門的文件，主送機關也可表述為：省直各單位離退休人員管理處。公文的具體發送范圍根據情況確定。請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他上級機關，應使用抄報形式。

5、正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容。

6、附件標題置于正文之后、發文機關名稱之前，應當注明附件順序和名稱。附件置于正文之后、印刷版記之前（成文日期之后另頁）。

7、發文機關名稱應使用“中共山西省委老干部局”全稱。

8、成文日期以最后一位領導人簽署時間或會議議定時間為準，年、月、日要完整、準確，用阿拉伯數字，標在發文機關名稱右下方或標題正下方。

9、正式行文一般都加蓋機關印章（本局鉛印文件除外）。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文、下要騎年蓋月。

10、公文抄送（含抄報、抄發）范圍標注在公文末頁下部，制發單位上方位置。除主送機關外，對其他需要了解公文內容的上級機關用“抄報”，同級機關和不相隸屬機關用“抄送”，下級機關用“抄發”。

11、印刷版記包括本局全稱“中共山西省委老干部局”以及制發日期和印刷份數。制發單位名稱和日期置于公文末頁下端，印刷份數置于下間隔線右下方。

三、局機關正式公文的適用范圍：

1、版頭為“中共山西省委老干部局文件”形式的，發文號為“晉老字[200*]*號”，主要用于全局一個時期內所作的重要安排部署、指導性意見、決定等。

2、版頭為“中共山西省委老干部局”形式的，分為以下兩種情況：

（1）用于傳達局機關和上級機關對某項工作的指示、決定，通報某方面情況，或要求下級部門按照某項規定去辦某項事情，發文號為“晉老發字[200*]*號”。

（2）局機關向省委、省政府等上級機關報告工作情況和請示問題，答復下級機關的請示事項，發文字號為“晉老字[200*]*號”。

3、版頭為“中共山西省委老干部局辦公室文件”形式的，發文號為“晉老辦字[200*]*號”，主要用于局辦公室對局系統內部或全省老干部部門業務指導方面的文件、通知、通報以及其他事宜。

4、遇有緊急事項需報告上級機關或通知下級和同級機關時，使用傳真電報形式，發文字號為“晉老電字[200*]*號”。

四、公文中的標題用加粗二號黑體，正文用三號仿宋體，從左至右排版；公文中的計量單位，采用國家法定計量單位；公文用紙幅面規格為16開型，統一左側裝訂。

五、機關正式文件的產生程序包括起草、審核、簽發、登記、編號、印刷、用印、分發、存檔等。

1、文稿的起草，一般按照職責分工或局領導安排，由有關處室組織起草。文稿起草的基本要求是：（1）全面準確地反映客觀實際情況，符合黨的路線、方針和政策；（2）完整準確地體現發文的意圖；（3）觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短；（4）人名、地名、數字、引文要準確，具體時間應寫明年、月、日；（5）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。文稿起草完成后，按照發文稿紙上的欄目，填寫擬稿單位、擬稿人、文稿名稱、主送、抄報、抄發、抄送、附件、印刷份數等項目，擬稿單位負責人審簽后，送局辦公室核稿，再由承辦處室送局領導簽發。

2、公文送局領導簽發前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

3、文件的簽發，要分別情況對待，一般業務性文件，由分管副局長審簽后，送主持工作的副局長簽發；重要文件先由分管副局長審簽，再由主持工作的副局長和局長簽發。以本局機關為主的聯合行文，需由擬稿處室在本局領導簽發之后，約請所有聯署機關負責人會簽；以有關部門為主的聯合行文，應由我局相關處室審閱后，呈請局領導簽發。

4、文件的編號。各處室、局屬各單位起草的文件簽發后，辦公室負責編發文號，并根據需要劃分密級。

5、文件的印刷，在編號之后進行。文件編號后，經辦公室簽印，由各擬稿處室送印、校對、裝訂。印制文件要做到：文字清晰，字體適當，用紙規范，美觀大方。

6、文件的分發。需要郵寄和交換的文件，由擬稿處室裝寫信封后，交辦公室收發人員發出。發至本局領導、各處室、局屬各單位和呈報組織部的文件，由擬稿處室填寫《分發文件登記卡》，將文件交辦公室收發人員發出。

7、文件的存檔。凡局正式文件，擬稿單位應將發文底稿、文件正本（兩份）以及審核、送審過程中的修改稿，連同有關附件歸類整理送局辦公室編發文號處保存。正式文件辦公室要按照編號統一備份軟盤保存。

六、局機關編發的《山西老干部工作》、《山西老干部工作信息》，承辦處室負責送印、分發并存檔。

七、各處室和局屬單位上報的請示報告，均應使用統一格式的請示報告卡片。各處室的請示報告，由各處室負責同志呈局領導審批。局屬各單位的請示報告，可由單位負責同志直接呈局領導審批，也可交局辦公室轉呈局領導審批，但均應送局辦公室登記。各處室、各單位的請示報告，須填寫清楚填報單位、填報人和填報時間。凡擬以局名義發出的請示報告，應加蓋局印章，交局辦公室統一分送。

八、外來公文的處理，包括公文的簽收、登記、擬辦、閱批、分送、承辦、催辦等環節。

1、收發人員收到外來公文后，須將重要公文的標題（文件摘要）、發文字號、來文單位、件數、收文時間等逐項進行登記。

2、公文經登記后及時送辦公室主任填寫擬辦意見。

3、需要辦理的公文，辦公室主任應根據公文內容提出擬辦意見，注請局領導批示；或注請有關處室和單位辦理。

4、分送公文嚴格按照領導批示范圍進行。時限性強的要及時分送，以免壓誤。

5、傳閱公文，要嚴格公文登記手續，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳、重傳和延誤。傳閱機要文件要注意保密，需要留用的，要辦理借閱手續，不要隨意抽取。密級較高的公文，要按規定盡量縮小知密范圍。

6、各處室、各單位在承辦公文時要遵循以下原則：凡屬本處室、本單位職權范圍內可以處理的事項，應及時處理；凡涉及其他業務處室和單位的事項，要主動協商辦理；凡需請局領導審批的重要事項，主辦處室和單位應提出擬辦意見，然后送請局領導審批。

九、重要公文材料辦理完畢后，要及時整理立卷。各處室要保證文件材料的齊全、完整。局機關綜合檔案室要對各處室的立卷歸檔工作進行指導、協調和監督。

十、機關公文的銷毀，應嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》和黨內有關保密的規定，履行嚴格的登記手續。銷毀秘密文件，經局保密委員會批準后，由兩人以上監銷。

本辦法從印發之日起執行。

附：中共山西省委老干部局文件式樣一、二、三、四。

式樣一

中共山西省委老干部局文件

晉老字〔200*〕*號

★

標題[HT2XBS]

主送單位：[HT3F]

正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（正文中若有小標題，可用HT3H）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

中共山西省委老干部局（印章）

簽發日期[HT3F]

主題詞[HT3H]：[HT3XBS]

抄送：[HT5SS]

抄報：[HT5SS]

中共山西省委老干部局印發日期：[HT4F]

印數：[HT5SS]

式樣二

中共山西省委老干部局

晉老發字〔200*〕*號

★

標題[HT2XBS]

主送單位：[HT3F]

正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（正文中若有小標題，可用HT3H）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

中共山西省委老干部局（印章）

簽發日期[HT3F]

主題詞[HT3H]：[HT3XBS]

抄送：[HT5SS]

抄報：[HT5SS]

中共山西省委老干部局印發日期：[HT4F]

印數：[HT5SS]

式樣三

內部傳真電報

發往：簽批

地址：[HT3K]蓋章[HT3K]

等級[HT3K]部門號晉老電字〔200*〕*號晉機號

標題[HT3H]

主送單位：[HT3K]

正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

中共山西省委老干部局（印章）

簽發日期[HT3F]

式樣四

請示報告卡片

領導批示:

報告內容：

標題[HT3H]

主送單位：[HT3K]

正文[HT3F]××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

填報單位

填報人

時間

處理

情況

中共山西省委老干部局印制