秘書的參謀輔助職能與秘書的綜合素養(yǎng)

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秘書的參謀輔助職能與秘書的綜合素養(yǎng)

【摘要】秘書的實際參謀效應，主要取決于秘書人員參謀水平及能力。而秘書參謀水平及能力，又同其自身的素質(zhì)與修養(yǎng)相關(guān)。秘書參謀效應的好壞，參謀輔助作用的大小，在正常情況下，同其綜合素養(yǎng)的高低存在著對應的正比關(guān)系，因此，秘書參謀輔助之本在于秘書的綜合素養(yǎng)。

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，秘書工作在適應體制轉(zhuǎn)軌過程中，以積極態(tài)勢快速跟進，特別是在思路、方式、手段等方面也迅速改變，秘書參謀輔助職能主要是圍繞領(lǐng)導者的管理目標，決策思想，隨時有效地為領(lǐng)導者進行決策管理提供準確全面的信息，即時針對領(lǐng)導者的咨詢給予切實明確的回應，應需提出通過周密思索論證而形成的建議與方案，以及進行決策實施中的某些協(xié)調(diào)和督察輔助，乃至為領(lǐng)導拾遺補闕，提醒勸諫。十分明顯，秘書的實際參謀效應，主要取決于秘書人員參謀水平及能力。而秘書參謀水平及能力，又同其自身的素質(zhì)與修養(yǎng)相關(guān)。秘書參謀效應的好壞，參謀輔助作用的大小，在正常情況下，同其綜合素養(yǎng)的高低存在著對應的正比關(guān)系，因此，在以科學發(fā)展觀為指導，構(gòu)建和諧社會的大背景下，探討秘書人員的素養(yǎng)，對開創(chuàng)秘書工作新格局有著現(xiàn)實和深遠的意義，筆者根據(jù)學習和工作的體會，認為秘書人員要發(fā)揮好參謀助手作用必須具備以下幾方面的素養(yǎng)。

一、良好的政治思想素養(yǎng)是參謀決策的

風向標

作者簡介：劉春森，男，江西城市職業(yè)學院院辦主任

⒈正確鮮明的政治態(tài)度。無論是國家機關(guān)、企事業(yè)單位秘書，還是民營企業(yè)、民非單位的秘書，其政治態(tài)度，首先表現(xiàn)為講政治，要有實現(xiàn)共產(chǎn)主義理想的堅定信仰，一切工作必須以馬列主義、思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想為指導，堅持科學的發(fā)展觀，理解并貫徹黨的“一個中心、兩個基本點”的政治路線，確保鮮明正確的政治態(tài)度和立場，具有能夠判明大是大非的政治敏銳性與鑒別力。其次，必須努力學習、理解黨和國家的大政方針，掌握本系統(tǒng)職能運行密切相關(guān)的政策，條例，熟悉本系統(tǒng)內(nèi)的具有指導意義的具體政策，規(guī)章制度。同時還要學習掌握相應的法律、法規(guī)，保證自己在參謀輔助決策及決策管理過程中所必須具備的相當?shù)恼咚胶头ㄖ我庾R。特別是民營企業(yè)和民非單位的秘書，正確處理單位利益與國家利益有著十分重要的意義。

⒉無私奉獻的價值觀念。秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔相應的義務(wù)，秘書的“天賦地位具有明顯的依附性”，從秘書的行政組織中以及在領(lǐng)導身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色，每個秘書人員都應該具有這樣的角色意識，自覺地，心甘情愿地當好助手和配角。秘書工作的輔助性特征，決定了秘書人員參謀成果的潛隱性，同時，又決定了秘書參謀輔助工作更見被動辛勞、負重清苦，重壓重負下重要的辛勞價值，與注定要無聞無顯的價值形態(tài)形成明顯反差。正確理解這一反差，樹立無私奉獻的價值觀念是秘書人員做好參謀輔助工作所必須具備的基本思想素質(zhì)。作為秘書人員淡泊名利，不為名利所誘，不被世俗所惑，要耐得寂寞、安于清苦、一身正氣、兩袖清風、兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨，樂于默默奉獻甘當無名英雄。如：秘書人員出謀劃策時，領(lǐng)導采納了、拍板了，不能認為是自己的功勞，講話稿寫出來了，領(lǐng)導看過了，講過了，在刊物上發(fā)表應當署領(lǐng)導的名。在做完每項參謀工作后，應想到自己的工作離不開領(lǐng)導的關(guān)心指導，要認識到秘書無論是寫材料還是做事情，都是在貫徹領(lǐng)導的思想和意圖。因此秘書必須記自己是在參謀，而不是參“斷”，切忌喧賓奪主，越位爭權(quán)。

⒊辯證創(chuàng)新的思維方式。秘書參謀主要是從智力方面輔助領(lǐng)導者在認識客觀世界，形成改造客觀世界的決策、方略，并將其付諸實施。秘書參謀活動的思維認識特質(zhì)，決定了相關(guān)秘書人員要能稱職并有效進行參謀輔助，就必須具備正確認識客觀世界的基本觀點和方法。學習和掌握馬克思主義的世界觀及唯物辯證的思維認識方法論。只有掌握并運用這種科學的世界觀與思維認識方法，秘書人員才可能避免思想認識的主觀性，片面性與機械性；才有可能在具體的參謀輔助活動中，堅持實事求是的思想路線，發(fā)揚積極開拓創(chuàng)新精神；才有可能加強全面深入的調(diào)查研究，把握新信息，接受新知識，發(fā)現(xiàn)新情況，獲取真知灼見；才有可能向領(lǐng)導者反饋真、準、全的咨詢信息，提供切實中肯、參考度高的參謀建議、方案及意見，真正忠實積極、力爭主動地當好參謀助手。

⒋崇高的職業(yè)道德。職業(yè)道德是人們從事職業(yè)活動所應遵守的行為規(guī)范。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德，秘書人員必須遵守以下五條最基本的行為規(guī)范（）忠于職守。大而言之是忠于國家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本機關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟利益。并且對自己的本職工作要認真負責、一絲不茍、恪守本分，甘當助手，不越權(quán)，不以二首長自居，不狐假虎威。（）嚴守機密。秘書人員的身份具有特殊性，工作在核心部門，領(lǐng)導身邊，知密時間早，涉密范圍廣，稍不注意就有可能因泄密、失密而造成嚴重后果。秘書人員要嚴守黨和國家機密，不泄露或出賣本單位的政治、軍事、經(jīng)濟、科技情報，不泄露領(lǐng)導尚未決定的關(guān)系群眾利益的事，也不要議論別人的隱私，以免制造矛盾、破壞團結(jié)，做到不該說的不說，不該傳的不傳，不該做的不做，行則篤敬、口則慎言。（）恪守信用。就是指秘書人員在工作中、人際交往中講誠信，包括約定會晤、安排會議、組織會議、收發(fā)函件、傳遞文件都要準時；接受任務(wù)如不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。決不經(jīng)易答允別人所托而自己力所不能及的事情，一旦答允就應盡一切力量辦到。（）文明禮貌。秘書人員工作的部門一般都是一個機關(guān)、單位的窗口，在待人接物時一定要熱情大方、談吐文雅、常帶微笑，認真傾聽群眾的意見，對待群眾不傲慢、不冷淡，對待上級不阿諛、不做秀。（）廉潔奉公。秘書工作千頭萬緒，包羅萬象，每天有大量的政務(wù)和事務(wù)需要處理，秘書人員要耐得住清苦，守得住小節(jié)，抵得住誘惑，正確對待名利和權(quán)力，以勤政廉政的良好作風做好領(lǐng)導的助手，切不可充當領(lǐng)導腐敗的經(jīng)紀人。

二、豐富的知識積累是秘書參謀輔助的

重要基礎(chǔ)

現(xiàn)代社會是信息“爆炸”的時代，是知識經(jīng)濟時代，知識智力的作用日趨重要。秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面，秘書工作又有自己的專業(yè)特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識，因此現(xiàn)代秘書人員，必須具有豐富淵博的文化知識，合理的知識結(jié)構(gòu)以及獲取新知識的能力。

⒈廣博的文化知識修養(yǎng)。文化知識不僅是現(xiàn)代領(lǐng)導者必備的素質(zhì)要求，而且是領(lǐng)導者提高素質(zhì)修養(yǎng)的基礎(chǔ)條件，領(lǐng)導者的層次愈高，所需知識修養(yǎng)則也要愈博愈精。但任何領(lǐng)導者，均不可能具備其管理所涉及的全部知識，因而他們在進行決策及決策管理過程中，要借用外腦，要倚重為之提供近身綜合輔助的秘書人員給予咨詢參謀，從知識及智力方面給予補充、輔佐。秘書人員的輔助性、綜合性、機密性、服務(wù)性的職業(yè)特點，要求秘書人員必須具備廣博的文化知識，成為知識相對淵博的雜家和通才。廣博的知識面主要包含相關(guān)的社會科學知識，如經(jīng)濟、法律、政治、行政、社會學等；相關(guān)的人文科學知識，如哲學、歷史、文學、藝術(shù)等；相關(guān)的自然科學知識，如數(shù)、理、化、生及自然辯證法等。只有這樣，秘書人員履行職責才會視野開闊，思維敏捷，有洞察力，才能掌握全面輔助領(lǐng)導者，隨時協(xié)助其獲取深入的智力輔助的線索或途徑。

⒉合理的知識結(jié)構(gòu)。秘書人員應當是通才與專才相結(jié)合的復合型人才，因而合理的知識結(jié)構(gòu)就顯得尤為重要。秘書人員合理的知識結(jié)構(gòu)應當是以秘書學、管理科學知識為核心的各種知識的合理構(gòu)成和搭配，包括基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識以社會生活實踐知識。具體來說，秘書人員合理的知識結(jié)構(gòu)應當是：一是扎實的馬克思主義理論修養(yǎng)，用其掌握基本立場、觀點和方法，創(chuàng)造性地用于指導實踐；二是嫻熟的專業(yè)知識，包括：公文和應用文寫作知識、文書制作和文書處理知識、檔案保管知識、辦公室管理知識、調(diào)查研究知識、會議組織知識、信訪工作知識和公共關(guān)系知識等；三是豐富的人文科學知識和自然科學知識，這是秘書人員應有知識的基本層次；四是深厚的社會生活知識，秘書人員光靠書本理論知識是不行的，還必須有豐富的實踐生活經(jīng)驗，才能為輔助決策服務(wù)；五是秘書人員還應當關(guān)注現(xiàn)實社會的發(fā)展，關(guān)注世界科學技術(shù)的進步，了解當代最新的發(fā)明創(chuàng)造，以及新方法、新思維、新理論，儲備和應用新知識。

⒊獲取新知識的能力。對于秘書人員來說，豐富的文化知識與合理的知識結(jié)構(gòu)，都十分重要，但更為重要的是要有獲取知識的能力。因為受主客觀條件的限制，秘書人員所掌握的知識畢竟是有限的，其豐富程度也是相對的，在科學技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，秘書人員要應履行近身綜合參謀輔助本職的需要，注重繼續(xù)學習、學會學習，自覺擠時間向書本學習、向領(lǐng)導學習、向群眾學習、向?qū)嶋H學習，在參謀輔助的實踐之中不斷學習、總結(jié)、積累和提高。

三、能力修養(yǎng)的高低是衡量秘書合格與

否的重要標準

秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，主要是：寫作能力、口頭表達能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應變能力、預測能力和使用辦公自動化設(shè)備的能力。概括起來講無非就是三大方面：

⒈簡明精當?shù)谋硎瞿芰ΑｊP(guān)于文章撰寫、語言表述問題，年前晉代的陸機在其《文賦·序》中，便較深刻地論述到其難處：“每自屬文，尤見其情，恒患意不稱物，文不逮意。蓋非知之難，能之難也。”其后宋代蘇軾詮釋了這一“能之難”：觀物之妙，不能了然于胸，了然于胸，不能了然于口和手。而秘書參謀輔助的最基本的工具和手段就是文字材料、口頭語言以及以公文撰擬為主的文字工作，以口頭表述為主的語言溝通活動，這是秘書當好參謀助手的基本能力和看家本領(lǐng)之一。秘書的文字表述集中在公文的撰擬方面，要力求篇幅簡短，在內(nèi)容充實的前提下，有話則長，無話則短，意盡言止；要崇尚文筆扎實，力求樸素自然，莊重平易，精當?shù)皿w；要保證內(nèi)容明曉，堅持一文一事表述集中；觀點與結(jié)論鮮明，一針見血，具有說明力；要確保行文通暢，一目了然。如諸葛亮的《出師表》，在不到字的文章里寫出了當時蜀國的處境，自己的身世，同時對后主劉禪的錯誤進行規(guī)諫，提出了自己的希望，整篇文章思想樸實，富有情感、內(nèi)容豐富、是傳頌千古的典范公文。又如魏征的《諫太宗十思疏》，參謀者使用書面文字材料間接向參謀對象進行參謀，規(guī)勸唐太宗“居安思危”，文章沒有系統(tǒng)闡述，只是用“總此十思，宏茲九德”這樣的話來達到最佳效果。

⒉精明干練的行為能力。精明干練是秘書人員在參謀輔助活動中通常應有的一種業(yè)務(wù)行為的能力體現(xiàn)，在實際工作中，秘書人員要能思維敏銳、機靈周到、耳聰目明，善于調(diào)動自己的知識才能，運用自己日常積累的工作經(jīng)驗去觀察、思索、把握、處理本職工作，及時準確接收理解領(lǐng)導者的活動意圖，敏銳迅捷抓住事物的關(guān)鍵和實質(zhì)，迅速周密形成切中領(lǐng)導意向與實際情況的參謀輔助意見；要能立足系統(tǒng)大局，時時追隨領(lǐng)導者職能視野，胸懷全局、胸中有數(shù)、有備有方，適應領(lǐng)導者的輔助需要，一示即明，一撥即動，暗示亦明，未撥亦動，精明干練地為領(lǐng)導者進行科學決策、實施決策管理提供參謀輔助服務(wù)。

⒊嫻熟的動手操作能力。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的出現(xiàn)，辦公自動化設(shè)備的利用率越來越高，網(wǎng)上辦公，網(wǎng)上談判，網(wǎng)上交易等，凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，如電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、傳真機、碎紙機、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等，秘書人員都應學會使用，甚至是汽車駕駛。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用動手能力，可以備工作上的不時之需。

因此，秘書人員各種能力水平的高低，在相當程度上左右著參謀輔助效應，這也是衡量一個秘書合格與否的重要標準。

四、健康的心理素質(zhì)是參謀輔助的重要

保證

我們這里所言心理素質(zhì)，是非智力因素的心理狀態(tài)，即起動力作用的人腦機能，是人們對自己的思想、言行帶有指向支配、左右作用的動機、志趣、意志、氣質(zhì)、情緒及性格等方面的心理素質(zhì)與修養(yǎng)。履行參謀輔助職能的秘書人員，其職能特征使之責任不小，負荷繁重，矛盾突出，付出與獲得的反差明顯。因此，秘書人員要適應并做好參謀輔助工作，必須要有一個健康、良好的個性心理素養(yǎng)，概括起來，大致有以下四種個性心理素養(yǎng)。

⒈弘毅不折的堅強意志。《論語》有言：“士不可不弘毅，任重而道遠”。面對繁蕪艱難、錯綜復雜的參謀輔助工作，秘書人員要自覺、自信、機敏、堅韌，排除干擾、拒斥誘惑，不依附盲從，獨立思考、善拿主見，克服畏縮、迎難而上，堅定不移地做好各項參謀助手工作，保證各項任務(wù)圓滿完成。

⒉自知、自制的承受能力。秘書人員要有自知之明，善于控制自己，調(diào)節(jié)平衡情緒，具備良好的心理承受能力，要自省、自警、自律、自制，有相應職能心態(tài)，處于順風不爭功，不忘乎所以；面對頓性，不諉過，不灰心喪氣，善于適應環(huán)境情勢，時刻檢點約束思想言行，抑制沖動浮躁，防止脆弱失衡。應坦蕩磊落，開朗平穩(wěn)，具備較強的心理承受及心緒平衡能力。

⒊沉著穩(wěn)健的行為氣質(zhì)。我們這里指的氣質(zhì)是指典型、穩(wěn)定的心理特征在行為中所表現(xiàn)出的一種相當穩(wěn)定的行為狀態(tài)。秘書近身綜合參謀輔助領(lǐng)導者的職能規(guī)律，要求秘書人員必須具備沉著穩(wěn)健的行為氣質(zhì)，不能躲在領(lǐng)導后面畏畏縮縮，應做到臨亂不慌、處變不驚、謹慎行事、沉著應對。

⒋戒慎恐懼的職能心態(tài)。《墨子·天志下》云：“戒之慎之，處人之國者，不可不戒慎也。”《易·震》云：“君子以恐懼修省。”戒慎者，要求人慎獨自律，自警自戒；恐懼者，要求人使命感強，多想事物復雜的一面，兢兢業(yè)業(yè)，切實有效行事。秘書人員保持戒慎恐懼的職能行為心態(tài)，也是秘書人員順應其職能規(guī)律的一種必備的職能心理素養(yǎng)，要做到這點，就必須得對人民、對事業(yè)有高度的責任心和義務(wù)感，心系全局，深謀遠慮，膽大心細，如臨深淵，如履薄冰，瞻前顧后，總是周到、高效地完成參謀輔助任務(wù)。

綜上所述，要使參謀效應達到理想的效果，就需要秘書人員在具備相應的政治、思想、道德素養(yǎng)的同時，還得具備相當適應近身綜合參謀輔助的知識、業(yè)務(wù)、能力及作風等方面的素養(yǎng)，因此，秘書參謀輔助之本在于秘書的綜合素養(yǎng)。

主要參考文獻：

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武漢大學出版社

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高等教育出版社

．陸瑜芳《秘書學概論》

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．趙中利《現(xiàn)代秘書心理學》

高等教育出版社

．劉盼遂《中國歷代散文選》

北京出版社

．徐普平《試析秘書的參謀素養(yǎng)》