社區(qū)檔案規(guī)范化管理論文

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社區(qū)檔案工作是社區(qū)建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，也是城區(qū)檔案事業(yè)的重要組成部分。為實現(xiàn)城區(qū)檔案工作全覆蓋，提升社區(qū)檔案規(guī)范化管理水平，大連市西崗區(qū)率先謀劃，積極探索，勇于實踐，打造了遼寧省第一家省一級城市社區(qū)檔案規(guī)范化管理社區(qū)，并榮獲“全市社區(qū)檔案規(guī)范化管理先進(jìn)單位”稱號。

西崗區(qū)檔案局通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在規(guī)范化建設(shè)正式啟動之前，由于各種客觀原因，各街道的社區(qū)檔案工作處于分散、凌亂、參差不齊的狀態(tài)：重視程度不夠，體制機(jī)制不健全；工作隊伍不整，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低；檔案管理不規(guī)范，工作基礎(chǔ)薄弱；經(jīng)費投入不足，設(shè)施設(shè)備陳舊。此外，社區(qū)檔案多以文書檔案為主，而反映社區(qū)工作全貌且有保存利用價值的社區(qū)聲像檔案、實物檔案相對較少，結(jié)構(gòu)不盡合理。

規(guī)范化管理的積極嘗試

1.提高認(rèn)識，增強(qiáng)社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作使命

西崗區(qū)區(qū)委、區(qū)政府提出了抓社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作就是抓基層組織建設(shè)、就是抓社會和諧穩(wěn)定的理念，并將此項工作作為貫徹中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》及遼寧省《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》的抓手，納入全區(qū)總體工作布局，在全區(qū)形成了黨委政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、街道社區(qū)主動作為、居民群眾踴躍參與的社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作格局。區(qū)檔案局確立了“三步走”戰(zhàn)略，從2012年起連續(xù)3年將社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作列入年度工作要點，作為全區(qū)檔案系統(tǒng)一號工程，高起點開局，高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)，確保達(dá)標(biāo)工作不迷失方向、不偏離軌道。

2.樹立典型，打造社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作樣板

開展社區(qū)檔案定升級工作沒有現(xiàn)成的規(guī)律和經(jīng)驗可循，需要在實踐中不斷探索、總結(jié)、完善。區(qū)檔案局確立了“選樹典型、積累經(jīng)驗”和“以點帶面、全面鋪開”的指導(dǎo)方針。2011年7月，經(jīng)過深入摸底，確立了檔案基礎(chǔ)工作比較好的北京街道北京街社區(qū)作為試點單位，集中市、區(qū)、街道檔案部門的人力、財力和精力重點突破，在較短時間內(nèi)實現(xiàn)了人員有專兼、經(jīng)費有保障、存放有裝具、管理有制度、查詢數(shù)字化的目標(biāo)，成為全區(qū)社區(qū)檔案規(guī)范管理的標(biāo)桿。2011年12月，西崗區(qū)承辦了大連市城市社區(qū)居委會檔案規(guī)范化管理工作現(xiàn)場會。2012年10月，北京街社區(qū)順利通過了遼寧省一級檔案定升級驗收，其經(jīng)驗在全市推廣。全區(qū)其他社區(qū)結(jié)合各自實際，在借鑒中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，先后完成達(dá)標(biāo)任務(wù)。

3.齊抓共管，形成社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作合力

社區(qū)檔案工作牽涉面廣，任務(wù)量大，特別是一些街道、社區(qū)欠賬較多，單靠某一個部門難以完成。區(qū)委制發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的實施意見》，提出了規(guī)范化管理的目標(biāo)任務(wù)和思路舉措。分管副書記多次聽取社區(qū)檔案工作專題匯報，并在全區(qū)檔案工作大會上提出明確要求。區(qū)檔案局協(xié)調(diào)財政部門將社區(qū)檔案升級工作經(jīng)費列入預(yù)算，協(xié)調(diào)民政部門在社區(qū)硬件達(dá)標(biāo)中事先預(yù)留檔案用房，協(xié)調(diào)經(jīng)信部門給予檔案信息化建設(shè)的支持，并深入街道召開推進(jìn)會，協(xié)調(diào)解決各類實際困難。街道黨工委、辦事處制定了《社區(qū)檔案定升級實施方案》，舉全街之力做好檔案達(dá)標(biāo)工作。日新等街道本著缺什么補(bǔ)什么、一步到位的原則，一次性投入近百萬元，改造隔離出獨立的檔案庫房，使社區(qū)檔案室煥然一新。絕大多數(shù)社區(qū)添置了打印機(jī)、空調(diào)、滅火器等設(shè)備，使社區(qū)檔案室基本達(dá)到“八防”要求。

4.規(guī)范管理，夯實社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作基礎(chǔ)

區(qū)檔案局參照《遼寧省機(jī)關(guān)檔案工作評定辦法》，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。依據(jù)《大連市社區(qū)檔案管理規(guī)定》，制定了既符合社區(qū)檔案工作規(guī)律又具有西崗特色的《社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》等，明確了“五統(tǒng)一”：一是硬件建設(shè)統(tǒng)一，按照省一級、二級標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)劃建設(shè)面積達(dá)標(biāo)、設(shè)備完備、保密安全的社區(qū)檔案室。二是歸檔范圍統(tǒng)一，從黨群工作、行政綜合、社會保障、治安調(diào)解、文化教育、環(huán)境衛(wèi)生等7個方面收集歸檔材料。三是保管期限統(tǒng)一，將社區(qū)檔案分為永久、30年和10年3個保管期限。四是分類原則統(tǒng)一，將社區(qū)檔案分為文書、會計、聲像、實物、戶籍檔案5大類：文書檔案按“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”分類；會計檔案按“年度—形成”分類，分為憑證、賬簿、工資明細(xì)表、報表4個門類；聲像檔案按保管期限分類；實物檔案按年度、級別、獎勵形式分類；戶籍檔案按“家庭住址—家庭成員”分類。五是整理要求統(tǒng)一，所有社區(qū)文書檔案以“件”為單位整理，案卷排列按小流水的方法，文件編號用阿拉伯?dāng)?shù)字，以便于保管和查詢利用。

5.開發(fā)利用，發(fā)揮社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作功效

區(qū)檔案局指導(dǎo)建立了文書檔案歸檔文件目錄，實物、照片、會計檔案案卷目錄，全宗卷等檢索工具；加強(qiáng)編研工作，指導(dǎo)編寫了《社區(qū)大事記》《社區(qū)組織沿革史》及《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等編研材料。社區(qū)檔案工作不斷完善，不僅使退管、計生、綜治等工作成果有據(jù)可查，而且有助于為居民提供教育、就業(yè)、社保等政策法規(guī)咨詢服務(wù)，在處理經(jīng)濟(jì)糾紛、化解鄰里矛盾、進(jìn)行司法調(diào)解等方面發(fā)揮了作用。如每年收取采暖費、單親家庭居民申報雙失業(yè)獨子獎勵費時，社區(qū)工作者依據(jù)檔案記載開具證明，確保將黨和政府的溫暖送到最需要的居民家中。

6.打造特色，豐富社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作內(nèi)涵

在做好基礎(chǔ)性工作的前提下，西崗區(qū)檔案局積極動員那些檔案意識強(qiáng)、有一定積累并且熱衷于公益事業(yè)的社區(qū)居民將家庭成員的成長足跡、書信票證、古書字畫、族譜家譜等史料規(guī)范整理成家庭檔案分類存放，征集社區(qū)民間藝人的剪紙、小人書等非物質(zhì)文化遺產(chǎn)建成特色檔案集中展示，挖掘轄區(qū)收藏愛好者手中的文物資源開展婚俗禮儀、日軍侵華鐵證等專題展覽，拓展檔案文化價值。針對“兩新組織”檔案建設(shè)的需求，指導(dǎo)轄區(qū)非公有制企業(yè)、社區(qū)社會組織建檔。開發(fā)“365社區(qū)家園檔案”，豐富社區(qū)檔案資源，完善社區(qū)檔案結(jié)構(gòu)。通過努力，2014年年底，西崗區(qū)45個社區(qū)檔案工作已全部達(dá)標(biāo)，其中，達(dá)到省一級標(biāo)準(zhǔn)的有32家，占社區(qū)總數(shù)的70%以上，3個街道的所有社區(qū)檔案室均達(dá)到省一級標(biāo)準(zhǔn)。2015年6月8日，大連市城市社區(qū)檔案工作總結(jié)會在西崗區(qū)召開。

幾點啟示

1.信息化是方向

采用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，提升檔案管理水平和服務(wù)效率，是信息時代的發(fā)展要求，也是“智慧西崗”建設(shè)的題中之意。除了安裝刻錄機(jī)、購買移動硬盤做好光盤檔案備份和存儲再備份外，如果將文書檔案數(shù)字化加工后并進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，不僅可以提高查詢效率，而且可以最大限度地保護(hù)原件。而配備“雙套制”接收系統(tǒng)，建設(shè)社區(qū)數(shù)字檔案室，實現(xiàn)網(wǎng)上查詢則是遠(yuǎn)景目標(biāo)。

2.標(biāo)準(zhǔn)化是重點

只有基礎(chǔ)性工作細(xì)致、扎實，才能確保整體性標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。比如，在公文行文環(huán)節(jié)，要求按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，對公文的格式、內(nèi)容等嚴(yán)格把關(guān)，提高卷內(nèi)文件質(zhì)量；在歸檔環(huán)節(jié)，無論是裝訂案卷、擬寫題名、填寫封面與盒脊，還是編號、編目、裝盒等都力求準(zhǔn)確、清晰；在上柜環(huán)節(jié)，統(tǒng)一卷盒、備考表等裝具；在保管環(huán)節(jié)，會計檔案由會計人員和檔案員雙人保管，檔案員調(diào)離工作崗位時嚴(yán)格辦理移交手續(xù)。

3.專業(yè)化是關(guān)鍵

做好社區(qū)檔案工作僅憑工作熱情還不夠，必須有懂業(yè)務(wù)的工作者隊伍。實際工作中，各社區(qū)配備了大專以上學(xué)歷、中共黨員、年齡較輕、具有一定社區(qū)工作經(jīng)驗的檔案員。區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科的3名同志直接將辦公室搬到社區(qū)，集中辦班，以訓(xùn)代會，現(xiàn)場講解，做到講明白、聽明白、看明白、干明白，基本做到了業(yè)務(wù)知識“零盲點”、優(yōu)質(zhì)服務(wù)“零距離”、查檔結(jié)果“零投訴”。督導(dǎo)驗收人員由市局館室處專家領(lǐng)銜，采取聽取匯報、現(xiàn)場查看、封閉評議等辦法，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

4.制度化是保證

要確保檔案工作有章可循，首先必須依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)完善規(guī)范化管理的規(guī)章制度。包括檔案搜集制度、管理制度、利用制度、借閱制度、保密制度、獎勵制度以及檔案員崗位責(zé)任制等。建立檔案借閱登記和利用效果登記，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查、借閱手續(xù)，做好檔案統(tǒng)計工作。西崗區(qū)檔案局組織編寫的《社區(qū)檔案工作匯編手冊》，對于社區(qū)檔案的形成、收集、整理起到了很大的作用。

5.一體化是根本

社區(qū)檔案管理的綜合性、復(fù)雜性特點，決定了社區(qū)檔案工作的推進(jìn)需要方方面面的參與配合。日前，國家檔案局、民政部聯(lián)合印發(fā)的《城市社區(qū)檔案管理辦法》，使城市社區(qū)檔案工作得到了主管部門的協(xié)作配合，這有助于建立起社區(qū)檔案工作的長效機(jī)制。民政部門作為社區(qū)建設(shè)的主管單位，應(yīng)對包括檔案工作在內(nèi)的社區(qū)工作進(jìn)行宏觀規(guī)劃、整體設(shè)計；檔案部門要對社區(qū)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；街道作為責(zé)任部門負(fù)責(zé)具體落實；宣傳部門要加大宣傳力度，形成有利于社區(qū)檔案工作的良好氛圍。

作者:宮傳超 單位:大連市西崗區(qū)檔案局