各類公文知識及案例6

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第一篇制度寫作及范文

一、制度的含義和特點

(一)制度的含義

制度是黨政機關、社會團體、企事業單位為加強對某項工作的管理而制定的要求有關人員共同遵守的規范性文書。

制度可分為崗位性制度和法規性制度兩種類型。崗位性制度適用于某一崗位上的長期性工作，所以有時制度也叫“崗位責任制”。如《辦公室人員考勤制度》、《機關值班制度》。法規性制度是對某方面工作制定的帶有法令性質的規定，如《職工休假制度》、《差旅費報銷制度》。

制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。

制度的方式比較多樣，除作為文件存在之外，還可以張貼和懸掛在某一崗位和某項工作的現場，以便隨時提醒人們遵守，同時便于大家互相監督。

(二)制度的特點

1．指導性和約束性

制度對相關人員做些什么工作、如何開展工作都有一定的提示和指導，同時也明確相關人員不得做些什么，以及違背了會受到什么樣的懲罰。因此，制度有指導性和約束性的特點。

2．鞭策性和激勵性

制度有時就張貼或懸掛在工作現場，隨時鞭策和激勵著人員遵守紀律、努力學習、勤奮工作。

3．規范性和程序性

制度對實現工作程序的規范化，崗位責任的法規化，管理方法的科學化，起著重大作用。制度的制定必須以有關政策、法律、法令為依據。制度本身要有程序性，為人們的工作和活動提供可供遵循的依據。

二、制度的寫法

(一)標題

制度的標題主要有兩種構成形式，一種是以適用對象和文種構成，如《保密制度》、《檔案管理制度》；另一種是以單位名稱、適用對象、文種構成，如《大學校產管理制度》、《市工業局廉政制度》。

(二)正文

制度的正文有多種寫法，主要可以概括為三種情況：引言、條文、結語式；通篇條文式；多層條文式。

1．引言、條文、結語式

先寫一段引言，主要用來闡述制定制度的根據、目的、意義、適用范圍等，然后將有關規定一一分條列出，最后再寫一段結語，強調執行中的注意事項。

2．通篇條文式

將全部內容都列入條文，包括開頭部分的根據、目的、意義，主體部分的種種規定，結尾部分的執行要求等，逐條表達，形式整齊。

3．多層條文式

這種寫法適用于內容復雜、篇幅較長的制度，特點是將全文分為多層序碼，篇下分項、項下分條、條下分款。如某省制定的《檔案管理制度》，用“一、二、三……”來表示大項，用“(一)、(二)、(三)……”來表示大項下的條，用“1、2、3、……”來表示條下的款。

(三)制發單位和日期

如有必要，可在標題下方正中加括號注明制發單位名稱和日期，其位置也可以在正文之下，相當于公文落款的地方。

【范文】

地區工業局廉政制度

為了保持清正廉潔，防止腐敗，強化自我約束機制，根據省地有關廉政建設規定，結合我局實際，經全體同志充分討論，建立如下廉政制度：

一、要甘當公仆。全局工作人員要堅持為人民服務的宗旨，熱愛本職工作，繼續發揚密切聯系群眾、艱苦樸素、廉潔奉公的優良作風，不搞特權、不謀私利、多做貢獻。

二、要改進作風。全體工作人員、尤其是各級領導干部，要深入基層，調查研究，幫助基層解決實際問題，辦實事、講實效、不搞形式主義；要勤儉節約，不鋪張浪費，不用公款請客送禮，開會不發紀念品，不辦超標準的會議伙食，會議不搞旅游，對上、下級和外地客人，由分管領導或對口部門按標準，積極熱情接待。到基層工作應在職工食堂就餐，并按規定交費。

三、要清正廉明。全體工作人員，尤其是各級領導干部，不得用權力為子女、親屬升學、就業、參軍、提干、晉級，不得利用職權在申報項目、產品鑒定、達標升級驗收、資金物資分配、人員調動、轉干提干等方面索賄受賄，不把職權范圍的工作變為有償服務。嚴格按照小汽車管理辦法使用小汽車，因私用車要按規定付費；嚴禁貪污、挪用公款，不準多占住房和違法建私房，對多占住房和違法建房按規定認真處理。

四、要政務公開。全局性的工作，如年度計劃、年度工作安排、總結、基建技改項目的審定、機關人員的調動、安排、職務的晉升、調資提級、獎金分配、住房調整、經費開支、計劃物資分配、評選先進、職工獎懲、招工招干等重大問題，應廣泛征求群眾意見，領導集體討論決定，必要時張榜公布，接受群眾監督。討論決定上述問題時，涉及的有關人員應該自覺回避。

五、要嚴格考核檢查。上述決定由局監察室、紀檢組負責考核，作為干部提升晉級、評選先進的重要內容，每季考核一次，年終總評。

第二篇制度的結構

制度的寫法是條文式，即把制度內容分條款逐一寫出，其結構可分為標題、正文、結尾三部分。

（1）標題由制定單位、工作內容、文種三部分組成。如：醫院住院部交接班制度制定單位工作內容文種有的制度標題中不寫制定單位，而將它寫在末尾。

（2）正文。這是制度的主體部分。寫條文前可加一小段引言，簡要、概括地說明制定這項制度的原因、根據、目的等情況。接著逐條寫各項內容。一個單位內部的制度也可以不寫引文，直接寫條款。條文寫完后還要寫明此項制度從什么日期執行。

（3）結尾。條文寫完了就自然結束，寫上制定單位、公布日期。是單位內部的制度行文公布不必蓋章，如是一級政府或一個系統的制度需廣泛下發執行者，必須落款公章。以增強其真實性嚴肅性。

第三篇辦法寫作及范文

一、辦法的含義、特點和類型

(一)辦法的含義

辦法是行政機關為貫徹某一法令或者做好某方面工作而制定的法規性文書。

辦法一般用“命令”或“通知”的方式，在行政管理領域運用得非常普遍。年各期《中華人民共和國國務院公報》，差不多每期都發表有國務院各部委制定的辦法，有時一期上刊登若干篇。以年第7號為例，刊登的辦法計有：國土資源部以通知的方式的《礦產資源勘查開采登記機構管理暫行辦法》和《礦產資源勘查開采登記人員資格及機構考核授予辦法》，水利部以命令的方式的《水利基本建設項目稽察暫行辦法》，國家稅務總局以通知的方式的《外商投資企業采購國產設備退稅管理試行辦法》。

(二)辦法的特點

1．具體性

辦法和條例、規定是比較近似的文種。它們都有法規性，分章列條的外部形式也比較接近。它們之間的區別體現為：條例的制作單位級別高，意義重大，內容全面、系統、原則。規定的制作單位沒有條例那么嚴格，內容比較局部化，方法、步驟、措施比較詳細。而辦法由分管某方面工作的職能部門作出，內容更為具體。但這些區別不是絕對的，彼此之間的界限很難劃分清楚。例如同是對公文辦理作出規定，中央辦公廳使用的是條例，而國務院辦公廳使用的卻是辦法。

2．普遍性

辦法的應用范圍廣泛，使用率高，特別是在我們國家法制建設一步步前進，人們的法制觀念一步步強化的時候，自覺守法已逐步成為人們行動的準則，事情無論大小，都要有法可依。而辦法可以用于指導實施國家的某一法律、條例，可以對某項工作作出具體規定，因而越來越廣泛地被行政管理部門所采用。

3．實踐性

辦法的內容都是貼近于工作實踐的方法、步驟和措施，帶有很強的實踐性特點。

4．派生性

有相當一部分辦法是為貫徹落實某一法律而制定的，是法律的派生物。例如，國務院和中央軍委的《中國人民解放軍士官退出現役安置暫行辦法》的第一條說：“根據《中華人民共和國兵役法》和《中國人民解放軍現役士兵服役條例》的有關規定，制定本辦法。”其對法律和條例的依附性十分明顯。

(三)辦法的類型

1．實施法律、條例和計劃的辦法

這種辦法的派生性很強，有的從標題上就明確指出這一點。如《中華人民共和國國務院公報》年第5號刊登的《中華人民共和國海關實施〈行政復議法〉辦法》，就是對海關如何貫徹執行《中華人民共和國行政復議法》制定的辦法。《年教育基金會〈優秀大學生獎學金計劃〉實施辦法》也屬于這種類型。

2．實施行政管理的辦法

這種辦法雖然也是以相關法律為依據制作的，但不是哪一部法律和條例的派生物，有一定的獨立性。它是行政管理部門對一些法律不可能具體涉及的局部性工作所作的安排。例如《中華人民共和國國務院公報》年第7號上刊登的《水利基本建設項目稽察暫行辦法》，第一條說：“為規范水利基本建設行為，加強國家水利基本建設投資管理，提高建設資金使用效益，確保工程質量，保證稽察工作客觀、公正、高效開展，特制定本辦法。”這段話準確概括了其實施行政管理的性質。

二、辦法的寫法

(一)標題和制發時間、依據

1．標題

辦法的標題一般由主要內容和文種構成。主要內容包括基本事項、適用范圍或闡釋依據，如《儲蓄存款利息所得個人所得稅征收管理辦法》、《統計上崗資格證書頒發實施辦法》、《〈國務院關于職工工作時間的規定〉的實施辦法》。

如果是試行或暫行，在標題中要寫明，如《外商投資企業采購國產設備退稅管理試行辦法》。

2．制發時間、依據

加括號標于標題之下正中，有多種寫法：制發時間和通過的會議；通過的會議及通過的時間；機關和時間；機關和首次時間及修訂時間。

隨命令和通知的辦法，自身不顯示制發時間和依據，但以后單獨使用時，應將原命令和通知的時間標注于標題之下。

(二)正文

1．總則、分則、附則寫法

內容復雜的辦法，可采用總則、分則、附則式寫法。

總則寫明制定辦法的目的、依據、意義、適用范圍、實施部門等。如《第五次全國人口普查辦法》第一章為總則，分別寫了目的和依據、領導機關、普查標準時間、經費來源、責任機關。

分則列出具體的方法、步驟、措施、要求等，可分若干章展開。如《第五次全國人口普查辦法》，分則共含第二章“人口普查的對象和登記原則”，第三章“人口普查的宣傳和準備工作”，第四章“人口普查的登記和復查工作”，第五章“人口普查人員的選調和培訓”，第六章“人口普查數據的公布和管理”，共計五章，含第六到第四十三條。

附則用來寫特殊規定、補充規定和生效時間。如《第五次全國人口普查辦法》附則共三條，分別涉及少數邊遠不便地區的特殊情況，實施細則的制定權，施行時間。

2．直接分條式寫法

內容簡單的辦法，直接分條即可。前若干條寫目的、依據、宗旨等，中間較多的條款寫方法、步驟、措施等，最后一兩條寫補充規定和實施要求。

【范文】

外商投資企業采購國產設備退稅管理試行辦法

第一章總則

第一條為鼓勵外商投資企業使用國產設備，明確職責和操作程序，依法規范運作，特制定本辦法。

第二條外商投資企業所在地國家稅務局按規定負責國產設備的登記、退稅、監管、核銷工作。

第二章享受退稅的范圍和條件

第三條享受國產設備退稅的外商投資企業，是指已經辦理稅務登記的外商投資企業，包括中外合資企業、中外合作企業、外商獨資企業。

外商投資企業的外國投資者已投入的資本金必須達到投資各方已到位資本金的25％(含)以上。

第四條享受退稅的設備范圍：是指符合《國務院關于調整進口設備稅收政策的通知》(國發〔〕37號)中規定的《外商投資產業指導目錄》(鼓勵類和限制乙類)，以及《當前國家重點鼓勵發展的產業、產品和技術目錄》的投資項目，在國內采購的設備。

對符合上述規定的項目，購貨合同中列名的隨設備購進的部分塑料件、橡膠件、陶瓷件及石化項目用的管材等，也可以退稅。

對列入國務院《外商投資項目不予免稅的進口商品目錄》和《國內投資項目不予免稅的進口商品目錄》，在國內采購的設備，不能享受退稅的稅收優惠政策。

第五條享受退稅的設備，必須同時具備以下兩個條件：

(一)必須是以貨幣購進的未使用過的國產設備，不包括投資方的實物投資和無形資產投資；

(二)必須是在稅務機關核定退稅投資總額內且在年月日以后購進的國產設備；

國產設備是指中華人民共和國境內企業生產的設備。

核定退稅投資總額，按以下公式計算：

核定退稅投資總額＝投資各方的貨幣投資總額－已購免稅進口設備總值。

第三章登記管理

第六條凡符合退稅范圍條件的外商投資企業，在履行每份國產設備采購合同第一次購買國產設備前，應持《外商投資企業采購國產設備登記手冊》(格式附后，以下簡稱“登記手冊”，由各省、自治區、直轄市、計劃單列市國家稅務局印制)，并附以下資料，到其主管退稅稅務機關申請辦理購進國產設備的登記備案手續：

(一)企業法人營業執照副本復印件；

(二)企業稅務登記證副本復印件；

(三)出口退稅登記證副本復印件；

(四)企業可行性研究報告和合同章程協議復印件；

(五)外經貿部項目批準書復印件；

(六)進口設備清單；

(七)投資方實物投資原始憑證復印件；

(八)國產設備供貨合同復印件；

(九)驗資報告。

第七條主管退稅稅務機關接到企業的申請后，根據企業申請情況，如實填寫登記手冊，并加蓋公章后交外商投資企業。

第八條主管出口退稅的稅務機關應建立臺帳，將外商投資企業的投資總額、擬購進國產設備名稱、數量、金額等有關情況登記造冊，并輸入計算機。

第九條外商投資企業因故未能執行購銷合同的，應持原登記手冊到主管退稅稅務機關辦理注銷手續。稅務機關應注銷相應的臺帳記錄。

第四章購銷管理

第十條外商投資企業采購國產設備時，供貨企業根據購貨企業提供的登記手冊第1頁復印件和供貨合同，準予開具增值稅專用發票。

第十一條供貨企業主管征稅稅務機關根據供貨企業提供的登記手冊第1頁復印件、供貨合同復印件及有關資料，審核無誤后，按規定開具稅收(出口貨物專用)繳款書。稅收(出口貨物專用)繳款書的開具，按照現行有關規定執行。

第十二條購貨企業與供貨企業結算國產設備貨款時，可以外匯或人民幣結算，以外匯結算的，按照外匯管理部門有關規定執行。

第五章退稅、監管

第十三條外商投資企業購進國產設備后，按每份合同所采購的國產設備，填寫《出口貨物退(免)稅申請表》，同時附送以下資料向其主管退稅稅務機關申請辦理國產設備的退稅手續：

(一)增值稅專用發票；

(二)稅收(出口貨物專用)繳款書；

(三)付款憑證；

(四)登記手冊；

(五)國產設備供貨合同復印件。

第十四條主管退稅稅務機關在辦理完國產設備的退稅后，將登記手冊留存備查。

第十五條購進國產設備的應退稅額按以下公式計算：

應退稅額＝增值稅專用發票注明的金額×適用增值稅稅率

第十六條對外商投資企業購進的國產設備，由其主管退稅的稅務機關負責監管，監管期為五年。在監管期內發生轉讓、贈送等設備所有權轉移行為，或者發生出租、再投資行為的，應按以下計算公式，由主管退稅稅務機關補征其已退稅款入中央庫：

增值稅專用設備折余價值

應補稅款＝發票上注明×的金額設備原值×適用增值稅稅率設備折余價值＝設備原值－累計已提折舊設備原值和已提折舊按企業會計核算數據計算。

第十七條外商投資企業超過核定退稅投資總額購進的國產設備，不得享受退稅，已經辦理退稅的，由其主管退稅稅務機關負責追繳已退的稅款。

第六章其他

第十八條主管出口退稅稅務機關應于每年的出口退稅清算期內對外商投資企業購進國產設備的使用情況進行核查。

第十九條外商投資企業采取偽造、涂改登記手冊等手段騙取國產設備退稅款的，按照《中華人民共和國稅收征收管理法》第四十條有關規定處罰，并取消其采購國產設備退稅的資格。

第二十條本辦法自年月日起執行。

附件：外商投資企業采購國產設備登記手冊(略)

——國家稅務總局年月日，載《中華人民共和國國務院公報》年第7號

第四篇規則寫作及范文

一、規則的含義和特點

(一)規則的含義

規則是國家機關、社會團體、企事業單位對某一事務或活動的行為準則作出具體規定的規范性文書。

規則和守則、制度都屬于行政規章類公務文書，跟前面的章程、辦法、細則等法規性文書相比，規則的檔次要低一些，它只適用于對一定范圍內的某一具體管理工作或某一公務活動進行規范，以保證該項工作和活動的順利進行。如學校制定的有《考試規則》，公安部門制定的有《交通規則》，圖書館制定的有《圖書借閱規則》，倉庫則有《倉庫安全保管規則》，這些屬于具體管理工作的規則。再如《人事爭議處理辦案規則》、《稅務行政復議規則》，則屬于規范某一公務活動的規則。

無規矩不成方圓，規則涉及的事項雖然不如法規性公文那樣重大，但在一些具體工作或公務活動中，如果沒有相應的規則，工作和活動就無法正常開展。就以一場球賽為例，如果沒有比賽規則，比賽雙方的行為就沒有準則，肯定糾紛不斷，難以進行。

(二)規則的特點

1．專門性

規則所適用的范圍一般比較小，是專門就某一項工作或活動而制定的，超出這一范圍便沒有什么意義了。如《考試規則》只用于考場，《人事爭議處理辦案規則》只用于人事爭議。規則在特定范圍內具有強制性和約束力，相關人員都比較熟悉，而在這一范圍之外的人們一般都對其內容比較陌生。

2．具體性

規則的內容比較具體、細致、周密，往往對具體工作的方方面面、公務活動的每一步驟都作出規定，如下列《閱覽規則》中的條款：

六、本室所有報刊只準在室內閱覽，一律不向外借閱；對未經管理人員許可而帶出本室者，罰款五元。

七、要愛護報刊資料，不準卷折、圈畫、污損、更不準拆撕、剪裁，違者按報刊原價十至二十倍賠償。

規則的內容不得有疏忽和遺漏之處，以免在一些具體的環節上無規可依。

3．可行性

規則講究可行性，條款均可直接付諸實施，不需要再制定細則來作解釋、補充。

二、規則的寫法

(一)標題和日期

1．標題

規則的標題有兩種情況，一種是由適用范圍、基本事項、文種組成，如《陜西省人民代表大會常務委員會議事規則》。另一種由事由和文種組成，如《稅務行政復議規則》。

必要時可以在文種前加“試行”二字，也可在標題后加括號標明“試行”。

2．日期

將制發的時間和依據加括號標注于標題之下正中位置，如“(國家稅務總局年9月23日印發)”。

如果是隨正式公文的規則，可以不單獨注明日期，以規則的那篇公文的發文時間為準。

(二)正文

1．分章列條式寫法

這種寫法適用于內容復雜的規則，分為總則、分則、附則三大部分，總則為第一章，分則有若干章，附則為最后一章。各章分若干條。如《稅務行政復議規則(試行)》，第一章為總則，共六條；第二章是“稅務行政復議范圍”，含第七到第八條；第三章是“稅務行政復議管轄”，含第九到第十二條；第四章是“稅務行政復議申請”，含第十三到第十九條；第五章是“稅務行政復議受理”，含第二十到第二十四條；第六章“稅務行政復議決定”，含第二十五到第三十六條；第七章是“附則”，共五條。

2．通篇分條式寫法

這種寫法直接分條，適用于內容比較簡單的規則，如《考試規則》、《參考規則》等。

3．引言加條款式寫法

跟通篇分條式寫法比較相似，只是前面有一段沒有列入條款的引言，一般用來交代根據、目的、意義。

【范文】

人事爭議處理辦案規則

第一章總則

第一條為保證及時、公平、合理地處理人事爭議，保護單位和個人的合法權益，規范人事爭議處理工作，根據《人事爭議處理暫行規定》，制定本規則。

第二條本規則適用于各級人事爭議仲裁委員會(以下簡稱仲裁委員會)處理人事爭議案件。

第三條處理人事爭議案件，應以事實為依據，以法律為準繩，先行調解，及時裁決，做到事實清楚，程序合法，處理適當，手續完備。

第二章管轄

第四條國務院各部委、直屬機構、直屬事業單位及其直屬在京事業單位的人事爭議，跨省(自治區、直轄市)的人事爭議，由人事部人事仲裁公正廳處理。

跨省(自治區、直轄市)的人事爭議，人事部人事仲裁公正廳也可視情況委托省(自治區、直轄市)、副省級市仲裁委員會處理。

第五條國務院各部委、直屬機構、直屬事業單位在京外的直屬單位的人事爭議由駐在省(自治區、直轄市)仲裁委員會管轄或者由省(自治區、直轄市)仲裁委員會授權單位所在地的地(市)仲裁委員會處理。

第六條省(自治區、直轄市)、副省級市、地(市)、縣(市、區)仲裁委員會的人事爭議處理辦案管轄范圍，由省(自治區、直轄市)確定。

第七條仲裁委員會發現受理的案件不屬本委管轄范圍的，應移送有管轄權的仲裁委員會。仲裁委員會之間因管轄權發生爭議時，由雙方協商解決。協商不成時，由共同的上級政府人事部門指定管轄。

第三章仲裁參加人

第八條國家行政機關、事業單位及其工作人員，企業及其經營管理人員和專業技術人員為人事爭議案件的當事人。法人由法定代表參加仲裁活動，非法人組織由其主要負責人參加仲裁活動。

在仲裁過程中，法定代表人或者主要負責人更換，應由新的法定代表或者主要負責人繼續參加仲裁活動，原法定代表人或者主要負責人參加仲裁活動的行為有效。

第九條當事人為無行為能力或者限制行為能力人，由其監護人參加仲裁活動；當事人死亡的，由其法定人或者利害關系人參加仲裁活動。監護人、法定人或者利害關系人不明確或者互相推諉的，由仲裁委員會指定人。

第十條當事人可以委托一至二人參加仲裁活動。委托他人的，必須向仲裁委員會提交有委托人簽名或蓋章的委托書。委托書應當明確委托事項和權限。

第十一條當事人一方在三人以上，并有共同仲裁申請理由的，應推薦代表參加仲裁活動。代表人數由仲裁委員會確定。

第十二條與人事爭議有利害關系的第三人，經申請并獲準后可參加仲裁活動，必要時也可由仲裁委員會直接通知其參加仲裁活動。

第四章受理和準備(略)

第五章處理和決定(略)

第六章期間、送達(略)

第七章歸檔(略)

第八章附則

第四十一條本規則由人事部負責解釋。

第四十二條本規則自之日起實施。

——人事部年月日印發，載《中華人民共和國國務院公報》年第10號

第五篇檔案管理制度

一、歸檔文件、材料范圍凡是反映省政府機關工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

（一）上級機關的文件、材料

1．國務院、國務院辦公廳召開的需要省政府貫徹執行的會議的主要文件、材料。

2．國務院、國務院各部門頒發的屬于省政府機關的主管業務并要執行的文件，以及普發的文件，非省政府主管業務但需要貫徹執行的法規性文件。

3．國家領導人視察、檢查本省工作時的重要指示、講話。題詞、照片、錄音、錄像等。

4．國務院、國務院辦公廳轉發省政府的文件。

（二）本機關文件、材料

1．省政府召開的黨組會、省長會、常務會、全體會、省長辦公會，秘書長工作會、廳黨組會、廳務會和專員，市長會議以及省政府名義召開的工作會、電話會會議形成的材料。

2．省政府、省政府辦公廳的（包括轉發及與其他機關聯合頒發）正式文件和無字號文件。

3．省政府檢查各委、辦、廳、局、地、市工作或調查研究形成的重要材料。

4．省長（含副職、下同）、秘書長、廳主任、副秘書長的重要批示，各處室交來的辦理結果單和領導出外開會帶回的需本機關處理的未經文書處理登記的文件材料。

5．省政府（包括上級下批）干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員團員、干部、工人名冊、報表，紀律檢查、治安保衛以及職工錄用、轉正、定級、調資、退職、離休、憮恤、死亡及干部獎懲等有關文件材料。

6．省政府辦理內容重要的人民來信來訪材料和領導批示。處理記錄、摘要、調查處理報告等材料。

7．辦公廳機關人事工作形成的歸檔材料。

8．省政府辦公廳形成的財務報表、憑證、帳簿、年度計劃等材料。

9．本機關的歷史沿革、年鑒、重要活動事件的剪報、聲像。榮譽、獎勵證書、憑證、實物和照片、錄音、錄像等資料。

10．省政府辦公廳機關黨委、團委、工會和內部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料。

11．本機關辦理的干部、工人的轉移工資、行政、黨團、工會組織介紹信及存根。

二、不歸檔的文件材料范圍

（一）上級機關的文件材料

1．國務院任免外省、市、區人民政府工作人員、普發供參閱不辦理的文件、材料。

2．國務院、國務院辦公廳發來的供參閱的抄件和征求意見未定稿的文件材料。

（二）本機關的文件材料

1．重份文件。

2．無參考利用價值的事務性、臨時性公文。

3．未經會議討論或未經領導審閱、簽發的未生效文件，電報、草稿和一般性文件的歷次修改稿。

4．從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

5．無特殊保存價值的信件，屬一般性表態，詢問一般性問題，提出一般性建議的人民來信。

6．省政府辦公廳各處、室互相抄送的文件材料、不應履行公文的行文、介紹信等。

（三）同級機關和非隸屬機關的文件材料

1．參加各省、市、自治區人大、政協等機關召開的會議，不需貫徹執行和無參考價值的文件材料。

2．各省、市、自治區黨委、人大、政協抄送省政府、不需要辦理的文件材料。

（四）下級機關的文件材料

1．各委、辦、廳、局，各地、市、縣送來的參閱文件、簡報、情況反映，不應抄報或不必備案的文件材料。

2．越級抄送的，一般不需要辦理的文件材料。

3．各委、辦、廳、局，各地、市抄報省政府備案的一般性文件材料。

三、文件的查閱

（一）外單位人員查閱縣團級文件，須持縣團級單位介紹信到檔案科查閱。

（二）外單位人員查閱地、師級文件，須持地、師級單位介紹信到檔案科查閱。

（三）外單位人員查閱省、軍級文件，須持單位介紹信經主管秘書長批準，方可查閱。

（四）各級絕密文件一般不擴大閱讀范圍，如因特殊情況非閱讀不可的，需持單位介紹信，按其發放范圍，由主管秘書長批準。

（五）辦公廳機關各處室查閱文件，按其主管業務范圍由檔案科提供。

四、案卷的查閱

（一）對于案卷的查閱應從嚴控制，一般副本和資料能滿足的就不動用案卷。

（二）查閱案卷一般只限于本機關領導和參與起草文件的有關人員；外單位確需查閱的，須持地級單位介紹信，注明查閱目的、范圍、內容、方法，由黨、團員二人，在檔案室共同查閱，不得帶出檔案室。

（三）愛護檔案材料，查閱案卷時，不得污損，涂改、圈點。拆卷、抽頁，不準摘抄或向外泄露查閱范圍以外的內容。

五、會議文件的查閱

（一）查閱中央、國務院召開有關會議文件、材料，需持地。市級單位介紹信，絕密的經主管秘書長批準，機密的經主管處長批準。廳機關工作人員按主管業務范圍提供。

（二）查閱省人民政府召開的大型會議文件，須持單位介紹信。

（三）查閱小范圍會議（包括省政府常務會議）文件，持單位介紹信，絕密的需經主管秘書長批準。

（四）省政府黨組文件只限有關領導和廳機關有關工作人員查閱，黨組會議紀錄，一般不予查閱，非查不可的，提出目的、范圍、內容，可檔案室查閱。

六、資料的查閱

（一）查一般內部的、秘密的資料，持單位介紹信到檔案科查閱。

（二）查黨內的，密級較高的資料，持廳局級單位介紹信，必須由黨員二人共同查閱。

（三）查省軍級的資料，持廳局級單位介紹信，由黨員二人，并經主管秘書長批準。

（四）查閱省政府黨組會議記錄時，須經省政府黨組書記或副書記批準。

七、關于文件、資料的借閱

（一）省軍級和絕密文件、資料一般不外借，只限在檔案室閱讀。確因工作需要非借不可的，經主管秘書長批準，時限不超過五天。

（二）一般縣、團級文件、資料，凡符合查閱手續的，可借出，時限不得超過七天。

（三）借閱的文件、資料都得履行借出登記手續，按時退還。

（四）如摘抄可以解決問題的，盡量減少外借，以減少文件資料的磨損。

第六篇規章制試之章程寫作

一、章程的含義、作用和特點

(一)章程的含義

章程是一個黨派組織、社會團體、公司企業為保證其組織活動的正常運行，系統闡明自己的性質、宗旨、任務以及規定成員的條件、權利、義務、紀律及組織結構、活動規則，要求全體成員共同遵守的一種規則性文書。

一個正規的政黨、社會團體、學術組織、公司企業，都應該有自己的章程。

(二)章程的作用

章程是一個組織進行自身管理的基本規則，它有以下三個方面的基本作用。

1．保證組織的思想統一

這是章程最主要的作用之一。每個組織都有自己的性質、宗旨、指導思想、基本任務，它的成員必須就這些內容達成共識，才能保證這個組織的思想統一性。

2．建立組織的管理機制

章程要明確組織內部的管理機制，要對領導崗位的設置、領導者的產生辦法和任期、下設部門和分支機構等一一進行確定，以保證組織內部的管理功能正常運行。

3．保障成員權利

參加任何一個組織、團體，都要承擔這個組織交給的工作和義務，但同時也都享有這個組織所規定的權力。章程必須明確其成員的權力和義務，并對其成員的權力起到保障作用。

4．規定組織紀律

章程還要對成員的行為提出種種規范，凡違背章程中規定的組織紀律，都應受到處理或制裁。

(三)章程的特點

1．共識性

章程反映了一個組織全體成員共同的理想、愿望、意志，體現了全體成員的共同利益，必須在全體成員達成共識的基礎上才能建立起來。因此，章程的制定和修改必須經過充分的討論，并且要在代表大會上表決通過。沒有達成共識、多數人抱有質疑態度的內容，不能寫進章程中去。

2．穩定性

章程一經規定，就具有長期的穩定性，不能朝令夕改。一個成熟的章程，應該實行數年、十數年、甚至數十年而不過時。當然，隨著時代的發展，對章程作一些補充和修改也是必要的，但這些修改必須經充分討論和表決通過，而且只作局部調整，不作大面積改動。

3．準則性

章程具有約束力，是這個組織所有成員的思想準則和行動規范，每個成員都應該遵章辦事。

二、章程的寫法

(一)標題和日期

1．標題

章程的標題，由組織名稱和文種構成，如《中國共產黨章程》、《中國寫作學會章程》。如果尚未得到通過和批準，可在標題后加括號注明“草案”。如：《中國寫作學會青年寫作理論家協會章程(草案)》。

2．日期

在標題下方正中加括號標明日期和通過依據。有三種寫法：

一是由會議名稱、通過日期組成，如：“中國科協第二次全國代表大會年月日通過”。

二是由通過日期、會議名稱組成，如：“年月日中國寫作學會第三屆理事會修訂通過”。

三是只寫明通過日期，如：“年月日通過”。

(二)正文

1．分章式寫法

內容豐富的章程采用分章式寫法。這種寫法是篇下分章、章下分條，條下分款。通常第一章是總綱(或總則)，以下各章是分則，最后一章是附則。如《中國科學技術協會章程》，第一章為“總則”，共三條，分述了組織的名稱、性質和任務。第二、三、四、五章為分則，共十一條，分述了會員的條件、權利和義務、組織結構、經費來源等內容。第六章為附則，共二條，是一些補充說明。

2．分條式寫法

內容簡單的章程直接分條撰寫，如《教育基金會章程》，共有六條。第一條是性質；第二條是宗旨；第三條是基金的使用；第四條是組織結構及職責，其中又分為三款；第五條是注冊；第六條是辦事處的設置及各自的職責。

撰寫章程要注意符合政策規定，內容系統周密，條理明確清晰，語言精當質樸。

教育基金會章程

(年月日通過，年月日修訂并通過)

一、教育為立國之本，先生為振興中華，資助教育事業，培育英才，決定捐贈港幣一億元，與教育部合作，成立教育基金會，用于發展中國的教育事業。

二、培養優秀人才是國家實施“科教興國”偉大戰略的重要內容。鑒此，本基金會從年開始，設立優秀大學生獎學金，獎勵在內地若干所重點大學就讀的品學兼優、家境貧寒的大學本科生，旨在支持他們在學期間勤奮學習，友愛助人，取得優異成績，畢業后報效祖國。

三、基金的使用。利用一億港元的基金收取利息，或通過經營進行投資、再投資，取得的收入，用于發放獎學金。

四、基金會理事會。

(1)理事會為本基金會的決策機構。理事會設理事長一人，副理事會二人，理事若干人。每年召開理事會一次。如有需要，經理事長或副理事長同意，可臨時召開理事會會議。

(2)理事會設秘書長一人，副秘書長一人，由理事兼任，負責處理基金會的日常工作。

(3)理事會的職責為：

1．決定基金會的工作方向及收入的使用，批準獎勵辦法，制定工作計劃；

2．批準基金會的獎勵項目；

3．管理基金會的財務。

五、本基金會在香港注冊。

六、本基金會設立香港辦事處和北京辦事處。

香港辦事處主要負責基金的經營和財務管理，與香港的單位、人士的聯系，處理涉及香港的有關工作。香港辦事處通訊處為：香港沙田小瀝源源順圍至號集團中心，集團有限公司轉教育基金會。

北京辦事處主要負責獎學金的申請、評審、發放，項目的管理，與內地的單位、人士的聯系，處理涉及內地的有關工作。北京辦事處通訊處為：西單大木倉胡同號，教育部港澳臺事務辦公室轉教育基金會北京辦事處。

——年月日《光明日報》