大數據時代企業檔案信息化建設策略

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摘要：大數據時代，企業檔案管理工作面臨著更多的挑戰與機遇，如何創新檔案管理工作方式，提高檔案管理工作效率，為企業的健康發展提供保障，是企業管理人員和檔案管理人員需要深入思考的課題。本文以大數據時代企業檔案信息化建設的必要性為切入點展開探討，對企業檔案信息化建設的目標進行了深刻的剖析和研究，并在此基礎上對企業檔案信息化提出了相應的建設策略，希望對相關研究和廣大企業有一定的幫助。

關鍵詞：大數據；企業檔案；信息化建設

隨著互聯網、物聯網等網絡應用的快速發展，云計算、數據挖掘等技術的迅速崛起，各項數據呈現出日益增長的趨勢，并且增長的速度也非常快，這也使得數據的類型、結構變得更加豐富和復雜，人們的生活、學習、工作進入了大數據時代。在這一大背景下，面對競爭激烈、形式多變的市場，企業對信息資源的開發和利用在其贏得競爭、健康發展的過程中占據了更重要的地位。因此，企業應轉變、優化之前的檔案管理模式，推進檔案信息化建設，從而提高檔案管理工作效率，提高企業效益。

1大數據時代的企業檔案信息化建設的必要性

1.1檔案信息規模急劇擴大

在大數據環境下，企業面臨著越來越多的檔案信息，傳統的紙質檔案管理已經不能為管理層及時準確地提供數據參考，也不能為各個部門的檔案整理提供一定的便利，不符合企業當下和未來的發展需要，不僅如此，電子文件作為企業檔案的重要組成部分，其格式的多樣、數據量的龐大也為檔案管理工作帶來了一定的挑戰，如何快速地整理這些文件，精準地找出能夠轉化為可利用資源的文件是檔案管理工作中的難點，僅靠傳統的檔案系統是無法解決的，必須要加強檔案信息化建設。

1.2辦公向著自動化方向發展

隨著OA、Teamcenter等系統在工作中的廣泛應用，企業辦公逐漸向著自動化的方向發展，改變了原本的工作環境。從目前來看，許多企業都開始應用自動化系統自動歸檔電子文件，及時儲存和傳遞數據信息，使檔案信息的采集、處理、分析等各環節的工作都形成了動態模式，促進了檔案管理工作質效的提升。

1.3檔案信息資源越來越重要

傳統的檔案管理與大數據支持下的檔案管理，無論是在消耗的時間成本、人力成本上都存在一定的不足，并且也不符合現代企業的快節奏工作，無法滿足信息資源及時、高效的采集、處理、整合等需求。基于此，為確保自身的健康、快速發展，企業應該有意識、有能力加強與完善檔案信息化建設[1]。

2大數據時代的企業檔案信息化建設的目標

2.1滿足檔案網絡辦公

在傳統的企業檔案管理信息化中，企業對檔案管理的認識并不深刻，只停留在了電子檔案的層面，檔案管理員仍是需要到檔案室查詢調閱檔案。而且一些企業的生產部門與銷售部門建立在兩個城市，如果急需要某一項檔案資料的時候，通常以電子郵箱傳遞信息。但是電子郵箱并沒有較高的安全性，它是一個開放的軟件，在信息傳遞的過程中很容易受到病毒、黑客等的攻擊，從而產生機密信息被竊聽、盜取等問題，嚴重的話就會為企業帶來不可挽回的損失。基于此，在大數據技術支持下，企業應整合、優化原有檔案數據管理系統，借助先進的技術手段讓檔案信息化向著網絡化和數字化的方向發展。在這樣的情況下，企業可以在內部平臺上進行調閱、傳送資料，并且后臺還會有相應的防護軟件保證整個過程的安全性，既滿足了網絡化辦公需求，又降低了信息盜取等問題發生的可能性。

2.2實現檔案數據共享

通常情況下，一個企業會有許多個部門，每個部門都有特定的工作任務，承擔著相應的工作職責，并且在各部門生產經營的過程中會產生許多檔案資料，如果只是將這些資料送往檔案管理部門處理，那么需要大量的檔案管理工作人員才能保證效率。基于此，在大數據技術支持下，企業應該加強檔案信息化建設，讓各部門工作人員能夠在系統中上傳資料，并由后臺對上傳的資料進行分類與同步，從而讓檔案管理人員能夠對新的資料進行及時的處理與有效的管理。同時，當各部門需要調閱某一項資料時，也可以在系統上提交申請，申請通過后便能夠下載、使用資料。通過這樣的方式，不僅可以提高各部門的工作效率，實現檔案數據共享，還能確保電子信息傳遞的過程中始終是完整的，不會像紙質檔案那樣容易受到損壞，發生信息失真的問題。

2.3探索檔案服務方式

目前，越來越多的企業開始建設信息化檔案，認識到了檔案信息資源的利用價值，對企業發展的作用，并且在建設的過程中也逐步探索出了符合實際、有一定特點的檔案管理方式與內容。在此過程中，企業也結合用戶的意見和之前存在的問題，進一步優化了檔案調閱、提交、申請等流程，滿足了用戶需求的同時，也促進了各部門對檔案資源的有效利用。總而言之，在企業未來發展的過程中，探索更高效的檔案服務方式是加強檔案信息化建設的目標之一。

3大數據時代的企業檔案信息化建設策略

3.1創新發展理念，強化規劃指導

檔案資料記載了企業的發展歷程，對企業總結過往工作的得失、制定未來發展的規劃都有著重要的作用。通過建設信息化檔案，企業能夠在系統中精準地找到檔案資料，既省時又省力。基于此，在大數據環境下，企業管理者應提高對檔案管理工作的重視，并加大資金、人力等方面的投入力度，利用先進的技術手段促進檔案信息化建設。同時，企業的干部工作人員、檔案管理工作人員也要轉變理念，正確認識信息化檔案建設對加強檔案管理的意義、對促進企業發展的價值。在這樣的情況下，企業從上到下都能夠齊心協力共同建設信息化檔案，推進檔案管理改革之路，為提升各項工作的效率、促進企業的健康發展提供了重要保障[2]。

3.2加強基礎建設，提供技術支持

企業檔案信息化建設包括許多方面的工作，如信息的收集、加工、處理等，而這些工作需要不同的技術支持才能夠完成，所以企業應該加強基礎建設，完善硬件和軟件兩個系統。在硬件建設方面，企業應根據實際的功能需要完成計算機、路由器、交換機等設備的配置；在軟件建設方面，企業應根據實際的管理需求完成基礎平臺和管理系統的設計，以此實現檔案信息數字化、網絡化的目標。企業檔案網站是企業檔案部門在網絡上的站點，是企業檔案部門面向世界的窗口。企業檔案部門要結合實際需要做好檔案編碼管理、檔案信息查詢、檔案服務開發等工作，以此確保檔案網站功能的全面性和實用性，確保檔案數據庫與真實的生產經營信息的一致性。需要注意的是，檔案信息化建設需要企業全體干部員工的參與，做到從發文的起草、擬定、審核等各個環節的緊密相扣，并且還要對每一環節的工作進行把關，這樣才能進一步加強檔案信息化建設[3]。

3.3建立規范體系，完善管理制度

如何管理電子檔案是企業面臨的挑戰，也是企業在建設信息化檔案中需要解決的問題。首先，企業可以將紙質版檔案轉化為電子檔案進行集中的管理，切記不要在這一流程耗費過多的時間。其次，企業應該結合國家規范與自身實際建立統一的標準、規范的體系，包括材料歸檔范圍、信息保管期限、文件審批上報等，從而加強對電子檔案的管理。如果一個企業在信息化檔案建設的過程中缺乏標準和規范，那么就會導致軟件開發產生變故、雙方合作出現分歧等問題，這時就只能找專業的團隊完善檔案管理信息系統，既浪費了時間，也帶來了經濟損失。再次，企業要利用先進的技術手段開發出符合當下發展和未來發展的檔案信息管理系統，并確保這一系統與其他業務系統有著緊密的聯系，從而做好前期的管控工作，確保后期各系統能夠及時地更新、傳遞數據。最后，企業在建設信息化檔案的過程中應將管理和分析有機結合，從而對數據進行更加合理的收集與匯總，留下有價值的信息，轉化為資源信息，剔除掉無用的信息，這樣才能進一步確保數據信息的準確性和真實性[4]。

3.4建立防護體系，確保信息安全

3.4.1應用計算機技術如果企業的計算機系統中存在一定的漏洞，那么網絡安全、信息安全便會無法得到有效的保障，病毒和黑客都能較為輕易地攻擊系統，從而導致信息被盜取、利益被破壞等問題。即使在計算基礎與安全的運行狀態中，病毒和黑客攻擊也是無法完全避免的。因此，基于大數據時代的企業檔案信息化建設必須要應用計算機技術，確保企業的網絡安全和信息安全[5]。首先，企業的網絡安全管理員要做好查毒和查漏的工作。目前，殺毒軟件與漏洞掃描軟件得到了廣泛的應用，網絡安全管理員可以安裝這兩類軟件進行日常的開機查毒和查漏工作，如360管家、防火墻、魯大師等。如果企業發生了計算機被病毒或黑客攻擊的事情后，也可以用這兩種軟件完善系統、信息恢復。在應這兩種軟件的過程中，網絡安全管理員需要注意以下幾點：第一，根據企業實際合理配置網絡，確保能夠有效發揮防護軟件的功能與作用。第二，科學設置訪問權限，通過以IP或用戶名為目標設置訪問密碼、身份識別等驗證信息，將一些非法用戶或者是不應該訪問的用戶攔截在網絡外面，避免他們將病毒攜帶過來或者是盜取信息等。第三，及時關注日記監控，通過定期查看訪問日志檢查是否有異常問題，并采取相應的措施，確保計算機始終在安全的網絡環境中運行。其次，企業的網絡安全管理員要做好檔案的加密工作。加密技術有很多種，如常見的數據流加密、公鑰加密等，安全管理員要結合實際合理、充分地應用這些技術。在使用加密技術時，安全管理員要對外部網絡和局域網絡進行分開處理，當需要傳遞機密文件時用局域網絡，從而進一步提高信息傳輸的安全性與保密性。在此基礎上，還要對企業的檔案進行備份，從而為信息的安全做雙重保障。在這樣的情況下，即使企業的計算機系統遭到了黑客的攻擊，也能夠通過重新加密文件或轉移文件的方式，確保檔案信息的安全，避免企業因檔案信息泄露而面臨商業危機、經濟危機等[6]。最后，企業的網絡管理員要做好檔案的防入侵工作。與殺毒、撿漏兩種軟件相比，網絡入侵檢測技術安全性更高，將它應用在企業檔案安全防護中，不僅能夠過濾非法信息，發現異常問題，還能自動抵抗病毒。網絡入侵檢測技術主要有異常檢測和誤用檢測兩種，安全管理員要對其進行合理的、充分的應用，并注意及時更新和升級系統，進一步確保企業網絡安全，為加強檔案信息化建設提供重要保障。3.4.2完善信息制度大數據時代，企業不僅要合理利用信息技術提高網絡安全性，加強檔案信息化建設，還要通過完善相應的制度，從根本上堵住商業機密和企業核心數據被泄露的漏洞。首先，企業應完善機密信息保護制度。在應用加密技術保障信息安全的同時，企業要減少機密信息的接觸者數量，并要求這些接觸者簽訂保密協議，確保他們不會為了金錢、地位等而買賣企業重要信息。同時，企業還應要求接觸過檔案的工作人員進行登記，以便定期檢查。其次，企業應完善信息資源共享制度。信息資源共享雖然是大數據時代的企業檔案信息化轉型目標，但是對于信息資源共享的整個過程、每個環節都要有嚴格的規定，如信息的查詢、復制、傳播等。舉例說明，在傳播企業檔案信息時要求工作人員利用加密技術將信息轉為密文，避免在此過程中有其他用戶竊聽、盜取信息等。同時，還要對檔案信息進行分級處理，明確規定每個級別的傳播范圍，以此進一步提高信息傳播的安全性[7]。最后，企業應完善信息設計制度。通過組建專門的信息審計與監控工作隊伍，對檔案信息管理系統進行定期、不定期的檢測和評估，確保能夠及時發現異常問題，并采取行之有效的措施進行及時的處理。

3.5加強隊伍建設，推進人才工程

高素質人才隊伍是大數據環境下企業建設信息化檔案的關鍵所在，也是企業檔案信息向重要情報資源的轉化的必備條件。原始信息轉為有效情報的過程中會產生許多新的信息，這信息與企業的各項工作都有所關聯，如生產、財務等，所以企業需要既懂技術又懂管理的復合型人才。可以從以下幾個方面建設高素質人才隊伍：第一，與高校展開合作。高校作為培養人才的主要基地，企業可以通過與高校合作，共同培養企業檔案信息化人才，這對于三方來說都是一件非常有意義的事情。第二，提高招聘要求。企業可以結合實際發展和未來發展目標適當提高要求，并在人才面試結束后組織相應的培訓與考核，以此確保人才符合要求，甚至是超出要求，使他們上崗后能盡快適應，發揮自己的才能。第三，定期培訓提升員工水平。在人才上崗后，企業仍要給予他們學習和成長的機會，不斷提升其專業水平與綜合素質。尤其是大數據時代各種技術更新迭代的速度都比較快，只有能夠掌握前沿的技術、先進的理論才能更好地加強檔案信息化建設。同時，在其過程中也要加強安全保密、檔案管理的培訓以及國家法律法規的學習等，以此進一步推進人才工程的建設[8]。

4結論

綜上所述，企業檔案信息化建設是大數據時代提出的必然要求，企業應該順應時代的發展，提升檔案信息化意識和能力，通過創新發展理念、建立防護體系、加強基礎建設等方法，建立更完善的檔案信息管理系統，為實現更健康、更快速的發展目標提供重要保障。

參考文獻

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[4]王硯琪,劉卿欽.大數據時代企業檔案信息化建設探究[J].辦公室業務,2019(11):55.

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[6]胡偉航.集團型企業檔案信息化建設面臨的挑戰及應對策略[J].城建檔案,2021(12):48-49.

[7]王小杭.大數據時代企業檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案天地,2021(09):38-39.

[8]任龍霞,譚偉聰,黃嘉健.大數據背景下供電企業營銷管理創新的分析[J].新型工業化,2021,11(7):11-12.

作者：楊禎 單位：中國電子科技集團公司第四十九研究所