關于政府對業主大會指導與業主委員會備案的法規完善的分析

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一、案件判例的主要情況

南京市某住宅小區，由住宅與非住宅兩類物業組成。2002年12月，該小區準備成立業主大會及業主委員會。在區房管局的指導下，成立了由當地社區、派出所、建設單位、物業公司、業主等代表組成的籌委會。2004年8月，該小區又出現自愿報名的形式，成立了一個由住宅部分業主代表組成的籌備組。2004年9月，該籌備組組織選舉產生了業主委員會，并通過大會議事規則、業主公約。2004年10月，該業主委員會向區房管局申請備案，并提交物業基本情況、籌備工作報告、公告、會議紀要、大會會議記錄、業主委員會委員、大會議事規則、業主公約等備案材料。

該小區持不同意見的87位業主得知情況后，隨即署名向區房管局反映該小區有兩個籌備組，以及業主委員會選舉中部分業主操縱的違規問題。區房管局對87位的業主簽名投訴，要求業主代表一個月時間內，提供87位業主產權證、售房合同等相關證明材料。但業主代表只提供了其中4位業主的證明材料。為此，區房管局對87位投訴未作出明確的答復，于2004年11月，對業主委員會予以備案，并出具了刻章證明。

2004年11月，該小區87名業主，以區房管局行政不作為，未能履行監管職能，導致小區業主委員會在未獲得超過三分之二的法定票數的情況下備案成立，業主委員會影響自己權益，訴請法院判令區房管局撤銷非法業主委員會，并重新進行選舉，向區人民法院提起行政訴訟。

區房管局應訴認為：國務院《物業管理條例》作出“業主委員會自選舉產生之日起30日內，向物業所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門備案”的規定之后，《江蘇省物業管理條例》進行了修訂，將原規定“登記確認”修改為“備案”；而且明確規定“對依法成立的業主委員會，物業管理行政主管部門應當在備案后出具相關證明文件并予以公布。依法成立的業主委員會，以其選舉產生之日為成立日期”。業主委員會是基于業主團體的自治意思自行設立的，行政主管部門的備案行為并不影響業主委員會的成立，對業主委員會的法律地位和權利義務不產生任何影響。業主委員會的備案是告知性備案，不屬于人民法院行政訴訟行政訴訟的受案范圍。作為行政機關，沒有法律授權的，不能對民事行為進行干預，對業主成立業主委員會的行為只能進行指導，只對業主委員會成立過程的材料進行形式審查，對其真實性無進一步實質審查的義務。如部分業主認為自己的選舉權和被選舉權受到侵害，可以依照規定召開業主大會臨時會議，進行改選或修改，維護自己的合法權益。

業主委員會應訴認為：業主委員會向行政主管部門備案屬于告知性備案，不具有行政確認的效力，不屬于行政確認，不屬于人民法院行政訴訟受案范圍。在第二次籌備組組成前，開發商棄權，包括其他一些業主不參加籌備組，也未自薦成為業主委員會候選人，放棄了自己的權利行使，不應是業主委員會的過錯，物業清冊和業主清冊沒有提交法庭，不能理論上推論或斷定業主委員會違法。

區人民法院判決認定：

1、小區系由住宅和非住宅兩類物業組成的一個物業管理區域。根據國務院《物業管理條例》第十六條第一款“業主委員會應當自選舉產生之日起30內，向所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門備案”的規定；《江蘇省物業管理條例》第十二條“對依法成立的業主委員會，物業管理行政主管部門應當在備案后出具相關證明文件并予以公布。依法成立的業主委員會，以其選舉產生之日為成立日期”《南京市業主大會導則》第十五條第（一）項、第（三）項“業主委員會自所在區物業管理行政主管同意備案之日起正式履行職責。”“所在區物業管理行政主管同意備案后出具蓋有主管部門印章的《××*業主委員會備案登記表》及《刻章證明》”的規定，物業管理行政主管部門對業主委員會的備案不同于一般的告知性備案。告知性備案對外不產生法律效力；業主委員會憑備案登記表及刻章證明，可以到公安部門辦理刻制印章，并得以正式履行職責。因此，備案行為實際是物業管理行政主管部門對業主委員會依法成立、具備主體資格等一系列事實的確認，這種備案行為屬于行政確認。根據建設部《業主大會規程》、南京房管局《南京市業主大會導則》“業主委員會自備案之日正式履行職責，業主委員會履行職責所產生的民事責任由全體業主承擔，業主委員會履行職責所作出的決定對全體業主具有約束力”的意見。區房管局的備案行為對業主的權利義務產生了實際影響，對業主具有了法律上的利害關系。

2、區房管局應通過對業主委員會提交的備案材料審查，能夠對業主大會的成立、業主委員會的選舉、業主公約及業主大會議事規則的通過情況實施有效監督，以保護全體業主的共同利益。基于行政效率與行政實際（人力、物力的限制）的考慮，對業主委員會提交的備案材料的審查義務應限于形式審查，形式審查應包括備案材料是否齊全，是否符合法定要求，備案材料本身所反映的內容是否符合法律規定。

3、確認業主身份和投票權數是籌備組應當履行的法定職責，也是區房管局備案時應當審查的關鍵材料。只有審查了這兩份材料，才能確認業主大會召開、業主委員會的選舉、業主公約及業主大會議事規則在形式上的合法性。

4、備案行為屬于依申請的行政行為。業主委員會備案申請書屬于必備材料，業主委員會的申請書在形式上欠缺和不符合法定要求，如“決定對簽名參加業主委員會投票選舉的業主，視為為參加參加業主大會并贊成《業主大會議事規則》、《業主公約》”的內容，限制了業主的建議權和表決權，且籌備組成員均為住宅業主代表，不符合《南京市業主大會規程》“籌備組由業主代表、建設單位、物業管理企業代表組成”的要求。

綜上，區房管局在對業主委員會提交的備案材料進行審查時，未盡到形式審查的的義務，在業主委員會提交的備案材料形式上不符合法定要件的情況下，即予以備案的行為，缺乏事實依據，依法應予以撤消。

判決撤消區房管局對業主委員會的備案登記行為。

區房管局、業主委員會不服判決，依法向市中級人民法院提起上訴。

市中級人民法院2005年8月終審判決認定：

1、原審判決認定事實清楚，證據充分。區房管局具有依法對轄區內的物業管理活動進行監督的法定職責，應當對于報請備案的系列文件所反映出的業主委員會成立情況進行審核，僅憑報請備案的相關名目文件即可備案，將使法條表述的“依法成立”缺失審核主體，備案流于形式，可能導致對涉及廣大業主切身利益的業主委員會成立過程缺乏足夠的控制和監督。

2、區房管局對業主委員會予以備案后出具的相關文件證明并予公布，即確認了業主委員會依法成立，這一行為對公眾產生了法律影響，當然影響上訴人的權益。區房管局的行政備案應為可訴的具體行政行為。原法院受理并對備案行為進行司法審查是正確的。認為備案屬于告知性備案，不屬于行政確認，備案不影響業主委員會的成立，對上訴人權利義務不產生實際影響，不屬于人民法院行政訴訟的受案范圍的主張，缺乏事實和法律依據，不予支持。

3、根據《中華人民共和國行政訴訟法》第五條、國務院《物業管理條例》第六條、第十條、第十二條的規定，業主大會選舉產生業主委員會是否依法成立，必須基于是否取得法律規定的票數，而投票權數是認定票數的基礎，區房管局只有在對業主身份和投票權數確認的相關材料進行審查的前提下，才能確認業主大會召開、業主委員會選舉、業主公約及業主大會議事規則在形式上的合法，區房管局認為只對提供的材料進行形式審查，對其真實性無進一步實質審查的義務，缺乏事實和法律依據，不予支持。

原審法院判決認定事實清楚，審判程序合法，應予維持。

駁回上訴，維持原判。

二、現行法規凸現的缺陷

此案的判決，不由的使人想起2003年11月20日，北京市海淀區人民法院確認海淀區房管局對中海雅園管委會換屆選舉中，對郵件快遞提交的備案申請書、管委會章程、管委會委員名單及基本情況、產權人大會或產權人代表大會決議等材料（期間區房管局同樣也收到了該區關于管委會換屆選舉侵害廣大業主權益的舉報），未依照職權給予書面答復（房管局口頭告知材料不合要求），未依照規定盡其指導、監督的職責，不予備案的行政行為，是不履行備案職責的違法行為。

為期跨度時間不長的兩起判例，事件類同，法院同樣主要依據《中華人民共和國行政訴訟法》，作出的卻是不同結果的判決。是法院裁量權顯失公平？還是我們依法行政的物業管理法規出現缺陷？

我國的物業管理目前依然處于發展的初級階段。物業管理活動中最主要的市場主體——業主大會制度建立和業主委員會規范，一直是工作中的難點。應當說，兩案法院對政府主管部門在業主委員會備案問題上的不同判決，一方面對業主如何正確理解依法維護自身權益，糾正“自治維權”的偏激認識和行為，有著積極的意義；另一方面對政府行政主管部門如何在業主維護自己財產的“私權”領域“有所為，有所不為”，為我們理解法律、法規的內涵，把握行政指導的準則，提高依法行政的素養，正確履行依法行政實踐，化解物業管理活動中的矛盾，構建和諧社會提供了教訓和借鑒；同時，案例的判決，也凸現了現行物業管理法規的缺陷：

一、向政府主管部門行政備案的主體，應是業主大會，還是業主委員會？

國務院《物業管理條例》第八條規定：“物業管理區域內全體業主組成業主大會。業主大會應當代表和維護物業管理區域內全體業主在物業管理活動中的合法權益。”

該條表述，可以理解為業主大會是法規規定的，物業管理區域內全體業主組成的，非法人的，非組織的，代表和維護物業管理區域內全體業主在物業管理活動中的合法權益的一種“形式”。業主大會是業主物業管理中活動中，維護自身合法權益的最高管理團體，業主大會議事規則、業主公約等涉及全體業主利益的事宜，均是業主大會審議作出決定和承擔責任，業主委員會只是執行機構。而條例規定向政府主管部門備案的主體卻是業主委員會，而非業主大會。公務員之家版權所有

首先，個體與群體間沖突，始終是物業管理活動中的主要矛盾。我國目前只有企事業單位依法登記的，是沒有執行機構進行登記的。對執行機構業主委員會備案，往往容易由于業主委員會少部分人員的行為缺乏規范，“左右”業主大會的“結果”，不僅業主真正行使權利義務的大會容易流于“形式”，還要“全體業主承擔民事責任”？備案主體不清，體現了法律主體責任不清，如此只會矛盾不止！

其次，空置房或在建房屋的建設單位是否是真正意義上的房屋的所有權人缺乏界定。物業管理區域內全體業主組成業主大會。業主是房屋的所有權人。那么空置房或在建房屋的建設單位是否是業主？其權利和義務在業主大會如何體現？備案是否包括作為業主的建設單位？實踐中，相當的住宅業主認為建設單位不是業主，或是“準業主”，因此在投票權計算、配套設施的產權歸屬等方面產生矛盾，引發在成立業主大會，產生業主委員會，“維權”排斥建設單位等非住宅“大業主”參加。

二、業主委員會備案是事后查考，還是事前行政確認？

國務院《物業管理條例》第十六條規定：“業主委員會應當自選舉產生之日起30日內，向物業所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門備案。”

條例釋義對此的解釋是：“業主委員會是業主大會的執行機構，一經業主大會會議選舉產生，就在業主大會議事規則規定的任期內履行相關職責......業主委員會成立后應當向物業所在地的區縣人民政府房地產行政主管部門備案，以便政府行政主管部門對業主委員會的情況進行必要的了解和掌握。”“本條例明確業主委員會的實行備案制度，區別于審批制度。”

對什么是行政備案，《辭源》、《辭海》無從查考，查閱《現代詞典》獲得的解釋“是向主管機關報告事由存案以備查考。”

因此，我們可以認為，備案是事后查考。對業主委員會不實質性審查、不登記、不審批，是條例規定備案的基本精神。

而行政確認，是指行政主體依法對行政相對人的法律地位、法律關系或有關法律事實進行甄別，給予確定、認定、證明（或否定），并予以宣告的行政處理。行政確認具有主體是行政主體，確認的內容是行政相對人的法律地位和權利、義務的確定，是一種確認處理，是要式行政處理，具有羈束處理、確認后發生法律效力等特點。其具體形式又可分為確定、認定、證明、登記、鑒證。內容分為法律事實和法律關系。分類上又分為依申請的確認和依職權的確認，對身份對能力的確認和對事實的確認，各專業領域的行政確認等。行政確認制度有利于預防各種糾紛的發生，可以為國家行政管理和法院審判活動提供準確、客觀的處理依據。

行政備案與行政確認是不同的概念及做法。業主委員會備案是“以備查考”，還是在事后備案的審查“發現問題”，再行“解決問題”？南京兩級人民法院的判決，都堅持政府主管部門對業主委員會的備案，不是一般性的備案，是行政確認行為。其主要依據是因為主管部門給予出具的相關文件證明并予公布，即確認了業主委員會依法成立，憑備案登記表及刻章證明，可以到公安部門辦理刻制印章，并得以正式履行職責，這一行為對公眾產生了法律影響，影響上訴人的權益，當然屬于依據《中華人民共和國行政訴訟法》，法院受理的范圍。

我國《民辦非企業單位印章管理規定》（2000年1月19日民政部、公安部令第20號）規定：“民辦非企業單位刻制印章須在取得登記證書后向登記管理機關提出書面申請及印章式樣，經批準后持登記管理機關開具的同意刻制印章介紹信及登記證書到所在地縣、市（區）以上公安機關辦理準刻手續后，方可刻制。”我國現行的法律法規，均未規定業主委員會向政府申請備案或登記，政府也“無法可依”對業主委員會的申請的備案進行確認登記，更無政府主管部門對業主委員會登記發證的規定。“對業主委員會情況進行必要的了解和掌握”的行使備案權利的主管部門，為業主委員會不出具備案證明并公布，如何解決刻章之需和讓公眾知曉業主委員會成立？對業主委員會的備案，是否名為“備案”，行“確認登記”“賦予權力”為實？

三、業主委員會的權力是由選舉產生而履行，還是依政府職權備案（登記確認）產生而履行？

國務院《物業管理條例》釋義對業主委員會的履行職責解釋是：“業主委員會是業主大會的執行機構，一經業主大會會議選舉產生，就在業主大會議事規則規定的任期內履行相關職責......”同時又解釋“一些地方規定業主委員會實行登記審核......但在實踐中存在許多問題：首先，政府房地產行政主管部門缺少足夠的精力和時間對業主委員會進行實質性的審核，難以起到登記的效果；其次，登記審核容易造成政府對業主委員會的成立與運作進行一些不正當的干預，而且業主委員會是業主自律的一種形式，政府不宜干預過多，介入太深。政府的作用主要應該體現在指導、幫助、協調、監督業主委員會的成立及運作上以保證業主委員會真正代表全體業主的利益。”

在我國，行政登記是行政主管機關依當事人申請，對當事人之間的民事法律關系狀態加以記載，予以認可和證明的一種行政行為。登記哪些內容似乎更多的體現是政府“賦權”的性質，未經登記可能會有某些不利后果。

而世界上一些英美法系國家和地區，對于民商事采取是任意性登記，登記只是指從事活動的前提，而并非從事活動的必備要件。其中法律雖然不將登記作為主體資格或能力取得的邏輯前提，但非經登記，其從事的活動沒有對抗第三人的效力，政府進行登記實際上是對公民天賦權利的一種確認，而不是“賦權”。例如美國的法律觀念和制度，認為“私權”領域（如商品買賣等）是每一個公民天賦的或法定的權利，無需任何行政部門再以登記加以確認和限制，政府只是對其選擇予以認可和規范而已。澳大利亞、新西蘭等英美法系的國家也多有類似規定。這些國家實行民商事登記，更多的體現是一種“事后備案”性質。登記機關的行為更多的是體現政府的服務責任與行為，而不是行政權力的行使。

在法律上，英美法系與大陸法系在法的淵源、法典編纂、適用法律的技術、法的分類、訴訟程序和判決程式等方面均有不同的特點。

現代物業管理源于英美，發展也不過百余年。我國的物業管理是隨著對外改革開放和住房制度的不斷深入，作為“舶來品”發展起來的，在先行的法規政策規范與實務上，也較多的受英美法系的影響；而我國卻是一個較多受大陸法系影響的國家，南京兩級人民法院堅持對業主委員會備案登記即“賦權”的判定思想，已充分說明這一點。物業管理法規立法思想與法院的判決差異，我們是否存在在“引進”與“消化”結合上，忽略了不同法系思想在與我國物業管理實踐相結合的國情“沖突”？

如果我們借鑒英美法系國家關于“天賦權利”的觀點，我們對業主委員會權利的產生與履行，以及對其備案的行政觀念可以認為，對于業主大會或業主委員會的行政備案（登記）行為，不創設新的權利義務關系。行政備案（登記），是不以自己意志決定當事人是否享有某一權利，或是否應負擔某一義務。當事人之間民事實體權利義務的變動，取決于當事人本身的法律行為，而非取決于備案（登記）。行政備案（登記）的法律后果，在于推定了其所登記的民事法律關系的合法性，起籍簿記載和公示對抗第三人的效力，例如防止同一物業管理區域出現兩個以上個業主大會和業主委員會等。公務員之家版權所有

我們還可以進一步認為，物業管理行政主管部門對業主大會或業主委員會依申請行使登記行為時，完全不享有自由裁量權，假如我們認為業主有維護自己合法權益的法定權利，那么我們對業主大會或業主委員會進行備案（登記），也只應依法負形式審查義務，審查登記與否，并不影響業主自身“自治”維護權益。

四、政府行政對成立業主大會的指導，是助成性指導，還是規制性指導？

國務院《物業管理條例》第十條規定：“同一個物業管理區域內的業主，應當在物業所在地的區、縣人民政府房地產行政主管部門的指導下成立業主大會，并選舉產生業主委員會。”第二十條又規定：“……在物業管理區域內，業主大會、業主委員會應當積極配合相關居民委員會依法履行自治管理職責，支持居民委員會開展工作，并接受其指導和監督。”

條例對業主大會的指導規定，一是所在地的區（縣）人民政府房地產行政主管部門，二是居民委員會。物業管理行政主管部門作出政府對業主大會指導的規定，主要是基于物業管理區域內物業構成、權屬及使用上不可分離的共同關系而產生。居民委員會對業主大會的指導，源于《中華人民共和國憲法》第一百一十一條規定：“城市和農村按居民居住地區設立的居民委員會或者村民委員會是基層群眾性自治組織。”《中華人民共和國城市居民委員會組織法》第二條規定：“居民委員會是居民自我管理、自我教育、自我服務的基層群眾性自治組織。”居民委員會具有辦理本居住地區居民的公共事務和公益事業、調解民間糾紛、協助維護社會治安、協助人民政府或者它的派出機關做好與居民利益有關的公共衛生、計劃生育、優撫救濟、青少年教育等項工作、向人民政府或者它的派出機關反映居民的意見、要求和提出建議等任務。我國多數生活在物業管理區域的業主，同時也是城市居住地居民中的一員。業主大會同樣要接受居民委員會的指導。

行政指導，是自20世紀中葉以來，隨著現代市場經濟實踐和理論的不斷發展和政府角色的逐步演化，在現代市場經濟條件下的行政實踐中，對傳統依法行政起著補充和替代、輔導和促進、協調和疏通、預防和抑制等積極作用。

因此，世界上一些國家的行政機關和行政公務人員，在行政管理活動中逐漸自覺主動地采用了這種比較柔軟靈活、不具有強制性的行政措施，并顯現出特殊的功用性、可行性和實效性。

我國隨著經濟發展和法制建設的不斷完善，為了適應復雜多變的經濟和社會生活需要，行政主體在其管轄權限內，依據國家的法律或政策、有關官方信息等非強制性手段，在行政相對人的同意或者協助下，同樣達到實現一定行政行為的目的。反映了我國對市場經濟條件下行政管理方式的一種理性選擇，也是對行政法治的一種補充和配合，是協調政府與公眾關系的有效手段。

行政指導，是行政機關在其職能、職責或管轄事務范圍內，為適應復雜多樣化的經濟和社會管理需要，適時靈活地采取符合法律精神、原則、規則或政策的指導、勸告、建議等不具有國家強制力的方法，以謀求行政相對人同意或協力，以有效地實現一定行政目的之行為。行政指導行為具有非強制性、示范引導性、柔軟靈活性、方法多樣性、選擇接受性等特征，它既不同于設立規范的行政立法行為，也不同于具有強制力的行政執法行為，又區別于直接產生法律效果的行政契約行為，它與這些行為共同構成行政機關的行為方式體系，相輔相成、相互配合、各有所長地調整社會生活，從而更有效地實現行政目標。

三、政府行政法治共性的基本內涵

第一、法律至上。法律是公意的體現，法律至上，就是公意至上，都必須以憲法為根本的活動準則，都必須具有法律依據，不違反法律精神，必須尊重公民個人的權利和自由。

第二、私法自治，契約自由。是指民事主體在不違反國家強制性和公序良俗的前提下，根據其內心意思自由地決定決定民事法律關系的形式和內容，國家對此種民事行為法律關系只能消極地予以確認，而不得積極地予以干涉和限制。在法治領域中，存在著行使公法與私法之分，在私權領域，應堅持“法無規定即自由”，在公權領域，應堅持“法無規定即禁止”。在現實生活中，私的領域大量存在。在公民權利領域實行無罪推定的原則，即只要法律不禁止，公民就可以為。因此，任何人都有權做法律所不禁止的事情，當然還要受尊重公序良俗原則的支配。國家權力的存在與運作意在實現公意、公益。國家能否在私的領域退出和以私的身份參與私法領域的活動，已成為法治的一個標志。

尤其要把民事行為與政府的行政行為分開，避免把維護政治秩序、實現政治生活的某種價值觀的政治社會觀帶入到私權領域，而應當尊重相對人的意思表示，沒有相對人的意思表示，沒有相對人的自愿表示，當然也就沒有政府與相對人之間的契約關系的存在。

第三，依法行政。我國80%的法律都有賴于行政機關執行，權力相對集中，行政自由裁量權大量存在等，行政權利又是最具侵犯性的權利。行政行為可以分為具體行政行為和抽象行政行為。首先，依法行政不僅要求行政機關根據法律和法律的授權制定行政規范，還要求行政機關作出具體行政行為時必須依據法律。不僅包括程序法，而且包括實體法。凡屬憲法、法律規定只能由法律規定的事項，則只能由法律法律規定；或必須在法律明確授權的情況下，行政機關才有權在其所制定的行政規范中作出規定，越權無效。其次，職權法定，權責統一。行政機關只能在法律規定的范圍內活動。非經法律授權，不能具有并行使某項職權。同時行政機關的權利是職權，具有不得放棄和正確行使的性質，放棄權利，就是不履行義務，就是失職。

4、司法獨立公正。是指司法機關獨占司法權和獨立行使司法權，不受立法、行政和其他社會力量的非法干涉。行政行為必須接受法院的司法審查。司法是社會沖突的最后裁判，司法必須公正，司法公正的前提條件是司法獨立。使司法處于超然社會的地位，沒有司法獨立，就沒有司法公正。

從我國行政法治建設的內涵有助于我們理解：政府主管部門對業主大會、業主委員會的指導是一種非強制性的行政行為，不具有服從的任意性。對業主大會、業主委員會的指導屬于助成性指導的具體行政行為，助成性行政指導是指以幫助和促進相對人自身利益或事業的發展為目的，即為相對人出主意的行政指導，故又稱為出注意的行政指導。無論在原則還是在實踐中，業主是否服從，都是任意的，僅限于原則而言，但又不是一般的行政行為，它是一種行政事實行為。

三、對建立和完善法律法規的思考

1、亟待《物權法》的頒布實施，修正現行物業管理法規的相關條款。明確業主大會的備案（登記）主體，明確其法律地位。

2、“無責任即無行政”。法規應明確業主委員會備案的實質界定，并設定行政主體對其備案（登記）法定形式要件、程序等客觀行為模式和標準，防止行政公務過錯。從物業管理實踐看，首次業主大會成立及產生業主委員會，可以規定為政府進行法定形式的行政確認登記發證，以后業主大會、業主委員會的換屆選舉等采取備案制。這樣做的目的，在于幫助業主在首次業主大會成立中規范行為，增強實現自我管理、自我約束的權利與義務責任奠定基礎。

3、明確政府主管部門對首次業主大會的指導。建立細致且程序化、制度化、公開化、專業化指導意見和參考文本，包括物業管理區域劃分確定（包含共用、共有設施設備）、業主大會籌備組成立、籌備內容、業主身份確認、投票單位計算、業主委員會選舉規則、大會議事形式、業主大會議事規則、業主公約、各種票樣、備案（登記）表、信息、告示、建議、勸告等。

4、建立物業管理活動中矛盾的協調機制。可以組織建立一種咨詢性、調研性、獨立性和非權力性的合議制組織，由街道辦事處、社區居委會、派出所、專家和有關利害關系人等組成。主要通過調查、審議等，協調物業管理行政管理部門與相對人的分歧、矛盾，通過平等對話、相互溝通，改善關系，化解矛盾。消除物業管理活動中政府和業主、企業之間的行政摩擦，降低政府行為的成本，提高政府行為的效率。

5、建立行政指導的救濟制度。擴大行政救濟途徑，充實和完善救濟程序，抑制違法的行政指導，保護業主的合法權益。對業主大會、業主委員會事實上具有強制力的行政指導，都可以視為行政部門的具體行政行為，業主可以依法提起行政訴訟，如行政指導導致其權益受損、還應有權依法申請國家賠償。