計生業務檔案數字化管理研究

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作為世界上人口數量最多的國家，我國擁有異常龐大的信息資料庫，因此擁有一個合理的管理方法顯得尤為重要，沿著數字化的道路，切實解決實際工作中的各種問題，最終實現目標。計劃生育檔案管理在不斷地創新和完善過程中正在慢慢適應現代化的進程來回報社會。自從1981年計劃生育成為我國的基本國策以來，我國成立了專門及計劃生育政策和部門來管理相關事宜，經過三十多年的發展，伴隨著制度的不斷完善，公民的意識也在不斷發生改變，公民的生育意識的提高，生物問題法律意識的增強，都為計劃生育檔案成為重要的法律依據提供了基礎，計劃生物檔案的法律以及管理職能越來越顯現出來，其檔案的數字化也是順應時代的發展，因此提高計生檔案部門的服務質量以及發揮其應有的社會監督服務職能是一項重要的舉措。

1堅持發展計生檔案數字化的道路

為了符合檔案數字化管理的要求，管理者在管理過程中應該應用數字化信息化等高效率的監管手段，使檔案信息緊跟時代步伐，這也為計生業務檔案開辟出了更為便捷快速的方案，把計生業務的能力提高到了一個新的高度和發展階段，使得整個計生過程有一個良性的循環模式。檔案管理的數字化管理模式能夠讓工作人員運用合理、理智且方便的態度規劃管理流程，使得檔案的歸檔和查詢更加迅速方便，更好地發揮其服務的職能。計生檔案的信息數字化是發展的必然結果，在未來的發展過程中，數字化將會大量運用到計生檔案的管理過程中，更好地輔助計劃生育工作。是計生工作者不僅可以查詢建立該地區的內部群眾檔案，而且能夠更好地管理各戶籍的檔案。在計算機網絡管理的不斷成熟過程中，創立一個高科技的數字化工作環境，并且將其不斷壯大普及，對計生業務檔案數字化的服務職能發揮有著重要的輔助作用。

2制約計生檔案發揮服務職能的條件探討

數字化以及輔助管理方面存在問題，現階段的管理模式是在原有的紙質檔案管理體系之上建立起來的，然而其管理模式的主要特點并沒有改變，這導致其主要缺點也沒有改變，檔案信息的載體始終是管理模式的核心。發生根本性改變的是管控工作的對象，從紙質的檔案轉換為數字化的檔案。大部分的計生工作檔案管理者并沒有經過專業的檔案管理工作的培訓，其檔案的數字化收集意識較為淡薄，對數字化檔案的重要性沒有一個詳細的認知。對檔案的整理、歸檔一系列流程了解程度也不夠，對檔案日常需求的材料也不能夠及時的妥善處理。

3發揮計生業務數字化管理服務職能的方法

3.1計生檔案的數字化管理職能發揮需要高素質的人才。提高計生檔案管理人員的專業素養是決定計生檔案的工作水平工作高度的關鍵。檔案工作中，檔案管理者要時刻準備適應工作形式的變化，盡快進入數字化管理的角色定位。隨著計生檔案數字化的深入發展，能夠自主的接受并靈活使用新技術新信息的員工要著重培養，將其培養成計生檔案數字化管理的中堅力量，讓其帶動新員工的積極性，并向其傳授經驗和教訓，讓所有工作人員都能有具有扎實的檔案學理論基礎，并且能夠熟悉各類的檔案管理規章制度。計生業務檔案數字化管理人員需要掌握現代化的技術以及計算機網絡技術，努力成為精通業務、具有創新意識的復合型人才。不只是工作員工，相關的管理者也應當積極地引進優秀的人才來掌管計生檔案部門的工作，可以采用在職培訓、學術研討、信息交流等各種方法來提高計生檔案工作人員的知識結構，使其業務水平有一個質的提高，為檔案數字化服務社會有一個堅實的人才基礎。3.2培養創新意識。計生檔案的管理人員要善于在工作中發現問題，總結問題并解決問題，客服傳統的保守思想，思維的轉變往往能帶來意想不到收獲，要善于結合工作實際為計生檔案的服務只能發揮出謀劃策，用新思路、新觀點來為檔案管理工作注入新的活力，使其在發揮服務職能時更加方便快捷，從而促進計生檔案工作的發展。3.3加大對檔案管理的投入。在進行計劃生育數字化過程中，各類硬件軟件是建設完善系統的基礎工具，因此相關的政府部門應該加強對計生檔案管理工作的投入，讓其擁有先進的設備和先進的體系，在計生業務開展時候擁有用力的支撐，為其更好地發揮服務職能提供強大的物質保障。3.4加強計生檔案情報監控。在計生檔案的數字化進程中，不斷地應用新的模式，建立起新型的數據庫系統，能夠有效地增強計生檔案信息的管理標準型與安全性。在進行計生檔案管理的過程中，特別是在信息情報的管理過程中，不斷進行網絡上的監督以及詢問，能夠有效地控制并更新計生檔案信息，獲得最新的資料。再具體工作的實施中，檔案管理工作人員必須擁有較強的職業道德，在充分借助數字化管理的基礎上來提升計生檔案的利用率，將計生業務檔案的服務職能發揮的更加深入，更加廣泛。

4結束語

綜上所述，計生檔案的數字化是檔案管理的必然結果，而將其優勢充分發揮出來也是計生部門應該重點考慮的問題，在面對諸多的先天條件不足情況下，合理的政策以及體系能夠幫助計生業務的數字化管理服務職能更好地發揮，從而使我國的檔案管理走向一個新的階段，加快我國的經濟發展進程。

參考文獻

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作者:趙琳 單位:鄆城縣隨官屯鎮人民政府