聲像檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇聲像檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關鍵詞：聲像檔案；檔案管理；管理工作

前言

隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象

"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區

攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。

調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。

事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡

調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?

6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

（五）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

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關鍵詞：檔案管理；聲像檔案

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

在城市建設飛速發展的今天，城市建設檔案資源信息的關注和利用，很好輔助了城市的開發建設。而聲像技術在檔案中的出現，成為最具有特色的材料。它能以視覺上給人以原始時候那生動的片刻，記錄著城市發展歷史，也是舊城改造中不可或缺的依據，而在聲像檔案的管理方面還存在著一些問題，下邊就聲像檔案工作中存在的問題及措施進行分析。

1、 聲像檔案管理存在的問題

不同地區不同館際之間城建聲像檔案工作開展情況不盡相同，就自貢市城建檔案館而言，城建聲像檔案一直是個薄弱環節，聲像檔案工作無法正常開展起來。就其原因有以下幾個方面，一是領導重視不夠，城建檔案館的上級主管部門及分管領導檔案意識不強，對城建聲像檔案工作的重要性認識不足，因此表現在對城建檔案工作的關心程度、支持力度不夠。二是經費、人員得不到落實。聲像檔案工作的開展，需要采用專業的設備和專業的材料才能完成。經費的投入，在很大程度上制約著聲像檔案工作的開展，而我市作為經濟不發達的城市財政本來就困難，我館每年都沒有專門的作為城建聲像檔案的經費投入，因此，我館面臨的經費問題更顯嚴峻，地方財政困難對單位撥款就十分有限，我館每年的經費安排只能維持基本的辦公費用和人頭經費；聲像檔案工作的開展必須有專人負責所以要落實具體人員，并且既要有檔案專業知識、建筑技術專業知識，還要懂得攝影、攝像、后期編輯、計算機運用等專業知識的復合型人才，而我館由于受編制的限制，加上時有人員外借，本來人手不多只能疲于應付日常的檔案接收、管理、利用等工作，再加上人員年齡結構老化，現有人員對知識的更新、對新技術的掌握使用就顯困難；三是城建聲像檔案管理法規及業務規范不夠完善。其表現在沒有制定出一套針對聲像檔案行之有效的規章制度，使得各移交單位在移交聲像檔案時無依據、無約束、隨意性強，想交就交，愿交多少交多少，而且收到的大多又不符合要求，如照片有的無文字說明、拍攝時間、作者等，很難確認照片表現的內容，工作十分被動；四是城建聲像檔案收集管理工作難。由于城建聲像檔案主要產生于城市規劃、建設、管理以及城市科研和其它相關活動以及館內人員拍攝，涉及面廣，大多數城建聲像檔案資料形成后就分散在各個部門和個人手中，他們往往出于工作便利和需要將這些聲像資料視為個人成果，隨意處置，加之有的工作人員檔案意識淡薄，致使城建聲像檔案工作停滯不前。

2、做好城建聲像檔案工作的措施

2．1廣泛宣傳城建聲像檔案的政策法規

《檔案法》明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向檔案部門移交，因此，檔案部門要堅持“依法治檔’’原則，采取形式多樣的手段廣泛的宣傳有關檔案的法律法規，宣傳城建聲像檔案的重要性，增強全民的檔案意識，使全社會都認識到城建聲像檔案工作，不是與己無關，而是密切相關，不是額外負擔，而是責任和義務，不是小事一樁，而是一項重要工作，從而積極配合城建檔案部門開展工作。

2．2取得領導對城建聲像檔案工作的重視

隨著城市建設的飛速發展，城建聲像檔案的作用越來越大，它不僅記錄了城市發展的軌跡，又是城市建設的寶貴財富。因此，各級規劃建設行政主管部門要高度重視聲像檔案工作，要抱著對歷史高度負責的態度，站在全局利益看待這一問題，切實加強對聲像檔案工作的組織領導，并將這一工作列入領導的議事日程、列入年度工作計劃，從機構設置、人才隊伍、經費投入等方面加大支持力度，為城建聲像檔案工作創造良好的物質基礎條件，領導重視是城建聲像檔案工作順利開展的關鍵所在。

2．3建立健全城建聲像檔案管理制度

建立健全城建聲像檔案管理制度是開展城建聲像檔案工作的重要保障。城建聲像檔案管理技術涉及各種學科，專業性較強，這就更顯得必須加強規范化管理。完善城建聲像檔案法律法規是開展城建聲像檔案工作的法律依據，城建聲像檔案法規及業務規范的制定和完善可為開展城建聲像檔案工作提供重要的指導價值。城建檔案部門應根據國家制定的《檔案法》、《科技檔案工作條例》、《城市建設檔案管理規定》等相關法律、法規、建立健全城建聲像檔案管理制度及措施。把城建聲像檔案材料的形成、積累、整理和歸檔管理納入城市規劃、建設、管理程序。

2．4硬件建設是做好城建聲像檔案工作的必要條件

要想從根本上解決城建聲像檔案工作難的問題，沒有與之相應的人、財、物等硬件建設，聲像檔案管理就會成為一紙空談，所以加強硬件建設是急切的、必要的。首先，應當配備具有一定專業技術的人員擔任此項工作。其次，在經費使用上要有必要的保證。第三，購置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。應當購置工作所需數碼攝像機、數碼照相機等必要的攝錄設備，還可以通過硬盤、光盤保存聲像檔案，這樣提供的聲像檔案更便捷，保存更耐久。積極引進先進的聲像檔案管理軟件，加強軟件的應用，使聲像檔案管理日趨規范化、科學化推動聲像檔案工作順利開展。

2．5努力做好城建聲像檔案的收集與管理工作

收集工作是積累和豐富城建聲像檔案的基礎工作，沒有收集工作就談不上城建聲像檔案，城建聲像檔案的利用也就無從談起。要確保城建聲像檔案的及時收集管理，城建檔案館就要積極的參與城市建設各項活動，保證城建聲像檔案的收集建立與城市建設同步進行。另外，城建聲像檔案的收集應打破原來滯后而轉為主動超前收集，在收集過程中，應結合本地區特色，采取靈活多樣的方式進行。首先，確定收集范圍，建立城建聲像檔案收集渠道。凡是在城市規劃區域內形成的反映城市發展演變的具有保存價值的聲像檔案材料都應納入城建檔案館的收集范圍。要加強同規劃、電視臺、報社、博物館、地方志、攝影家協會等部門的聯系，收集、征集城市風貌、民俗、民居、建設、自然災害等方面的專題片，資料片。還可委托一些藝術造詣較高的專業攝影、攝像人員對重點景物進行拍攝。檔案館指定專人與之保持經常聯系，發現有保存價值的照片、錄音、錄像資料及時收集進館。其次，要及時了解、掌握城市建設動態跟蹤收集。業務指導工作要跟上要同工程檔案的業務指導工作一樣同等的重視起來及時告知、及時介入及時組織，讓具體的拍攝人員在拍攝、收集過程中做到心中有數，不失時機地對城市規劃、建設、管理及城建重大活動進行跟蹤拍攝。再次，應注重館內聲像檔案管理人員的業務培訓和業務能力的提高以及設備潛能的發揮，增加產生聲像檔案的數量和質量的提高。要保證聲像檔案的質量和數量，就要有能吃苦耐勞、懂得一定聲響技術的工作人員擔當此項工作。我們可以將這些同志派送到城建聲像檔案搞得好的兄弟館去學習，或者送往報社、電視臺去培訓使他們的專業技術能力盡快提高。城建檔案部門要充分發揮自身人員及其設備的優勢，有計劃、有部驟的對城市面貌、城市規劃、建設、城市重點項目、城市新區、舊城區改造前的原貌等進行跟蹤拍攝。還有，城建聲像檔案資料的收集與建立應納入工程竣工檔案的驗收過程之中。做好竣工工程聲像檔案資料的歸檔驗收，本應是城建檔案部門最基本的工作職能，城建檔案部門應指導、監督、配合建設施工單位做好各項建設工程聲像檔案資料的收集、拍攝工作。使城建聲像檔案工作與其它檔案資料同步歸檔，步入正規管理。

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摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。

為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設備存在著“一硬一軟”的現象

“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達971臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占17％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區

攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡

調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6.8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。

6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。

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關鍵詞：城建 聲像檔案管理 難點 對策

一、引言

所謂城建聲像檔案，其全稱就是城市建設工程聲像檔案，就是在城市規劃、建設、管理的過程中產生的，存在著一定的保存意義的照片、底片、影片、錄像帶、光盤及磁性載體等等，以聲像為主，并且輔以文字說明的歷史記錄。城建聲像檔案能夠通過圖形、聲音、文字并茂的方式展示出城市的建設過程，對于城市建設發揮著舉足輕重的作用，尤其是在新城建設、舊城改造的過程中，城建聲像檔案能夠對于城市的傳統特色進行傳承和發展，有利于實現城市建設品味的大幅度提升。接下來，本文將首先從不同的角度來深入地探索城建聲像檔案管理的難點，主要包括：檔案的保存處置存在著較大的隨意性、不具備健全的管理制度和管理措施、城建聲像檔案拍攝工作不到位等等；在此基礎上，本文將提出解決城建聲像檔案管理的難點的對策。

二、城建聲像檔案管理的難點

1.檔案的保存處置存在著較大的隨意性

在當前形勢下，盡管許多城建聲像檔案已經實現了數字化管理，然而，還是面臨著檔案的保存處置存在著較大的隨意性的問題，導致城建聲像檔案的損毀或丟失，這就導致城建聲像檔案的收集面臨著一定的困難。

2.不具備健全的管理制度和管理措施

在城建聲像檔案管理的過程中，不具備健全的管理制度和管理措施。具體來說，在城建項目的建設過程中，一般都是將城建聲像檔案分散在不同的作業部門，缺乏一個統一的部門來對于城建聲像檔案開展集中管理。與此同時，沒有根據城建聲像檔案的種類、時間等各個方面的特性來加以分類管理，這就導致城建聲像檔案的價值不能夠得到科學有效地發揮。

3.城建聲像檔案拍攝工作不到位

城建聲像檔案收集工作具備非常強的專業性，這就要求城建聲像檔案拍攝工作者具備較強的工作技能。但是，在現階段，城建聲像檔案拍攝工作者工作技能低下的問題比較嚴重，這就導致城建聲像檔案的收集工作存在困難。具體來說，部分城建聲像檔案拍攝工作者是業余兼職人員，這就導致城建聲像檔案的拍攝時間很難得到保證，也很難確保城建聲像檔案的內容的有效性。

三、解決城建聲像檔案管理的難點的對策

1.進一步改善城建聲像檔案保存條件

城建聲像檔案的載體存在著特殊性，所以，在保存城建聲像檔案的過程中，必須遵守其特殊要求。例如，城建聲像檔案一定要利用聲像柜來進行單獨地保存，并且也一定要遠離光線、磁場等介質。進一步改善城建聲像檔案保存條件，從而實現城建聲像檔案的使用壽命的增長，有利于實現城建聲像檔案的集中管理。

2.進一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度

一方面，必須切實提升廣大的公眾對于城建聲像檔案集中管理的重要意義的認識程度。應該大力宣傳城建聲像檔案集中管理的重要意義，通過廣播、電視、散發宣傳小冊子等等各種各樣的途徑來切實保證廣大的公眾都真正意識到城建聲像檔案集中管理的重要意義。

另一方面，必須進一步建立健全檔案管理的法制建設，同時通過相關的制度來嚴格落實。對于分散在不同的業務部門的城建聲像檔案，必須通過制度的方式來增強城建聲像檔案管理部門的執法權力，保證檔案部門能夠依法跨部門收集聲像檔案，從而能夠在很短的時間之內有效地集中城建聲像檔案。另外，針對現階段城建聲像檔案保存分散的問題，必須督促各個保存單位統一建立相應的科學管理制度，實現城建聲像檔案資料的拍攝、收集和保存流程的完整性。在進一步建立健全城建聲像檔案集中管理制度的過程中，也必須采取科學有效的獎懲方法來進行保障，通過這種方式，保證城建檔案聲像資料的歸檔和科學管理有序進行。

3.搞好城建聲像檔案集中管理的各個方面的保障工作

一方面，必須切實保障城建聲像檔案管理的資金需求。城建聲像檔案的采集、移交和管理，離不開大量的人員和專業設備，更是離不開足夠的資金保障。這就要求政府必須保證城建聲像檔案的資金投入，并且借助于向社會進行融資等一系列的方式來保障城建聲像檔案管理的資金需求。

另一方面，必須進一步加強對于城建聲像檔案管理工作者的業務技能培訓以及監督指導工作，通過這種方式，最大限度地提升城建聲像檔案管理工作者的職業素養。在現階段，城建聲像檔案實現集中統一管理依然面臨著很多困難，必須通過循序漸進的方式來進行管理，先在各工作項目部門形成該項目的完整聲像檔案的集中管理。由此看來，有必要對于各個項目部門設立專業人員、專門制度和專項經費，切實保障項目部門聲像檔案集中采集和管理工作的正常開展。

四、結束語

綜上所述，必須根據城建聲像檔案管理的難點，采取切實可行的對策來進行應對，以便促使城建聲像檔案管理工作的科學發展。在今后的城建聲像檔案管理工作的過程中，一定要想方設法來科學有效地應對城建聲像檔案管理的難點，切實搞好城建聲像檔案工作，為將來城市建設工作的開展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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關鍵詞 高校 聲像檔案 管理 保管 磁帶

中圖分類號：G48 文獻標識碼：A

1 高校聲像檔案管理現狀

1.1 歸檔率不高

其一，由于聲像檔案是各部門自行拍攝，搜集工作就變得多而散，而導致歸檔率低。學校的聲像資料大都由各舉辦部門自行攝錄，這就使得產生聲像檔案的部門比較多，使得收集聲像檔案的工作更難。其二，因為是各部門自己錄制的，聲像檔案的錄制并不能符合相關規范。因為聲像檔案時效性強，歸檔時也應注意將相關時效因素記錄在內，但當前高校的聲像檔案立卷往往忽略拍攝時間、地點、人物、內容和背景的記錄，導致無法滿足查閱者的需求，降低了它的信息有效性。其三，沒有一套有效的聲像檔案管理制度來約束，檔案管理人員歸檔意識不強。高校各基層部門缺乏對聲像檔案管理工作的機制和制度制約，使聲像檔案不能規范管理，管理人員個人手中保管的資料往往會因人員的變動或機構調整而失控或流失，使得聲像檔案不完整。

1.2 管理手段過于傳統

檔案信息化的浪潮，促進了各種新型的聲像檔案、應用技術以及電子文件的出現，這就對組織聲像檔案信息提出了更高的要求。為了更好詮釋相關信息間的聯系，就更需要全面而完善的信息檢索，但目前來講，很多高校的聲像檔案管理仍停留在傳統的實體分類和手工檢索上，并沒有充分發揮信息技術的作用，檢索的效率仍止步不前。

1.3 保管條件不完善

目前，大部分高校聲像檔案保管的條件太差。因為聲像檔案的保管比較特殊，雖說學校的綜合檔案室能符合保管要求，但各部門實施起來就比較難了。特別是南方春夏季節空氣濕度較大，聲像檔案的載體――磁帶往往會受潮，拍攝完未得到及時處理和妥善保管，影像資料和圖片資料未能及時歸檔并移交給綜合檔案室，拍攝資料容易受到氣候影響導致質量受損。

2 新時期高校聲像檔案管理有效策略

2.1 結合實際，合理整理

2.1.1 初步篩選

對聲像檔案的收集整理過程是較辛苦的，首先是把高校的檔案資料集中收集，并依據相關文件規范的要求進行初步的篩選、剪輯和分類，保存有收藏價值的聲像資料，摒棄主題欠明確，圖片模糊的資料，完成初步篩選。

2.1.2 科學分類，妥善保管

進行聲像檔案的分類，各高校可以視本學校的具體情況而定，根據人物、活動和時間的不同進行分類，相互補充，相互依存，使其更加合理和完整，再將最后篩選后留下的資料分別進行編號和整理，注明主要信息：時間、地點及內容，并保證準確無誤，方便查檔，真正提高工作效率。

例如，在進行聲像檔案整理時，必須依據高校的歷史發展和現今的真實情況，并以《高校檔案實體分類法》做依據，進行科學的分類和立卷。按不同內容科學劃分：關于學校黨委和行政工作相關的黨政活動類；學校的教學評估、科研開發及推廣、交流教學及科研類；涉外活動、外籍專家講學、留學生與國外院校合作等活動中產生的外事活動類；高校內新舊建筑、綠化、儀器設施等學校建設類，學生開學、畢業、先進人物評選、文體活動等活動中產生的綜合類聲像檔案。由于聲像檔案有著獨特的特點，保管要求也比較嚴格，應該成立專門的聲像檔案室。

2.1.3 確定沖印數量與刻錄內容

在紙質照片的入冊數量方面，沒有相關的規定加以規范，各高校可以就學校的具體情況而確定。一般情況下，電子照片多于入冊照片的數量，被選中的照片在沖印后應該立即入冊，其他未選中沖印的照片，若有收藏價值的，需刻錄成光碟加以保存，方便今后查找和長期保管。

2.2 運用聲像檔案數字化信息化處理

新時期的聲像檔案管理工作，對聲像記錄和相關技術、軟件的開發和應用有了更規范的標準。第一，聲像檔案管理者盡量選派懂得聲像制作的人員擔任。學校須特意派專人專責錄制、搜集和管理聲像檔案，保證聲像檔案符合相關錄制標準，并能在最快的時間里立卷和歸檔，使得聲像檔案的歸檔率切實得到提高，并使得管理有質量保障。第二，按時按期檢查聲像檔案，對不完整或受損的檔案加以修整，并將必要部分加以復制。所謂聲像檔案數字化即用計算機將文字、聲音、動畫、圖形、影像和視頻等綜合信息進行數字化處理及編輯，主要表現為：深層次加工聲像檔案，并將其快速傳遞，使有效的聲像檔案發揮最大的作用和價值。聲像檔案的數字化和信息化處理主要包括以下內容：首先，用計算機采集學校報告、重要會議、學術講座等重要錄音音頻資料，并利用數碼格式進行轉換、制作和編輯。其次，利用計算機捕捉和采集錄像資料，并進行數碼格式轉換、處理和制作，最后刻錄成光盤加以儲存。相關操作一定要符合《高校檔案實體分類法》的相關要求，并做到規范編制聲像檔案的檔號和目錄。第三，照片檔案進行掃描、修整、修補、復原處理，制作成光盤。錄像、錄音等檔案材料原件歸檔，照片、底片同步歸檔，并附以文字說明。

2.3 加強聲像檔案室的建設，改善保管條件

聲像檔案必須存放于專庫專柜中，并保持合適的溫度（14℃～24℃）和適宜的濕度（40%～60%）；磁帶、磁盤檔案的存放處一定要做到遠離30奧斯特以上的磁場，并做好防震、防塵、防火、防光、防蛀工作。聲像檔案資料在保存時必須獨立成卷，這樣聲像檔案能放得更久。要從永久保護和充分利用聲像檔案資源的角度結合本校經濟狀況，有計劃分步驟地逐步改善聲像檔案保管條件，配備符合聲像檔案保管條件的恒濕，恒溫，防震，防磁檔案設備。因為聲像檔案的保管條件要比紙質檔案要求嚴格，因此可利用光盤保存聲像檔案，這樣形成聲像檔案更快捷，檔案壽命也更長。對于保存時間長卻很少用的錄像帶，一定要隔一段時間進行復制；更要按期檢查磁性載體檔案，一旦發現問題一定要在最短的時間內采取措施，保證聲像檔案的完整性和使用壽命；一旦發現變黃變舊的照片和粘結的底片，必須及時修復加工。修復完畢立即儲存進光盤，以避免日后需要時提取照片和底片原件的麻煩，查找資料時不僅方便快捷，而且對照片和底片原件的永久性保存很有幫助，更好的發揮聲像檔案的利用效果。

2.4 注重業務培訓，提高管理人員的業務能力

作為聲像檔案管理的工作人員，不但要掌握一定的攝影知識和攝像知識，還需要具備一定的審美能力和鑒別能力。所以，必須加強和提高檔案工作人員的素質培養。要定期培訓專職和兼職聲像檔案人員，提高其業務素養，并與相鄰兄弟院校相互學習，互通有無，取其精華，去其糟粕，使他們的專業知識在日積月累得以沉淀和加深，提高他們的能力，以此奠定良好的基礎，營造良好的工作氛圍。同時檔案管理工作需要有一定的連貫性，對專、兼職檔案人員的工作崗位要盡量固定，減少流動性，避免工作人員崗位的變換，所帶來的工作不熟悉、資料流失等狀況，讓他們在工作中逐步熟練掌握檔案工作的基本要領，提高自己的綜合素質。

參考文獻

[1] 郭季.聲像檔案的的“藏” 與“用”[J].檔案管理，2010（4）：74.

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隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

1. 聲像檔案管理混亂，問題復雜。

1.1管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

1.2檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20%的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

1.3保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

1.4收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。

1.5區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，本文由收集整理檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸 檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

2. 加強聲像檔案管理工作的對策及建議

2.1加強宣傳、提高意識，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.2加強管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

2.3加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

2.4結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

2.5全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。

2.6建議檔案主管部門參與全區各類重大活動

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【關鍵詞】醫院；聲像檔案；管理；問題；措施

聲像檔案是以影像和聲音為主，以不同材料為載體，同時輔以文字說明并對國家和社會有重要保存價值的歷史記錄。在當前科學技術快速發展的新形勢下，聲像檔案數量越來越多，已成為什現代社會檔案資源體系的重要組成部分。醫院內的聲像檔案，能夠更好的再現醫院發展歷史的原貌，對醫院的發展具有非常重要的意義。但相對于醫院其他檔案來講，聲像檔案一直得不到有效的重視，這就導致實際工作中，聲像檔案管理較不混亂，檔案存在著流失的問題，并沒有真正的發揮出聲像檔案的重要作用。因此需要加強醫院聲像檔案管理工作，更好的發揮出聲像檔案的綜合效益。

一、聲像檔案管理中存在的問題

（一）聲像檔案歸檔意識淺薄。（1）在醫院日常活動過程中，一些拍照及錄音錄像等工作通常都會由院辦公室及宣傳科負責，因此聲像檔案一般都會在院辦公室及宣傳科形成，但聲像檔案往往會每半年度或是一個年度才會交由檔案室進行歸檔，在這個過程中，聲像檔案資料形成部門對工作的細致程度則會對聲像檔案的質量產生較大的影響。一旦聲像檔案形成部分對聲像檔案重視度不夠，必然的會導致聲像檔案質量下降，很難保證聲像檔案的歸檔率。（2）當前醫院各科室在日常工作中自行拍攝活動較為普遍，這就導致在自行拍攝過程中會形成一些有價值的聲像資料，但由于各科室自行拍攝及一些臨床科室自行拍攝的照片等都不屬于聲像歸檔部門，從而導致這些具有重要價值的聲像檔案無法歸檔，檔案管理部門無法實現對這些聲像檔案的管理和存儲。

（二）聲像檔案管理手段滯后。聲像檔案在保管過程中對于溫度和濕度具有非常嚴格的要求，同時還要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想滿足聲像檔案的保管條件，則需要投入大筆資金。但這對于當前各醫院來講，大筆的資金投入到聲像檔案管理工作中不現實，很多醫院自身資金較為緊張，也很難拿出大筆資金用于聲像檔案保管設備的購置。

（三）聲像檔案管理人員素質不高。當前醫院檔案管理人員多數都沒有經過系統的檔案專業知識學習，部分檔案管理人員僅在上崗前接受短期的培訓。檔案管理人員整體專業技能和素質普遍不高，這也導致在具體聲像檔案管理工作中，由于缺乏專業管理知識，不僅管理方式落后，而且在聲像檔案保管過程中與紙質檔案保管采取一樣的方式，從而對聲像檔案的有效性帶來較大的影響。另外在聲像檔案保管工作中，很少借助于現代化的技術和手段，還停留在簡單的收集保管工作上，這對于聲像檔案的壽命帶來了較大的影響。

（四）聲像檔案沒有得到有效的開發利用。當前各醫院對于聲像檔案缺乏開發利用的意識，僅滿足于查詢、出版專刊畫冊及簡報的層次，僅對聲像檔案開發不夠，而且缺乏檔案專題編研能力，從而導致很多具有開發價值的檔案沒有充分的發展出具體的作用。

二、加強聲像檔案管理的措施

（一）重視對聲像檔案的管理。從制度上對一些不盡完善的歸檔范圍進行調整，對日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現象的發生。開展經常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識。檔案管理部門要與各科室保持經常性溝通，及時掌握醫院信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫院員工對聲像檔案工作予以配合支持。

（二）做好聲像檔案收集、整理和歸檔工作。經常深入科室了解情況，及時發現有價值聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規，隨時將聲像資料歸檔，往往會起到事半功倍之效。在人手允許情況下，可考慮讓檔案管理人員承擔醫院部分重要活動的資料攝影工作，這是聲像檔案積累的最佳條件。在具體工作中，真正掌握醫院重要活動的第一手材料，保證聲像檔案的歸檔完整性，確保歸檔質量的提升。

（三）加大投入力度。聲像檔案的保管需要一定的設備投入，聲像檔案管理部門爭取單位領導的重視，在經濟上給予投入，購置必需的設備，如防磁軟盤音像柜、智能光盤柜等，改善保管條件，完善硬件設施。

（四）努力提高檔案管理人員的專業素質。檔案室是“沒有圍墻的大學”。自學是聲像檔案管理工作者提高自身專業水平的主要途徑。聲像檔案管理工作者要通過訂閱檔案報刊、書籍等形式加強自身業務學習，在干中學，在學中干。此外還可通過報考電大、函授、進修等多渠道、多形式的繼續教育，不斷進行專業技能的填補和提高。作為單位領導者，要支持鼓勵檔案管理人員參加上級檔案部門組織的檔案培訓班及檔案管理交流活動，擴大視野，增長知識，并為其創造良好的工作環境和發展環境，從而提高聲像檔案管理水平。

（五）應用現代手段管理聲像檔案。隨著當前計算機技術和網絡技術的快速發展，醫院需要加快實現聲像檔案數字化，在對聲像檔案保管方面采用現代化技術。利用掃描儀來對照片進行掃描，實現照片檔案數字化，同時加快推進錄音和錄像檔案數字化的進程，這不僅有利于聲像檔案的保管，而且為聲像檔案的利用也創造了良好的條件。利用現代化手段來對聲像檔案進行管理，有效的延長聲像檔案的壽命，加快實現聲像檔案資源的共享。

三、結束語

無論是聲像檔案還是其他類型的檔案，其管理的最終目的都是是為了實現檔案的有效利用，充分的發揮出檔案自身的價值。因此對于醫院檔案管理人員來講，需要加快推動聲像檔案開發利用的步伐，利用各種渠道及途徑來提高聲像檔案的利用率，確保聲像檔案能夠更好的發揮出真正的價值。

參考文獻

[1]胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2012；13（3）.

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關鍵詞:聲像檔案; 管理; 思考

1聲像檔案的特點

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片(包括底片、反轉片)、影片(正負片)唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案的記錄方式，具有時間性和特定性，它超越時空，作為歷史憑證讓人們在回顧、重現這些歷史資料時，能把當時記載的事件、事物、人物都真實、直觀、形象地再一次顯現出來，使研究資料的人們不但能聞其聲，還能見其形，檢索到當時特定的情景和表情，對所研究的歷史資料有一個更加充分的認識和解讀，所以聲像檔案的建立具有重要的意義，它的信息利用和珍藏都具有非常重要的價值。

2 聲像檔案的管理現狀

目前高校聲像檔案管理中還存在著歸檔不完整，保管條件不完善，管理不規范等問題，這在一定程度上限制了它的有效利用，不適應現在高校教育發展需要。

2.1聲像檔案的歸檔意識淡薄。高校在發展壯大，學校開展的活動也越來越豐富多彩，這些豐富多彩的活動，就是聲像檔案形成的基礎，是第一手資料，但很多高校沒有建立和完善聲像檔案的管理制度，缺乏有效的保障措施，同時因從事聲像檔案管理工作人員較少，很多系、部、處、室所開展的活動，聲像檔案管理工作人員不能親自參加，兼職檔案工作人員又要忙于自己其他工作，而會疏忽這項歸檔工作，缺乏歸檔意識，致使活動資料散落在各自手里，聲像資料不能及時地進行歸檔并交到檔案室備查，造成收藏的聲像資料與實際開展的活動數量不相符合，以致不完整、不全面的局面。

2.2聲像檔案的歸檔質量不高。聲像檔案的歸檔要求與其他紙質檔案有所不同，它具有較強的時效性和特殊性。因此，聲像檔案的歸檔，不但要有歸檔意識，提高歸檔率，還要有歸檔質量。

聲像資料拍攝后，它的原始性，要靠立卷質量去保證。由于某些單位為了節約成本，一盤攝像帶子反復使用，容易導致信息滅失，同時，拍攝信號會逐漸衰減，影響播放質量，拍攝完新的內容后，一定要盡快注明所拍攝的時間、地點、人物、事件等情況，不然時間久了，攝影人員日后回憶起來也難以保證它的完整性和準確性，使歸檔質量大打折扣，影響聲像檔案的長久保護和開發利用。

2.3 聲像檔案保管條件不完善。由于聲像檔案的保管有一定要求，一般各高校的綜合檔案室是能夠符合這個條件的，但高校的各部門要滿足這個條件就較難。特別是由于四川成都的氣候濕度較大，拍攝的磁帶容易受潮，因此拍攝完后就要及時地進行處理，以保證拍攝資料的原創性和最佳效果，保障立卷質量，避免氣候原因影響聲像的最佳播放效果。因此，聲像檔案一定要盡快地處理所拍攝的內容，無論是影像資料還是圖片資料，都要盡快歸檔并移交給綜合檔案室，使資料在符合保管設備的條件下妥善進行保管。

3 對聲像檔案管理工作的思考

聲像檔案管理工作要在收集、整理、利用等方面逐步得到完善，就需要在聲像檔案管理辦法中采取有效措施，探索管理新方法，提高管理水平。

3.1 加強宣傳 提高認識。高校領導對聲像檔案管理工作的重視，以及學校教職工的支持是做好聲像檔案工作的重要保證，它不僅是高校檔案主管部門的事，更是學校各級各部門的事情，因此，一定要加大對相關檔案法規的宣傳力度，使教職工充分認識聲像檔案的重要性，明確職責抓落實，建立健全聲像檔案管理制度，轉變工作理念．變被動為主動，實現聲像檔案的集中統一管理。

3.2 加強聲像檔案管理辦法。聲像檔案不同于紙質材料檔案，不易收集和立卷了，因此，聲像攝制拍攝后，要盡快進行整理、立卷、編號等過程，避免因按錯一個鍵，或計算機遭病毒出現的故障，丟失全部重要信息。除了及時地進行處理和歸檔資料外，還需要有一個專門的保管設備，這也是非常必要的。聲像檔案的保管, 它需要有恒濕、恒溫、防磁、防震、防火、防光等條件，才能保證資料的永久性和利用效果，做到規范管理，延長聲像檔案使用壽命，因此，聲像檔案要獨立成卷，配備符合聲像檔案的保管設備就必不可少。

3.3 結合實際，合理整理

3.3.1 初步篩選。在整個收集整理聲像檔案過程中，聲像檔案的整理過程比較辛苦，各高校的檔案工作人員把最初的資料收集起來后，按照相關文件規范的要求進行初步的篩選、剪輯等工作程序，確定是否具有保存價值后，并將主題不突出，圖片不清晰的資料刪除掉，完成初步篩選。

3.3.2 合理分類。聲像檔案的分類，是各自學校視其具體情況而設定的，他們分別以人物、活動和時間進行分類，相互補充，相互依存，使其更加合理，再把篩選出來的資料分別進行編號規范整理，注明時間、地點及內容，并與文本檔案相關內容完全一致，在查找資料時，真正提高工作效率。

3.3.3 確定沖印數量與刻錄內容。由于紙質照片的入冊數量沒有具體的硬性規定，只能根據各高校的不同要求而確定，電子照片一般都比入冊照片數量要多，選出需沖印的照片后，再將其沖印并入冊，其他未沖印的照片，又有一定的收藏價值，再刻錄成光碟保存，這樣，有助于長期保管以備查找。

3.3.4 注重業務培訓，提高業務能力。要完成聲像檔案的管理工作，工作人員不但要掌握一定的攝影知識和攝像知識，還需要具備一定的審美能力和鑒別能力。因此，加強和提高檔案工作人員的素質培養，就非常重要。要經常對專職和兼職聲像檔案人員的業務進行培訓，并派他們到兄弟院校去相互學習，吸取其他高校的先進經驗，在日積月累中豐富他們的知識，提高他們的能力，以此奠定良好的基礎，營造良好的工作氛圍。同時檔案管理工作需要有一定的連貫性，對專、兼職檔案人員的工作崗位要盡量固定，減少流動性，避免工作人員崗位的變換，所帶來的工作不熟悉、資料流失等狀況，讓他們在工作中逐步熟練掌握檔案工作的基本要領，提高自己的綜合素質。

總之，檔案是學校的寶貴財富，而聲像檔案更是在學校對內對外宣傳中起作相當大的作用，所以進一步改進和加強聲像檔案管理辦法，讓其更具科學性、實效性，具有重要意義。為此，還應積極加強學校檔案主管部門、學校宣傳部門及各個立檔部門之間的相互配合，暢通收集渠道，上下齊心，齊抓共管，接受學校綜合檔案室專業性的業務指導，全面收集、整理聲像檔案，做好檔案的移交工作，為學校檔案集中統一管理奠定基礎。

參考文獻

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摘 要 現如今，檔案類型逐漸朝著多元化的方向發展，除了一些文字檔案之外，聲像檔案也成為一種比較普遍的檔案類型。但是從現如今聲像檔案管理工作的現狀中可以看出，無論是保管條件還是管理方式方面都存在著一定的局限性。

關鍵詞 聲像檔案 管理現狀 對策

一、聲像檔案管理工作的主要現狀

（一）聲像設備的類型較多，管理缺失

通常情況下，人們對聲像檔案管理工作的認識僅僅局限在其設備應用上。一般來說，一些辦公機關以及企事業單位的聲像設備數量較多，但是，占據總體檔案信息的比例卻響度較小。而且聲像設備管理工作程序和秩序存在著一定的滯后性。人們對聲像設備的制度以及使用方式要求相對較高，有些聲像資料并沒有完全包括下來，這就為以后的聲像檔案管理工作帶來一定的難題。

（二）從事聲像設備管理工作的人員素質不高

從現如今，檔案管理工作人員中可以看出，其專業技能和學歷很多都沒有達到標準。經過調查可以看出，專職人員和兼職人員占據著大部分。大專文化程度的工作人員比較多，本科或者是碩士學歷的工作人員寥寥無幾。因此，在實際的工作中，工作人員的問題直接影響到聲像檔案管理工作的效率。

二、聲像檔案管理工作中存在的主要問題分析

（一）管理制度不夠健全

經過具體的調查可以看出，很多聲像檔案管理工作中，由于管理制度不完善而出現的檔案管理不科學的現象比較多。很多管理工作無章可循。一些檔案管理部門在管理制度確立過程中，沒有得到科學地監管，或者是有些制度名存實亡。對于聲像檔案管理工作來說，制定科學的管理制度意義重大，這也是現如今我國檔案管理工作中，聲像檔案管理工作比較缺失的部分。

（二）管理人員的意識不強

聲像檔案管理工作本身具有一定的時效性，一些影像信息需要進行文字說明，這樣才能夠提升檔案管理工作的高效性。但是，管理人員的工作意識以及工作積極性明顯不夠。很多檔案信息并沒有經過規范地歸檔，甚至出現了影像檔案信息丟失的現象。檔案管理人員本身的意識如果不達標，必然會對聲像檔案管理工作造成嚴重地影響。

（三）聲像檔案保管條件比較差

眾所周知，聲像檔案的保管條件要高于紙質檔案，但是從相關的調查研究中可以看出，很多地區的聲像檔案信息在保管的過程中并沒有設置專門的保管室。因此，在實際的檔案管理工作中，工作人員就將這些檔案信息和普通的檔案一并管理。對于溫度、潮濕度等因素沒有重視，很多磁帶出現了嚴重地受損現象，對于聲像檔案信息的利用也起到一定地阻礙作用。

1.收集渠道不暢。

檔案館中的影像信息都是通過各種不同渠道收集而來的。但是，現如今，館藏中的聲像檔案數量不是很多，主要的原因是由于收集渠道不暢通。出現這一現象的主要原因是聲像檔案內容本身存在著一定的分散性，而且也相對比較復雜。在實際的工作中，工作人員的收集力度也明顯不夠，因此，就出現了收集量不高的問題。

2.很多聲像檔案信息丟失。

很多聲像檔案信息雖然有保管的檔案和地址。但是很多原始的檔案信息出現了丟失的現象。出現這一現象的主要原因是，在很多活動中，檔案管理工作不到位。在活動結束之后，檔案管理工作人員發現檔案信息已經遺失，另外，有些檔案管理工作人員的職業道德嚴重缺失，在工作中不以做好檔案管理工作為己任，造成檔案信息的丟失現象。

三、聲像檔案管理工作的對策

（一）加強宣傳，提升檔案管理工作人員的責任意識

很多檔案管理人員認為，做好檔案保管和管理工作主要是主管人員的責任，這種認識是錯誤的。各層次的工作人員都應該對檔案管理工作加強重視，做好檔案管理工作人人有責。從實際的檔案管理工作的現狀中可以看出，要想解決實際的問題，首先應該做好宣傳工作，要引起社會各界人士對聲像檔案管理的關注。同時還應該抓住機遇，在完善檔案管理工作的基礎上，提升工作人員的工作和責任意識。

（二）做好監督和分類工作，加強對工作人員的培訓

針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員有關的專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（三）結合實際，創造條件

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次，要控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

四、總結

本文通過對聲像檔案管理的現狀進行了深入的探討和分析，同時針對所出現的現狀提出了一些加強聲像檔案管理的有效措施。對聲像檔案要進行科學、規范的管理，必須要加大宣傳力度，制定各項相關的管理制度，有關部門要做好監督工作，定期對聲像檔案管理人員進行業務培訓，創造良好的保管條件等，從而保證檔案完整歸檔。

參考文獻：

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一、聲像檔案特點

1.形象逼真

聲像檔案不同于文書檔案，它能給人活靈活現的感覺。有些檔案通過文字記錄很難表達清楚，但是通過聲像系統的記錄就能解決文字難以生動概括描述的問題。聲像記錄是以生動的畫面，可視的具體形象展現在人們面前的另一種全新的檔案記錄系統。而且配有音響、字幕等更便于人們理解和接受，讓人們產生有“身臨其境”的感覺。聲像檔案的形象性與其所產生的直接感受性遠遠超過了以前的純文本檔案的記錄。

2.時空感強烈

作為交替信息的工具，一般的檔案，在時間與空間上是有限的。而聲像檔案由于采用先進的科學技術和快速的傳輸手段，它的時間感與空間感則較為強烈，甚至進行超越時空的傳送，可以把轉瞬即逝的畫面通過先進的聲像設備記錄下來，在以后的特定情況下予以再現，這樣不僅可以讓人們對歷史有更加清晰的認識，而且還可以讓人們通過過去的記錄對當下情況有所反思。

3.易復制

聲像記錄品容易復制，甚至作為聲像檔案載體的磁帶或光盤可用來多次記錄不同的檔案，并且，原版聲像載體與制作精良的復制件之間的區別特征微乎其微，要想區別那是十分困難的。所以，對聲像檔案的原件和復制件要認真區分，以便于分開妥善保管和充分利用。

二、廣電系統聲像檔案管理存在的問題

1.管理落后

大多數廣播電視系統對聲像檔案的管理還是按照傳統的工作方式采用純手工的檢索、編輯、歸檔等，對于檔案的重新利用不足。甚至有的新聞部門，對一些記載歷史的重要影像、照片等資料只重采編，不重存檔，導致重要資料的流失。

2.檔案資料保管不當

有的資料儲存庫房設施不健全，缺乏先進保管設備，檔案庫房的管理大都還處于原始階段，只是將原有聲像大量堆積，檔案進行倉儲式管理，根本談不上科學的分類、編目和索引。

3.對聲像檔案的價值認識不足

有的單位為了節約資金，重復利用磁帶等聲像設備，致使一些珍貴素材和歷史資料被清洗掉；對年代久遠的音像節目資料，也沒有進行重新修復，使其繼續發揮應有的作用。

4.忽視檔案人才利用

目前，廣播電視系統的聲像檔案管理人員一般都不是專業出身，他們缺乏系統的專業知識，缺乏對聲像檔案的匯編和開發的能力。這是因為電視媒體在錄用工作人員時，偏重記者、編輯和網絡制作等技術專業人才，對從事聲像檔案管理工作人員的專業性不重視，從而導致聲像檔案管理人才短缺，影響了聲像檔案的規范化、制度化管理。

三、廣電系統聲像檔案管理的發展趨勢

廣播電視檔案部門出于管理的需要，要把傳統的檔案載體形式轉為機讀檔案，存儲載體由光盤、磁盤等形式向數字形式轉變，具體操作步驟如下：

1.廣播電視聲像檔案數字化的方案

首先做好檔案的優化工作，對檔案的移交進行限制，控制入庫聲像檔案的質量。其次，有計劃地對現有檔案進行數字化操作。各電臺、電視臺可以根據自身的情況選擇不同的標準，建立屬于本臺特色的聲像檔案數字化管理系統。最后，根據服務對象的特殊需求進行數字化，無論對服務對象還是本臺節目的需求，檔案部門都要提供全方位的信息服務。在確定數字化的目標后，運用先進技術，對多種載體形式的檔案進行數字轉化。

2.加強對電子文件的管理

從形式上看，電子文件能夠直接借助先進科學技術進行遠程傳遞和共享。但是，它是通過代碼來記錄的，它的內容只能通過設備來獲取。所以，各電臺、電視臺應該對移交到單位的電子文件進行有目的、有重點的研究，完善電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。

3.加大建設數字數據的力度

（1）積極創建具有本臺特色的數據庫，如人物專訪節目庫、新聞節目庫、財經專題節目庫、文藝娛樂節目庫等等；（2）創建虛擬數據庫，用網絡空間的不真實性、虛幻性來彌補現有數據庫信息量的缺陷；（3）在開展聲像檔案信息資源數據庫的建設工作過程中充分利用現成的數據庫，來進一步完善聲像檔案數字化系統管理。

4.運用數字化基礎策略技術