文種范文10篇

一、報告

(一)報告的含義。

報告是用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關詢問的一種上行公文。“報告”中一般不得夾帶請示事項。

(二)報告的分類

根據(jù)報告的不同用途,報告可分為匯報工作的工作報告、反映情況的情況報告、答復上級詢問的答復報告、向上級提出意見和建議的建議報告。此四類報告有時互為交叉,但各類報告的側(cè)重點不同。匯報工作的開展情況、采取的措施、取得的成績?yōu)楣ぷ鲌蟾?而反映工作中出現(xiàn)的意外情況、重大事件等是情況報告;答復報告則是上級問什么則相應答什么;反映當時情況,針對出現(xiàn)的新情況提出建議、辦法的則為建議報告。根據(jù)報告內(nèi)容的范圍,還可將報告細分為綜合性報告、專題性報告。

(三)報告的寫作要求

少數(shù)擬文人員在日常工作中，然而據(jù)筆者的實際工作經(jīng)驗。還是會出現(xiàn)選用公文文種不恰當甚至錯誤的現(xiàn)象。

首先就會遇到這樣一個問題：如何選擇一個合適的文種來行文？要擬寫一篇公文。

國務院于年月日的國家行政機關公文處理辦法》以下簡稱《辦法》中已有明確規(guī)定：公文的文種應當根據(jù)行文目的發(fā)文的職權和與主送機關的關系確定。對于公文文種的正確選用。

一、所選文種應當在法定文種之列

根據(jù)《辦法》的規(guī)定，目前行政機關的公文共有13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。而“計劃”、“總結(jié)”、“規(guī)劃”、“方案”等則不在13種法定文種之列。筆者曾遇到過這樣一個例子：某機關一擬文人員就某一項工作起草了一份總結(jié)，并擬行文上報給上級機關，標題為“（省略發(fā)文機關）關于年情況的總結(jié)”。顯然，將“總結(jié)”直接上報是不正確的。那么，我們遇到這種情況該如何處理呢？一般的處理方法是：選用一個恰當?shù)摹拜d體”來行文。在上述例子中，因行文對象為上級機關，故該文可改為《關于報送年情況總結(jié)的報告》（該稿還可直接改為《關于年情況的報告》）。而當行文對象為不相隸屬機關時，則可選用“函”來做“載體”。以下如《（發(fā)文機關）關于報送試點工作階段總結(jié)材料的報告》、《（省略發(fā)文機關）關于報送〈專項工作實施方案〉的報告》、《（發(fā)文機關）關于報送總結(jié)的函》、《（發(fā)文機關）關于報送年度需求計劃的函》、《（發(fā)文機關）關于報送〈‘十一五’重點專項規(guī)劃（草案）〉及編制說明的函》都是比較典型的例子。

由于牽涉到“報送”字樣，這里需要提一下另外一個細節(jié)，參照《市人民政府辦公廳關于〈市國家行政機關公文處理實施細則〉的通知》（府辦發(fā)〔〕3號）第十一條中的規(guī)定：“正文標題中已標明所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報送、轉(zhuǎn)報、的文件的，不加附件說明，也不標注‘見附件’等字樣”。（其他省市是否也有類似規(guī)定暫不詳。）

文種是內(nèi)容性質(zhì)、具體功用相同的同類公文的規(guī)范化名稱，在公文上標注文種可以為撰寫者和閱讀者雙雙帶來便利：有了文種，撰寫者會有所遵循，可以更加有針對性地采用不同的原則、方法和手段去創(chuàng)制能最有效解決特定問題的公文，并將其迅速準確地投入生效過程；有了文種，可以幫助閱讀處理公文的人們一目了然地了解和把握具體公文的性質(zhì)、公文對自己行為的影響，從而迅速確定辦理這一公文的基本方法、程序與需采取的有關措施。但是，要真正獲得這樣的效果，其前提就是文種的標注本身必須準確，不能出現(xiàn)錯用、誤用。實事求是地說，要在目前我國常用公文文種的數(shù)量較多、文種之間的差別比較精細的情況下做到這一點，確實不是一件容易的事情，非常需要我們努力研讀《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》等規(guī)范性文件，對若干在性質(zhì)、用途相近相似的文種的適用范圍及其他一系列特點認真進行辨析，分清它們之間的區(qū)別。如下幾組文種尤其有此需要。

一、“條例”“規(guī)定”“辦法”間的區(qū)別

“條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；有效的時間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強；對制定與機關的地位有較嚴格限制，如行政系統(tǒng)只有國務院有權使用，“國務院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”（見1987年4月21日國務院的《行政法規(guī)制定程序暫行條例》）黨的系統(tǒng)也只限“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度”（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》）；一般屬于“自主的”規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

“規(guī)定”的特點是使用范圍廣泛，對制定和機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對性強；一般既可是“自主的”規(guī)范性公文，也可以是“補充的”規(guī)范性公文（內(nèi)容為依法或根據(jù)授權補充其他規(guī)范性公文的內(nèi)容，對其加以細化和完善），也可以是“執(zhí)行的”規(guī)范性公文（直接為有效執(zhí)行其他規(guī)范性公文而制定，自身不創(chuàng)造新的規(guī)則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規(guī)定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規(guī)定更適合作為“自主的”和“補充的”規(guī)范性公文。

“辦法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對輕一些；針對性更強，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執(zhí)行的”規(guī)范性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質(zhì)。

二、“決定”與“命令”的區(qū)別

文種是內(nèi)容性質(zhì)、具體功用相同的同類公文的規(guī)范化名稱，在公文上標注文種可以為撰寫者和閱讀者雙雙帶來便利：有了文種，撰寫者會有所遵循，可以更加有針對性地采用不同的原則、方法和手段去創(chuàng)制能最有效解決特定問題的公文，并將其迅速準確地投入生效過程；有了文種，可以幫助閱讀處理公文的人們一目了然地了解和把握具體公文的性質(zhì)、公文對自己行為的影響，從而迅速確定辦理這一公文的基本方法、程序與需采取的有關措施。但是，要真正獲得這樣的效果，其前提就是文種的標注本身必須準確，不能出現(xiàn)錯用、誤用。實事求是地說，要在目前我國常用公文文種的數(shù)量較多、文種之間的差別比較精細的情況下做到這一點，確實不是一件容易的事情，非常需要我們努力研讀《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》等規(guī)范性文件，對若干在性質(zhì)、用途相近相似的文種的適用范圍及其他一系列特點認真進行辨析，分清它們之間的區(qū)別。如下幾組文種尤其有此需要。

一、“條例”“規(guī)定”“辦法”間的區(qū)別

“條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；有效的時間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強；對制定與機關的地位有較嚴格限制，如行政系統(tǒng)只有國務院有權使用，“國務院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”（見1987年4月21日國務院的《行政法規(guī)制定程序暫行條例》）黨的系統(tǒng)也只限“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度”（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》）；一般屬于“自主的”規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

“規(guī)定”的特點是使用范圍廣泛，對制定和機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對性強；一般既可是“自主的”規(guī)范性公文，也可以是“補充的”規(guī)范性公文（內(nèi)容為依法或根據(jù)授權補充其他規(guī)范性公文的內(nèi)容，對其加以細化和完善），也可以是“執(zhí)行的”規(guī)范性公文（直接為有效執(zhí)行其他規(guī)范性公文而制定，自身不創(chuàng)造新的規(guī)則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規(guī)定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規(guī)定更適合作為“自主的”和“補充的”規(guī)范性公文。

“辦法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對輕一些；針對性更強，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執(zhí)行的”規(guī)范性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質(zhì)。

二、“決定”與“命令”的區(qū)別

【摘要】行政公文文種有很多，有些文種的意義和性質(zhì)很相似，因此有必要對公文文種的選擇進行探討，這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進行了剖析，進而提出了正確選用公文文種應該參考的標準，目的就是能使讀者在實際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

【關鍵詞】行政公文；文種；錯誤類型

公文是在管理國家機關政務和企業(yè)、事業(yè)單位事務過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是制定與政策法令，傳達方針政策與意圖，部署、指導、商洽與報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具，因此，它在國家政治、經(jīng)濟、文化、軍事和科學活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議，經(jīng)國之樞機”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關問題的批復等；有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領導的講話稿、會議紀要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等；有下屬機關或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此，有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實際需要和一定的標準，劃定每一公文的種類的適用范圍，有利于我們正確認識和選擇文種，以免錯用和混用；有利于提高公文寫作的質(zhì)量和規(guī)范化；有利于提高公文運轉(zhuǎn)和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學管理。

新中國成立后，黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作，并就公文處理問題多次下文進行修改和強調(diào)，因此，弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分，可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務院辦公廳（修訂）的《國家行政機關公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機關使用的公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等共十二類十三種。另外，1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》，規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機關使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等文種。綜合上述規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機關單位通用公務文書的主要文種歸納起來共十八種，它們是命令（令）、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復、通知、通報、會議紀要、函。它們的特點是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務范圍所使用各種專業(yè)文書，如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱，如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點是專業(yè)性強，文種繁多。因此，在本文中，我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。

一、“條例”“規(guī)定”“辦法”間的區(qū)別

“條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；有效的時間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強；對制定與機關的地位有較嚴格限制，如行政系統(tǒng)只有國務院有權使用，“國務院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”（見1987年4月21日國務院的《行政法規(guī)制定程序暫行條例》）黨的系統(tǒng)也只限“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度”（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》）；一般屬于“自主的”規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

“規(guī)定”的特點是使用范圍廣泛，對制定和機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對性強；一般既可是“自主的”規(guī)范性公文，也可以是“補充的”規(guī)范性公文（內(nèi)容為依法或根據(jù)授權補充其他規(guī)范性公文的內(nèi)容，對其加以細化和完善），也可以是“執(zhí)行的”規(guī)范性公文（直接為有效執(zhí)行其他規(guī)范性公文而制定，自身不創(chuàng)造新的規(guī)則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規(guī)定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規(guī)定更適合作為“自主的”和“補充的”規(guī)范性公文。

“辦法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對輕一些；針對性更強，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執(zhí)行的”規(guī)范性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質(zhì)。

二、“決定”與“命令”的區(qū)別

“決定”與“命令”的不同點主要在：在使用權限方面“命令”非常嚴格，只有法律明確規(guī)定的機關可以使用，“決定”則可較普遍地使用；在適用的事務方面，“命令”涉及的是特定的具體事務，“決定”則既涉及這類事務也涉及一部分非特定的具有普遍性的反復發(fā)生的事務，公文本身也反復適用，即具有規(guī)范性公文的一些特點；在表達方面，“命令”高度簡潔，只表達作者的意志和要求，“決定”則既表達意志、要求，又闡發(fā)一定的道理，交代執(zhí)行方面的要求，指明界定有關事物的標準等。

常用公文文種的特點辨析文種是內(nèi)容性質(zhì)、具體功用相同的同類公文的規(guī)范化名稱，在公文上標注文種可以為撰寫者和閱讀者雙雙帶來便利：有了文種，撰寫者會有所遵循，可以更加有針對性地采用不同的原則、方法和手段去創(chuàng)制能最有效解決特定問題的公文，并將其迅速準確地投入生效過程；有了文種，可以幫助閱讀處理公文的人們一目了然地了解和把握具體公文的性質(zhì)、公文對自己行為的影響，從而迅速確定辦理這一公文的基本方法、程序與需采取的有關措施。但是，要真正獲得這樣的效果，其前提就是文種的標注本身必須準確，不能出現(xiàn)錯用、誤用。實事求是地說，要在目前我國常用公文文種的數(shù)量較多、文種之間的差別比較精細的情況下做到這一點，確實不是一件容易的事情，非常需要我們努力研讀《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》等規(guī)范性文件，對若干在性質(zhì)、用途相近相似的文種的適用范圍及其他一系列特點認真進行辨析，分清它們之間的區(qū)別。如下幾組文種尤其有此需要。

一、“條例”“規(guī)定”“辦法”間的區(qū)別

“條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；有效的時間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強；對制定與機關的地位有較嚴格限制，如行政系統(tǒng)只有國務院有權使用，“國務院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”（見1987年4月21日國務院的《行政法規(guī)制定程序暫行條例》）黨的系統(tǒng)也只限“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度”（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》）；一般屬于“自主的”規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

“規(guī)定”的特點是使用范圍廣泛，對制定和機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對性強；一般既可是“自主的”規(guī)范性公文，也可以是“補充的”規(guī)范性公文（內(nèi)容為依法或根據(jù)授權補充其他規(guī)范性公文的內(nèi)容，對其加以細化和完善），也可以是“執(zhí)行的”規(guī)范性公文（直接為有效執(zhí)行其他規(guī)范性公文而制定，自身不創(chuàng)造新的規(guī)則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規(guī)定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規(guī)定更適合作為“自主的”和“補充的”規(guī)范性公文。

“辦法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對輕一些；針對性更強，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執(zhí)行的”規(guī)范性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質(zhì)。

二、“決定”與“命令”的區(qū)別

一、公文的種類：

公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

黨的機關公文主要有14種:決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要

“決議”文種適用于用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項

"決定"文種適用于用于對重要事項作出決策和安排。

“指示”用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。

公文是應用文的重要組成部分，它是國家黨政機關實施行政管理、指導工作、規(guī)范行為、維系國家機器運轉(zhuǎn)的強有力工具。展望新世紀，我們深切地感受到公文不僅于國際間、政府間、行業(yè)間、社會間有著其它文種不可替代的作用，而且與維系社會穩(wěn)定，促進社會和諧、有序、高效的發(fā)展有直接的關聯(lián)。可以說，社會的發(fā)展帶動了公文的發(fā)展，而公文的發(fā)展叉促進了社會的發(fā)展，故公文與時俱進。正如劉勰在《文心雕龍·時序》中指出的“文變?nèi)竞跏狼椋d廢系乎時序”一樣，公文始終體現(xiàn)著這個時代的精神風貌與革新。

公文是法定文種，它的種類、格式、行文規(guī)則，辦理及管理都有法的嚴格的規(guī)定，即必須遵照國務院辦公廳的《國家行政公文處理辦法》去執(zhí)行。但隨著我國市場經(jīng)濟體制改革和政治體制改革的推進，社會主義民主進程的加快。公文寫作也發(fā)生了重大的變化。有些公文在完成它的歷史使命后就逐漸消失。而新文種應運而生，數(shù)量逐漸增加。國務院辦公廳的《國家行政公文處理辦法》對公文的文種界定也在不斷地更改與變革，這給我們在公文寫作中帶來極大的困難，特別是在實際操作中對文種的界定和合理運用成為人們關注探討的問題。由于人們不甚了解新《辦法》的實施，長期對一些公文文種的模糊不清，難以區(qū)分和辨析文種而導致錯用或誤用現(xiàn)象時有發(fā)生，最常見的有“報告”與“請示”的混用；“公示公告”與“公示通知”的亂用；“函”與“請示”、“批復”的誤用；“意見”與“報告”的連帶替用等等。

嚴格區(qū)分肅清使用

一、報告與請示的混用

“請示”與“報告”是公文中經(jīng)常被混用的最典型的兩種。由于這兩種公文均為上行文，都有向上級機關陳述意見，反映情況之功效，不少機關常常把它們混淆使用。或在“請示”的同時進行冗長的一文多事的報告，或在報告中央帶著請示事項，結(jié)果造成了請示與報告混用，給公文處理帶來困難，甚至直接導致工作失誤。如：1988年12月25日，電影制片廠得知云南邊防老山前線某部在元旦前夕舉辦“貓耳洞里頌祖國”的慶祝晚會，感到這個活動有意義，便寫了個“報告”于25日送達總政文化部，請示派出攝影組趕赴老山前線拍攝紀錄片。總政文化部有個規(guī)定：每周星期二、五批閱文件，而“請示”則當天批閱。由于制片廠送來的是報告，辦文人員按照規(guī)定擱置起來，直到星期二即12月28日才送達部首長閱示，等批復下來已經(jīng)晚了。盡管攝制組馬不停蹄地趕到老山前線陣地，但晚會已經(jīng)開過了。造成這次延誤的主要原因就在于有關人員錯將“請示”寫成了“報告”。

主觀判斷的辨析不清，造成“請示”與“報告”不分，我們常見“關于×××的請示報告”，甚至還有鉛印好供人填寫的“關于×××的請示報告”。雖然請示、報告均屬上行公文，但報告可以于事前、事中、事后行文，上級機關可答可不答，一般不作答復；報告可以一文多事。而請示則不同，必須寫在事前，以請求上級批準、指示，而不能“先斬后奏”或“先上車后買票”，上級機關對于請示則必須答復。報告央帶請示，請示寫成報告，也同樣常常誤事。請看：

【摘要】行政公文文種有很多，有些文種的意義和性質(zhì)很相似，因此有必要對公文文種的選擇進行探討，這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進行了剖析，進而提出了正確選用公文文種應該參考的標準，目的就是能使讀者在實際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

【關鍵詞】行政公文；文種；錯誤類型

公文是在管理國家機關政務和企業(yè)、事業(yè)單位事務過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是制定與政策法令，傳達方針政策與意圖，部署、指導、商洽與報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具，因此，它在國家政治、經(jīng)濟、文化、軍事和科學活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議，經(jīng)國之樞機”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關問題的批復等；有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領導的講話稿、會議紀要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等；有下屬機關或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此，有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實際需要和一定的標準，劃定每一公文的種類的適用范圍，有利于我們正確認識和選擇文種，以免錯用和混用；有利于提高公文寫作的質(zhì)量和規(guī)范化；有利于提高公文運轉(zhuǎn)和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學管理。

新中國成立后，黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作，并就公文處理問題多次下文進行修改和強調(diào)，因此，弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分，可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務院辦公廳（修訂）的《國家行政機關公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機關使用的公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等共十二類十三種。另外，1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》，規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機關使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等文種。綜合上述規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機關單位通用公務文書的主要文種歸納起來共十八種，它們是命令（令）、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復、通知、通報、會議紀要、函。它們的特點是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務范圍所使用各種專業(yè)文書，如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱，如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點是專業(yè)性強，文種繁多。因此，在本文中，我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。