詮釋ERP環境下加強應收款項管理

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摘要：中石化erp系統上線后為應收款項管理搭建了一個較先進的平臺，為了預防應收款項長期、大量占用資金，避免呆、壞賬的發生，提出了ERP環境下加強應收賬款管理的幾點措施。

關鍵詞：ERP系統；應收款項；管理

應收賬款是指企業因對外銷售貨物、提供勞務及其他原因而向購貨單位或接受勞務單位收取的款項，包括：應收賬款、預付賬款和其他應收款。它是企業流動資產的重要組成部分，其流動性強弱直接影響企業的資金周轉和經營業績。應收款項過大、回籠過慢不僅會嚴重占用資金，延緩資金的周轉速度，同時也可能造成呆、壞賬的發生，給企業造成重大損失。滄州分公司從2006年10月開始應用ERP系統，應收款項管理水平大大提高。ERP系統的應收款項強調按照業務的性質記賬，主要涉及到財務會計總賬模塊的應收賬款部分。結合實際業務，應從以下六個方面加強對應收款項的管理。

一、要充分利用ERP系統的信用評價體系

ERP系統中的信用管理功能可以有效地控制賒銷的限額。財務部門維護好信用限額，銷售訂單就能夠控制在信用限額之內，這種ERP系統帶來的有效地制約機制，從根本上解決了以往人為可以突破信用限額的弊端。

1.成立信用管理小組，制定信用管理制度，嚴格賒銷審批權限。公司領導直接擔任信用領導小組的組長，對于每一筆賒銷業務要總把關。銷售、采購及財務等部門的相關人員為小組成員，負責信用風險控制的具體工作。

2.業務部門要定期對客戶的品質、支付能力、財務狀況等信用指標進行客觀評價，采取分析財務會計報表，參考專業機構的評級，了解社會信譽等方法評定信用風險等級，制定動態信用檔案，根據實際情況擬定信用額度，按照《內部控制制度》規定的權限進行審批。

在市場銷售行情較好的情況下，一般都不要給予賒銷信用，這樣我們實際上就從技術上采用了先收款后發貨的銷售模式，有效地杜絕了絕大多數應收款項的發生，從而避免了賒銷無法回籠貨款的風險。只有在市場行情不好，發生滯銷等情況下，給予信用良好的客戶合理的賒銷信用限額。

物資采購一般要采取貨到付款的方式，避免預付貨款，只有在采購緊缺商品或必須預付款才能訂貨的情況下酌情采用預付款的方式，并且預付款采購合同一定要經法律事務室審查后方可付款。

3.財務部門將已經按權限審批的客戶信用限額，在ERP系統“信用管理”部分進行及時更新維護，并隨時關注信貸風險余額，起到預警的作用。

二、按照業務的性質記往來賬

ERP系統相對于浪潮系統的一大改進是對于往來業務要分清客戶和供應商，按照業務性質計入對應的往來賬戶，應收、預收等客戶往來科目期末余額不允許出現非正常方向余額（即客戶的期末應收賬款賬戶必須為借方余額或預收賬款賬戶必須為貸方余額）。這樣，往來科目就可以清楚地反映出此類業務的余額，報表往來科目取數也會清晰、明了。

三、及時準確地更新客戶和供應商主數據

1.對于新發生并且以后經常發生業務的客戶、供應商，主數據管理員要負責及時維護客戶、供應商信息，申請并添加往來編碼。一次性往來單位適用于只發生單一業務的情況，對于經常發生業務的往來單位不能使用。同時，對每個一次性單位要建立臺賬，并在月末進行綜合分析、清賬，避免造成一次性單位業務很多賬目不清晰。

2.主數據管理員要對往來主數據的真實性、有效性負責，尤其對于往來單位屬性、統馭科目和貿易伙伴一定要保證正確，因為主數據直接關系到報表取數。

四、加強對未清項賬齡的分析

ERP系統提供了對未清往來款項的到期日的查詢功能，可以隨時對客戶未清項進行賬齡分析。同時，必須做到往來科目入賬時“到期日”輸入準確，這樣才能夠取出正確的賬齡。

財務人員要通過對賬齡的分析，及時發現即將逾期的應收款項，督促業務部門清收。同時，要對應收款進行詳細地分析，包括客戶名稱、欠款金額、欠款性質、到期日、逾期時間、責任人及催收結果，并及時上報上級領導，以便于決策層決定具體的清收方式，減少壞賬損失發生的可能性。

對于既是客戶又是供應商的往來賬戶，要隨時關注應收、應付兩方余額。客戶方出現逾期欠款后，要及時將逾期欠款和應付款兩方面的情況匯報給領導，以便決策層對于應收、應付業務作出綜合判斷。

五、及時與往來單位對賬

及時與往來單位對賬是應收款管理的重要步驟，它不僅能夠保證本公司賬目準確、清晰，還可以避免因超出訴訟時效而喪失依靠法律手段保護公司債權的情況發生。

財務部門要在月末或下月初與應收單位進行往來詢證，取得債務人的書面確認，存在對賬差異的，編寫對賬差異調節表，并且及時調整差異，防止因對賬不及時，對方拒絕確認對賬差異情況的發生。

六、明確應收款項回籠責任制，對逾期應收款項加大催收力度，合理考核績效

1.每筆應收業務都要落實責任人，包括業務批準人、業務經辦人和合同簽訂人等，發生逾期應收款項的，要嚴格落實責任，對相關責任人加大考核力度，以督促其加快資金回籠速度。

2.財務部門按月對應收款項余額進行監控，對產生的逾期應收款項向責任部門發出預警，要求責任人進行可收回性分析，對于逾期的原因作出詳細說明。同時，取得對方單位的債務確認單，確認單上要取得債務人對于預計回籠時間的明確列示。對于發現非正常原因造成無法回籠的預付款的情況，必須上報主管領導，以便及時采取補救措施。另外，業務部門在催收過程中發現的問題，要同時上報信用管理小組，以便為信用動態檔案的更新提供有效的依據。

3.在財務部發出預警通知后，有關部門仍不積極工作，在指定的清欠期限內，未能完成清欠任務并造成單位經濟損失的，視損失大小和情節輕重給予行政處分和經濟處罰。

4.為加大應收款項的清收力度，調動職工積極性，根據欠款時間、清收金額以及清欠的難易程度等因素給予清收有功人員一定的獎勵。

綜上所述，加強應收款項加強管理，增強風險意識，是現代企業經營與財務管理的一個重要的課題。我們要利用ERP系統這個良好的信息管理平臺，將業務實際與ERP系統