檔案在創建國優工程的實踐

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青島地鐵集團有限公司（以下簡稱“青島地鐵集團”）秉承“為城市建地鐵、為人民建地鐵”的理念，發揚“執著專注、精益求精、一絲不茍、追求卓越”的工匠精神，現已開通6條線路，運營里程284公里。其中，青島市地鐵2號線一期工程全長25.2公里，均為地下線，共設車站22座、區間23個、車輛基地1座、控制中心1座，該工程代表了國際先進水平。2021年3月24日，青島地鐵集團根據國家優質工程獎評選工作的通知迅速確立了爭創金獎的最高目標。經過材料審查、現場復查、專家評審等程序，青島市地鐵2號線一期工程順利通過評審，進入公示階段。2021年12月6日，中國施工企業管理協會發布《關于表彰2020—2021年度國家優質工程獎的決定》，決定授予青島市地鐵2號線一期工程國家優質工程獎金獎。青島地鐵集團歷來高度重視檔案工作，檔案管理機構健全，檔案管理隊伍配備滿足工作需求。近年來，青島地鐵集團制定完善了相關規章制度和工作流程，配備了檔案庫房以及相關設施設備，完成了青島市地鐵2號線一期工程59個單位工程、151個子單位工程、976個分部、5970個分項工程檔案資料的驗收移交工作，檔案管理工作取得顯著成效。

主要做法

青島地鐵集團依據法律法規及行業標準，從建立健全管理制度入手，以統一領導、統一管理、統一制度、統一標準為抓手，推動城市軌道交通建設項目檔案管理工作穩步開展。1.統一領導，分級負責青島地鐵集團董事長、總經理高度重視檔案工作，多次作出重要批示，并將檔案工作納入集團領導工作議事日程、納入集團各項管理制度及工作流程。成立了以集團總經理為組長的檔案工作領導小組，統籌協調、指導推進檔案管理工作，及時解決檔案管理過程中的實際問題。集團分管領導親自開會調度，理順了相關單位檔案工作職責，建立了集團檔案工作分管領導掛帥，信息管理部牽頭，各職能部門、分（子）公司配合，各參建單位專兼職檔案人員具體負責的“四級檔案管理網絡”。2.提前介入，歸檔交底青島地鐵集團依據國家及行業標準制定了十幾項企業檔案工作標準。通過初期進場歸檔交底，統一檔案管理的規范和要求。在青島市地鐵2號線一期工程建設中，各標段項目部進場初始就迅速組織檔案交底工作會議，要求5方單位責任主體參加，把檔案工作的要求進行提前部署，讓各單位充分了解檔案工作的各項標準要求，督促參建企業在進場初青島市地鐵2號線一期工程正線區間隧道期就按標準做好檔案管理工作。3.組織培訓，督促檢查青島地鐵集團在前期歸檔交底的基礎上組織檔案管理專項培訓。通過組建聯合工作組對青島市地鐵2號線一期工程在建全部標段的檔案工作進行了檢查，對發現的共性問題進行集中研究，組織對相關制度標準進行修訂，并統一再培訓、再檢查。通過培訓、檢查工作督促檔案人員熟練掌握業務、嚴格標準落實。4.現場指導，示范引領青島地鐵集團開展了工程檔案標準化示范點創建工作，邀請青島市檔案專家、青島地鐵集團內部檔案業務骨干進駐示范點單位，現場指導檔案的收集、整理等工作，并組織全線項目經理和檔案管理人員進行現場觀摩，使得各參建單位檔案管理水平有了較大提高。5.精細檢查，整改到位對于日常的檔案管理工作，集團領導要求精細檢查、整改到位。對于整改不到位的單位，在配合經濟處罰的同時，采取全線通報批評并由集團領導約談該單位分管領導的做法。對于兩次以上整改不到位的單位，提出對該標段主要領導的處罰措施，即建議更換項目經理、檔案工作人員等。對參建單位制定了信用考核管理辦法，考核結果同時計入集團各部門、分（子）公司的日常管理考核之中。6.明確責任，超前控制青島地鐵集團與參建單位簽訂合同時設立了專門章節，明確了項目檔案管理責任，包括質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、整理標準及違約責任等內容。在組織工程驗收時，對沒有完成檔案歸檔的單位暫停支付合同款。將項目檔案是否按要求歸檔作為合同款支付的前提條件，提高了檔案歸檔效率。7.同步管理、同步驗收、同步考核青島地鐵集團參考國內城市軌道交通建設項目檔案管理先進經驗，提出了項目檔案移交歸檔與項目建設同步管理、同步驗收、同步考核的工作理念，要求各單位不完成立卷不得進行驗收，建設項目驗收通過后同步完成項目檔案移交進館。青島市地鐵2號線一期工程在初期運營安全評估前完成全部項目建設檔案驗收移交工作，同時取得青島市檔案局和青島市城建檔案館出具的檔案專項驗收意見書。

取得成效

1.檔案管理工作成效顯著青島地鐵集團向青島市檔案局咨詢，青島市檔案局一次性書面告知主要驗收的內容，同時根據需求開展跟蹤指導和業務培訓。青島地鐵集團會同青島市城建檔案館完成了151個子單位工程檔案預驗收和驗收工作，出具了32份《山東省建設工程檔案預驗收意見書》。青島市檔案局聯合青島地鐵集團、青島市城建檔案館及青島市企事業檔案專家成立了青島市地鐵項目檔案專項驗收委員會，組建了檔案專項驗收工作專家組，對青島市地鐵2號線一期工程5個車站、15個系統抽查了6000余卷（件）檔案資料，專家組認為青島市地鐵2號線一期工程項目檔案收集齊全、完整、準確，能夠反映工程建設的全過程及基本面貌，簽字蓋章手續完備，符合國家有關標準規范要求，出具了《青島市地鐵2號線一期工程檔案專項驗收意見書》。青島地鐵檔案工作獲得了業內認可，檔案管理工作取得了成效。2.檔案在創建國優工程中的重要作用近年來，國家優質工程獎、詹天佑獎等獎項的評選越來越嚴格，對施工質量和科技創新要求也越來越高。青島市地鐵2號線一期工程項目檔案工作為申報國家優質工程獎提供了不可或缺的檔案支撐。青島市地鐵2號線一期工程共接收4.58萬卷（件）各類檔案，其中工程準備階段檔案2457卷、基建檔案1.03萬卷、設備檔案1.85萬件、照片檔案1.11萬張、聲像檔案3432件。規范的驗收程序和大量齊全完整的工程檔案為獲評國家優質工程獎金獎奠定了堅實基礎。專家組從青島市地鐵2號線一期工程歸檔檔案中抽閱了大量真實、系統的檔案，如前期工程立項行政許可文件，參建各方的創優規劃及實施情況，圖紙會審及設計變更文件，工程材料報審及檢測報告等質量證明文件，第三方監測及檢測文件，獲獎證書原件，綜合聯調文件，竣工圖，竣工驗收及專項驗收文件等，準確、完整的檔案有力地促進了申報工作的順利進行，為獲評國家優質工程獎金獎發揮了重要作用。

作者：邢春陽 孫瑛