藥檢機構物資管理

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一、管理功能

1計劃采購功能計劃采購是各實驗室對下一個年度需采購的實驗資源、耗材等進行網上申報，后勤供應部門按照經上級領導審批的預算計劃進行的采購。每年度由后勤服務部門計劃，各實驗室做計劃申請，逐級經部門負責人、所領導（必要時）及分管院領導（必要時）審批后，由后勤服務部門審批進行采購。計劃采購可以增加物資采購及供應的前瞻性及指導性，便于采購目錄的快速、有效地整合，規范采購的實效和流程，明確需求時間，避免采購集中在假期、年末及采購資金截止期，使每一年度的采購按部就班、有條不紊地順利進行。計劃采購流程。2應急采購功能應急采購是各實驗室在本年度審批的采購計劃外，因應急檢驗對急需采購的實驗資源、耗材等進行網上申報，后勤供應部門按照經上級領導審批進行的采購。應急采購需由各部門管理員填寫《物品申購審批表》，逐級經部門負責人、分管院領導（必要時）及院長（必要時）審批后，由后勤服務部門審批進行采購。應急采購是對緊急狀態時計劃采購模式的快速轉換，是對計劃采購的重要補充，可以應對突發藥害事件、食品藥品應急檢驗時所需緊急的罕見、非計劃試劑耗材供應，從而有效配置應急物資及時到位。應急采購流程。3庫房采購功能庫房采購是后勤供應部門對全院統一規劃、統一領用的物資、實驗耗材等進行的采購。庫房采購需由供應部門申請，逐級經供應部門負責人、后勤負責人、分管院領導審批后進行采購。庫房采購的意義在于，儲備一定數量的實驗器具、玻璃器皿、量具，常規大量使用的有機溶劑、試劑等日常大量的實驗用品，通過專向預購、定向預儲，確保日常實驗用品的質量及即時領用的效率。庫房采購流程。4庫存領用功能庫存領用是對經全院統一規劃、統一領用的物資、實驗耗材等進行的領用。庫存領用由各部門管理員填寫《物資申請審批表》，逐級經部門負責人、所領導、分管院領導審批后，由后勤服務部門審批進行領用。庫存領用流程。此外，本平臺還有其他管理功能，如統計分析、系統管理及交流平臺等。

二、平臺構建

1平臺總體設計結構框架平臺總體設計結構框架圖。2平臺技術特點1先進性本平臺所采用的網絡和信息化技術是國際公認的主流技術，具有持續發展的潛力。同時本系統能保持在一定時期內不落后，并保證該網絡各系統互連的方便性。因此，在此平臺設計中的各個部分盡可能采用符合當代信息技術發展形勢的領先產品。1．1先進的軟件架構：系統采用B／S結構，能實現不同的人員、地點、接入方式進行訪問和操作共同的數據庫且有效地保護數據平臺和管理訪問權限。1．2先進的開發技術：本平臺采用J2EE最新技術，充分保證了可升級性，同時保證與眾多符合標準的系統無縫連接。1．3完全基于JAVA／XML：本平臺在數據表述及電子數據存儲、交換層面上，全部引進XML的技術進行數據的各種處理，能滿足系統的數據交換及數據共享。2安全性整個系統采用了多種系統容錯手段和防攻擊手段，主要設備采用雙機容錯或鏡像備份工作方式，保證系統正常運行；在內網采用防火墻技術，隔離非法的網絡訪問，確保整個系統不受黑客攻擊；使用多級權限系統，給領導、系統管理員、應用管理員、一般辦公人員進行精確的權限分配，保證重要資料的安全性。3可管理性本系統的各種軟件部件都是基于J2EE技術開發而成的，整個系統框架可以在J2EE環境中進行各種部署、管理等工作。組件之間的相對獨立性充分保證了系統的可管理性。4易用性鑒于此系統用戶的范圍和各檢驗科室以及業務所長的參與，本系統的設計必須考慮到使用者水平和以后維護的方便容易。所以，在系統的設計中要求系統架構易于理解、界面簡單實用、功能強大、管理方便簡潔、維護自動容易。5規范性本系統的軟件、硬件均符合相關的國際、國內標準，各級管理信息系統均保持統一業務、統一功能、統一標準、統一界面。辦公業務流程、業務功能以及業務崗位職責也遵循統一的規范。

三、效果評價

1規范物資供應管理，符合認可準則和質量規范《CNAS－CL01檢驗和校準實驗室能力認可準則》要求“實驗室應對影響檢測和校準質量的重要消耗品、供應品和服務的供應商進行評價，并保存這些評價的記錄和獲批準的供應商名單”。中檢院質量手冊第七版規定“實驗試劑、耗材等供應品的采購屬于對檢驗檢測工作質量有影響的項目，采購合格的服務和供應品是實驗室正常開展工作所不可缺少的保障，是保證檢驗結果具有高置信度的條件之一。”該資源管理平臺能切實有效地規范物資供應管理，滿足實驗室認證的要求，確保實驗材料質量符合CNAS和中檢院質量管理體系要求。2規范供應商和采購供應管理，符合國家監管程序資源管理平臺可以規范供應商管理和采購供應程序，提高采購過程的透明度，防止使用皮包公司采購實驗材料，杜絕供應商超范圍經營現象和實驗材料存在發票明細與實物不相符的現象，為順利通過各類國家及省部級課題和中央財政撥款的年終審計打下良好的基礎，這些措施均符合財務、審計、廉政的有關要求。3規范危險化學品管理，符合安全監管要求國務院公安部門、質檢部門、安全監督生產管理等部門對危險化學品以及特殊試劑的采購、使用、儲存管理等都有嚴格的規定，我院通過資源管理平臺規范此類試劑和消耗材料的購買、接收和存儲程序，從而切實加強安全管理，降低安全隱患。4掌握全院物資使用情況，搭建資源信息共享平臺通過資源管理平臺，能夠快速、準確地掌握全院物資使用情況，搭建資源信息共享平臺，進行相應的物資統一調配，提高實驗材料使用的計劃性，防止各實驗室重復、交叉購買情況的發生，降低成本，減少浪費。5提供優質服務，確保檢定順利通過資源管理平臺的統一管理，我們可以完成物資配送服務、特殊試劑定制服務、突發事件應急服務、實驗室認證認可需要的實驗材料質檢報告與相關質量文件的匯總服務、賬務賬目核算等。該系統能夠提供優質服務，保障物資供應，從而減輕實驗室除檢定實驗外的負擔，確保檢驗檢測工作高效進行。6建立物資供應配送基地建立物資供應配送基地，通過資源管理系統，合理配置實驗資源，適用于入駐大興生物醫藥基地新址后的兩地實驗、辦公的供應需求，確保新址搬遷過程中，實驗室的檢定任務順利進行。

四、展望

由于在設計該物資管理系統時，沒有成型的類似數據庫可借鑒，因此在投入使用時會存在有待完善的部分，在今后的使用當中還應不斷地完善發展。例如，此平臺與財務管理軟件對接的問題、實驗耗材的名稱、字段統一表述的問題及供應商網上評價等問題。1財務管理軟件對接物資采購后的財務結算環節，是集中采購的關鍵步驟。在進行采購賬目清算時，資源管理平臺目前還只能單獨匯總數據后向計劃財務部門出具結算單據，而尚未實現與財務管理系統的聯網與對接及實時傳遞賬目數據。這部分數據庫間建立關聯的技術研發正在設計進行中。2名稱字段統一在進行申購試劑耗材錄入的時候，物資管理系統數據庫中尚未進行產品名稱、字段的規范統一與標準化，各種同類試劑耗材可能商品名相似卻不一致，使得合并采購單據、統計各種數據時，同類但錄入字段不同的耗材不能同時檢索出來，檢索數據效率有待提高。數據庫中的產品名稱、字段的規范統一與標準化的工作將在該系統的使用過程中逐步添加完善。3供應商評價和審核物資管理系統中收錄了一定數量的供應商，可在采購時進行選擇，但目前對于供應商的資質、服務能力、服務水平及各實驗室的反饋尚未推出相應的評價平臺。為了對各供應商進行實時的服務評價及資質的階段性再評價，我們正在規劃在該管理系統的數據庫中添加有關對供應商實時服務評價等功能。物資管理的信息化建設是現代化管理的重要手段，也是大勢所趨。資源管理平臺為國家食品藥品檢定實驗室資源配置的整體運行提供了科學、高效、透明的管理模式，積極地促進了后勤支撐保障部門服務水平的提高。今后，我們將在已完成的第一版基礎上，不斷探索創新供應模式和評價機制，進一步完善建立一個動態開放式、基于網絡的食品藥品檢定實驗室資源支撐的綜合信息管理平臺，更好地發揮該平臺在食品藥品檢定實驗室的資源管理中的作用，確保檢驗檢測任務及科學研究工作符合“科學、獨立、公正、權威”的質量方針，為國把關、為民盡責，切實保障人民用藥的安全。

作者：徐延昭李萌馬麗穎楊正寧鄒健單位：中國食品藥品檢定研究院