林草檔案信息化安全保密工作分析

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隨著林草檔案信息化建設工作的深入推進，林草檔案信息化安全保密工作面臨更多的挑戰，這就要求檔案管理部門要科學制定數字檔案的安全保密工作制度和標準，加強內網環節、檔案數字化環節、設備環節、電子文件歸檔環節及數字檔案利用環節等各階段的安全措施，落實好數字檔案全過程安全保密工作。

一、林草檔案信息化安全保密工作中存在的問題

（一）重視力度不夠，資金投入少。林草檔案信息化工作需要投入大量的人力和財力，很多林草基層單位由于資金不足而不愿意投入這么大的力量去做這項工作，或是部分領導重視力度不夠，資金投入少，導致檔案安全保密工作做得不到位。雖然本部門內可以做到內網封閉式管理，但是部門之間、主管部門和下屬單位之間不能做到專網專用，為節省投入甚至使用外網直接連接，或采用拷貝、電子郵件等方式傳遞數字資料，給林草檔案信息化的安全保密工作留下極大隱患。（二）非檔案管理人員的保密意識不強。部分工作人員保密意識不強，特別是剛剛入職的新職工，他們沒有工作經驗，更沒有工作保密意識。有的雖然是有著十幾年工作經驗的老同志，但對檔案的保密意識并不強，而且對涉密文件的使用非常隨意，不按照制度辦理，對數字檔案資料隨意拍照、拷貝副本，在外網機器上處理和留存大量數字檔案的副本資料，無意間造成泄密風險，給林草檔案信息化的安全保密工作留下極大隱患。（三）辦公自動化系統建設統籌考慮欠缺。林草部門辦公自動化系統建設往往考慮過多的是OA辦公自動化，而沒有把檔案管理系統納入考慮的范疇，從而造成辦公自動化和檔案管理兩套系統割裂開來，后果就是辦公自動化已經達到預想的無紙化辦公的目的，但是自動歸檔工作不能同步進行。亦或辦公自動化系統和檔案管理系統互不兼容，增加了文檔資料格式轉換存檔的不必要環節，給林草檔案信息化的安全保密工作留下隱患。（四）檔案信息化工作的外包存在檔案安全保密隱患。基層林草部門檔案信息化建設起步較晚，庫存檔案數量大，檔案種類多，存檔的紙張類型也比較復雜，需要專業人員進行檔案信息化工作。檔案工作人員一般都是身兼數職，不能保證檔案數字化工作的順利開展。另外，基層檔案管理人員業務素質參差不齊，如果要進行專業的檔案數字化工作，還要在規定的時間內完成，大部分不能勝任。因此，選擇有資質的檔案數字化外包公司是必然的。但這需對外包公司員工的保密意識和業務素質提出更高的要求。

二、做好林草檔案數字化安全保密工作的建議

（一）加強林草檔案信息化建設力度，增加投入。增加資金投入，建設辦公自動化和檔案信息化管理網絡，做到專網專線、內外網分離。配合本單位的信息技術部門，制訂信息網絡安全管理工作制度，落實好物理隔離、數據備份、防火墻安全、CA認證、數字加密、數字簽名、權限管理、日志管理與安全審核等各種技術措施，有效消除檔案信息化安全隱患。（二）加強檔案信息化安全保密知識培訓，科學制定檔案安全工作制度。通過聘請保密工作方面的專家對本系統的領導干部和專兼職檔案工作人員進行專題培訓、法規培訓，掌握保密工作的基本業務技能，堅決做到檔案保密工作常抓不懈。有條件的檔案管理部門可以組織檔案信息化安全的仿真模擬演練，提高相關技術人員的安全技能和水平，強化安全保密意識，對演練中存在的管理人員保密意識淡泊、工作態度不嚴謹，不遵守保密制度規定等行為要及時作出嚴肅批評，令其改過。如果是檔案信息化安全保密工作制度上存在漏洞，要及時對制度進行修訂，使其更加完善。通過加大檔案信息化安全保密宣傳教育，增強全體人員對電子檔案安全的重視。對電子檔案安全保密工作要警鐘長鳴，常抓不懈。（三）將檔案管理納入到機關辦公自動化建設，有效解決系統間互不兼容問題。機關單位要把檔案信息化工作納入辦公自動化工作計劃中，作為一項重要工作早安排、早規劃、早落實，促進數字檔案安全工作良性發展。邀請專業的檔案管理軟件公司與機關辦公自動化系統研發公司對接，確定有效的辦公自動化與檔案管理系統對接方案。同時積極配合信息技術部門解決好數據格式和接口問題，減少歸檔環節。（四）加強對外包公司人員的保密培訓教育，加強保密監督和管理。檔案管理規范化、制度化的一項重要內容就是對檔案管理人員和檔案利用人員的管理和約束，對外包公司的選擇要慎之又慎。要選擇在省級保密部門有備案的公司，在備案公司中優中選優。在選中外包公司后，要與其簽訂外包合同，在合同中要約定保密責任。要對公司的工作人員進行檔案信息化掃描和保密培訓，簽訂保密責任書。要設立專門的檔案信息化工作場所，在工作場所要安裝監控系統，用以監督和管理。

作者：楊得志 劉常玲