精細化管理在物資集中采購中的運用

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1原有物資采購管理模式的弊端

1.1采購成本高

原有的項目經理部物資采購供應各自為政，多頭采購，集約化程度低，形成不了大批量，無法實現集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，享受不了最優(yōu)惠價格。由于采購數量少，運雜費、采購管理費等費用也易增加綜合采購成本。

1.2物資質量存隱患

各施工項目的自行采購，易發(fā)生從局部利益出發(fā)，在采購的過程中輕質量、重價格的現象，造成施工質量隱患。

1.3資金使用不合理

由于項目間資金狀況差異大，不能統一調劑資金使用，部分資金緊缺項目得不到統籌資金下的正常進料，影響施工進度。同時，無法實現資金的最優(yōu)化利用。

1.4業(yè)務管控難度大

現場管理人員素質良莠不齊，管理工作存在較強的主觀隨意性，管理粗放，在市場調查、采購方案制定、招標采購、收發(fā)料等環(huán)節(jié)存在疏漏，容易產生物資采購中的徇私行為，造成違規(guī)違紀現象的發(fā)生。合同履約能力差，增大了違約風險和法律訴訟風險。

1.5信息化建設和應用程度低

物資管理的信息化水平僅停留在基本的賬務報表處理，對第三方公共網絡采購平臺了解不夠、利用率低，電子商務系統未真正使用，互聯網先進便捷的技術手段沒有體現，工作效率低。

2精細化管理下物資集中采購供應的有效應用

2.1構建區(qū)域化集中采購供應模式

單一項目采購存在供應商資源及經營、業(yè)務、市場調查等費用重復的問題，也無法實現批量規(guī)模效益。在施工項目相對集中的地區(qū)實行集中采購供應區(qū)域管理，建立區(qū)域物資采購及資源配置中樞，并通過專業(yè)團隊，為區(qū)域內的各項目統一進行物資集中采購供應，“以量換價”，更大程度地實現規(guī)模采購效益，可有效地解決資源浪費問題，節(jié)省采購管理成本。為此，中鐵四局二公司物資分公司在施工項目拓展相對集中的地區(qū)建立區(qū)域采購中心，加強區(qū)域性集中采購供應，在蘇州、溫州、杭州、濟南、寧波等地建立區(qū)域性集中采購中心，輻射服務于公司集中發(fā)展成熟的江、浙、滬、魯等地區(qū)施工項目，不斷加強服務功能的完善和提升，實現區(qū)域內項目的集中采購供應，同時，實現了項目間乃至區(qū)域間的資源調配，優(yōu)勢互補。

2.2組建專業(yè)化招標采購團隊

原有招標采購采取項目分散招標的方式，程序不規(guī)范、流程不專業(yè)、綜合花費高。為提升招標采購工作的效率和質量，組建招標采購專業(yè)團隊，精選綜合素質過硬的業(yè)務人員作為招標團隊固定人員，負責公司所有物資招標采購組織工作。專業(yè)團隊按照精細化管理的要求規(guī)范物資招標管理辦法，統一招標文件，嚴格監(jiān)管機制，對招標策劃、市場調查、供應商選擇、評委選定、評標流程、過程監(jiān)管等每個招標環(huán)節(jié)都嚴格細化，建立專業(yè)化、程序化、規(guī)范化、模塊化的招投標管理流程，并實行招標采購信息公開制，招標過程及結果公開公布。通過專業(yè)團隊的運作、嚴密的制度和有效的監(jiān)管更好地服務施工項目。在招標采購的組織中，遵循精細化管理集約化的要求，從單一項目組織招標采購到依托區(qū)域采購中心的平臺優(yōu)勢，形成區(qū)域內項目物資的統一招標采購，節(jié)省了大量的招標采購管理費用，提高了工作效率，同時，提高了物資采購以量換價的規(guī)模效益。

2.3推行供應商隊伍動態(tài)管理

供應商隊伍質量好壞，關系到采購物資的品質，決定了施工項目的工程質量。具體做法是：對全公司的供應商資源進行共享整合，甄選優(yōu)質的供應商作為核心供應商。另一方面，深入市場考察，從信譽、質量水平、價格水平、交貨能力、服務水平等進行綜合評價，重點發(fā)展銷售網點覆蓋廣、綜合實力強的供應商不斷補充供應商隊伍。同時，建立供應商評級制度，形成核心層、緊密層、普通層3個層級，分類建設，培育供應商隊伍。定期對供應商進行考察及評價，根據考評結果對供應商進行升降級，解除評價不合格供應商的合作關系，以動態(tài)管理不斷地充實和更替合格供應商，形成供應商隊伍的有效競爭，優(yōu)勝劣汰，保持優(yōu)質供應商隊伍在數量上的充足儲備。在精細化管理的要求下，不斷提升集約化程度，針對局統管外的一些重要物資，如鋼絞線、錨具、支座等，著手進行戰(zhàn)略供應商招標，每項選取1～2家作為戰(zhàn)略伙伴，當年內由戰(zhàn)略供應商為公司所屬經理部供料，不再進行招議標，以大批量爭取更大優(yōu)惠條件。

2.4提速電子商務平臺的推動和應用

大力推行精細化管理暨深入推進電子商務系統，全面推廣物資網上采購應用，可有效提升物資集中采購管理質量。2014年以來，為了推廣局聯合阿里巴巴網站建立的企業(yè)集采平臺，做好網上競價采購工作，公司不斷加大對網絡采購工作的宣傳和推進，對重點項目跟進監(jiān)督，下達任務指標。所有項目二三項料均納入網絡采購范圍，實現了集中采購對全部物資的覆蓋。目前，正推動辦公類用品的網絡集采，并不斷擴大網絡采購品種，如型鋼、鋼材等。運用信息技術，可以切實起到規(guī)范秩序、增加透明度、提高集中采購工作質量及效率、有效控制采購成本的作用。同時，積極推動“中國中鐵采購電子商務平臺（魯班商務網）的應用，把集中采購招標工作從傳統招標模式向網絡招標模式轉移，利用互聯網技術手段的優(yōu)勢，通過更加規(guī)范高效便捷透明的招標模式，共享幾何倍增的信息資源和供應商資源，更好地實現降本增效的集中規(guī)模效益。

2.5建立物資集中采購全方位管控體系

物資集中采購要建立起從采購計劃、簽訂合同、采購價格咨詢和調查、質量驗收、產品試驗檢驗到結算付款每個環(huán)節(jié)的全過程監(jiān)督。通過項目技術、財務、物資等部門聯合審核確認采購計劃，實現計劃的監(jiān)管，保證計劃的合理性、可信度和準確性；通過集體定價制度的嚴格執(zhí)行，實現對采購價格的監(jiān)管，建立民主的決策制度；通過聯合市場調查，邀請紀檢部門參與評標定標，公開采購信息，實現對招標采購的全程監(jiān)督；通過公司、分公司、項目兩級三方評審，實現對采購合同的監(jiān)管，保證合同的合法性、嚴密性和公平性；通過嚴格驗收監(jiān)測程序，實現對物資質量的監(jiān)管，確保物資符合相關技術規(guī)范要求，滿足工程標準；通過集中債務支付系統的推行，實現對付款的監(jiān)管，確保項目資金合理使用。只有建立起物資集中采購有效監(jiān)管的體系，才能確保物資集中采購管理規(guī)范化、程序化、制度化。

2.6加強廉政建設，健全物資集中采購監(jiān)督機制

建立結構合理、配置科學、程序嚴密、制約有效的權力運行監(jiān)督機制，使黨風廉政建設融入到物資集中采購管理的各個環(huán)節(jié)，是保障物資集中采購工作純潔性的關鍵。在對物資業(yè)務人員的廉潔從業(yè)管理中，物資分公司狠抓業(yè)務人員的監(jiān)督約束，實行全員簽訂《廉潔自律承諾書》，明確員工在各自工作崗位中的廉潔從業(yè)要求，增強員工自我約束能力。要求所有簽訂采購合同的供應商同步簽訂《廉政協議書》，共同約束雙方的廉潔從業(yè)行為。設置投訴箱，公開舉報電話，主動接受供應商及各界的日常監(jiān)督。堅持物資集中采購全過程監(jiān)督，設立黨風監(jiān)督員，全程參與專業(yè)團隊組織的物資招標。同時，邀請公司紀委、物機部等監(jiān)管部門對標書、供應商資質、報價、中標結果進行審核，對開標、評標、定標進行過程監(jiān)督，保證物資招標工作的公平、公正、公開，從源頭上堵塞漏洞，實現“陽光采購”。

3精細化管理物資集中采購供應的優(yōu)勢和成效

3.1區(qū)域集中采購規(guī)模效益凸顯

推行精細化管理物資集中采購以來，中鐵四局二公司物資分公司先后成立了杭州東站工地材料廠、寧波地材部、杭長采購分中心、錢江通道采購分中心、彩虹橋采購分中心、蘇州采購分中心、杭州采購分中心、溫州采購分中心、石濟采購分中心等9個項目采購分中心，對42個項目進行了物資集中供應，3年來累計完成物資供應額27.67億元，為公司和項目節(jié)約采購成本約5534.26萬元，有效控制了項目成本。

3.2專業(yè)化平臺資源調劑作用發(fā)揮突出

物資分公司利用自身專業(yè)化剛性平臺的優(yōu)勢，通過區(qū)域化管理渠道、合理的運作手段及全方位延伸服務，實現區(qū)域項目資源集中調配，確保項目間優(yōu)勢互補、均衡生產，為項目很好地解決了面臨的供應和成本問題。例如，在江浙滬區(qū)域的鹽城項目，因業(yè)主資金撥付嚴苛，支付比例極低，難以維持正常施工。該區(qū)域的集中采購分中心通過合理運作，積極協調區(qū)域內公司其他資金面較好的項目，調撥鋼材等物資到鹽城項目，解決項目燃眉之急，滿足鹽城項目的正常進料和正常施工。其他區(qū)域內也在同步進行項目間資源統一調配，合理統籌規(guī)劃的工作，進一步提升了物資公司專業(yè)化剛性平臺的專業(yè)化優(yōu)勢，為項目做好更多的延伸服務。

3.3建立起“統一管理，分工明確，有效監(jiān)督，順暢高效”的采購供應制度，變“家家跑市場”為“一家跑市場”

通過物資分公司專業(yè)化的市場調查、分析，對大量的信息進行篩選、取舍，確定最優(yōu)供應方案，為各項目部節(jié)省了大量相關費用。采購管理兩條線分離清晰，由物資分公司負責集中采購供應，經理部負責管理和監(jiān)督，同時，上級部門監(jiān)管，堵塞管理中的漏洞，避免因管理混亂造成的成本失控。

3.4資金管理的統一規(guī)范

實行集中供應，通過統一采購、統一結算、統一撥付資金，保證了合理有效調配資金，提高了資金使用效率，規(guī)范了項目資金的使用。項目按照執(zhí)行的各項財務制度規(guī)定和控制程序，同時，結合施工現場用料情況和合同履行情況，合理安排資金使用額度。采購分中心及時進行溝通傳遞，按時上報資金申請計劃，加快資金回籠，保證了資金的良性循環(huán)，也避免了資金使用中的徇私行為。

3.5物資集中采購促進了廉政建設的有效落實

通過精細化管理物資集中采購的推動，嚴密的管控體系、全方位全過程的監(jiān)督機制，使得各項廉政措施有效實施，實現了物資采購“零”事故。通過專業(yè)團隊招標采購，增加了物資價格透明度，凈化了采購渠道，杜絕了采購過程中的監(jiān)管疏漏。在具體操作中，招標團隊嚴格執(zhí)行物資采購管理辦法和相關的規(guī)章制度，使采購工作更加透明化、公開化。3年來，組織招標39次，完成招標金額18.38億元，未發(fā)生一起相關物資人員違規(guī)違紀事件。

3.6建立起穩(wěn)定優(yōu)質的供應商隊伍

按照共同發(fā)展、和諧共贏的管理理念，廣泛吸納供應商資源，經過不斷篩選和精簡，與大量有實力、有信譽的公司建立起良好的合作關系，為集中采購供應提供了保障，保證了物資質量，規(guī)避了市場風險和經濟糾紛。通過與核心供應商建立長期的戰(zhàn)略合作關系，探索更多更好的合作模式，爭取到供應商更大的價格優(yōu)惠和資金等方面的優(yōu)惠條件。3.7電子商務發(fā)揮巨大效用2014年8月至2015年6月，公司工程常用物資網絡競價累計采購金額7000萬余元，在局2014年網絡競價采購評比中名列前茅，參與實施網絡采購的單位由2014年10月份6個增至目前的56個，節(jié)省采購成本約1290萬余元，節(jié)約率為18.5%，成本效益明顯。

3.8員工隊伍的鍛煉和團隊精神的有效建立

通過精細化管理集中采購供應工作的開展，物資分公司員工積累了區(qū)域物資集中采購及資源調配的經驗，協作配合及團隊精神得到磨練和加強，對采購供應各環(huán)節(jié)的把控和關注度更專業(yè)、更精細化，資金運作、流程控制能力不斷加強。對成本節(jié)約各重要節(jié)點的精準把握、市場行情動態(tài)的精準把握和后期物資市場的準確預判，為采購供料決策提供了基礎依據，也為合理運作節(jié)省成本提供了保證。

作者:王素琴 單位:中鐵四局二公司物資分公司物機部