“雙內(nèi)控”型企業(yè)文化的采購(gòu)管理研究

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內(nèi)容摘要：采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，既是企業(yè)實(shí)物流的重要組成部分，又與資金流密切相關(guān)，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理來(lái)提高采購(gòu)管理水平是企業(yè)改革與發(fā)展的要求，然而在實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)了很多管控效果不理想的問(wèn)題，本文引入雙內(nèi)控企業(yè)文化管控理念，詳細(xì)分析采購(gòu)內(nèi)控存在的問(wèn)題以及如何建立雙內(nèi)控型企業(yè)文化法強(qiáng)化物資管理。

關(guān)鍵詞：雙內(nèi)控;企業(yè)文化;流程控制;采購(gòu)管理

一、雙內(nèi)控的含義

雙內(nèi)控就是控制+監(jiān)控，但雙內(nèi)控管理并不是機(jī)械地把監(jiān)控和控制分離，而是注重分離后互動(dòng)式運(yùn)行，有效的監(jiān)督是進(jìn)行內(nèi)控管理的必要保障，企業(yè)整體的規(guī)范發(fā)展，不僅需要經(jīng)營(yíng)與監(jiān)督同步，還需要在監(jiān)督層面做到監(jiān)控與控制既良性互動(dòng)又有效分工，控制的職能一般都體現(xiàn)在業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)，使控制成為監(jiān)督的基礎(chǔ)；監(jiān)控的職能則由公司獨(dú)立的風(fēng)險(xiǎn)控制或合規(guī)部門(mén)在場(chǎng)外實(shí)施，前者側(cè)重只能這樣辦，后者側(cè)重不可以那么辦，兩者是相輔相成的關(guān)系，構(gòu)成了業(yè)務(wù)上控制，業(yè)務(wù)外監(jiān)控的兩道風(fēng)險(xiǎn)防線(xiàn)，實(shí)現(xiàn)提高風(fēng)險(xiǎn)管理的效果。在采購(gòu)內(nèi)控管理的實(shí)際操作上，不僅通過(guò)界定將監(jiān)控和控制這兩個(gè)不同風(fēng)險(xiǎn)管理環(huán)節(jié)的職能明確劃分，而且要形成明確的互動(dòng)情形，從而實(shí)現(xiàn)部門(mén)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的獨(dú)立，以及與一線(xiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)控制的有效分工。這樣就不僅達(dá)到了經(jīng)營(yíng)與監(jiān)督的雙線(xiàn)條制衡，而且監(jiān)控與控制也是雙線(xiàn)條制衡的結(jié)果。一線(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)控制環(huán)節(jié)，內(nèi)控專(zhuān)人負(fù)責(zé)所在部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)，并同步監(jiān)督本部門(mén)經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)運(yùn)作，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行即時(shí)判斷，預(yù)測(cè)并把控、阻斷、處置可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。在風(fēng)險(xiǎn)控制方面接受檢查、評(píng)價(jià)，并與風(fēng)險(xiǎn)控制部門(mén)之間形成報(bào)告和被報(bào)告的關(guān)系，這樣既可以對(duì)公司范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行獨(dú)立的識(shí)別、評(píng)估、監(jiān)控，又能對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)通過(guò)預(yù)警、揭示、檢查等方式反饋給部門(mén)內(nèi)控負(fù)責(zé)人，并保持持續(xù)的跟蹤監(jiān)控，對(duì)其整改、處理的結(jié)果形成確認(rèn)和跟進(jìn)。對(duì)各環(huán)節(jié)的全面控制，必須由公司最底層通過(guò)相互連接的行動(dòng)，以并行的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。在業(yè)務(wù)和管理上，部門(mén)內(nèi)控負(fù)責(zé)人受內(nèi)控部門(mén)的直接指導(dǎo)和專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督考核，這樣，才能保證各部門(mén)內(nèi)控負(fù)責(zé)人緊緊依附于合規(guī)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制的每一個(gè)環(huán)節(jié)。為保證以上內(nèi)控管理職能的有效發(fā)揮，公司應(yīng)通過(guò)嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)構(gòu)建一個(gè)完善的制度體系，為內(nèi)控管理提供堅(jiān)實(shí)的保障。雙內(nèi)控可以讓業(yè)務(wù)或職能管理上下各級(jí)更清楚自己的基本職能，實(shí)現(xiàn)決策與經(jīng)營(yíng)間的互動(dòng)，當(dāng)發(fā)生重大風(fēng)險(xiǎn)時(shí)迅速界定責(zé)任，并以此督促各部門(mén)在內(nèi)控中盡職盡責(zé)，為公司建立科學(xué)的授權(quán)體系打下良好的基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的有效性。

二、內(nèi)部控制與企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)和執(zhí)行與企業(yè)文化建設(shè)密切相關(guān)，內(nèi)部控制制度是企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的行為標(biāo)準(zhǔn)，而企業(yè)文化則是統(tǒng)一員工思想、價(jià)值觀念的黏合劑。通過(guò)二者的有效結(jié)合，能夠從根本上解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)中不協(xié)調(diào)、不統(tǒng)一的問(wèn)題。這里的關(guān)鍵是企業(yè)所制定的內(nèi)部控制制度必須是科學(xué)合理的，企業(yè)文化必須是企業(yè)價(jià)值觀和經(jīng)營(yíng)理念的融合。企業(yè)的管理形式、方式及控制點(diǎn)的內(nèi)部控制都各不相同，但萬(wàn)源歸宗，都離不開(kāi)企業(yè)文化。

三、雙內(nèi)控企業(yè)文化建立

為有效地解決公司各種各樣和內(nèi)控相關(guān)的問(wèn)題，最好的辦法就是讓內(nèi)控管理上升為一種企業(yè)文化，在企業(yè)中建立一種以?xún)?nèi)控管理、企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制為理念的企業(yè)文化，那么如何建立呢，應(yīng)從以下幾個(gè)方面來(lái)考慮：

1.塑造內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理理念的核心價(jià)值觀

企業(yè)文化的核心層是企業(yè)的愿景、使命、價(jià)值觀等，也是制度及行為的基礎(chǔ)，要建立內(nèi)控型的企業(yè)文化，塑造內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理理念，就要把風(fēng)險(xiǎn)管控思想融入到企業(yè)的核心層，不斷強(qiáng)化這種管控思想，形成集體向善的力量，使制度約束演變?yōu)閱T工發(fā)自?xún)?nèi)心的自覺(jué)行為，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)和員工實(shí)際行動(dòng)中的引導(dǎo)作用。企業(yè)要建立員工普遍認(rèn)可的價(jià)值體系，制定引導(dǎo)員工行為的準(zhǔn)則規(guī)范，形成以管控風(fēng)險(xiǎn)為理念的經(jīng)營(yíng)思想，倡導(dǎo)有利于激發(fā)員工團(tuán)結(jié)協(xié)作的企業(yè)風(fēng)氣等方式。結(jié)合內(nèi)控管理，科學(xué)系統(tǒng)的企業(yè)文化要具有導(dǎo)向功能，通過(guò)觀念來(lái)決定行為規(guī)范。要具有約束功能，使員工自我控制，自我規(guī)范，要具有激勵(lì)功能，通過(guò)內(nèi)控文化的塑造，使每位員工從內(nèi)心深處自覺(jué)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，形成強(qiáng)烈的使命感和持久的驅(qū)動(dòng)力，讓組織成員對(duì)群體意識(shí)產(chǎn)生認(rèn)同感和歸屬感，并積極參與進(jìn)來(lái)。將風(fēng)險(xiǎn)管控理念以文化的形式滲透到公司的每一個(gè)層面，通過(guò)內(nèi)控文化的影響來(lái)提高廣大員工的內(nèi)控管理理念。

2.建立具體內(nèi)控制度

核心價(jià)值觀雖然是建立在內(nèi)控企業(yè)文化基礎(chǔ)之上的，但不具備可操作性，企業(yè)對(duì)組織及員工文化理念的建立往往是通過(guò)制度來(lái)規(guī)定的。同時(shí)根據(jù)組織的管理特性，設(shè)立互相制衡的理念。合理確定崗位，嚴(yán)格崗位分工，對(duì)于一些不相容的崗位要分離，以達(dá)到互相制衡、預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的目的；明確職責(zé)，確定各崗位和員工在業(yè)務(wù)操作中責(zé)權(quán)利的劃分和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，使每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都納入到控制過(guò)程；實(shí)現(xiàn)從形式到位到實(shí)質(zhì)到位的轉(zhuǎn)變，在建立硬環(huán)境的基礎(chǔ)上加強(qiáng)軟環(huán)境的建設(shè)，確保機(jī)制到位，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的實(shí)質(zhì)性到位。

3.形成良好內(nèi)控行為

只有真正落實(shí)到行為上的企業(yè)文化才能充分發(fā)揮其巨大的影響力，才能推動(dòng)企業(yè)文化的建立、發(fā)展。只有使員工自覺(jué)遵守公司管理規(guī)定，落實(shí)到行動(dòng)上，才能使每一位員工從制度轉(zhuǎn)移到具體日常行動(dòng)中，進(jìn)而成為自己的一種工作習(xí)慣。員工是企業(yè)經(jīng)營(yíng)文化的創(chuàng)造者、實(shí)踐者、受益者，企業(yè)只有形成尊重人，理解人，關(guān)愛(ài)人的文化氛圍，員工隊(duì)伍才能充滿(mǎn)凝聚力、創(chuàng)造力、競(jìng)爭(zhēng)力。在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中要尊重全體員工的首創(chuàng)精神，努力使全體員工在主動(dòng)參與中了解企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容，認(rèn)同企業(yè)的核心理念。

四、物資采購(gòu)內(nèi)控存在的問(wèn)題及分析

1.企業(yè)控制環(huán)境不利于內(nèi)控管理

企業(yè)控制環(huán)境是指國(guó)家對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)出臺(tái)的方針政策，企業(yè)為加強(qiáng)管理配套的制度以及管理流程等各種因素產(chǎn)生的一種氛圍，企業(yè)控制環(huán)境的好壞影響采購(gòu)內(nèi)控管理的有效執(zhí)行，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)整體運(yùn)作環(huán)境的不斷變化，控制環(huán)境變得越來(lái)越不利于企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)控管理，并可能導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制方法失去效力，產(chǎn)生以下突出問(wèn)題：采購(gòu)人員法律意識(shí)淡薄。很多采購(gòu)業(yè)務(wù)人員對(duì)相關(guān)法律知識(shí)極其欠缺，采取無(wú)所謂的態(tài)度，這就導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)出現(xiàn)違規(guī)的現(xiàn)象，可能遭受外部處罰，經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失，或在業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，一旦發(fā)生糾紛，沒(méi)能力用法律武器保護(hù)合法權(quán)益。管理組織體系設(shè)置不合理。根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，內(nèi)控要求企業(yè)要進(jìn)行集中采購(gòu)，而很多企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)由多個(gè)部門(mén)進(jìn)行，多頭采購(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，必將導(dǎo)致采購(gòu)流程及信息傳遞的失控，以及采購(gòu)成本大幅增加。缺乏良好的責(zé)任追究制度和考核機(jī)制。缺乏對(duì)采購(gòu)人員的責(zé)任追究制度，對(duì)物資采購(gòu)的質(zhì)量沒(méi)有進(jìn)行一對(duì)一負(fù)責(zé)制的嚴(yán)格管理。對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)缺少必要的業(yè)務(wù)考核制度，導(dǎo)致干好干壞一個(gè)樣，一方面導(dǎo)致采購(gòu)失控，另一方面采購(gòu)人員缺乏優(yōu)化采購(gòu)成本的意識(shí)。

2.重控制輕監(jiān)督

采購(gòu)管理對(duì)企業(yè)發(fā)展尤為重要，直接決定公司的經(jīng)營(yíng)成本、經(jīng)營(yíng)效益，然而在實(shí)際管理中，很多公司在物資采購(gòu)過(guò)程中的敏感問(wèn)題很難控制，檢查內(nèi)部管理制度非常健全，部門(mén)設(shè)置十分全面，人員配備相當(dāng)?shù)轿?，很多時(shí)侯卻不能阻止問(wèn)題的發(fā)生。仔細(xì)思索采購(gòu)管控流程，不難發(fā)現(xiàn)在制定采購(gòu)內(nèi)控流程過(guò)程中往往內(nèi)控設(shè)計(jì)者對(duì)業(yè)務(wù)了解不深，業(yè)務(wù)部門(mén)不愿意被內(nèi)控的繁瑣絆住手腳，內(nèi)控部門(mén)由于信息不對(duì)稱(chēng)失去對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的監(jiān)督管理，這就造成了只有控制，沒(méi)有監(jiān)督或監(jiān)督不到位的現(xiàn)象，久而久之就成了內(nèi)控是內(nèi)控，業(yè)務(wù)是業(yè)務(wù)的兩張皮，很難做到風(fēng)險(xiǎn)控制。經(jīng)營(yíng)管理和內(nèi)控管理共生共存，既相輔相成又相互制約，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，可持續(xù)經(jīng)營(yíng)。

3.信息溝通不順暢

信息和溝通是企業(yè)內(nèi)部人員在執(zhí)行、管理和控制企采購(gòu)過(guò)程監(jiān)督圖2采購(gòu)過(guò)程階段的控制與監(jiān)督過(guò)程采購(gòu)方式選擇：大宗采購(gòu)應(yīng)用招標(biāo)方式進(jìn)行，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則。包括公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢(xún)標(biāo)競(jìng)價(jià)的方式。事前監(jiān)督：對(duì)招投標(biāo)前期準(zhǔn)備階段的工作進(jìn)行監(jiān)督；事中監(jiān)督：對(duì)招標(biāo)以及中標(biāo)單位簽訂合同的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督；事后監(jiān)督：對(duì)中標(biāo)單位合同履行的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。供應(yīng)商選擇：通過(guò)招標(biāo)、市場(chǎng)詢(xún)價(jià)等方式與供應(yīng)商取得聯(lián)系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、商業(yè)經(jīng)營(yíng)等情況進(jìn)行調(diào)查，建立供應(yīng)商檔案。對(duì)合作的供應(yīng)商資質(zhì)、商業(yè)信譽(yù)、價(jià)格、交貨期等情況進(jìn)行考核，確定最優(yōu)。不定期抽查供應(yīng)商的資料，信譽(yù)度，及時(shí)監(jiān)督更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，參加供應(yīng)商評(píng)估以及比價(jià)擇優(yōu)循環(huán)工作。價(jià)格確定：健全采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)等多種采購(gòu)方式科學(xué)合理確定采購(gòu)價(jià)格，采購(gòu)部門(mén)定期研究重要物資的成本構(gòu)成及變動(dòng)趨勢(shì)，建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期更新。根據(jù)比價(jià)信息和比價(jià)表進(jìn)行價(jià)格核定，在核定的價(jià)格內(nèi)并經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格的，才能進(jìn)行結(jié)算等手續(xù)，同時(shí)抽查和監(jiān)督，是否經(jīng)過(guò)詢(xún)比價(jià)，有無(wú)記錄，招標(biāo)方式采購(gòu)是否符合管理規(guī)定，應(yīng)集中采購(gòu)的是否有自行采購(gòu)現(xiàn)象。協(xié)議或合同簽訂：根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況，擬定采購(gòu)合同，對(duì)于重要的合同，應(yīng)組織法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作。定期抽查合同簽訂過(guò)程合理性，條款是否符合法律及規(guī)定，執(zhí)行是否按約定進(jìn)行。檢查相關(guān)部門(mén)是否對(duì)合同進(jìn)行審核，簽訂的合同是否送交財(cái)會(huì)、法律等監(jiān)管部門(mén)。采購(gòu)過(guò)程管理：跟蹤合同履行情況，檢查可能影響供貨的異常情況，建立重要物資的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度，選擇合理的運(yùn)輸工具投保等事宜，實(shí)施全過(guò)程采購(gòu)登記和信息化管理。監(jiān)督檢查采購(gòu)部門(mén)是否及時(shí)關(guān)注產(chǎn)品的供貨進(jìn)度，滿(mǎn)足業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督檢查。業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要依據(jù)和管控手段，在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，信息系統(tǒng)不完整、溝通不順暢直接影響物資采購(gòu)的內(nèi)部控制效率和效果。信息溝通是管理層向業(yè)務(wù)層傳遞控制信息，使業(yè)務(wù)人員能及時(shí)明白自己在采購(gòu)活動(dòng)中所處的地位和作用。在很多時(shí)候由于管理層沒(méi)進(jìn)行溝通或公司管理控制方法傳達(dá)不清導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員理解公司管控制度不到位，影響實(shí)施效果。另一方面是業(yè)務(wù)人員處在具體的工作一線(xiàn)，在日常工作中會(huì)接觸到一些關(guān)鍵的經(jīng)營(yíng)信息，如市場(chǎng)、價(jià)格變動(dòng)等，要及時(shí)、有效傳遞給管理層，以便做好決策。由于業(yè)務(wù)人員顧忌各方面因素不能把有價(jià)值的信息傳遞給管理層，或管理層不屑于聽(tīng)取下面的意見(jiàn)導(dǎo)致關(guān)鍵機(jī)會(huì)不能有效把握。橫向部門(mén)之間信息不對(duì)稱(chēng)，負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃審批的部門(mén)往往沒(méi)掌握足夠的物料供求信息，只能在采購(gòu)部門(mén)提供的資料上進(jìn)行選擇。企業(yè)雖然要求多家比價(jià)，擇優(yōu)采購(gòu)，但供應(yīng)商的選擇及采購(gòu)信息的控制權(quán)由物資部門(mén)控制，無(wú)法做到良好的內(nèi)控，造成監(jiān)督和實(shí)施者之間信息不對(duì)稱(chēng)，很難保證采購(gòu)公平、客觀。

五、雙內(nèi)控法物資采購(gòu)管控

1.物資采購(gòu)雙內(nèi)控控制模型

內(nèi)部控制管理工作其實(shí)質(zhì)是強(qiáng)化企業(yè)的過(guò)程管理和流程管理,因此制定嚴(yán)密合理的采購(gòu)業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購(gòu)管理水平的重點(diǎn)。就事物的一般規(guī)律來(lái)看，企業(yè)某一經(jīng)營(yíng)行為的全部過(guò)程為“啟動(dòng)、過(guò)程、結(jié)果、跟蹤反饋”不斷往復(fù)循環(huán)的過(guò)程。問(wèn)題的解決程序也不外乎“發(fā)現(xiàn)問(wèn)題-分析處理問(wèn)題-解決問(wèn)題-評(píng)價(jià)與反饋、跟蹤監(jiān)督”。物資采購(gòu)過(guò)程也同樣符合以上規(guī)律，同時(shí)依據(jù)雙內(nèi)控理論設(shè)計(jì)出物資采購(gòu)管理雙內(nèi)控模式：這一模式出于有效阻止風(fēng)險(xiǎn)的目的，依據(jù)強(qiáng)制留痕的原則，在具體實(shí)施過(guò)程中，將每一項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)和職能對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的監(jiān)控對(duì)象，達(dá)到環(huán)環(huán)相扣的監(jiān)控效果，在此過(guò)程中，要對(duì)每一環(huán)節(jié)進(jìn)行界定，同時(shí)找到與之對(duì)應(yīng)的監(jiān)控內(nèi)容和方法。在采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，進(jìn)行合規(guī)審查或風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，即開(kāi)始監(jiān)控。在業(yè)務(wù)、職能的進(jìn)展和不斷深入的過(guò)程中，監(jiān)控始終在檢查判斷，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就可以迅速反應(yīng)，快速處理，及時(shí)進(jìn)行差錯(cuò)糾正，達(dá)到防止風(fēng)險(xiǎn)隱患變?yōu)槭聦?shí)或風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步擴(kuò)大的目的。

2.如何利用雙內(nèi)控模式進(jìn)行采購(gòu)管控

(1)采購(gòu)啟動(dòng)階段采購(gòu)業(yè)務(wù)最初是由業(yè)務(wù)需求部門(mén)發(fā)起的，所以采購(gòu)的啟動(dòng)階段就是物資的請(qǐng)購(gòu)以及編制的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)需求應(yīng)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相適應(yīng)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)采購(gòu)需求進(jìn)行審批，并進(jìn)行歸類(lèi)匯總，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，規(guī)避相同物資的多頭采購(gòu)，配合采購(gòu)啟動(dòng)管理，企業(yè)應(yīng)建立相應(yīng)的控制制度，首先建立集中采購(gòu)制度，能有效地提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，通過(guò)集中采購(gòu)來(lái)降低成本，堵塞管理漏洞，同時(shí)要建立預(yù)算管理制度，需求部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理求購(gòu)手續(xù)，對(duì)于預(yù)算外的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)重新辦理求購(gòu)手續(xù)。內(nèi)控管理部門(mén)要監(jiān)控整個(gè)采購(gòu)審批過(guò)程，采購(gòu)依據(jù)是否充分，審批人是否依據(jù)采購(gòu)需求實(shí)際情況在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，經(jīng)辦人按照審批人的意見(jiàn)進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃的擬定，對(duì)于超出授權(quán)范圍的審批或超出需求范圍的采購(gòu)計(jì)劃要及時(shí)指出，問(wèn)題嚴(yán)重的要向上級(jí)主管部門(mén)反映。對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，應(yīng)組織專(zhuān)家進(jìn)行論證，實(shí)施集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查采購(gòu)方案是否經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，是否明確采購(gòu)物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購(gòu)方式等，相關(guān)審定是否符合權(quán)限。(2)采購(gòu)過(guò)程階段采購(gòu)過(guò)程階段決定采購(gòu)的直接成本，其與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益密不可分，此階段可能出現(xiàn)的漏洞最多，控制也最復(fù)雜，是整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的重中之重，此過(guò)程主要包括采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)價(jià)格的確定、框架協(xié)議或采購(gòu)合同的簽訂，管理供應(yīng)過(guò)程。為了便于說(shuō)明，依據(jù)雙內(nèi)控控制原理，以流程圖的方式解析此階段的控制與監(jiān)督過(guò)程，如圖2所示。（3）采購(gòu)結(jié)果階段此階段主要是到貨驗(yàn)收以及付款環(huán)節(jié)，此階段要制定采購(gòu)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收單位要依據(jù)質(zhì)檢部門(mén)出具的質(zhì)量檢查證明，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)檢驗(yàn)合格的報(bào)告辦理入庫(kù)手續(xù),編制入庫(kù)單,登記庫(kù)存明細(xì)賬。財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購(gòu)款的支付應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同及到貨情況提出申請(qǐng),填制付款申請(qǐng)單、附齊相關(guān)單據(jù)，經(jīng)采購(gòu)等部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后送財(cái)會(huì)部門(mén)審核,財(cái)會(huì)部門(mén)根據(jù)資金安排、使用計(jì)劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù),采購(gòu)款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。此階段的主要監(jiān)控重點(diǎn)是檢查物資入庫(kù)驗(yàn)收資料是否齊全,驗(yàn)收入庫(kù)是否符合不相容要求,庫(kù)存明細(xì)賬登記是否及時(shí)。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點(diǎn)是檢查財(cái)務(wù)入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時(shí)合理;檢查采購(gòu)款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符，相關(guān)審批是否符合權(quán)限。（4）采購(gòu)后評(píng)估階段此階段是物資采購(gòu)回公司后的后續(xù)程序，將直接驗(yàn)證采購(gòu)的成果以及對(duì)前面不足的修正，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)渠道、價(jià)格、質(zhì)量、成本、合同簽訂及執(zhí)行等進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)的評(píng)估和綜合分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購(gòu)流程，同時(shí)把采購(gòu)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵指標(biāo)納入考核體系。促進(jìn)公司生產(chǎn)、銷(xiāo)售及采購(gòu)環(huán)節(jié)的有效銜接。此階段內(nèi)控部門(mén)要實(shí)時(shí)依據(jù)合同跟蹤流程，對(duì)照招標(biāo)文件、比價(jià)單等采購(gòu)依據(jù)文件核對(duì)貨物是否彼此相符，保證控制措施落實(shí)；依據(jù)定期對(duì)賬和貨款簽收制度監(jiān)控財(cái)務(wù)部門(mén)、采購(gòu)員與供應(yīng)商的對(duì)賬情況，保證賬賬相符，并對(duì)照招標(biāo)和比價(jià)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行跟蹤；同時(shí)建立審計(jì)監(jiān)督和群眾監(jiān)督相結(jié)合的制度。

六、結(jié)論

總之，內(nèi)部控制實(shí)踐與企業(yè)文化相融合才是健全的和實(shí)事求是的，企業(yè)文化對(duì)降低內(nèi)部控制成本、提高內(nèi)控有效性至關(guān)重要。企業(yè)培育內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管控型企業(yè)文化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的過(guò)程，是不斷進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng)新的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程需要企業(yè)在業(yè)務(wù)運(yùn)行中不斷的倡導(dǎo)內(nèi)控文化，進(jìn)一步提升內(nèi)控層次，延伸工作內(nèi)涵。在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購(gòu)程序的基礎(chǔ)上，是否能夠有效執(zhí)行就是關(guān)鍵。企業(yè)通過(guò)控制加監(jiān)督管理的規(guī)范流程約束公司經(jīng)營(yíng)行為和員工的執(zhí)業(yè)行為，這是靠他律來(lái)達(dá)到內(nèi)控管理的目的，但再好的管理制度也會(huì)有它的缺陷，正所謂智者千慮，必有一失；所以最終要建立的是一種高級(jí)的內(nèi)控管理，也稱(chēng)“價(jià)值型內(nèi)控”，即任何一家公司的管理都不能單純靠制度和方法，要真正做優(yōu)、做強(qiáng)，必須依靠公司文化，團(tuán)隊(duì)文化，要讓每一位員工都自覺(jué)成為內(nèi)控的一員，企業(yè)管理就可以實(shí)現(xiàn)由“被動(dòng)內(nèi)控”向“主動(dòng)內(nèi)控”轉(zhuǎn)變，并逐漸形成一種以風(fēng)險(xiǎn)控制為導(dǎo)向的企業(yè)文化，建立了好的企業(yè)文化再配合上雙內(nèi)控管理，那么企業(yè)內(nèi)控管理將無(wú)往而不勝。

作者:劉海軍 劉曉冰 單位:大連理工大學(xué)管理與經(jīng)濟(jì)學(xué)部

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