展覽項(xiàng)目成本控制方法探討

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一、展覽項(xiàng)目成本控制的相關(guān)理念

對(duì)于任何企業(yè)而言,要想生存、發(fā)展都必須做好成本控制工作,這是因?yàn)榱己玫某杀究刂撇粌H是建立一家企業(yè)的重要基礎(chǔ)所在,其更是企業(yè)不斷創(chuàng)新、快速發(fā)展的重要?jiǎng)恿υ慈Ｋ?要想企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,占有一席之地,就必須從成本控制入手。一般來(lái)講,當(dāng)企業(yè)對(duì)成本進(jìn)行控制時(shí),必須要對(duì)管理過(guò)程中的各個(gè)要素實(shí)施全方面的考量,如,生產(chǎn)成本、生產(chǎn)質(zhì)量、生產(chǎn)周期、人工成本等等。對(duì)展覽項(xiàng)目實(shí)施成本控制可謂是一項(xiàng)具有較強(qiáng)綜合性的管理工作,其實(shí)質(zhì)就是在展覽項(xiàng)目的整個(gè)執(zhí)行過(guò)程中,對(duì)所有費(fèi)用的總和所進(jìn)行一種管理控制活動(dòng)。因此,在控制展覽項(xiàng)目成本時(shí),其主要的目標(biāo)就是將展覽項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在財(cái)務(wù)預(yù)算之內(nèi)。也正是因?yàn)檎褂[項(xiàng)目成本控制涉及到整個(gè)展覽項(xiàng)目的方方面面,所以,通常情況下,我們主要通過(guò)三個(gè)階段對(duì)展覽項(xiàng)目成本進(jìn)行控制,即事前成本控制、事中成本控制、事后成本控制。

二、控制展覽項(xiàng)目成本時(shí)應(yīng)遵循的基本原則

在控制展覽項(xiàng)目成本過(guò)程中,如何對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算費(fèi)用與實(shí)際產(chǎn)生費(fèi)用進(jìn)行比較與分析始終是其最為核心的問(wèn)題所在。我們將展覽項(xiàng)目具體實(shí)施過(guò)程中所涉及到的成本,分為兩個(gè)階段,即:籌備階段和執(zhí)行階段。籌備階段主要是指對(duì)展覽項(xiàng)目所進(jìn)行的策劃、立項(xiàng)、申報(bào)等;執(zhí)行階段則主要是指展覽項(xiàng)目所需的相關(guān)費(fèi)用,如,宣傳推廣費(fèi)用、展覽場(chǎng)館費(fèi)以及安保等保證性費(fèi)用等。而在這些環(huán)節(jié)的實(shí)施過(guò)程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生變更問(wèn)題,都會(huì)對(duì)整個(gè)展覽項(xiàng)目的成本控制產(chǎn)生巨大的影響。所以,在展覽項(xiàng)目成本控制過(guò)程中,其實(shí)質(zhì)上就是對(duì)項(xiàng)目實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用保持一致所實(shí)施的管理活動(dòng),而一旦發(fā)現(xiàn)實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用發(fā)生偏差,那么就應(yīng)該從企業(yè)根本利益出發(fā)及時(shí)查明原因,采取有效的補(bǔ)救措施。在展覽項(xiàng)目成本控制過(guò)程中,應(yīng)始終遵循如下幾點(diǎn)基本原則:第一,對(duì)展覽項(xiàng)目實(shí)施成本控制的角度要全面。這是因?yàn)槌杀究刂粕婕暗秸褂[項(xiàng)目的方方面面,所以,在成本控制過(guò)程中不能預(yù)留下任何一個(gè)疏漏,也只有如此,才能夠保障實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用之間保持一致性;第二,對(duì)展覽項(xiàng)目實(shí)施成本控制要遵循效益原則。企業(yè)追求的最終目標(biāo)就是效益,而對(duì)企業(yè)實(shí)施成本控制的根本目的也是為了進(jìn)一步提高企業(yè)效益。所以,在展覽項(xiàng)目成本控制的過(guò)程中切忌不要違背成本控制的初衷,應(yīng)注重效益原則;第三,對(duì)展覽項(xiàng)目實(shí)施成本控制過(guò)程中要遵循統(tǒng)一原則。正是因?yàn)檎褂[項(xiàng)目所涉及到的面較廣且大多環(huán)節(jié)都相互緊扣,所以任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都會(huì)對(duì)其他環(huán)節(jié)產(chǎn)生巨大的影響。所以,在成本控制過(guò)程中應(yīng)該注意始終遵循統(tǒng)一性原則;第四,對(duì)展覽項(xiàng)目實(shí)施成本控制應(yīng)該遵循動(dòng)態(tài)原則。無(wú)論是經(jīng)過(guò)了多么嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、有效的計(jì)算,其成本預(yù)算始終會(huì)存在不確定性因素,也就是說(shuō)會(huì)因?yàn)樵趫?zhí)行過(guò)程中所遭遇到的突發(fā)狀況,而使預(yù)算成本發(fā)生變化。所以,在一定程度上對(duì)展會(huì)所實(shí)施的管理,其本質(zhì)上是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程,因此,在成本控制時(shí)應(yīng)該預(yù)留下可變動(dòng)的余地,也只有如此,才能夠在面對(duì)意外狀況的情況下不至于措手不及。

三、展覽項(xiàng)目成本控制的具體方法

(一)事前成本控制

此階段主要指的是對(duì)展覽項(xiàng)目籌備階段的成本控制。具體來(lái)講,在此階段應(yīng)該從宏觀上對(duì)整體成本進(jìn)行控制與把握,并在此基礎(chǔ)上對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算方案進(jìn)行制定。這是因?yàn)?項(xiàng)目策劃是開展項(xiàng)目成本控制的重要開始,所以在項(xiàng)目策劃的過(guò)程中就應(yīng)該從全局出發(fā),考慮到涉及成本以及策劃過(guò)程中其本身產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用。一般來(lái)講此階段主要采用的是預(yù)算管理,也就是說(shuō)在執(zhí)行項(xiàng)目的初期,對(duì)項(xiàng)目本身制定階段性的實(shí)施計(jì)劃,并將其作為成本控制的標(biāo)準(zhǔn),在這個(gè)階段我們始終應(yīng)該遵循一切從實(shí)際出發(fā)的根本原則,以此確保項(xiàng)目預(yù)算具有可行性。如若我們按照展會(huì)工作的實(shí)際發(fā)展情況對(duì)其進(jìn)行劃分,則可以將其分為兩個(gè)階段,即:培育階段與成熟階段。而在培育階段,由于展會(huì)的各項(xiàng)策劃項(xiàng)目尚未成熟,不可控因素仍較多,因此,即便是進(jìn)行成本預(yù)算,也只能確定出一個(gè)大的框架,還需要在具體的控制過(guò)程中,對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充、調(diào)整與完善;在成熟階段,因?yàn)檎箷?huì)的各項(xiàng)策劃項(xiàng)目已經(jīng)趨于成熟,因此也就能夠參照往期的執(zhí)行成本進(jìn)行預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的制定,這里需要注意的是在預(yù)算成本的制定過(guò)程中應(yīng)該將項(xiàng)目計(jì)劃變更成本考慮進(jìn)來(lái)。

(二)事中成本控制

在控制整個(gè)項(xiàng)目成本的過(guò)程中,對(duì)展覽實(shí)施階段的成本控制進(jìn)行控制,可謂是整個(gè)成本控制過(guò)程中最為核心,也最為關(guān)鍵的所在。這是因?yàn)榇穗A段的成本控制工作不僅涉及的工作面較廣,且涉及到管理內(nèi)容也較為復(fù)雜,如,項(xiàng)目的宣傳推廣、觀眾組織、招商招展、租用展覽場(chǎng)館、搭建標(biāo)準(zhǔn)展位、保障展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)以及展覽項(xiàng)目涉及的人員和項(xiàng)目辦公費(fèi)用和其他協(xié)調(diào)費(fèi)用等。而如若我們從適用主體的角度對(duì)這些費(fèi)用進(jìn)行分類,則可以將其分為:人力資源費(fèi)用、物力資源費(fèi)用、其他費(fèi)用,這三大類。其中,人力資源費(fèi)用是指在展覽執(zhí)行過(guò)程中涉及的勞動(dòng)力費(fèi)用;物力資源費(fèi)用是指在展覽執(zhí)行過(guò)程中涉及到的材料建設(shè)費(fèi)用;其他費(fèi)用是指在展覽執(zhí)行過(guò)程中涉及的宣傳、推廣費(fèi)用。在此階段的成本控制上我們主要采用定量法或成本累計(jì)法,而最常使用的計(jì)劃指標(biāo)分解方法,則是將所有的大指標(biāo)進(jìn)行逐一分解,分解為一個(gè)一個(gè)的分指標(biāo),并對(duì)這些分指標(biāo)對(duì)應(yīng)的費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行控制,從而達(dá)到控制整個(gè)項(xiàng)目成本的目標(biāo)。然而,任何一個(gè)展會(huì)項(xiàng)目的開展都是多項(xiàng)社會(huì)資源通過(guò)動(dòng)員與整合而成的,因此也就會(huì)涉及到方方面面,與之相關(guān)的成本更是不勝枚舉。所以,在確定指標(biāo)的過(guò)程中,做好指標(biāo)屬性的分析工作則尤為重要,并且要區(qū)分指標(biāo)的重要性與動(dòng)態(tài)性,并給予那些占有總成本較大份額的分指標(biāo)進(jìn)行重點(diǎn)的控制。

(三)事后成本控制

對(duì)已經(jīng)實(shí)施完畢的展覽項(xiàng)目進(jìn)行分析就是在執(zhí)行事后成本控制,可以說(shuō)即便是整個(gè)展覽項(xiàng)目已經(jīng)實(shí)施完畢也并不意味著展覽項(xiàng)目就此結(jié)束了。而是應(yīng)該針對(duì)此次展覽項(xiàng)目所產(chǎn)生的費(fèi)用與預(yù)算成本費(fèi)用進(jìn)行對(duì)比,尋找二者的差距,從而為下一階段所實(shí)施的成本控制做有益鋪墊。在此階段過(guò)程中,最為常用的方法就是監(jiān)督法,也就是說(shuō)通過(guò)對(duì)比預(yù)算費(fèi)用與實(shí)際費(fèi)用之間的差距來(lái)進(jìn)行分析,查明原因,從而為下一次的成本預(yù)算提供有益的參考,并進(jìn)行恰當(dāng)性的修正。反饋則是對(duì)結(jié)果的一種執(zhí)行狀態(tài),可以說(shuō)企業(yè)想要發(fā)展就必須要建立適合自己的成本控制體系,成本控制標(biāo)準(zhǔn),而這就需要反饋,也只有如此,才能夠讓展覽項(xiàng)目在成本控制上逐步實(shí)現(xiàn)制度化。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,本文筆者從展覽項(xiàng)目的相關(guān)理念入手展開了粗淺的探討,并提出展覽項(xiàng)目成本的控制原則與控制方法,也是希望能夠讓更多的人們更加清楚的看到展覽項(xiàng)目成本控制的重要性,認(rèn)識(shí)到企業(yè)只有運(yùn)用合理的推銷并結(jié)合合理的成本控制,才能夠得到良好的發(fā)展,才能夠在越發(fā)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地。所以,做好展覽項(xiàng)目成本控制具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義,值得進(jìn)一步深入研究與探討。

作者:吳曦 單位:天津礦博國(guó)際會(huì)展有限公司

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