縣貫徹檔案登記備份方法

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為貫徹落實《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發<電子文件管理暫行辦法>的通知》（廳字〔2009〕39號）、《中共省委辦公廳、省人民政府辦公廳關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》（浙委辦〔2009〕140號，）和《省電子文件和數字檔案登記備份工作實施方案》（浙檔發〔2010〕12號）文件精神，經縣委、縣政府同意，決定在縣級各部門、鄉鎮、有關企事業單位開展電子文件和數字檔案登記備份工作，由縣檔案局負責對本縣范圍內形成的對國家和社會具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證，并由縣檔案館對經過認證的電子文件和數字檔案進行數據備份，確保電子政務信息安全。為全面推進我縣電子文件和數字檔案登記備份工作（以下簡稱“檔案登記備份工作”）的順利實施，特制定本實施方案。

一、總體要求

堅持以科學發展觀為指導，以創新的思路和現代化手段，統籌規劃，分步實施，逐步建立和完善檔案登記備份制度，構建新形勢下電子文件和數字檔案的安全保障體系和信息服務體系；以重要涉民檔案為重點，加快檔案資源整合，逐步構建結構優化、充分共享的檔案信息資源體系；通過實施檔案登記備份工作，不斷提升檔案部門的資源統籌和監管服務能力，著力提高檔案工作服務大局、服務社會的能力和水平。

二、目標任務

（一）建立全縣電子文件和數字檔案登記備份中心。按照全省檔案登記備份中心建設有關要求，結合我縣數字檔案館建設，力爭在“十二五”期間，在縣檔案館建成規范的電子文件和數字檔案登記備份中心，全面開展電子文件和數字檔案登記備份工作。同時，根據國家有關容災備份的要求，在館際間建立異地備份庫。

（二）開展機關、團體、企事業單位數字檔案室建設。有關單位要按照文檔一體化要求加強對本單位重要電子文件的歸檔和管理，加快重要傳統載體檔案（包括紙質、聲像、音像、照片等）的數字化轉換，為開展電子文件和數字檔案登記備份工作打下基礎。全縣開展機關、團體、企事業單位示范數字檔案室創建活動，條件好的進館單位率先啟動電子文件和數字檔案登記備份工作。

（三）開展涉及民生的重要檔案的登記備份工作。“十二五”期間，逐步完成重點涉民單位（部門）的電子業務數據、其他電子文件和檔案數字化成果的登記備份工作，根據國家電子文件中心建設的有關要求，全面開展機關單位的電子文件歸檔工作。

（四）開展重點建設項目檔案登記備份工作。按照分級管理原則，對縣級以上重點建設項目和政府投資項目檔案由縣檔案局進行登記備份，作為重點建設項目檔案專項驗收（行政許可）的必備條件之一。

三、檔案登記備份的范圍、數據形式

（一）范圍

根據電子文件和數字檔案的權屬關系和進館要求，列入登記備份的范圍主要包括：

1.法定進館單位的重要電子文件和數字檔案。包括縣級各部門、鄉鎮、有關企事業單位形成的尚未到移交進館年限的歸檔電子文件、檔案數字化成果等。

2.相關重點領域形成的重要電子文件和數字檔案。主要是：（1）涉及公共利益或者單位、個人權益的重要民生領域的檔案，重點是全縣各業務主管機關、人民團體及下屬單位形成的與人民群眾關系密切的重要業務檔案和電子數據（包括人事勞動社會保障、國土資源、建設、醫療衛生、教育、民政、農林、住房公金積及其他重要民生領域形成的業務檔案和電子數據）；（2）有關企事業單位形成的事關國計民生、具有重要法律憑證價值或現實查考價值的電子文件和數字檔案；（3）縣級以上重點建設項目在建設過程中所形成的對國家和社會具有長久保存價值、較高憑證價值和現實查考價值的電子文件和數字檔案；（4）重大活動檔案。

3.在自愿基礎上，對民營企業、基層自治組織和個人保存的重要電子文件和數字檔案進行登記備份。

國家和省另有規定的，依照有關規定執行。

（二）登記備份數據形式

根據各單位業務工作實際和信息化水平情況，移交備份的檔案數據有以下三種數據形式：

1.電子業務數據。指各行業主管部門及下屬單位通過專業業務信息管理系統形成的現行電子業務數據（庫）以及經CAD系統設計產生的具有重要保存價值的電子圖紙等。電子業務數據（庫）是檔案登記備份工作的重點，應依據各主管部門的不同業務需求與安全保障條件具體制定數據安全備份頻率，采取實時或定期（間隔一周或以上）的移交備份方式。

2.電子公文。指各單位在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成的公務電子文件（一般為版式公文或文檔、圖表等形式，包括相關元數據和機讀目錄等）。

3.檔案數字化成果。指各單位傳統載體檔案經數字化轉換后的數據成果，包括全文和機讀目錄等。

四、檔案登記備份工作流程

（一）登記

各單位在移交檔案備份數據前做好以下工作：

1．各單位在做好重要檔案（電子文件）形成與管理情況調查，檔案數字化轉換和電子文件備份導出等前期準備工作的基礎上，應填報《檔案管理情況登記表》（見附件1）。

2．根據電子文件和數字檔案登記備份的要求，將納入登記備份范圍的數字檔案在移交前生成備份包或導出到脫機載體（同步生成唯一性認證信息），并做好備份載體（包）的登記管理工作，填寫《電子文件和數字檔案備份情況表》（包括續表，見附件2）、《檔案備份數據移交、接收檢驗表》（見附件3）。

（二）報送與移交

各單位可通過在線傳輸、光盤移交等方式，將登記備份載體（包）按規定時間報送給縣檔案局電子文件和數字檔案登記備份中心。

(三)受理、審核

縣電子文件和數字檔案登記備份中心根據各單位報送的書面材料和移交的登記備份數據，結合國家、省有關規定，及時進行受理、審核。審核內容包括以下兩個方面：

（1）材料審核。審核各單位電子文件和數字檔案登記備份范圍是否符合浙委辦〔2009〕140號文件和有關檔案法規政策規定，《電子文件和數字檔案備份情況表》等報送材料是否完整、有效。

（2）技術檢測。移交的登記備份載體是否符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》等規范要求，載體質量是否完好，介質是否攜帶病毒，備份載體（包）的摘要信息是否與已登記信息一致等。

（四）反饋

縣電子文件和數字檔案登記備份中心根據審核結果，填寫《檔案備份數據移交、接收檢驗表》（附件3）并反饋給報送單位，對于登記備份數據（或書面材料）不符合要求的，報送單位應在收到反饋通知后按照登記備份中心的要求重新移交、報送。

（五）保管

檔案登記備份中心應妥善保管各單位報送的備份數據，對于在線備份的數據要定期下載，脫機保存；及時做好對各單位備份數據包的整理編目。

五、各類數據備份要求

（一）電子業務數據

根據各單位不同業務需求與安全保障條件具體制定數據備份策略（完全備份、增量備份、差異備份等），并采用在線和離線相結合的存儲備份方式。報送單位應負責備份數據的真實性、完整性和安全性；檔案登記備份中心應確保移交備份數據的原始性和安全性。備份數據是否需要加密，可根據移交單位實際情況，由雙方協商確定。

電子業務數據的登記備份時間可根據各單位業務信息管理系統的數據安全需求具體確定。對于數據變動頻繁的，可每天備份；對于數據變動較少的，可每周、每月或每季備份，但每年至少一次以上。

（二）電子公文

登記備份方式和要求按照國家和省有關電子文件管理的規定執行。

各單位電子公文每年進行一次登記備份，一般應在第二年6月底前完成前一年度的電子公文的登記備份。

（三）檔案數字化成果

各單位應按照《省綜合檔案館電子目錄數據庫結構與交換格式》、參照《省省直單位紙質檔案數字化實施細則》的規定，將數字化掃描圖像和目錄數據按規定格式存儲到一次寫光盤或磁帶等介質，再備份至檔案登記備份中心。各單位應保證檔案數字化成果數據內容的真實性、完整性和可讀性。

檔案數字化成果每年進行一次登記備份，一般應在第二年6月底前完成前一年度的電子公文的登記備份。

六、保障措施

（一）加強組織領導。縣里成立工作領導小組，加強領導，統籌協調，及時解決有關問題。縣檔案局要切實承擔起主管部門職責，明確登記備份工作具體實施方案，認真抓好全縣電子文件和數字檔案登記備份工作的組織實施，加強督促、檢查和指導。縣級各部門、鄉鎮要把電子文件管理和登記備份工作擺上議事日程，加強領導，落實人員，明確職責，及時研究解決有關問題，認真做好電子文件管理和登記備份的各項基礎工作，確保電子文件管理和登記備份各項工作落到實處。

（二）落實保障措施。電子文件和數字檔案登記備份工作已列入省平安市、縣考核內容，縣委、縣政府已將這項工作列入平安建設考核內容。各有關單位要進一步明確任務、落實責任、完善制度，建立長效管理機制。同時，要加大對電子文件管理和登記備份工作的投入，為開展該項工作提供必要的資金保障。縣財政部門要將電子文件管理和登記備份工作所需經費列入財政預算，為這項工作開展提供必要的資金保障。

（三）加強隊伍建設。縣級各部門、鄉鎮要配齊配強檔案管理隊伍，把責任心強、熟悉檔案和計算機業務、具有較強管理能力的人員充實到檔案管理隊伍，并確保人員的相對穩定。縣檔案局、縣信息中心要積極開展電子文件管理和檔案信息化知識技能培訓，加大專業技術人才引進、培養力度，提高電子文件和檔案管理水平，為履行好電子文件管理和電子文件、數字檔案登記備份職能提供人才保障