杭鋼檔案信息化論文

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1杭鋼檔案信息化的現狀和面臨問題

當今社會現代信息技術的快速發展和不斷完善，使文件的形成電子化，存儲形式數字化，傳遞網絡化，管理動態化已經成為普遍的趨勢。紙質文件的比重呈逐漸下降態勢，而電子文件的數量持續上升，電子文件和數字檔案將日益成為館藏的主要檔案信息資源。檔案工作的內容和重心發生了轉變，檔案管理方式也必然隨著發生變化。國家檔案局經科司副司長王嵐博士在2006年中國檔案信息化年會上曾經說過“檔案信息化是檔案部門無法繞過的障礙，也是必須要跨過的顛峰”。檔案信息化其實就是檔案管理的一次變革，采用信息化技術來提高檔案管理效率。杭州鋼鐵集團公司作為中國企業500強之一，辦公自動化系統、ERP系統已成功建成運行，在企業信息化建設上已經處于行業前列。經過50年的發展，杭鋼集團公司已經形成和積累了比較豐富的檔案，截止2013年12月，杭鋼檔案館館藏檔案52067卷，以件為單位的檔案51202件，照片2692張，磁性載體檔案153盤；底圖14.92萬張，資料2233冊。列入年報統計范圍的杭鋼集團公司（含杭鋼檔案館）館室藏檔案142595卷，以件為單位的檔案60779件，照片7794張，磁性載體檔案176盤；底圖22.68萬張，資料23646冊。但是，杭鋼的檔案工作就其整體水平和發展進度來看，對照國家檔案行政管理部門的規范要求，還有許多薄弱環節、甚至是致命弱點。一是檔案信息資源的集中管理，特別是集團公司、股份公司機關的會計檔案、基建技改項目前期文件材料和決算檔案、股份公司董事會及證券部有關檔案等重要檔案資料至今沒有向檔案館完整移交。二是檔案信息化建設，與企業信息化建設（OA、ERP等）比較，沒有同步考慮和推進。尤其是在業務檔案規范、高效管理和利用方面，各種問題逐漸凸顯出來：主要表現為1．1杭鋼集團各二級單位各類檔案數量多，日常檔案管理工作強度日益加大。1．2盡管杭鋼集團在用檔案管理系統，但主要是針對條目進行管理。實體檔案與電子檔案大都仍然采用傳統的管理方式，導致檔案的利用效率低、利用及時性、全面性、完整性均存在問題。1．3杭鋼集團各二級單位較多、區域分布較散，跨區域、跨單位間的業務檔案信息利用成為一大難題，無法實現整個杭鋼集團統一的業務檔案數據共享中心。1．4杭鋼集團形成的檔案中，深層次、更高級、更有價值的數據未能從信息中挖掘出來，對集團相關單位提供準確、安全、快捷的信息，提高集團整體經濟生產力起到的支持力不夠。1．5杭鋼集團總部檔案部門無法實時監控各二級單位各類檔案收集、管理情況，并很難對各二級單位檔案業務進行實時督導和監控；

2杭鋼檔案信息化建設的目標和主要內容

對此，公司辦公室在檔案館的改造中啟動了信息化建設項目，到目前為止，杭鋼已投入合同金額103.7萬元用于檔案信息化建設。項目在2010年3月開始準備，2011年1月正式啟動，2011年10月鋼鐵主業生產單位及輔助部門的18家二級單位檔案管理人員上線操作。并明確提出杭鋼集團檔案管理信息系統建設的最終目標是：按照總體規劃、分步實施的要求，逐步建成一個由現代計算機技術和網絡技術構成的跨區域、分布式、多功能、規范化、集約型管理的高效、開放、共享、虛擬、資源豐富的數字化“杭鋼檔案館”。2．1階段目標，2．1．1第一期實現杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位檔案信息資源的數字化，包括現有館（室）藏檔案有重點地逐步進行數字化處理，杭鋼檔案館和鋼鐵業二級單位的檔案信息管理軟件系統接入辦公自動化系統，電子文件通過辦公自動化網絡和光盤等手段和方式接收進杭鋼檔案館。檔案形成單位和部門可以利用檔案信息管理系統或電子載體形式進行電子檔案的移交；檔案專業技術人員可以利用計算機和網絡技術實現檔案信息資源采集、分類、整理、編研、提供利用服務和進行檔案工作的日常管理；合規用戶根據授權可以在網絡上實現檔案信息資源的查詢利用和檔案業務咨詢。2．1．2第二期實施集團公司在杭單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．1．3第三期實施集團公司杭外單位的檔案信息資源數字化管理，并通過網絡手段與杭鋼數字檔案館信息系統相連接，實現檔案信息資源的共享。2．2檔案信息化建設的內容2．2．1基礎設施設備建設杭鋼集團公司由于公司內網布局已經完備，基礎設施的主要內容就是配備與檔案信息化建設相適應的支撐軟件系統運行和相關檔案業務工作的硬件設備。如：工程掃描儀、工程一體機、大型繪圖儀、非線性編輯、音視頻數據采集轉換等設備。目前檔案館已配備了計算機6臺、筆記本2臺、高速掃描儀（3臺）、打印機（2臺，其中網絡打印機1臺）、光盤刻錄機（2臺）、數碼照相機（1臺）。為檔案信息的采集、交流、交換和檔案業務的監督、檢查、指導服務。同時在數字檔案信息存儲管理平臺上配備服務器（2臺）、存儲器（1臺）承擔檔案信息主數據存儲管理。在數字檔案信息應用平臺上配備計算機4臺、終端4臺：其中檔案館工作人員計算機2臺，用于借閱利用和其他管理工作；檔案館用戶查詢計算機2臺（獨立連接國際互聯網）、終端4臺，裝載應用軟件系統，通過網絡連接服務器群，提供在線利用。配備打印機2臺、光盤刻錄機2臺，為用戶提供檔案信息載體。2．2．2鋼鐵主業二級單位檔案室管理：一是加快現有館室藏檔案整理。按照國家和省檔案行政管理部門和冶金系統檔案工作標準、規范加快對現有館室藏檔案的整理、整改工作：杭鋼檔案館、鋼鐵業各二級單位、非鋼產業各單位需分步完成文書檔案、職工檔案、會計檔案、實物檔案的整改，以及完成照片檔案、印章檔案、科技檔案的整理、整改。二是加強檔案目錄及其數據庫建設。現已擁有各類檔案管理軟件、具備建立檔案目錄數據庫的單位要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，并為下一步移植到數字檔案館管理系統做好準備。三是規范電子檔案歸檔管理。集團公司機關各部門要根據公司檔案管理規定和要求，抓緊整理移交應歸檔的紙質或其他載體檔案材料；加強對本部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔移交工作；職能部門在與外單位簽訂設計、勘察、監理、施工、設備采購等合同時，要提出在移交紙質檔案的同時移交電子檔案的要求，其中設計、勘察、設備供應方必須提供電子文件歸檔。2．2．3電子檔案信息的管理和利用目前，杭鋼檔案館的電子檔案信息管理主要負責對采集到的檔案信息進行規范整理、分類、管理，使之有序化。對采集的符合或通過轉換使其符合檔案管理規范的數字信息及其元數據，根據采集時所帶的目錄信息，采用《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》和《歸檔文件整理規則》等標準的分類方案將這些數據有序地存儲到系統中。截止2013年12月，杭鋼檔案館機讀目錄案卷級3.05萬條，文件級19.31萬條，集團公司（含杭鋼檔案館）機讀目錄案卷級5.58萬條，文件級25.64萬條。數字化加工轉化集團公司科技檔案37547件，集團公司文書檔案13046件；鋼鐵業二級單位科技檔案12233件，文書檔案館619件。同時，根據邏輯關系將符合《中國檔案主題詞表》、《冶金檔案主題詞表》、《杭州鋼鐵集團公司公文主題詞表》有關要求的主題詞和符合《中國檔案分類法》、《冶金檔案分類法》、《杭州鋼鐵集團公司檔案分類編號實施辦法》有關要求的信息分類號組合在一起所形成的一套分類號主題詞對照表，系統可以從對照表中自動提取相應的分類號—主題詞，完成標引任務。此外，根據檔案工作標準對整理立卷的檔案或以件為單位整理的檔案，進行分類后按不同要求自動編目，提供在線查詢和輸出為紙質載體。對重要文件和檔案信息進行全文采集、轉換、識別、壓縮、加密、和檢索等管理與利用。

3杭鋼檔案信息化建設的改進建議

目前，杭鋼集團公司檔案管理信息化正穩步推進，但仍需要認真進行改正，以求完善，使管理水平再上一個新臺階。主要表現在以下幾個方面：3．1創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。首先是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；明確內部分工和職責，建立上傳下達、團結協作、規范有序的工作秩序，推動各項工作順利開展。其次，檔案科全體專業技術人員要熟悉掌握該系統的業務流程、軟件操作，進一步完善杭鋼集團公司檔案管理信息系統的流程，至上而下進行推廣。最后，召集各二級單位的檔案人員定期召開座談會，對杭鋼集團公司檔案管理信息系統試運行過程中功能需求、軟件操作、流程完善進行討論，以便查漏補缺，及時補充、完善。3．2統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。公司辦檔案科需盡早制訂或修訂杭鋼集團公司檔案管理信息化、電子文件管理等方面的規章制度，用制度來規范、約束杭鋼集團公司電子文件等的收集、保管、利用，也使各二級單位能參照相關制度，做好各自單位的相關工作。同時，檔案科內部應盡早制訂項目設備的使用和管理規定，應明確大型、貴重設備的責任人、適用范圍、使用程序等，并要建立工作臺賬。最后，要制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。杭鋼集團公司檔案管理信息系統的建立推動了杭鋼的檔案工作，我們要充分發揮信息化系統的功能和優勢，通過持續不斷地改進和完善，實現信息化帶給杭鋼集團公司的最大效益。

作者:王建玉龔維權單位:杭州鋼鐵集團公司