準時知識管理及知識供需的匹配分析

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在知識管理研究的基本框架中,應包括“5W1H”要素,即知識管理研究的主體（Who）、客體或稱對象（What）、時間（When）、地點（Where）、原因（Why）,以及實務（How）。時間是知識管理研究中的一個重要要素。這是因為知識本身具有一定的時效性（knowwhen）,只有在特定時間下的特定主體與客體、特定地點所構成的特定環境下才能夠體現出知識的價值。相應地,知識管理也具有時效性。

正是知識管理的時效性,就必須考慮知識管理的準時性問題。KeesdHuy研究并提出了準時知識管理的概念[1]：準時知識管理（JustInTimeKnowledgeManagement,簡稱為JITKM）是將物流概念中的準時制理念融入到知識管理領域,以實現知識供給與知識需求之間匹配過程的最優。美國生產力和質量中心（APQC）在研究知識管理時也強調了知識管理的準時性問題。他們認為,知識管理應該是組織一種有意識采取的戰略,它能夠保證在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人[2].準時知識管理的研究對于組織進行有效的知識共享、知識傳遞等知識管理活動具有重要意義。

1、準時知識管理的目標、理念與準時知識管理模型分析

1.1準時知識管理的目標和理念

準時知識管理應該實現的目標包括[1]：①發現由于知識需求和知識供給之間的不匹配造成的知識缺口并及時地吻合缺口,解決知識供需間不匹配問題；②把市場開發轉化為組織中的知識庫；③組織有能力將專家們安排到最適合的崗位中；④組織能夠預期新的技術開發；⑤降低成本,提高企業競爭優勢。

JIT的理念最早廣泛運用于物流管理,融入到知識管理中,就形成準時知識管理的理念。

1）以人為本的理念。JIT理論認為企業最寶貴的財富不是機器、廠房,也不是產品,而是人。人是企業發展的智慧之源,只有每個人都充分發揮其積極性和創造才能,企業才能創造并獲得最大利潤,才能保持競爭優勢和可持續發展。為此,企業在為提高員工素質而進行培訓、制定激勵員工工作積極性與主動性的有效薪酬制度、授權等方面應該投入大量精力。準時知識管理也強調“以人為本”,但它具有更深一層的意義。由于人是知識最重要的載體和創造者（特別是對于能夠形成企業核心競爭力的隱性類知識）,知識離開人的創造性,知識的生產與創新也就無從談起,知識管理也就失去其意義。因此,JITKM中的“以人為本”強調充分重視知識員工的自身特點與工作特點,構建靈活的薪酬體系,采取“柔性”的人力資源管理策略和科學有效的激勵機制。

2）降低知識庫存,暴露問題,消除浪費的理念。在JIT生產中經常會用到一個隱喻來說明這一理念：行駛在河中的船代表生產過程,為了實現順利的生產過程（船在河中順利航行）,不出現問題（不會撞到河底的巖石）,傳統的方法是增加產品庫存（提高水位）,其結果導致管理水平降低、生產成本增加。而在JIT中,要強制性地暴露問題,就要將庫存不斷降低（追求零庫存）,以降低成本。在準時知識管理中也應體現這一理念。盡管一定的知識庫存對于知識活動是必要的,但是,可以通過知識庫存的降低來消除那些已經過時的、無用的冗余知識庫存（包括過多的知識工人和冗余知識）,這些冗余知識庫存極大地增加了知識生產、知識傳遞、知識利用、知識保護等知識活動的成本,造成了很大浪費,也嚴重隱瞞了企業知識管理過程中存在的問題。所以,準時知識管理不追求知識庫存水平的一味增加,即知識存量的無限增大,而是追求知識產品生產過程中,能夠有效實現知識供給和知識需求準時匹配的最精簡的知識庫存。可以將傳統意義上的JIT生產物流和JITKM的隱喻進行對比,如表1所示。

3）準時知識流的理念。知識流是指組織內、外部的知識在不同部門與主體間的流動。知識在大多數企業中分布是不均勻的。通常情況下,知識產生于一個地方而在另一個地方使用。因此,跨越時間、地點、組織的知識流對提高組織的績效非常關鍵。準時知識流就是采用一定的措施和手段來保證知識的流動在恰當的時間能夠實現知識的需求與供給及時相匹配。

1.2準時知識管理模型及其分析

為了描述未來知識需求和目前知識供給之間的及時匹配問題,Drs.K.Y.deJong和Drs.Ing.W.J.G.P.Wagenaar提出并建立了準時知識管理的模型[3].模型由四個要素構成：知識需求、知識供給、轉化和組織。知識需求產生于企業的項目、產品/服務,以及業務過程中。知識供給來源于雇員、團體、組織中。知識供需間的轉化（Transformation,是指用以縮小知識需求和知識供給之間缺口的手段,或知識供需間匹配的手段）可以在企業的運作層、戰術層和戰略層等三個層面上實現。知識供需的轉化/匹配過程發生在特定的組織背景下,并受組織核心能力、戰略和企業目標的影響。

該模型說明,未來的知識需求與當前的知識供給之間有一個時間延遲ΔT.不僅未來的知識需求和當前的知識供給之間有時間延遲,其分別與組織背景之間也存在時間延遲。例如一個擁有一定組織文化和員工的組織不會在一夜之間發生知識供給和知識需求的改變。知識供給和知識需求與轉化之間也同樣存在時間延遲,如建立一個專門技術往往需要幾十年的時間。

支持“未來知識需求和當前知識供給之間的及時匹配”問題的手段很多,例如任務和目標的確定、工作輪換、教育培訓、識別核心競爭力、頭腦風暴、團隊工作、信息平臺等等。在組織決定使用何種轉化工具進行知識的供需匹配前需要考慮：對這個專門的知識需求作出反應的必要性、轉化成本、投資額、自己做還是外包等問題。

2、知識需求與知識供給分析

在準時知識管理模型中,知識需求與知識供給是兩個重要要素,也是影響其相互之間的匹配問題和企業知識共享效果的關鍵要素。目前,知識管理研究者在知識供給方面（知識的創新、編碼、轉移與擴散、共享與交流等）的研究比較多見,但在企業的知識需求以及與之相關的現有知識的完備性、合理性評價、企業知識缺失等方面的研究方獻比較少[4].本文研究如何對知識需求與知識供給進行分析。

2.1知識需求分析

知識需求分析是知識供給分析、知識供需匹配分析的基礎。知識需求先于知識供給,它是知識供給的動力,知識供給針對知識需求而存在[5].知識需求分析的關鍵步驟如下。

1）識別和預測知識需求。識別和預測企業在目前或未來將要開展的項目、事務過程中需要哪些知識,明確企業目前或未來需要的知識。其中,確定所需知識的類型是識別和預測知識需求的關鍵,而知識需求的分類依據有三種。

a.根據知識在企業中的存在形式,企業的知識需求可分為對顯性和隱性知識的需求。

b.根據知識對企業戰略性地位的支持力度,企業的知識需求分為對核心知識、先進知識和革新知識的需求[6].核心知識是企業生存所需的最小范圍和最低限度的知識,它構成了相對于產業外潛在進入者的競爭優勢；先進知識構成了企業在行業內的競爭優勢；革新知識是指使企業遠遠領先于其所在行業的其他競爭對手,從而使企業與其競爭對手嚴格區分開來的知識。

c.根據知識需求的來源,可分源于企業的內部與外部的知識需求。源于企業內部的知識需求包括兩個方面：①企業在自身發展過程中,即進行擴張、發展、優化、結構變革等過程中產生的知識需求,如企業產品線的擴展、企業要素的優化、戰略目標的調整、管理水平上臺階、信息系統建設等；②企業運營中出現問題時產生的知識需求,包括職責混亂、效率低下、士氣低落、人員流失、市場份額下滑等。

源于企業外部的知識需求也可分為兩個方面：①企業需要把握的外部環境中存在某些機會時產生的知識需求,機會包括新技術的興起、新市場出現、用戶新需求、新政策公布、競爭對手決策失誤等；②企業需要應對外部環境中出現的某些威脅時產生的知識需求,威脅包括對企業不利的政策出臺、供貨渠道或者銷售渠道的變動、產品市場的變遷、環境中某些突發性變化等。

2）分析企業目前的知識狀態。通過知識調查和知識清點,可以收集到關于企業知識的質量、數量、存取、使用、共享、有效性等方面的信息,確定企業實際的和潛在的知識財富,包括對顯性和隱性知識的統計、標引和分類,可以客觀地識別和評估企業的知識。企業目前知識狀態分析的結果可以用知識地圖表示,它清楚地揭示了企業知識資源的類型、特征、知識之間的相互關系[7].

3）分析知識缺口,并確定相應的彌補策略。在以上兩步分析的基礎上,分析企業知識缺口。企業需要的知識與企業目前所掌握的知識的差異稱為知識缺口,可分內部與外部知識缺口[6].由企業自設的內部目標和自有資源之間的差異構成的缺口稱為內部知識缺口,企業內部與外部競爭者在知識上的差異構成了外部知識缺口。針對不同的知識缺口,企業應采用不同的知識缺口彌補策略。

2.2知識供給分析

對知識供給的分析可利用知識供給模型。BurtonJones等人提出了一種知識供給模型[8].知識供給模型能夠使個人、企業和學習型組織了解不同部門中影響知識需求的關鍵因素,它也能夠幫助學習型組織識別使他們產品和服務更好地適應動態變化的知識顧客需求的機會。知識供應過程可能比較短,特別是知識工人（即知識工作者）能夠依賴和使用已經存在的知識時。但是,當需要提供很多個性化的定制產品時,需要實現為定單而設計,這時需要獲取很多新知識,知識供應過程就可能很長。知識供給分析的關鍵是確定知識供給方的構成和影響企業對內外知識供給方選擇的因素。

1）知識供給方的構成。企業的知識供給方可以分為兩大類：內部知識供給方和外部知識供給方；內部包括三個團體,外部包括四個團體。每個團體代表一個不同的供應源或知識市場。

a.內部供給方,包括核心團體、輔助團體、外圍團體。核心團體是指由企業知識工作者構成的群體,負責高水平的知識整合和企業活動的總體方向與協調,并對企業特定活動有著深刻的理解和豐富的經驗。核心團體的知識價值很高,能夠形成企業的戰略且決定其關鍵活動。輔助團體負責提供控制企業運作職能（例如市場、財務、產品和研發）所需的大量普通或專門知識。輔助團體一個重要特征是企業通常只允許他們中一小部分發展成為核心群體中的成員。因此,在他們之間存在一種健康的競爭。輔助團體的成員可分布在企業的低級管理層到中級管理層之間。外圍團體的重要角色是管理外部供應者與顧客這一界面,以及支持企業內部核心知識不被外化這一內部職能。外圍團體的知識價值較之核心團體和輔助團體是最低的。

b.外部供給方,包括臨時雇傭工、中介服務工、獨立承包商和非獨立承包商。臨時雇傭工是指與企業有著直接雇傭關系的兼職、臨時的工作者。他們支持和補充外圍團體,是一種柔性資源。這類工作者主要收入來源于一個或少數幾個企業。企業通常需要大量這類人才。中介服務工的工作在外圍群體和臨時雇傭工群體中,其特征是通過一個獨立的中介機構將工人的服務傳送給企業。中介服務工包括員工服務機構和完全外包服務的提供者。獨立的承包商主要處理企業中邏輯上應內化,但由于戰略原因而更值得外化的普通和專門知識。獨立承包商有著高水平技能,他們的知識對企業的價值也較高。比較而言,他們的知識水平比臨時雇傭工高但比非獨立承包商要低。從契約角度看,獨立承包商的特征是他們與一個或少數幾個企業收入關系的獨立性。從知識角度看,其特征是一般知識和企業專有知識的結合。對比獨立承包商,非獨立承包商的特征是缺少依靠特定的企業作為收入的主要來源。他們向需要高水平專有知識的企業的關鍵部門和其他專業服務部門提供專家支持。其成員主要是獨資承包商和為了投標較大項目而聯合起來的小型公司。

2）影響知識供應方選擇的關鍵因素。BurtonJones等認為有三個關鍵因素影響企業對內外部知識供給的選擇[8]：①供應商的知識水平,指供應商提供所需知識在數量和深度方面的相對能力；②知識的企業特征,指所需知識對獨有的、無法模仿的、非持續的或高度系統整合于企業中的功能或過程的特殊程度；③知識對企業的價值,指所需的知識對企業戰略和經營的重要性。企業應該在考慮三方面因素的基礎上對其知識需求確定合適的知識供給方。

3、知識供需的基于時間的特征對比

在不同時期,知識需求和知識供給有不同的特征。知識需求會隨著時間的增加（短期、中期、長期）愈加難以預測。知識供給的柔性是隨時間的增加而增加的。一般而言,企業比較重視短期和中期的知識需求和供給,但是長期的知識需求和供給也嚴重影響企業實現知識管理長期戰略目標的實現。

4、知識供需不匹配的類型

知識供需的匹配也稱為知識吻合。知識供需的不匹配導致了知識缺口的產生。知識供需間的最優匹配能夠減少組織關鍵過程需要的時間,以及減少成本。組織的柔性及產品服務的質量也會提高[1].知識供需不匹配的類型主要可分為時間、空間以及內容上的不匹配；而準時知識管理主要強調知識供需在時間上的不匹配。

（1）知識供需時間上的不匹配。主要體現在企業對隱性知識的需求上。對企業來說,要能夠及時捕捉知識工人的隱性知識,將其編碼化、顯性化,并且在需要時及時提供給知識需求方,否則許多有用的知識就會轉瞬即逝。知識供需匹配的時間障礙可分為歷史性與實時性的。知識倉庫和知識地圖等知識編碼工具可以用于克服歷史性的時間障礙,而實時性的時間障礙多存在于如何保持兩種工作之間相互協調,以保證合作者之間進行充分、實時的知識交流。用于實現實時交流的工具能夠克服實時性的時間障礙。這些工具包括基于Internet的論壇、新聞組及群件技術等[9].

（2）知識供需空間上的不匹配。隨著經濟全球化的發展,現代企業在地理上的分布性不斷增強,企業必須與客戶、供應商進行遠程的交流和合作。通常情況下,面對面交談的知識轉移效率是最高的,有利于隱性知識之間的互換。在會談室中,員工可以就自己想法發表對項目或產品的看法。通過交流想法,員工可以增進相互的了解和信任感,同時在交流過程中,知識也得到共享和交流。但常規的會談室不能適應企業在地理上分布性的要求。隨著網絡發展可以建立虛擬交談室來克服常規交談室的不足。例如利用群件技術在企業內部網上建立交談室,由項目經理負責主持討論,與項目相關的員工可以在交談室中發表意見以文字或網絡會議的方式參與討論,討論結束后,由系統自動形成會議檔案。

（3）知識供需內容上的不匹配。是指知識本身的特質對知識供需匹配構成的障礙。組織中存在的知識多種多樣,在存在形態、復雜性、專用性及數量方面往往各不相同。有的以顯性方式存在,即顯性知識,有的以隱性方式存在,即隱性知識；有的復雜,有的簡單；有的專用性強,即專門知識,有的普適性好,即普通知識；有的數量大,有的數量小。組織要盡可能減少隱性知識在組織知識中的比例,并減少組織知識的復雜性、專用性及數量。但這對組織來說是比較困難的。

準時知識管理將準時制（生產）的理念應用于企業的知識管理過程中,其研究正是強調并體現了時間因素對知識需求與知識供給匹配的影響。知識供需間最優的匹配能夠減少組織關鍵過程需要的時間,降低成本。提高組織的柔性及產品服務的質量。準時知識管理目前正處于概念研究和模型改進中。將準時制的理念融入知識管理中是知識管理研究的一種趨勢,已出現了準時知識共享、準時知識轉移等概念。相信隨著準時知識管理的研究進展,準時制會更好地整合到知識管理中,推動更有效的知識管理。

參考文獻

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