街道辦事處檔案管理信息化建設意義

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摘要：本文通過對基層街道辦事處檔案管理信息化建設的重要意義進行詳細闡述，分析研究我國現階段基層街道辦事處檔案管理信息化建設存在的問題，并提出更加科學有效的優化基層街道辦事處檔案管理信息化建設的措施，為基層街道辦事處的相關人員提供一定的參考依據。

關鍵詞：基層街道辦事處；檔案管理；信息化建設

在我國檔案管理信息化建設的過程中，應該緊跟現代化信息技術發展步伐，這對于基層街道辦事處的檔案管理信息化建設工作有著十分重要的意義。雖然我國現階段基層街道辦事處在檔案管理的信息化建設上面已經有了一定的效果，但在由傳統檔案管理到信息化檔案管理轉變的過程中，還存在著一些問題和不足之處，這些問題直接影響到了基層街道辦事處檔案管理信息化建設的規劃和發展。這就需要基層街道辦事處的領導和管理人員應該采取更加科學合理的措施解決這些問題，并積極主動地對檔案管理信息化建設進行探究，對檔案管理信息化建設過程不斷進行完善，并充分提高檔案管理信息化建設水平，為居民服務，從而促進和諧社會的建設和發展。

一、基層街道辦事處檔案管理信息化建設的重要意義

第一，綠色辦公，降低辦公成本。街道辦事處作為基層社區的管理單位，應該最大程度地減少不必要的開支，以保證街道辦事處日常經營管理過程中工作預算的合理性。因為傳統檔案管理過程中紙質檔案會增加街道辦事處的工作預算和開支，不僅會造成財政資金的浪費，還直接影響了工作人員的檔案管理質量和效率。并且，街道辦事處工作結構的煩瑣化和復雜化，導致檔案管理也變得格外復雜，違反了國家基層街道辦事處的簡潔發展理念[1]。同時，我國現階段提倡綠色發展和環境保護的理念，基層街道辦事處的檔案管理工作也應該朝著綠色環保的理念靠攏，從而有效減少基層街道辦事處檔案管理工作的資金浪費，促使基層街道辦事處檔案管理信息化建設工作嚴格遵循現代化社會發展的規律。第二，簡潔便民，易于管理。我國現階段基層街道辦事處的檔案管理信息化建設的操作過程非常簡單便捷，同時也為檔案管理工作帶來了一定的安全性。相比于信息化檔案管理來說，傳統的紙質檔案管理更容易受到外界環境因素干擾，雖然傳統的檔案也是由專人專崗進行管理，但安全性仍然小于檔案管理信息化建設工作的安全性。并且，由于基層街道辦事處的檔案文件保存周期比較長，這就使得檔案文件安全性受到了極大的考驗。然而，這些檔案管理的安全性更是以檔案數據信息系統的安全為前提條件。對于基層街道辦事處的檔案管理信息化建設的關鍵，主要是計算機對各項數據的備份和安全保障。再加上檔案數據信息系統的共享性，能夠有效簡化檔案管理、查閱以及利用的流程，使得街道辦事處工作人員能夠充分根據信息共享的形式得到自己想要查詢和使用的檔案資料。這種信息化的檔案管理方式，不僅能夠實現簡潔便民的目的，還能夠減少工作人員的工作壓力，使檔案資料易于管理[2]。

二、我國現階段基層街道辦事處檔案管理信息化建設存在的問題

（一）缺乏統一的標準和規范化建設

我國現階段基層街道辦事處檔案管理的信息化建設還處于初級的起步階段，檔案管理的標準化和規范化水平也受到了一定的限制。所以，對于現階段基層街道辦事處的檔案管理工作來說，傳統的管理模式已經不能夠適應基層街道辦事處的規劃和發展，不能夠充分發揮出信息技術的優勢和價值，檔案管理的質量和效率就無法得到有效的提升。并且，由于信息技術的限制，我國現階段還有一些地區的基層街道辦事處還沒有開發出信息化的智能管理系統，再加上由于現階段檔案管理系統的儲存和容量有很大的限制，直接影響到了基層街道辦事處檔案管理信息化建設的規劃和發展。

（二）沒有科學明確的組織和引導

基層街道辦事處檔案管理信息化建設工作的主要問題就在于沒有對檔案管理信息化建設進行綜合領導和有效規劃。再加上對檔案管理信息化建設的長期規劃不到位，使得檔案管理信息化建設工作缺乏綜合設置和人力。與此同時，在檔案管理信息化建設的過程中，沒有建立有效的檔案管理體系和信息化建設實施標準，沒有對檔案管理信息化建設工作人員進行科學明確的組織和指導，導致檔案管理信息化建設的勞動分工不明確，在這樣的背景下，基層街道辦事處的檔案管理信息化建設工作就無法得到社區居民的認可和支持。

（三）傳統的檔案管理方式固化

我國現階段在基層街道辦事處檔案管理工作仍然存在著紙質檔案管理和信息化檔案管理機制并存的情況。一些地區的街道辦事處在開展檔案管理工作過程中仍然以紙質檔案管理為主，很少在向上級部門進行報送時使用信息化檔案數據，直接影響了檔案信息化建設的質量和效果[3]。其實，檔案管理的信息化建設與傳統的檔案管理工作還存在著很大的差距，檔案管理信息化建設要求工作人員大量輸入檔案內容和數據，但在數據輸入的過程中，可能會因為檔案管理工作人員的不規范操作，使檔案管理工作受到巨大影響。

（四）缺乏專業的檔案管理人才

我國現階段基層街道辦事處開展檔案管理信息化建設工作，不僅僅是為了滿足檔案存儲的更高要求，還能夠充分提升檔案管理的質量和效率，使檔案中數據信息能夠被更加廣泛的應用，以滿足上級部門了解基層街道辦事處實際工作情況的需要。但我國現階段基層街道辦事處現有的檔案管理人才，專業水平不足的問題日益突出。這直接導致了基層街道辦事處檔案管理人員的信息技術和綜合素質不高，不能夠及時發現檔案管理信息化建設過程中存在的問題，無法對復雜的檔案管理技術問題進行更加科學規范的處理，復雜的檔案技術問題在某種程度上制約了檔案的利用效果。

三、優化基層街道辦事處檔案管理信息化建設的措施

（一）加強領導對檔案管理信息化建設工作的重視

在基層街道辦事處開展檔案信息化建設的過程中，應該加強街道辦事處領導和管理人員對檔案管理信息化建設的重視程度，并全面貫徹和落實檔案管理信息化建設的相關政策。在實際的建設工作中，還應該使街道辦事處的領導和管理人員充分發揮自身的引導作用，立足于檔案管理信息化建設的相關政策，為檔案管理信息化建設工作的開展奠定更加堅定的基礎[4]。并且，相關工作人員還應該根據基層街道辦事處檔案信息化建設的實際管理情況，設立一支專業的檔案管理信息化建設隊伍，從而實現對街道辦事處檔案管理信息化建設工作的統一組織和行動，達到高效開展檔案管理信息化建設工作的目的。同時，基層街道辦事處的領導和管理人員還應該充分提升該檔案管理信息化建設隊伍中隊長和隊員的專業水平和綜合素養，使隊伍中的檔案管理工作人員能夠提升自身的管理意識和創新意識。并對日常檔案管理信息化建設工作進行及時的檢查，一旦發現檔案管理信息化建設中存在的問題，就要及時采取更加科學有效的措施，對街道辦事處的現有資源進行優化整合從而解決問題，使基層街道辦事處的檔案管理信息化建設工作能夠高效開展。此外，還應該加強對檔案管理信息化建設的工作人員進行專業的教育培訓，增強其計算機應用水平和專業技能水平，全面貫徹和落實檔案管理中的信息化建設工作，促使基層街道辦事處信息化建設工作的穩定運行。

（二）建立和完善檔案管理信息化數據庫

在基層街道辦事處檔案管理信息化建設過程中，應該立足于檔案管理信息化建設的更高要求，建立和完善檔案管理信息化數據庫，使基層街道辦事處檔案管理信息化建設的安全性和真實性得到有效增強。下面將對此進行詳細的介紹：第一，檔案管理信息化建設工作人員應該對相關法律法規進行一定的認識和了解，并嚴格按照法律法規中的有關規定，充分提高檔案管理信息化建設工作的科學性、標準性以及規范性。第二，檔案管理信息化建設工作人員應該對檔案內容進行優化和整合，并采用電子格式，避免檔案管理信息化數據庫中的各類風險問題，有效提升檔案內容的真實性、安全性以及有效性。第三，檔案管理信息化建設工作人員應該充分利用現代化信息技術，對檔案管理信息化建設過程中的各項數據信息和各個階段進行有效控制，充分提升檔案管理中檔案查詢、調取以及利用的合理性和規范性，能夠更加高效合理地開展檔案管理信息化建設工作。第四，檔案管理信息化建設工作人員應該做好檔案電子文件的備份，并對檔案電子文件的儲存介質和性能進行優化整合，從而降低因為外界環境因素和工作人員個人因素引起的電子檔案文件丟失以及泄露的問題，為電子檔案文件的傳遞和應用奠定堅實基礎。

（三）加強對檔案數據信息的真實性管理

在基層街道辦事處檔案管理中，檔案數字信息系統建立過程中的數據真實性和安全性十分重要。所以，檔案管理信息化建設的工作人員應該嚴格遵守檔案文件的整理和使用標準，使檔案電子文件格式與文本模式能夠協調統一，從而有效保證檔案電子文件的真實性。與此同時，在檔案管理信息化建設工作人員記錄檔案信息時，應該重點關注計算機系統中的文件因素，保障檔案信息在流轉過程中不會受到其他因素得到改變。并且，在進行檔案信息和數據的備份工作時，應該保證檔案文件的兼容性，使檔案電子文件能夠充分滿足不同環境的使用需求，在進行檔案電子文件保存時，應該使用分離數字信息的語義進行保存工作[5]。需要注意的是，相關工作人員還應該定期對所有檔案進行檢查，不斷更新和完善檔案內容。

（四）保證檔案管理的安全性

第一，相關工作人員可以對電子檔案文件采取加密措施，利用各類加密技術以及保護措施對電子檔案文件的安全性進行保護。例如，可以將電子檔案文件設置為只讀狀態，使得沒有權限的工作人員不能夠對電子檔案文件進行更改等操作，防止電子檔案被其他工作人員盜竊和非法利用，充分保證電子檔案文件的安全。第二，應當在檔案管理信息化建設過程中，保證電子檔案文件有良好的儲存環境，有效避免容易受到影響的儲存介質，對于不能夠在線讀取的電子檔案文件，應該進行單獨的歸檔和保存，并請專業人員利用相關技術對電子檔案文件進行恢復。第三，應該對電子檔案文件進行有效備份，使檔案始終處于一個雙重保險的狀態，從而對無意刪除以及意外丟失等問題進行有效避免。第四，在電子檔案管理過程中實施身份識別制度，防止無關人員對電子文檔進行拷貝、盜竊等。可以在電子檔案管理中加入用戶密碼驗證模式，使工作人員在進入檔案信息化數據庫系統時，需要填寫正確的用戶名和密碼，否則就不能夠對檔案信息化數據庫系統進行訪問。與此同時，還可以采用人臉識別方式，這種方式能夠有效防止用戶名和密碼被盜用的風險，有效保證電子檔案文件的安全性。

（五）優化檔案管理的工作流程

對于基層街道辦事處來說，傳統檔案管理工作和現代化檔案管理信息化建設有著很多不同之處，檔案管理信息化建設對于數據的需求也更高。所以，相關部門應該對檔案管理信息化建設的工作流程進行優化，并提高檔案管理信息化建設工作的標準化和規范性。與此同時，相關工作人員還應該根據基層街道辦事處檔案管理的實際情況，充分提升檔案管理信息化建設的價值，并對檔案進行更加科學規范的分類、歸納和整合，從而有效提升基層街道辦事處檔案管理工作的實際效能。

（六）引進專業的高質量檔案管理人才

第一，基層街道辦事處在招聘檔案管理工作人員時，應該對招聘制度進行完善，選擇專業水平比較強的高質量人才，與此同時，還應該在招聘過程中加強對人才實踐能力、職業素養以及責任意識的考察。第二，提供更高的薪資福利，建立良好的工作氛圍和完整系統的晉升途徑。只有這樣才能夠充分吸引優秀人才的加入，為基層街道辦事處檔案管理信息化建設工作注入新鮮血液。

四、結語

綜上所述，檔案管理信息化建設對基層街道辦事處的日常管理工作有著十分重要的作用和意義，檔案管理的信息化建設能夠在提高傳統檔案管理工作質量和效率的同時，還能夠為當地居民提供更加簡潔便利的服務。除此之外，還應該充分發揮檔案管理工作人員的積極性和主觀能動性，使工作人員能夠主動創新檔案管理工作模式，并積極引進專業的高質量人才，推動基層街道辦事處檔案管理工作的順利開展和高效運行。

參考文獻

[1]魏華.基層街道辦事處檔案管理信息化建設[J].辦公室業務,2021(16):83-84.

[2]曲波.淺析街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路[J].信息記錄材料,2021,22(06):42-44.

[3]余紫珊.街道辦事處檔案管理信息化建設工作措施分析[J].傳媒論壇,2020,3(12):118+120.

[4]李葛,徐長安.街道辦事處檔案管理信息化建設工作思考[J].電腦知識與技術,2019,15(10):279-280.

[5]黃文瓊.基層街道辦事處檔案管理信息化建設[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——決策理論與方法研究學術研討會”論文集(下).《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院:《科技與企業》編輯部,2016:218.

作者：鄧蕾