干部人事檔案信息化建設措施

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摘要：干部人事檔案是機關事業單位做好干部人事工作的基礎，加快檔案數字化平臺的搭建是提升干部人事檔案工作水平的重要途徑。本文從加強干部人事檔案信息化建設的必要性、當前信息化建設與管理存在的主要問題、加強信息化建設與管理的措施三個方面進行分析探討，希望可為機關事業單位加強干部人事檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：干部人事檔案；電子；檔案數字數據庫；信息化建設與管理

1引言

隨著時代的發展和科技的進步，干部人事檔案管理進入了信息化階段。新的管理模式解決了傳統手工管理模式中存在的諸多問題，一些不足之處也隨著信息化建設和管理水平的提升不斷得到優化和改善。但是，當前干部人事檔案信息化建設與管理仍存在一些普遍性的問題，對機關事業單位做好干部人事檔案管理工作產生了挑戰。

2加強人事檔案信息化建設與管理的必要性

當前，信息技術在干部人事檔案管理方面的運用有效克服了傳統模式存在的諸多缺陷，大大提升了檔案管理的效率和水平：一是數字化后的檔案可以通過計算機軟件對個人信息進行全方位的調取和分類編輯，數據更新更加及時和高效，工作人員操作更加直觀便捷；二是使用信息化方式實現檔案材料的存儲、利用和保管，可以大大減少外來人員接觸檔案材料原件的機會，輔以規范權限設置和業務審批流程，能夠有效避免檔案材料丟失、損壞和涂改造假等情況發生；三是在干部選拔、調配等工作中，檔案調閱更加方便，可以通過遠程查閱電子副本的方式完成檔案審核。檔案管理電子化流程如圖1所示，由此可以看出，通過不斷加強干部人事檔案信息化建設與管理，可以有效促進機關事業單位提升干部人事檔案管理水平，為做好干部人事管理工作提供更加堅實的保障。

3人事檔案信息化建設與管理中存在的主要問題

3.1信息化建設與管理意識不足

我們在工作中發現，很多機關事業單位人事檔案信息化建設發展比較落后，這與管理者的信息化建設和管理意識不足直接相關。某些單位干部人事檔案管理雖然也進行了一些信息化建設，但由于管理者重視程度不夠，僅是按規定完成了一些基本要求，未能充分發揮信息化管理的優勢。同時，由于管理者沒有意識到人事檔案信息化管理的重要性，重視程度和支持力度不夠，系統建設過程不是很順暢，系統建成后也沒有適應信息化管理模式優化業務流程，仍然保持傳統的管理模式。

3.2現代化軟硬件投入不足

干部人事檔案信息化管理涉及材料掃描、調閱利用、轉入轉出管理以及權限管理、信息安全等多個方面，軟件平臺的搭建和系統互聯需要性能卓越的服務器、電腦終端和掃描儀等設備支持。某些機關事業單位為干部人事檔案管理配備的硬件設備，僅能夠完成簡單的信息錄入或制作表格，無法滿足干部人事檔案專用軟件系統的運行要求。此外，專用軟件以及個性化功能的開發也需要額外投入資金，很多機關事業單位并沒有優先考慮安排。

3.3信息化建設與管理人才隊伍建設不足

專業的系統需要由專業的人管理和操作，機關事業單位相當一部分干部人事檔案管理人員缺少計算機相關知識，加之相關業務培訓跟不上，導致即使單位具備了信息化管理平臺也無法充分發揮作用的現象出現，干部人事檔案管理始終處于較低水平。

4加強干部人事檔案信息化建設與管理的措施

4.1增強干部人事管理者信息化建設與管理的意識

作為干部人事工作的管理者，應當清晰地認識到，信息化建設與管理是全面提高干部人事檔案管理水平的根本途徑，必須更加重視干部人事檔案信息化工作，在檔案信息化建設與管理工作中發揮帶頭作用。此外，還應深刻地認識到，干部人事檔案信息化并不是簡單地將檔案材料數字化后存儲在電腦中，而是整個檔案管理業務流程的再造。在謀劃、推進本單位干部人事檔案信息化建設與管理工作中，管理者需要通盤考慮，有力推進。

4.2加大軟硬件設施投入力度

先進的軟硬件配套設施是實現干部人事檔案信息化管理的必要條件，機關事業單位應當將干部人事檔案信息化必備的軟硬件視為單位必備的基礎設施，持續投入資金予以支持。干部人事檔案工作效率和質量的提升，不僅是為干部人事工作提供支持，還可以為其他部門和干部職工個人提供更加高效和優質的服務。4.2.1依托信息技術搭建電子檔案數字數據庫伴隨著機關事業單位干部人數的增加和新老交替，檔案在人才快速流轉的過程中起到了關鍵作用。機關事業單位人事檔案數字數據庫建設在當前形勢下顯得尤為重要。數字數據庫的建設可以有效減少人力管理成本，并進一步開發人事檔案的更多價值。電子檔案數字數據庫通過將信息技術和人工智能技術結合，可以減少對人力資源的浪費，并高效、安全、快速、便捷地實現干部人事檔案的流轉工作。電子檔案數字數據庫建設是一個系統性的工程，主要包含信息采集、加工、傳輸、接收等環節。在日常工作中，電子檔案信息不僅是將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案，也借助信息的傳播方式優化著傳統的流轉模式。同時，電子檔案數字數據庫更要考慮到在互聯網傳輸中的有效性和安全性。互聯網技術與圖像識別技術、人工智能技術、加密技術等新技術手段結合，使數據庫變成一個整體的、有機的、可編輯的有效存在。尤其是在當下具體的檔案工作之中，圖像識別、圖像處理技術的運用，可為干部人事檔案的相關工作提供更多的便捷性。4.2.2自動化機器掃描原始檔案的自動化機器掃描是將紙質檔案轉變成最基礎的電子檔案。通過圖像識別技術、熱感應技術、光譜技術的綜合運用，傳統紙質檔案的“年代”“材質”“簽名”“修改”等信息以更完全、更立體的形象被采集，從技術層面上杜絕了人事檔案的二次造假，干部人事檔案以高精度、更真實的數字形象在數據中不斷流轉。新技術的運用可以反映圖像的真實性，杜絕人事檔案篡改現象發生。使用數字掃描光譜技術，能有效識別紙質文件的年代和材質，并通過不同時間段個體落款圖像潛移默化的變化來綜合杜絕檔案造假的發生。同時，源于對圖像有效性和人事檔案文件的數字深度分析，經過數字化處理的檔案可以實現對當事人不同時間段人事檔案的分析與整合，為人力資源管理提供豐富的數據資料。4.2.3數字化圖像識別、處理、分類數字化技術能有效地識別、處理、分類相關檔案圖像，并且通過SU軟件可以將平面化的圖像生成三維圖像。尤其是在人工智能技術引入之后，數字化圖像特征在動態捕捉之下，快速實現著圖像的匹配、分類與迭代，顛覆了傳統個體圖像的識別與加工方式，實現了系統化、批量化的圖像處理。換臉技術、綠幕技術、實時影像技術的使用，可以將靜態的人事檔案轉變成一段影像或其他有效的媒介形式。未來的人事檔案，可以通過人工智能的介入，有效展現一個人完整的生平。

4.3加強定制開發和信息共享

干部人事檔案信息化建設帶來的先進工作方式方法，必須與單位實際相結合才能有效發揮作用。目前，很多機關單位人事部門采用的管理軟件都是相關公司開發的通用版本，具備一些必備的基本功能，有的軟件通過配置能夠實現一定的拓展功能，但與本單位實際結合不緊密，被動適應有削足適履之嫌。因此，推進干部人事檔案信息化建設應考慮本單位業務、組織結構的特點以及管理上的特殊要求，在通用版本的基礎上對軟件系統進行定制開發。此外，軟件系統還要與本單位其他應用系統進行對接，如干部管理、工資管理系統等，實現信息的互聯互通。4.3.1專屬軟件的開發干部人事檔案工作有別于普通的檔案工作，其安全性、保密性、有效性是首要考慮的關鍵因素，需要通過相關軟件的研發，開發出專屬的產品，維護信息安全。為了實現這一目標，我們需要從算法的加密、防火墻的建設、用戶的身份驗證等環節展開設計，在具體法律法規的引導之下，切實保障網絡安全和信息安全。4.3.2人工智能的引入人工智能的自我學習與迭代，突破了傳統人力資源的瓶頸，并可以有效串聯檔案信息的關鍵點，通過計算機的運算，將檔案中反映出的隱性問題暴露出來。人工智能通過對數據標本的分析，實現自我學習和迭代，能夠有效地滿足干部人事檔案管理工作需求。4.3.3算法的加密計算機不同的運行系統使用不同的算法，而檔案工作必須要開發出唯一的、獨立的、安全的算法工具軟件，并能夠有效阻擋網絡攻擊。因此，在算法的研制過程中，要充分發揮多學科的交叉優勢，尋找一套完整的編譯密碼，在各個環節中設置網絡密鑰，將整體的數據庫設置成金字塔式的架構，并實現不同層級的權限管理。4.3.4數字數據信息的自我學習和分類對人事檔案的深度開發利用離不開對數據信息的不斷學習，人工智能在對數據的編輯過程中，可以通過不同的指令實現不同的框架搭建。例如，我們可以通過檔案研究，分析某一個時間段內干部的性格、心理，通過人工智能，便捷地研究他的思維、行為，將其回歸到社會的主體中去。

4.4提高工作人員綜合素質

干部人事檔案管理實現信息化后，從業人員應既熟悉檔案業務，又懂計算機技術，如此才能更好地適應工作。日常工作中，要操作好諸多硬件設備和專業的軟件系統，工作人員需要一定的計算機技術背景知識和技能作為支撐。因此，只有綜合素質高的復合型人才才能更好勝任機關事業單位的人事檔案管理工作，應按照“缺什么補什么，用什么強什么”的原則加強教育培訓，著力打造高素質、專業化、復合型的人才隊伍。4.4.1計算機思維和新技術的學習培養計算機思維需要我們突破傳統的線性思維模式，利用數據串聯的方式來理解和構建一個網狀的網絡系統。計算機的思維過程，實際上是在模仿大腦的神經元網絡，通過神經節鏈接成一張多維的網絡，可以隨意調取任意時間段的存儲數據，同時將錯綜復雜的所有事件整合在一起，并做出判斷和總結。計算機思維并不是一種孤立的、脫離人性的思維方式，它只是打破了我們固化的、線性的工作思維模式。作為人事檔案工作者，要了解當下檔案館使用的新技術、新軟件，同時要學習未來可觸及的人工智能、虛擬現實等技術，更有效地將檔案工作的意義與價值發揮出來。4.4.2人機協調以實現檔案工作的高效運轉在日常的具體工作中，我們已經使用了部分先進的技術工具。人機協調在探索和發展中不斷呈現出新的樣式和新的工作路徑，尤其在檔案工作中，我們面對大量的干部人事檔案，更加需要實現人機協調，不能盲目地排斥機器。我們既要從當下的視角審視檔案的有效性，也要用未來的眼光、長遠的眼光審視檔案的價值與意義。檔案信息的數據庫建設，可以為領導干部的任命提供數據信息的支持，可以為人才的流轉以及教育工作的指導提供具體案例。

5結語

綜上所述，加強機關事業單位人事檔案信息化建設和管理是提升干部人事檔案管理水平的必由之路。面對諸多現實問題，我們必須從提高思想認識、加大必要投入、加快檔案數字數據庫建設、優化業務流程、加強人才培養等多個角度入手，努力做好干部人事檔案信息化建設與管理工作，不斷為干部人事工作賦能。

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作者：劉林花 單位：國家廣播電視總局廣播電視衛星直播管理中心