成人教育檔案安全管理的思考

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一、成人教育檔案究竟有何內容

成人教育是人們在成人教育活動中形成的各種文件，它記錄了成人教育的發展過程。在成人教育繁榮發展的今天，它有著重要的借鑒作用和參考價值。近幾年來，成人教育事業蓬勃發展，成人教育檔案明顯增加，成為高校教學檔案的重要組成部分。普通高校的成人教育檔案管理范圍主包括以下幾個方面：（1）文書檔案：如上級下達的有關成人教育工作的文件；教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的文件；成人教育規劃、實施計劃、規章制度、會議記錄、調研報告、簡報、總結；成人教學檢查、評估和各級優秀教學質量評獎材料。（2）招生工作材料：如上級有關成人教育招生工作文件；成人教育招生計劃；新生錄取通知及新生名單等；成人教育招生宣傳、招生工作總結等。（3）學籍管理材料：如新生入學通知書、入學登記表、學生學籍卡片、學生成績總冊、在校生名冊；學生學籍變更（升級、留級、休學、復學、轉學）材料；學生獎勵、處分材料等。（4）教學管理材料：如成人教育各專業教學計劃、教學大綱、課程設置要求及安排、學期教學進度表、課程表；試題庫、試卷、試場記錄表、試卷分析表、記分冊、考勤冊等。（5）學位材料：如上級有關成人教育學位工作的文件；學位申報名單、學位授予通知；學位論文及評審意見等。（6）畢業工作材料：畢業生名單；畢業論文；畢業照、畢業學員通訊錄、畢業證領取簽收冊、優秀畢業生評選材料等。

二、成人教育檔案安全管理存在的主要問題

一是對檔案安全管理的認識不足，意識淡薄。當前，社會普遍對檔案安全管理工作的性質和任務，檔案資源的開發和利用及其社會經濟效益認識不足。學校主要精力都放在統招上，從主觀上就輕視成人教育，加上各學院檔案管理本身就是薄弱環節，成人教育部門把有限的硬件資源用在與經濟利益有關的其它方面，導致成教檔案投入有限，出現庫房不足，設備陳舊，防霉除濕措施不力，消防設備沒有更新，等等。二是成人高等教育檔案安全管理的重要性也還沒有被廣大教職員工普遍認識。在檔案資料的收集、利用等方面還未能得到教職工應有的理解和支持。在工作中存在著一系列不容忽視的問題，如填寫表格不認真；歸檔的材料內容不完整；有些鑒定、評語性的材料大多是千篇一律的套話，沒有個人特點；在檔案的管理、傳送過程中手續不規范，甚至出現檔案被人為改動等。直接影響到檔案的原始性和真實性，制約了檔案安全管理工作的深入開展和有效利用。三是材料分散，收集不及時。由于工作性質等原因，高校成人教育的檔案材料往往形成、保管在學籍管理、教務、教學和學生工作等多個部門，出現成教檔案收集途徑的多渠道性、收集形式的多樣性、收集時間的非統一性等特點，使得材料的分散性問題更加突出。四是制度不完善，管理不規范。在檔案的形成、交接、存放、轉遞等項工作的運行過程中，缺少相應嚴密的規章制度。五是缺乏現代化管理。成人教育檔案的來源、內容、形式較為復雜，隨著招生規模的擴大，辦學形式的多樣化，檔案管理的難度越來越大，像湖南工業大學，既有成人高等學歷教育，又有全日制自考助學教育還有崗位職業技能培訓與鑒定。為了適應成人教育發展形勢，就必須提高檔案現代化管理水平，如使用《學生成績翻譯軟件》、《成人教育本、專科學生學歷文憑查詢系統軟件》等。而我校目前有的工作仍采用傳統的手工操作方式，缺乏現代化的管理。

三、成人教育檔案安全管理建設的主要措施

一是加強檔案意識。成人教育檔案安全管理工作是一項艱苦細致而又功在當代、利在千秋的事業。檔案管理工作者和各級領導要加強檔案意識，保證文件材料收集得完整、齊全，確保所建檔案的數量和質量。成人高等教育的檔案，為國家教育事業積累著歷史資料，為學校教學、科研、生產等各項工作提供服務，它是以豐富、完整、全面、系統的信息資源為存在基礎的。這些豐富的信息資源，不是檔案機構自身能夠產生的，它產生和形成于校內各部門和個人的各項實踐活動之中，由檔案機構和檔案工作人員，依據一定的工作制度和工作職責，開展一系列工作，來完成它的現實和歷史責任。因此，成人教育的教學、科研等活動是學校檔案形成的信息源。經過檔案人員的科學加工整理形成標準檔案后，反過來再為成人教育的發展建設、教學科研服務。加強高校成教檔案安全管理，直接影響高校檔案室的工作水平和工作質量。成人教育文件材料的收集工作，為文件的開發利用，滿足學校和社會對文件信息資源的需求提供了基礎。如果一個學校在歷史和現實活動過程中形成的文件材料，不能完整、準確、系統地收集起來，那么這個學校也就不能形成完整、準確、系統的文件檔案材料，不只無法達到維護本校歷史活動與真實面貌的工作目的，也會影響到學校檔案館文件檔案工作的效率和工作質量。二是嚴格規范檔案安全管理制度。針對目前成人教育檔案安全管理比較混亂、分散的局面，依據《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》《高校檔案實體分類法與高校檔案工作規范》等要求，根據辦學性質的不同，嚴格區分檔案的不同類別，杜絕不規范歸檔材料的產生。建立健全檔案交接、存檔等各環節的檔案安全管理工作制度，使檔案工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行。按照《綜合檔案室管理人員職責》《兼職檔案員職責》《檔案案卷歸檔一般要求》《檔案材料清交規定》《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列管理制度的要求，將檔案工作納入學校各部門的日常工作，做到職責明確、責任到人、措施到位，確保成人教育檔案安全管理工作有序開展。三是加強檔案管理工作隊伍的建設。檔案資料有的具有保密性，建立一支業務精、素質高的檔案管理人員隊伍是搞好檔案工作必不可少的條件。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使之能夠熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德規范。同時，要加強對檔案管理人員的業務技能培訓和專題培訓，使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高，使檔案工作者既具備檔案學基礎知識又具備相關的專業技能，在管理實踐中能夠做到組卷有理，立卷科學，保管有序，閱卷便捷，把檔案管理工作由原來的隨意化、手工化，轉化為規范化、標準化、科學化、現代化。四是轉變服務意識，充分利用檔案資源。最大限度地開發和利用各類檔案信息資源，才能有效地發揮檔案資源應有的作用。充分利用成人教育檔案，必須切實轉變傳統的服務方式，做好檔案服務工作。傳統的檔案服務方式處于一種被動地位，制約了檔案的利用，無法適應高校成人教育的改革發展。因此，高校成人教育檔案工作必須轉移服務重點，改革服務方式，做好成教檔案的主動服務。一是檔案管理人員要熱情主動地接待每一位查詢者，周到地為他們服務，想利用者之所想，急利用者之所急。二是主動出擊，充分利用我們的檔案資源優勢，根據單位的需求，編研一些材料，為領導決策提供科學依據。總之，在充分利用成人教育檔案，還需要注意不斷開發新的檔案資源，豐富檔案藏量。成人教育檔案部門儲存了大量的信息資源，這是開發檔案信息資源的物質基礎。檔案管理人員應注意建立、健全檔案的收集門類，確保檔案材料的完整、準確、系統、全面，提高案卷質量，做好檔案材料的深加工，并注意利用高科技手段存貯、收集、開發新的檔案信息，建立起一個多層次、多渠道的成人教育檔案信息網絡。

作者:高力 何芳 單位:湖南工業大學檔案館