從利用工作談文書材料的分類與組卷

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從利用工作談文書材料的分類與組卷

分類是文書材料立卷的核心，立卷質量的高低很大程度上取決于分類方法是否科學、合理。在近幾年對機關文書材料立卷的檢查、指導工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，這始終是機關文書部門或檔案部門無法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一問題淺談個人之見解，以求與同行共同探討。

一、分類和組卷的基本含義

分類是人們認識思維的結果，是對客觀事物認識的一種基本方法。客觀事物有從少到多、從簡單到復雜的不斷變化發(fā)展的過程。當事物發(fā)展得越來越多、越來越復雜時，為了能更準確地認識和掌握事物的本質，人們便按一種標準或一個角度來對事物進行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，企業(yè)可分為國有企業(yè)、集體企業(yè)、私營企業(yè)、股份制企業(yè)、三資企業(yè)等。根據(jù)分類邏輯性規(guī)則，按同一標準所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標準。

在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實體分類、全宗分類、年度分類、組織機構分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實體分類中，經(jīng)過了全宗和年度分類后的組織機構和問題分類是以一個單位一年的文件為整體，根據(jù)文件內容特點，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎上把具有共同特點或密切聯(lián)系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。

二、分類與組卷的關系

在文書立卷理論中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區(qū)分。但在立卷實踐工作中，常出現(xiàn)對文件分類與組卷方法中采取的分級別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運用起來前后沖突，使案卷質量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關系對立卷工作是至關重要的。

1、分類是組卷的前提

首先，分類是檔案管理的基礎。在檔案管理工作中除了進行全宗區(qū)分、檔案門類區(qū)分、年度區(qū)分外，還必須對檔案劃分“類別”，因為文件在經(jīng)過全宗、門類、年度分類后、文件依然是一堆雜亂無章的材料，此時組卷，結果必然造成案卷內容混雜，也使日后案卷的排架、編目等許多工作難以進行，這對規(guī)范管理極為不利。其次，分類的類目是檔案館(室)檢索文件的第一要素。一般情況，利用者查詢檔案，提供線索往往是一份文件的具體作者或內容或時間或文種等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具體特征，因為案卷是一組文件的集合，案卷反映的只能是一組文件的共同特征而非一份文件的具體特征。因此，檔案館(室)檢索文件的第一步只能從這份文件所從屬的類的一至幾個案卷中去查找，也就是說第一步工作是先判定文件從屬的類，然后，在確定的類中再通過其他特征檢索文件。因此，類目成為檢索文件的第一關口，如果在文件集合前，沒有明確的類目統(tǒng)帥，檢索文件只能是大海撈針。

2、組卷是在分類的基礎上文件的組合即再次分類

文件按一種標準分類后，在幾個大類之間，應該是互相平行的關系，其內容互不交叉、重復或包含。在這個基礎上，才能進入組合案卷的過程，組合案卷時一個類接一個類進行。在一個類內，可以按文件作者(級別)、問題、名稱等特征組合(再分類)或幾個特征聯(lián)合運用。最后，根據(jù)保管期限和文件數(shù)量的多少，在一個類內組合成一卷或數(shù)卷。然后依次進行，直至完成每個類內文件的組合。

由此可見，分類與組卷實質是立卷工作中一前一后的兩個步驟，是對文件進行分類和再次分類的過程。分類在前，是組卷的前提，組卷在后，是分類的延伸既再分類。分類重在區(qū)分，是通過演繹法把文件分割成個性互不相同的類，而組卷重在合并，是通過歸納法把共性文件組合在一起。

三、組卷的原則、方法不能違背分類的原則、方法

根據(jù)分類的邏輯性要求，類目之間不能互相交叉、重復或包含，而且同一次分類必須只能使用同一個標準把文件劃分完畢。因此，在組卷中，應保證不能違背分類的原則。然而，事實上，違背現(xiàn)象在立卷工作隨處可見。例如：公務員之家版權所有

例1：

×××局關于年度(半年)工作、專項整治工作、反腐敗工作、計劃生育工作的總結、計劃(卷1)

×××局關于計劃生育指標，廉政建設，×××問題的通知、規(guī)定、辦法(卷2)

從卷1、卷2中我們發(fā)現(xiàn)，卷1中的反腐敗工作、計劃生育工作分別與卷2中的廉政建設、計劃生育指標是同屬紀檢監(jiān)察和衛(wèi)生兩大類，這顯然是違反了分類中不能交叉、重復這一原則規(guī)定的。

例2：

中共中央、國務院關于禁毒掃黃、農村工作、×××工作的通知、辦法(卷1)

中共海南省委、省政府關于刑事犯罪、計劃生育、×××工作的通知、辦法(卷2)

中共海口市委、市政府關于邊境檢查、城市規(guī)劃、×××工作的通知、辦法(卷3)

海口市××局(本單位)關于掃黃打非、撥付經(jīng)費、×××工作的通知、辦法(卷4)

從卷1到卷4中，同樣發(fā)現(xiàn)，禁毒掃黃、刑事犯罪、邊境檢查、掃黃打非是同屬于政法類，卻分別組合在四個案卷中，同樣犯了例1的錯誤。

以上兩例案卷中之所以存在問題的交叉、重復，關鍵就在于沒有明確的分類思想和在同一次分類中采取了兩種標準。例1，既有按問題分類，同時又有按文件名稱分類。例2，既有按問題分類，又有按作者分類。其共同點是把組卷方法中的文種和作者特征作為另一部分文件分類的標準，把文件的名稱即總結、計劃(例1)和文件作者的級別(例2)直接作為另一部分文件分類的標準。這違背了原來整體文件應以一種標準即問題標準劃分類目的邏輯性要求，不懂得按文種或作者特征的組卷方法只能在同一個類別(問題)內的文件組卷時使用，而不能跨類使用。不懂得組卷只能以分類為前提的要求，把屬于第二步驟的組卷方法直接應用到屬于第一步驟的分類方法中，結果造成案卷內容重復、交叉，最終會導致檢索文件的繁瑣和遺漏。

四、以類為先、兼顧其他

在實踐過程中，還經(jīng)常會出現(xiàn)這種情況，就是有些單位，其文件數(shù)量少而文件內容多，并且同時又有不同的保管期限。如果按分類的理論，首先就必須進行大類劃分、然后在各大類之下根據(jù)文件特征組合案卷，這時，類內文件必然很少，甚至組成一個案卷都很難，如果先照顧保管期限，那么，卷內文件內容必然很雜，如：

例3：

×××局關于一九九七年度目標責任制工作、人員任免、×××問題的總結、通知(永久)(卷1)

×××局關于一九九七年半年度目標責任制工作、人員任免、×××問題的總結、通知(長期)(卷2）

×××局關于一九九七年三月份目標責任制工作、人員安排、×××問題的總結、通知(短期)(卷3)

這種案卷，從正確劃分保管期限、便于日后檔案管理方面看無疑是正確的，但從利用的角度來說，達不到快速檢索文件的目的。我們知道，評價利用工作好壞的三個標準：一快、二準、三全，從上面的案卷中，利用者如果想查找有關某局某年目標責任制工作貫徹落實情況的文件或人員任免文件時，提供利用的人員只能是把所有案卷調取出來，才能保證檢索到利用者所需檔案，同時也容易割斷一組文件之間的必然聯(lián)系性。立卷后，如果要查找某一份或某一方面文件，還要查看所有的案卷，我認為沒有真正達到立卷的目的，甚至可以說與立卷目的背道而馳。對于這種實際情況，立卷時還嚴格區(qū)分保管期限已無意義。如：把一單位有關人員任免、獎懲的文件嚴格按保管期限表的規(guī)定，分為永久、長期或短期是不實際的。因為日后利用者查詢檔案，一般就說查×××任免文件，不會說屬于永久、長期或短期的人員任免文件，檔案館提供利用人員一般也很難一下子判定×××任免的文件是屬永久、長期或短期，特別對時間久遠的檔案，更難判定。他只能判定×××任免文件屬于機構、人事任免類的案卷。因此，從便于提供利用的角度，合適的做法應當進行簡單的分類，把同一類或相近的兩、三個類的全部文件組合成一卷，即使個別文件保管期限短，但也只能采取就高不就低的原則，保證同類文件不分散，在利于檢索、利用的快、準、全的情況下，才適當照顧其他特征。否則，將失去立卷的意義。

所以說，分類是整個立卷工作的核心，是立卷成敗的關鍵。只有明確發(fā)類為先，組卷在后的指導思想，正確處理好分類與組卷方法的具體運用，這樣，案卷的質量才能經(jīng)得起提供利用工作的考驗。