醫(yī)療設(shè)備采購內(nèi)控管理研究

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〔摘要〕醫(yī)療設(shè)備不僅是現(xiàn)代醫(yī)院核心競爭力的重要體現(xiàn)，而且是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)，因此，保證醫(yī)療設(shè)備的質(zhì)量十分重要。設(shè)備采購管理作為醫(yī)院管理環(huán)節(jié)中的重要組成部分，對醫(yī)院醫(yī)療工作的正常開展以及醫(yī)療水平的提升具有重要的作用。而對醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制的基礎(chǔ)即對設(shè)備采購進(jìn)行重點(diǎn)把控，只有在采購過程中仔細(xì)調(diào)研，慎重選擇，在設(shè)備質(zhì)量管控中嚴(yán)格把關(guān)，才能有效選擇具有良好質(zhì)量的設(shè)備。該研究結(jié)合樂山市人民醫(yī)院現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備采購管理模式的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對醫(yī)療設(shè)備采購內(nèi)控管理展開探討。

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療設(shè)備；招標(biāo)采購；內(nèi)部控制

相對外部監(jiān)管而言，內(nèi)控管理是由醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行管控制度制定與實(shí)施的一種管理程序，在實(shí)施過程中亦是由醫(yī)院的相關(guān)部門進(jìn)行管控監(jiān)督，以保證醫(yī)院合法合規(guī)地開展經(jīng)濟(jì)活動，保障醫(yī)院資產(chǎn)的安全性和應(yīng)用的有效性，減少資產(chǎn)風(fēng)險的發(fā)生，這也是預(yù)防內(nèi)部資金管控腐敗行為產(chǎn)生的有效手段之一[1]。對于內(nèi)控體系的建立，應(yīng)從風(fēng)險點(diǎn)入手，通過對管理制度進(jìn)行全面完善，對工作中存在風(fēng)險的人、物、事起到約束和監(jiān)督作用[2-3]。醫(yī)療設(shè)備采購作為醫(yī)院內(nèi)控管理的重要內(nèi)容之一，體現(xiàn)了醫(yī)院管理的規(guī)范化、全面性。對醫(yī)療設(shè)備采購實(shí)施內(nèi)控管理的目的是最大限度地降低設(shè)備運(yùn)行總成本，提高采購工作效率，降低采購風(fēng)險，進(jìn)一步提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。本研究結(jié)合我院醫(yī)療設(shè)備年度采購計劃內(nèi)控管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就醫(yī)療設(shè)備采購的內(nèi)控管理展開探討。

1采購的評估與執(zhí)行環(huán)節(jié)

醫(yī)療設(shè)備采購主要包括提出采購需求、產(chǎn)品調(diào)研、招標(biāo)采購、簽訂合同、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)，除了提出采購需求與付款兩個環(huán)節(jié)，我院曾經(jīng)由設(shè)備科主管其他全部環(huán)節(jié)，后基于風(fēng)險控制的管理要求，將設(shè)備科進(jìn)行了重組，分為醫(yī)學(xué)裝備規(guī)劃科、采購中心、醫(yī)學(xué)工程科3個部門，其中由醫(yī)學(xué)裝備規(guī)劃科負(fù)責(zé)產(chǎn)品調(diào)研，由采購中心負(fù)責(zé)執(zhí)行采購程序與簽訂合同，由醫(yī)學(xué)工程科負(fù)責(zé)設(shè)備驗(yàn)收，同時醫(yī)院還成立了醫(yī)學(xué)裝備委員會，由其對采購計劃環(huán)節(jié)組織委員討論。通過從組織架構(gòu)中落實(shí)采管分離，并依據(jù)醫(yī)院內(nèi)控手冊制定《醫(yī)學(xué)裝備管理制度》《醫(yī)療設(shè)備及耗材招標(biāo)采購制度》《醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收、入庫管理制度》等相關(guān)制度文件，全面實(shí)行設(shè)備采購內(nèi)控管理。

1.1提出采購需求環(huán)節(jié)

醫(yī)療設(shè)備的采購需求由臨床、醫(yī)技部門向醫(yī)學(xué)裝備規(guī)劃科提出，醫(yī)學(xué)裝備規(guī)劃科根據(jù)采購需求對需要采購的設(shè)備進(jìn)行歸類、匯總后，統(tǒng)籌安排，并按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行審批。該環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點(diǎn)主要為需求與采購計劃不合理、不按實(shí)際需求安排采購計劃、采購需求不符合醫(yī)院整體規(guī)劃等，主要的管控措施如下。（1）臨床、醫(yī)技科室應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時地編制需求計劃，并將年度計劃和臨時計劃相結(jié)合，其中，對于年度計劃實(shí)行，按照緊迫性、必要性開展三級分級管理；對于臨時計劃申請，嚴(yán)格落實(shí)管理控制，除新成立科室、舊設(shè)備報廢、指令性任務(wù)外，原則上不同意臨時計劃；同時要求提出計劃科室不能指定或變相指定供應(yīng)商，如確實(shí)由于有不可替代的技術(shù)、專利等導(dǎo)致只有一家供應(yīng)商，需單獨(dú)提交報告至醫(yī)學(xué)裝備委員會審核。（2）采購計劃應(yīng)納入醫(yī)院年度預(yù)算管理，醫(yī)學(xué)裝備規(guī)劃科在制定年度采購計劃時，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，科學(xué)合理地安排采購計劃，提交醫(yī)學(xué)裝備委員會審批通過后嚴(yán)格執(zhí)行。（3）采購需求審批程序應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，對于年度采購計劃，應(yīng)通過OA在線辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程化審批，在規(guī)定的時間內(nèi)提交年度計劃申請，填寫醫(yī)療設(shè)備計劃申請表，內(nèi)容包括設(shè)備類型、名稱、數(shù)量、預(yù)算價格、國產(chǎn)/進(jìn)口、有無配套耗材、是否屬于科研項(xiàng)目等；對于超過50萬元的設(shè)備，還需提交可行性分析報告，增加現(xiàn)有設(shè)備使用率、完好率、經(jīng)濟(jì)或科研效益分析、項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)、項(xiàng)目必要性、項(xiàng)目可行性、投資回收周期報告、設(shè)備配套條件等內(nèi)容。

1.2產(chǎn)品調(diào)研環(huán)節(jié)

產(chǎn)品調(diào)研由醫(yī)學(xué)裝備規(guī)劃科牽頭進(jìn)行，主要目的是選擇符合使用科室需求的產(chǎn)品，了解該產(chǎn)品的市場價格，制定產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)及采購最高限價。該環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點(diǎn)主要為可能選擇到不符合使用科室需求的產(chǎn)品、市場價格不透明導(dǎo)致不正確的價格預(yù)期，以及可能存在供應(yīng)商舞弊行為等，主要的管控措施如下。（1）以科室需求申請資料為基礎(chǔ)，組織供應(yīng)商在紀(jì)委和審計的監(jiān)督下進(jìn)行公開的產(chǎn)品介紹與價格調(diào)研；組織使用科室到相關(guān)醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研；在查找政府采購相關(guān)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，廣泛征求使用科室、專家、同行及供應(yīng)商的意見，遵循公平、公正、公開和競爭的原則進(jìn)行產(chǎn)品調(diào)研。（2）建立供應(yīng)商評估制度，對供應(yīng)商資質(zhì)和信譽(yù)進(jìn)行審查，通過“信用中國”“中國政府采購網(wǎng)”等渠道查詢供應(yīng)商信用記錄來對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價，并及時對無法通過考核的供應(yīng)商作出處理。

1.3招標(biāo)采購環(huán)節(jié)

招標(biāo)采購由采購中心負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照采購流程執(zhí)行。該環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點(diǎn)主要為采購方式選擇不當(dāng)、供應(yīng)商的準(zhǔn)入門檻設(shè)置不合理、技術(shù)參數(shù)設(shè)置不合理、采購評分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置不合理等，主要的管控措施如下。（1）對于符合政府采購條件的設(shè)備，必須由政府采購；對于不符合政府采購條件的設(shè)備，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況委托第三方招標(biāo)公司采購或院內(nèi)自行采購。（2）嚴(yán)格控制單一來源的采購方式，如確實(shí)由于有不可替代的技術(shù)、專利等導(dǎo)致只有一家供應(yīng)商，需經(jīng)過論證并且公示論證結(jié)果。（3）除法律法規(guī)的規(guī)定外，盡可能減少投標(biāo)人的準(zhǔn)入門檻，禁止將一些非官方、非行業(yè)認(rèn)證的證書作為準(zhǔn)入門檻，以此為由拒絕潛在供應(yīng)商參與。（4）應(yīng)在充分進(jìn)行產(chǎn)品調(diào)研的基礎(chǔ)上制定采購參數(shù)及評分標(biāo)準(zhǔn)，不可過分強(qiáng)調(diào)技術(shù)參數(shù)而造成排他性，亦不可完全不體現(xiàn)技術(shù)指標(biāo)、不對技術(shù)參數(shù)作出合理限制。

1.4簽訂合同環(huán)節(jié)

簽訂合同由采購中心負(fù)責(zé)。采購合同應(yīng)對雙方的權(quán)力、義務(wù)、違約責(zé)任等情況做出明確的規(guī)定。該環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點(diǎn)主要為未經(jīng)授權(quán)簽訂合同、合同內(nèi)容與供應(yīng)商投標(biāo)書不一致、合同內(nèi)容存在重大疏漏，主要的管控措施如下。（1）通過OA在線辦公系統(tǒng)進(jìn)行流程化審批，提交的審批申請除提供原始的合同文本外，還必須提供院長辦公會/院黨委會的預(yù)算決議、招標(biāo)書、供應(yīng)商投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書；合同用章管理者應(yīng)明確合同審批流程完畢后才能使用印章。（2）嚴(yán)格審核合同，對于采購價格、貨款支付方式、設(shè)備型號、配置清單等重要條款，應(yīng)逐條與投標(biāo)書核對。

1.5驗(yàn)收環(huán)節(jié)

驗(yàn)收由醫(yī)學(xué)工程科組織，同使用科室、采購中心共同完成。該環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點(diǎn)主要為驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理而可能造成賬實(shí)不符，主要的管控措施如下。（1）結(jié)合設(shè)備特性，制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，主要核對設(shè)備的品牌、型號、配置、中文標(biāo)簽、運(yùn)行情況等，如涉及軟件配置，尤其需要重點(diǎn)核對功能配置與授權(quán)期限是否符合需求。（2）驗(yàn)收時醫(yī)學(xué)工程科、使用科室、采購中心必須同時到場，驗(yàn)收合格后由醫(yī)學(xué)工程科整理好隨機(jī)資料及驗(yàn)收單，并及時提交入庫。（3）驗(yàn)收中如發(fā)現(xiàn)實(shí)際產(chǎn)品與合同不符等問題，驗(yàn)收成員應(yīng)立即匯報，由醫(yī)學(xué)工程科協(xié)同采購中心追查原因并及時處理，如發(fā)現(xiàn)不合格設(shè)備，由采購中心辦理退換貨等事項(xiàng)。

1.6付款環(huán)節(jié)

付款是指在計劃財務(wù)科對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。該環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險點(diǎn)主要為付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，主要的管控措施如下。（1）由計劃財務(wù)科與醫(yī)學(xué)工程科共同審查合同、送貨單、入庫單、驗(yàn)收單、采購發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，判斷該款項(xiàng)是否確實(shí)予以支付。（2）根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵守合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險，保證資金安全。（3）加強(qiáng)預(yù)付款和定金管理，對于大額的長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)定期進(jìn)行追蹤，如發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)及時采取處理措施。

2采購的后評估環(huán)節(jié)

醫(yī)院應(yīng)定期對醫(yī)療設(shè)備需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質(zhì)量、采購成本、供應(yīng)商管理、合同簽約及履約情況進(jìn)行專項(xiàng)評估和綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)中的薄弱點(diǎn)，優(yōu)化采購流程，提升采購效能，改善采購質(zhì)量。

3小結(jié)

醫(yī)療設(shè)備采購過程中所面臨的風(fēng)險受到內(nèi)部及外部多重因素的影響，因此，過程中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況相對考量，有效提升設(shè)備采購效率，保障醫(yī)院與患者的利益。在設(shè)備采購環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制能夠有效降低采購環(huán)節(jié)中可能發(fā)生的風(fēng)險[4]。在內(nèi)部控制的實(shí)際實(shí)施過程中，應(yīng)加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)，使其能夠熟悉醫(yī)院發(fā)展計劃并以發(fā)展計劃為依據(jù)把握醫(yī)院所需的采購信息，同時保持良好的內(nèi)部溝通，以便及時準(zhǔn)確地把握各臨床、醫(yī)技科室等對醫(yī)療設(shè)備的實(shí)際需求，保障設(shè)備采購后的利用率[5]；此外，應(yīng)加強(qiáng)對風(fēng)險變化的應(yīng)對能力，確保招標(biāo)采購過程公開、公正、公平，設(shè)備采購后對應(yīng)的診療活動順利開展，以及醫(yī)院運(yùn)營的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。目前，我院在產(chǎn)品調(diào)研環(huán)節(jié)，仍對設(shè)備的綜合運(yùn)行成本考慮不足，最終可能發(fā)生購置成本較低的設(shè)備綜合運(yùn)行成本偏高的情況，需在今后的實(shí)踐中不斷完善解決。

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作者：苗琛 楊治強(qiáng) 蔡永旭 單位：樂山市人民醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科