上行文的審核把關淺議論文

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[文摘]本文分析了加強上行文審核把關的必要性，對文秘部門在上行文審核把關中應把握的重點進行了剖析，并提出了做好審核把關的具體措施。

[關鍵詞]公文審核把關

一、什么是上行文，上行文的用途

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文和平行文。上行文指下級機關、組織向其所屬的上級機關、組織行文，也可以是向有業務指導關系的上級部門行文，例如某地級政府向具有領導關系的某某級政府行文，某某級政府工作部門向具有業務指導關系的國務院工作部門行文都是上行文。

上行文的文種有類：“請示”、“報告”、“意見”。“請示”，適用于向上級機關請求指示、批準。“報告”，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。“意見”是年的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）新增加的文種，作為上行文，適用于對重要問題提出見解和處理辦法，供上級機關決策參考，也可以報請上級機關請求批準或批轉。

二、對上行文審核把關的必要性

首先，某某局領導同志對公文處理工作非常重視，多次作出重要批示，3月14日，袁崇仁局長在一份文件上批示“請辦公室下決心抓一下公文的規范，避免出現差錯”。4月23日，袁局長又批示“請辦公室注意規范這方面的工作，要嚴格要求，經常指導”。7月30日，袁局長批示“在這方面要很好的把關，凡是不符行文規范的堅決退回”。某某局領導在這樣短的時間內3次對公文工作作出批示，足見對這項工作的重視。我們要認真學習領會，把領導的要求貫徹到公文審核把關工作中去。

其次，從公文的定義來看，公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務管理的重要工具。這個定義至少體現了公文2個鮮明的特點：一是具有法定效力，公文印發后，各級機關要認真學習并遵照執行。二是具有規范體式，包括紙張的規格，數字的寫法、標點符點的用法都有嚴格的規定，必須正確使用。文稿審核是公文處理的一個重要環節，如果沒有人來審核和把關，公文的質量是很難保證的。再者，向上級機關報送公文，更是一件非常嚴肅的工作。如果一份上行文陳述不清，請示事項不明確、具體，往往會給上級機關批準、答復帶來一定難度。如果該用請示的用了報告，或者格式不規范，被上級機關作退文處理，既耽誤了時間，更有可能誤事，給工作帶來一定程度上的被動。

再次，從各單位上報某某局的文件看，還存在不少問題。比如有的文件不符合行文規則，有的文件不夠規范，請示報告不分，報告中夾帶請示事項，上報文件沒標簽發人等。有個別文件印制、裝訂不符合要求，甚至還有未加蓋公章就報出的文件。綜上所述，對上行文加強審核把關十分必要。

三、上行文審核把關中應注意的問題

《辦法》第四章第二十七條規定：“公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。”

1、是否確需行文

向上級機關行文，一般有以下幾種情況:一是工作中不能自行決定重大問題，需要上級機關批準的，如請求將河口模型建在東營某地的請示；二是審批權限在上級機關需要上級機關審批的，如防洪工程建設初步設計、詳細設計的批準，國有資產“非轉經”手續等，都需要請求上級批準；三是例行的工作總結報告或領導安排上報的,前者如每年需要向上級報告防汛、防凌工作情況，后者如局領導研究決定上報的黃河三角洲考察報告、汶河流域考察報告等；四是上級有明確要求上報的，如全河工作會議上黃委李國英主任要求委屬各單位上報創新體系意見；五是對工作中的重大問題提出見解和意見，供上級機關決策參考，對南水北調東線工程利用東平湖作調蓄水庫的意見等。

無論何種情況的上行文，都要認真審核其有無必要行文，也就是說向上級行文的理由是否充分，不能來文即核，核后即報。凡上級有明確的規定不允許的，就沒有必要再行文請示。比如，關于單位購置配備工作用車問題，什么級別的單位、領導配備什么標準的車輛，上級規定的比較明確具體，如超標準購置車輛，就不要行文請示了；再如某某局有規定局領導一般不參加局屬單位召開的專業性會議，那么某地局召開有關會議也必要行文請某某局領導參加。如果確需行文，還要考慮是書面行文還是采取其他方式，能用口頭、電話、傳真等解決問題的可不再行文。在這一點上審核人員要敢于負責，嚴格把住行文關。

2、行文方式是否妥當

（1）行文名義是否準確。一般情況下，對于一些全局性的重大問題，需以本單位的名義向上級機關行文，如向上級黨委部門報送公文，需以本單位黨組織的名義行文。對于請示上級機關主管部門職權范圍內的具體問題，可以本單位部門的名義用便函直接報主管部門處理，但切不可用便函的形式直接向上級機關請示。

（2）文件形式是否妥當。一般上行文要用有紅頭、有發文字號和簽發人、格式規范、齊全的正式文件。但在實際工作中往往有的單位不用正式文件，如向領導同志報告其交辦事項用“呈閱件”、“參閱件”等，這種形式上級主管部門已多次要求禁用，應改用正式文件的形式。

3、是否符合行文規則

（1）不越級行文，不橫向請示。上行文的主送單位必須是與制發機關有隸屬關系的直接上級機關。雖是上級機關但不是直接隸屬關系的不應直接請示、報告，否則即成為越級行文，上級機關對越級行文原則上不予受理。請求平行或不相隸屬的職能部門審批其管轄范圍內的事項，不應使用請示，正確的方法是使用“函”。例如黃河部門建設防汛指揮中心，其規劃就需要地方規劃部門批準，因河務部門與規劃部門是不相隸屬關系，應行函申請批準。

（2）不多頭主送，不送領導同志個人。上行文主送機關一般只有一個，那就是制發機關的直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關行文，應分開報送較妥。如內容涉及的其他單位，通常采用抄送的形式。除特殊情況上行文一般不應直接送領導同志個人，更不能向有關領導多頭分送。因為重要的事情領導們都要集體研究決定，送給領導同志個人，領導還是得交給秘書部門辦理，這樣就為領導增加了不必要的麻煩。另外領導同志工作比較忙，事情比較多，文件送給個人，有時難免顧不看，這樣豈不是“欲速而不達”。

（3）“請示”應當一文一事，如果一個請示件的內容涉及多個問題、多個部門，既增加辦理的難度，也影響辦理的效率。請示一文一事，可以使公文內容集中，篇幅簡短，便于公文辦理，有利于提高效率。如同時請示多件事，必須是同一個問題密切相關的幾個方面，也必須是上級機關能一次給予批復和解決的；否則，有幾個問題就要寫幾個請示。

、是否符合擬制公文的有關要求

（1）選擇和使用正確的文種，不可生造文種。但有的單位上報文件缺乏嚴肅認真的態度，不知道《辦法》規定了什么文種，不了解上行文該用什么文種，而是像日常寫應用文一樣，竟然上報《關于解決燃油鍋爐資金的申請》、《關于基建資金使用情況的說明》等，說明其上報文件沒有文種的概念，生編硬造文種。

（2）文種不可混用，該用請示的不能用報告，報告中不可夾代請示事項，也不可夾代建議事項，報告作為閱件，夾代請示事項往往得不到及時答復，容易誤事；報告夾代建議事項不符合新《辦法》的規定，向上級提出建議和意見要用“意見”這個文種。意見也不能與請示相混，意見是建議上級辦什么、怎么辦，并提出具體方案，供上級決策參考或批轉；請示要求上級給什么，并說明理由，陳述用途，請求上級批準或答復。

（3）請示的事項要明確具體。請示的的語言要簡捷、明了、準確、具體，提出的請求要合情合理，有依有據，以便上級機關作出科學合理的決策。比如請示上級開展某項工程建設，就要簡明扼要地將現狀、存在的問題及進行建設的必要性和緊迫性說清楚，并詳細提出明確具體的建設計劃。如請求幫助解決所需資金，分項列出后要計算出總金額，給上級一個整體的概念。對請示的問題，如有不同的解決意見，要客觀分析各自優缺點，提出明確的傾向性意見，便于領導決策參考。轉報下級的請示，也要明確本單位的意見，不能將問題不負責任地上交。

（4）行文語氣要得當。向上級機關匯報工作、報告情況，文風要平實，反映情況要客觀，不可過多地堆砌修飾性用語。匯報工作不能只講成績，不說問題，有的雖然講到了問題，但是蜻蜓點水，對問題有什么表現、程度如何、如何解決，沒有深刻的分析。殊不知領導機關對工作中取得的經驗、對全局有指導意義的典型很重視，但對于存在的問題特別是一些帶有普遍性的問題、苗頭性問題更加重視。因為只有發現問題、解決問題才能促進工作的開展。

5、公文格式是否符合《辦法》的規定

（）組成部分有無遺漏。公文常用的組成部分有發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關等十幾項，上行文中經常有忘了署上簽發人的，公文的簽發是公文發生效力的標志，《辦法》規定，上行文應當由單位主要負責人簽發，也就是由單位的“一把手”簽發。請示類公文要在附注處標識聯系人，聯系電話；有的請示件沒有標識，或者是標識的位置不規范。此外，還有上報的文件忘記加蓋印章的。這都是組成部分不全的問題。

（）公文組成部分標識是否規范。這方面的內容較多，如引用公文，正確的方法是先引標題，后引發文字號，發文字號在標題后用圓括號括起來。不可只引標題，或只引發文字號。文件中經常出現的日期，應當寫明具體的年、月、日，盡量少用“今年”、“明年”等詞語,年份要寫完整,如:“”,不可寫成“01”年。文中結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。“(一)”不加頓點或逗號,“1.”中使用圓點,不要寫成頓號等等。

四、怎樣做好上行文的審核把關

一是提高對文稿審核把關工作重要性的認識，進一步增強做好工作的責任感和自覺性。從大的方面講，公文處理是為治黃中心服務的一項重要工作，這項工作的好壞，直接關系到水利部治水新思路、黃委重要工作部署的及時傳達貫徹，直接影響到各項工作的開展與治黃事業的發展。從小的方面說，文件代表一個機關的形象，不僅反映機關的工作質量和效率，而且也反映出其工作人員的綜合素質和政策水平。公文處理工作做得好，對于保證機關政令暢通、協調運轉，推動機關工作規范化，促進機關工作上水平，也將起到積極的作用。從事文稿審核把關的同志一定要把這項工作提到與治黃中心密切相關的高度，我們進一步增強責任感、自覺性，不遺余力地去把工作干好。

二要加強政治業務素質的學習，樹立創公文“精品”的意識。文稿審核把關是政策性、業務性都很強的工作，只有學好理論、掌握政策、熟悉業務，才能在審核把關中提出建設性的建議和意見。為此，要認真學習馬列主義、思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，學習黨的路線、方針、政策，不斷提高政策水平和理論水平。要潛心學習、鉆研《辦法》和上級及本單位有關公文處理工作的規章制度，對文種的適用范圍、行文規則、公文格式等相關的公文業務知識要有深刻的理解，做到入心入腦，了然在胸，運用自如。要干一行，愛一行，專一行，精一行，努力成為“辦文專家”。要舍得在文件的審核把關上傾注心血，做到鍥而不舍，精雕細刻，精益求精，努力創公文精品，出精品公文。

三是樹立文秘部門審核把關的權威。在文稿的審核把關中要善于發現問題，提出問題，但解決問題要依靠業務部門。因為業務部門的干部是業務工作的內行，要虛心向他們請教，充分尊重他們的意見。但是必須認真貫徹執行《辦法》和上級及本單位有關公文處理工作的規章制度，要堅持原則，做到該堅持的標準不能降低，該規范的格式不能遷就，該履行的程序不能簡化，對收到的明顯不符合擬文要求的文稿，要退回主辦部門重新起草。同時，還要充分發揮在領導身邊工作，了解的情況多的優勢，學會站在全局的角度去思考問題、分析問題，修改文稿要努力爭取充分體現領導的意圖,這樣審核修改的文稿才能讓領導滿意,讓擬辦部門佩服。文秘部門審核把關的權威性只有在堅持原則并發揮自身優勢的基礎上才能真正得到確立。

四是要有敬業、奉獻、創新的精神。文稿審核把關工作量大，標準要求高，做好了領導很少表揚；把不住關出了問題，就要受批評。既然從事這項工作，就要嚴肅認真，一絲不茍，勤奮工作，把工作干好。要堅決擯棄那種認為審核把關就是“管管標點符號的錯誤思想”，要把這項工作看成個人建功立業，施展才華的手段。審核把關工作非常辛苦、清苦，有時為改動一個字、一個標點符號都要斟酌半天，有些急文往往周未臨下班才送來，加班加點也是常有的事，需要從事這項工作的人員發揚無私奉獻的精神，任勞任怨，淡泊名利，耐得住寂寞，禁得起誘惑，在平凡的崗位上做出不平凡的業績。要有創新的精神和勇氣，結合工作實際，多思考、多鉆研、多探索改進工作的方法和措施，不斷提高工作水平。