黨建紙質(zhì)文件管理條例

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為進(jìn)一步規(guī)范對各類文件的管理，根據(jù)中央和市委有關(guān)文件精神，結(jié)合本部具體情況，特作如下規(guī)定：

一、關(guān)于文件的閱讀范圍

1、中央文件（包括中央組織部文件）：

發(fā)至縣團(tuán)級的中央文件，可供黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位中處級和相當(dāng)處級以上職務(wù)的黨員干部閱讀。

2、市委文件（包括市委組織部文件）：

（1）發(fā)至區(qū)縣局以上單位的市委文件，可供黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位中處級和相當(dāng)處級以上職務(wù)的黨員干部閱讀。

（2）發(fā)至縣團(tuán)級的市委文件，可供黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位中科級和相當(dāng)科級以上職務(wù)的黨員干部閱讀。文件注明傳達(dá)范圍的，按規(guī)定辦理。

3、區(qū)委文件（包括區(qū)委組織部文件）：

由單位領(lǐng)導(dǎo)決定閱讀范圍。文件注明傳達(dá)范圍的，按規(guī)定辦理。

4、離、退休干部閱讀文件的規(guī)定：

離、退休干部，可按原來的職級或規(guī)定享受的政治待遇閱讀相應(yīng)級別的中央文件和市委文件及區(qū)委文件，由原所在單位黨組織根據(jù)實際情況組織閱讀或傳達(dá)。

5、文件有領(lǐng)導(dǎo)批示的，按批示范圍傳閱。

二、關(guān)于文件的處理程序

1、簽收和啟封：文件的收發(fā)由專人履行簽收手續(xù)，其他人員不得隨意簽收和啟封。如果標(biāo)有具體人員親收、親拆的公文、信函，除本人委托外，任何人不得啟封，應(yīng)原封不動交給親收人或指定人員。辦公室收到的各類公文及重要資料、刊物須及時交送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科（室），按有關(guān)程序和規(guī)定及時處理，防止耽擱、延誤。

2、登記：登記文件必須將收發(fā)文時間、來文單位（發(fā)往單位）、文件字號、密級、標(biāo)題、緩急程序、份數(shù)及處理時間、處理情況逐項登記清楚。登記文件應(yīng)按來文單位類型分別登記，登記簿應(yīng)裝訂成冊，易于保存、查詢，妥善保存5年后銷毀。

3、辦理：經(jīng)辦人員必須根據(jù)文件的內(nèi)容和閱知的范圍，及時、迅速傳閱、辦理，不得拖延，事后必須在辦文單上簽字或?qū)懨鬓k理經(jīng)過及結(jié)果，需向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況的必須及時反饋。領(lǐng)導(dǎo)批示后的文件，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批示意見進(jìn)行辦理。凡經(jīng)注辦的文件，辦公室要及時對承辦情況進(jìn)行督促檢查，做好催辦工作，以避免漏辦和延誤。

4、傳閱：傳閱文件應(yīng)突出一個“快”，隨時掌握文件的去向，避免文件漏傳、誤傳和延誤、遺失。

(1)嚴(yán)格登記手續(xù)。文件傳閱時應(yīng)做好登記手續(xù)或請傳閱者做好傳閱簽收。

(2)文件傳閱時，應(yīng)設(shè)立必要的文件傳閱夾和辦文單，以便區(qū)別于其他材料和領(lǐng)導(dǎo)閱后簽字、批示。要提醒傳閱者不要隨意抽取文件夾里的文件，以避免文件漏傳。

(3)文件傳閱應(yīng)在部內(nèi)的辦公室進(jìn)行，不得將文件帶到住所或公共場所閱處。

(4)文件傳閱必須根據(jù)規(guī)定的文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱，應(yīng)由專人按部領(lǐng)導(dǎo)的排序或主次先后遞送。對傳閱的文件應(yīng)及時收回，重要文件應(yīng)當(dāng)天送達(dá)，當(dāng)天收回。要避免文件在傳閱對象之間發(fā)生相互傳遞的“橫傳”現(xiàn)象，以免傳閱的文件失去控制，造成文件積壓、丟失和下落不明等情況。要加快文件傳閱的速度，送文人員應(yīng)盡可能了解有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)部門的工作規(guī)律與時間安排，有時間閱讀的要及時送閱，如領(lǐng)導(dǎo)外出，可適當(dāng)調(diào)整傳閱秩序，要盡量減少文件傳閱時的停留時間，縮短文件傳閱周期。

三、關(guān)于文件的保管

文件的保管、存放必須明確專人負(fù)責(zé)，并建立健全管理制度。

1、對傳閱好的文件、辦理好的文件，應(yīng)及時核對清點，并分門別類保管存放。

2、文件借閱時，必須符合規(guī)定的文件閱知范圍，辦理借閱文件的登記手續(xù)，在規(guī)定的場所閱讀。如遇特殊情況需要攜帶文件外出時，必須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。涉及密級的公文和內(nèi)部重要資料，要注意保密。凡是有密級的文件，不得隨意復(fù)印，確因工作需要必須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意才可復(fù)印，其復(fù)印件按正式文件管理。

3、文件的存放場所應(yīng)安全、保密，不得將文件隨意放在辦公桌面上或存放在玻璃櫥和敞開式的櫥柜中。

四、關(guān)于文件的清退、銷毀

要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和銷毀工作。清退和銷毀文件，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。文件銷毀時需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)同意。個人不得擅自銷毀文件。

(1)中央文件、市委文件清退工作，按區(qū)委辦公室下發(fā)的文件清退單，認(rèn)真核對應(yīng)清退的文件，按時、如數(shù)將清退的文件送區(qū)委機(jī)要室并辦理清退、注銷手續(xù)。

(2)區(qū)委文件和本單位的文件根據(jù)有關(guān)歸檔要求，要定期清理歸檔，并做好歸檔手續(xù)。

(3)對不需要歸檔的其他文件、資料及內(nèi)部刊物，應(yīng)按區(qū)委保密辦的規(guī)定進(jìn)行清退、銷毀。

(4)文件管理人員在工作調(diào)動、離職時，應(yīng)先辦理文件的移交手續(xù)，清退所持的全部文件，方可辦理調(diào)動、離職手續(xù)。任何個人不得私自帶走文件或私自銷毀文件。

五、關(guān)于文件管理職責(zé)

1、辦公室是文件管理的職能部門，應(yīng)加強(qiáng)對文件，特別是中央文件、市委文件的管理，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定和保密紀(jì)律，做到既充分發(fā)揮每份文件的作用，又嚴(yán)防失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

2、辦公室主任應(yīng)定期檢查文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管和清退、銷毀情況，加強(qiáng)文件管理和保密教育。

3、辦公室負(fù)責(zé)文件處理、保管的人員要增強(qiáng)責(zé)任性和保密意識，忠于職守，嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)章制度和保密紀(jì)律，勤懇工作，確保文件正常運轉(zhuǎn)，防止遺失。