獨家原創:全面預算管理系統分析研究論文

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摘要：全面預算管理系統，通過編制準確高效的財務預算、投資預算、經營預算，并提供全面的預算編制、審批下達、網上報帳、執行控制、預算調整、預算分析和績效考核為一體的閉環管理，從而有效地建立起完整的預算管理控制體系，力求通過IT支撐，協助企業的組織經營活動，能沿著預算管理軌道科學合理地進行。

為順應建立現代企業制度，全面建立科學、高效、有序的預算管理體系，從而合理配置企業資源，強化內部控制，提高管理水平和經濟效益，增強企業整體實力和競爭力的需求，企業有必要引入“制度規范、流程順暢、編制科學、執行嚴格和調控有力”的全面預算管理系統。企業的全面預算管理工具必須借助有效的信息化手段才能充分發揮它在戰略與執行之間的連接作用。一個優秀的全面預算管理系統需要構建在多維數據模型的基礎之上，并能夠充分整合企業現有的各種實際數據資源。本文從全面預算管理系統的必要性及全面預算管理系統面臨的技術挑戰、全面預算管理建設的要求、應該注意的問題待方面進行分析，促進企業全面預算管理系統的應該。

關鍵詞：預算管理系統分析應用

一、全面預算管理系統的作用

全面預算管理信息系統可以幫助企業克服預算編制的繁瑣、預算控制的乏力、預算分析的滯后，以及預算決策的失靈等諸多問題。

新的一年開始了，去年的預算還未調整徹底，今年的預算工作卻已提上日程，以期指導企業實現戰略目標。上至企業高層領導，下到車間員工，都在為預算忙碌著。在這樣一種全體總動員的工作氛圍中，預算管理人員卻沒法高興起來，因為他們仍然面臨著這樣或那樣的問題：

“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預算就需要兩個月的時間。”

“初次匯總的結果中資本開支往往超過集團規定的合理范圍，運營開支也一般都會高于保證公司預算指標完成的上限。”

“財務部門不易判斷具體業務需求，預算調整經常要花費大量時間。

“預算編制以及差異分析等工作沒有信息系統支持，手工操作耗費大量人力，且不能及時發現業務運行中的問題。”

財務部門與業務部門都是平級部門，在業務部門各自爭取資源時，也需要耗費精力來協調。”

為了解決預算管理人員所面臨的問題，建立預算管理信息化平臺成為企業的必由之路。

全面預算管理系統應用價值：加強基于活動的預算管理提高預算執行的事前、事中、事后控制；提供便捷的網上報帳管理；提供方便靈活的工作流審批平臺；提供強大的數據分析平臺；與現有的SAP/WFS帳務系統進行無縫連接，實現預算的一體化閉環管理。

二、全面預算管理面臨的技術挑戰

1．相對靜態的預算流程

在沒有信息化手段支持的全面預算管理過程中，預算數據編制、匯總的手工工作量較大，預算管理人員的主要精力都耗費在數據的收集、檢查、審核、匯總等繁瑣工作中，工作效率較低。由于這種大量低效細節工作使得很多企業的全面預算管理變成了一個相對靜態的管理過程，每年的年度預算確定后，在預算執行過程當中，很難有精力和時間來根據實際情況的變化對預算做出調整，滾動預算、彈性預算等預算管理方法也很難派上用場。難以滿足快速變化的外部市場環境對企業應對速度的要求。

2．控制能力差

全面預算制定過程本質上是一個企業有限資源優化配置的過程。現實情況卻是:預算確定后，缺乏有效的手段進行預算執行的事前控制，全面預算管理的資源優化配置和控制作用難以發揮，導致預算和實際執行成為互不關聯的兩張皮。

3．協作困難

手工全面預算管理環境下，缺乏一個統一的數據共享的工作平臺。數據缺乏有效的組織，散落在各業務部門，難以有效地加以組織利用，數據版本容易發生混淆，這些都給企業的全面預算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時，由于缺乏有效的溝通協調平臺，各級部門在預算的申報、審批、下發等管理流程中的橫向、縱向溝通效率較低。

4．分析、調整能力不足

在預算的執行過程當中，由于實際執行的發生數據分散在企業現有的各個業務系統之中，在沒有專業信息化工具支持的情況下，手工從這些業務系統中將實際發生數據準確提取、匯總出來的工作是非常繁重的。預算分析的周期很長，難以滿足快速變化的外部市場環境對企業應對速度的要求。由于預算分析的周期過長，也使得滾動的預算調整成了空談。

三、全面預算管理建設的要求

全面預算管理信息系統在功能上需要覆蓋完整的預算管理循環，如下圖所示，一個完整的全面預算管理信息系統從模塊上應劃分為：預算編制、預算控制、預算分析及管理駕駛艙四個主要的功能模塊。在管理流程方面，全面預算管理信息系統應該支持靈活的預算方案定義，同時提供預算編制、審批、控制、分析、調整等全過程的流程支持

1、預算信息系統要建立在多維數據模型之上

全面預算管理的特點決定了全面預算信息化系統是一個面向分析的管理系統，而不是一個單純面向交易的業務系統。在面向分析的管理系統中，數據是由多個維度（角度）描述的，如下圖所示，銷售收入的數據是由產品、時間、渠道、客戶、區域、部門、人員等多個角度進行定義的，在對銷售收入的預算或實際發生數據進行分析的時候，分析人員可能會關心按產品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同的維度組合進行數據查詢，這些都要求面向分析的管理系統建立在一個多維度的數據模型上

2、預算編制對信息系統的要求

預算編制是預算得以實施的前提條件。在這個過程中，預算管理人員將會面臨各種各樣的問題，對信息系統的要求也各有不同：

全面預算管理涉及到企業全面的業務邏輯，從銷售、生產、采購、財務、費用分攤、成本計算，涉及到企業的方方面面。因此，信息系統要能夠靈活的建立復雜的業務和財務模型。

企業業務邏輯經常變化，并隨著企業的管理水平不斷精細化。因此，信息系統建立的預算模型要能夠適應不斷變化的管理需求和業務邏輯，系統的模型能夠隨著企業的管理水平不斷精細化。

全面預算要求各業務單元廣泛參與，各單元的業務分工不同，各自處理相應的數據。因此，信息系統要具有完善的權限管理功能，能夠設定數據權限（單元格級），以保證企業的數據安全。

企業各業務單元的地理位置可能相距很遠，因此要求信息系統具有較強的可擴展性，適應不同的網絡環境，使本地用戶和外地用戶都能方便的參與預算管理過程。

預算的組織協調難度很大，數據審核、匯總的工作量大。因此，信息系統要能夠提供預算管理的流程、自動的數據分發、匯總支持，提供預算流程管理的效率。

全面預算最終要體現為財務預算，預算編制過程中有大量的財務規則和財務計算，如成本費用分攤、根據銷售和回款計算應收賬款等。因此，要求系統能夠提供財務智能工具，減少公式、規則的定義工作量，提高編制效率，主要功能包括：快速錄入、修改預算數據；提供業務預測功能；能夠自動生成預算財務報表；支持自定義的財務模型（如應收、應付計算，費用分攤等）；利用內置的財務功能，盡可能減少預算公式設置。

預算編制、調整過程中會產生一系列的版本，容易造成版本管理的混亂。因此要求系統具有較強的版本管理功能，保存不同版本的數據。

四、主流全面預算管理系統介紹

目前市場主流的全面預算管理系統主要可分為Excel、ERP系統的預算管理模塊、基于多維數據模型的專業預算管理軟件三類。

1、Excel：Excel以方便、靈活、購置成本低廉、提供大量計算工具等優勢備受財務人員推崇，也是普及范圍最廣的一種軟件。但它與生俱來的局限性也使其無法滿足現代企業開展預算管理的要求，如：Excel針對個人使用，很難作為多人協同工作的平臺；二維表格體系，數據管理散亂；缺乏對業務、財務模型的支持，需要定義大量公式；預算模型調整工作量大；無法自動獲取實際數據；工作效率低。

2、ERP預算模塊：ERP預算模塊能夠提供多人協調工作的平臺；業務、財務邏輯，公式定義較為直觀；與財務、業務數據緊密集成；預算控制能力強大等，一定程度上彌補了Excel的局限性。但其不支持或有限支持多維數據模型；預算模型受限制于ERP的基礎數據；與業務操作集成緊密，實施復雜、周期過長；更多專注與業務操作層面，宏觀分析能力不足；與不同廠商數據集成能力弱等缺陷也使它不能滿足企業的預算管理需求。

3、基于多維數據模型的專業預算軟件：基于多維數據模型的專業預算軟件所具有的優勢包括：模型定義、編制、分析效率很高；提供業務、財務模型，減少公式定義；專業的數據集成工具可以有效整合現有系統的數據。其強大的功能，為企業固化預算管理流程，構建從業務到財務一體化的預算模型奠定了基礎。當然，我們在運用該專業預算軟件的同時，需要同其它系統配合使用，避免其沒有事前控制功能的局限性，更好的發揮它在企業全面預算管理過程中多作用。

五、全面預算管理中應注意的問題

1、避免目標置換

預算目標從屬于、服從于企業目標，但在企業活動中常常會出現嚴格按預算規定，始終圍繞預算目標，而忘卻了首要職責是實現企業目標的狀況。究其原因，一是沒有恰當掌握預算控制力度，二是預算指標沒有很好地體現企業目標的要求，或是經濟環境的變化造成預算目標和企業目標的偏離。為了防止預算控制中出現目標置換，一方面應當使預算更好地體現計劃的要求，另一方面應適當掌握預算控制力度，使預算具有一定的靈活性。

2、避免過繁過細

有些企業認為，預算作為管理和控制的手段，應對企業未來經營的每一個細節都作出具體的規定，實際上這樣做會導致各職能部門缺乏應有的余地，不可避免地影響企業運營效率，所以預算并非越細越好。究竟預算應細化到什么程度，必須聯系對職能部門授權的程度進行認真酌定，過細過繁的預算等于讓授權名存實亡。

3、避免因循守舊

預算制定通常采用基數法，即以歷史的情況作為評判現在和未來的依據。如職能部門用以前年度的日常支出作為預算編制標準，職能部門就有可能故意擴大日常支出，以便在以后年度獲得較大的預算支出標準。因此，必須采取有效的預算控制措施來避免這一現象，如通過詳盡報表內容，健全報表體系等方法減少人為因素，提高精確性和科學性。

4、避免一成不變

預算制定出來以后，預算執行者應當對預算進行管理，促進預算的實施，必要時可根據當時的實際情況進行檢查、修訂和調整。盡管我們在制定預算時預見了未來可能發生的情況，并制定出相應的應變措施，但預算一方面不可能面面俱到，另一方面情況在不斷變化，總有一些問題是不可能預見到的。故預算管理不能一成不變，要對預算進行定期檢查，如果情況已經發生重大的變化，就應當調整預算或重新制定預算，以達到預期目標。

參考文獻：

1、《新理財》2006年第一期

2、殷建紅，孫玥璠：《預算管理信息化六要素》

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5、李壽文：《知識經濟與成本核算》

6、《從超越預算看我國預算管理》中華財稅網

7、郭道楊：《二十世紀管理會計產生與演進》