淺議EXCEL中制作工資條的方案

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在會計工作中常常需要打印每位員工的工資條，在excel中如何快速制作工資條呢？在工作中我摸索出兩種較簡單、便捷的方法。

方法一、運用排序功能快速生成工資條

1、將工資數據拷貝到一個空白頁面，在數據前插入一個“序號”列，將標題行（第一行）復制兩行到數據最下方，復制兩行，將A1單元格中輸入“序號”兩字。

2、將“序號”列中的工資數據各行以2、4、6、8等數字用填充柄向下填充；將“序號”列中下方的標題行填入1、3，然后將下方的兩行標題用填充柄向下復制填充直到與工資數據行數相同為止。

3、選中所有單元格，單擊“數據→排序”菜單，選擇“有標題行”，主要關鍵字按“序號”列升序排列，再刪除第一行標題并畫上表格線，稍加設計調整工資條就制作成功了如下圖所示，“打印”按鈕，即可將工資條打印出來。

方法二、運用INDEX函數快速生成工資條

函數名稱：INDEX

主要功能：返回表或區域中的值或值的引用

使用格式：INDEX(reference，row_num，column_num，area_num)

參數說明：Reference對一個或多個單元格區域的引用。如果為引用輸入一個不連續的區域，必須用括號括起來，如果引用中的每個區域只包含一行或一列，則相應的參數row_num或column_num分別為可選項。例如，對于單行的引用，可以使用函數INDEX(reference，，column_num)。Row_num引用中某行的行序號，函數從該行返回一個引用。Column_num引用中某列的列序號，函數從該列返回一個引用。Area_num選擇引用中的一個區域，并返回該區域中row_num和column_num的交叉區域。選中或輸入的第一個區域序號為1，第二個為2，以此類推。如果省略area_num，函數INDEX使用區域1。

應用舉例：假如在圖3中A2單元格輸入公式：

=INDEX(工資計算!$A：$L，INT((ROW()+4)/3)，COLUMN())，則單元格值為工資計算頁A：L區域中第2行（即當前單元格行號2加4除3后取整的值）第1列單元格的值（即工資計算頁A2單元格的值)。

相當于公式：=INDEX(工資計算!$A：$L，2，1)，此公式雖然簡單但無法通過填充柄復制方式來快速地生成滿足要求的其他單元格公式。

特殊說明：在通過reference和area_num選擇了特定的區域后，row_num和column_num將進一步選擇指定的單元格：row_num為區域的首行，column_num為首列，以此類推。函數INDEX返回的引用即為row_num和column_num的交叉區域。如果將row_num或column_num設置為0，函數INDEX分別返回對整個列或行的引用。

Row_num、column_num和area_num必須指向reference中的單元格；否則，函數INDEX返回錯誤值#REF!。如果省略row_num和column_num，函數INDEX返回由area_num所指定的區域。

實例中的應用：

關于“如何打印工資條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，在這里給出一種用函數實現的簡便方法。

在此工資計算實例中工資數據保存在“工資計算”工作表的A1至L20單元格區域中，其中第1行為標題項目。

1、切換到“工資條”工作表中，選中A1單元格，

輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，""，IF(MOD(ROW()，3)=1，工資計算!A$1，INDEX(工資計算!$A：$L，INT((ROW()+4)/3)，COLUMN())))。（其中MOD()為取余數函數，INT()為取整函數，公式含義為：當前行號值與3相除余數為1時，單元格取值為“工資計算”頁標題行（第1行）對應列值，形成標題項目行；當其余數為2時（即不為1和0時)，單元格取值為工資計算頁相應行職員工資值，形成職員工資值行；當其余數為0時單元格取值為""（即空字符）形成分割空行。

2、再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至L1單元格中；然后，再同時選中A1至L1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至L59單元格中。至此，工資條基本成型，下面簡單修飾一下。

3、調整好行高和列寬后，同時選中A1至L2單元格區域(第1位職工的工資條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。

4、同時選中A1至L3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至L21單元格區域，為所有的工資條添加邊框。

5、按“打印”按鈕，即可將工資條打印出來。

兩種方法相比，第一種方法思路簡單操作方便，但每次發工資時都要重新制作，適合于EXCEL應用水平較低的會計電算化人員；第二種方法運用了一個較生疏的INDEX函數，并且設計中用到了MOD()取余數函數、INT()取整函數和數學運算式才形成需要的工資條，第一次設計比較費力，但以后每次發工資時，只需將工資數據拷貝到“工資計算”頁中，工資條就會自動生成，可謂一勞永逸，所以適合于適合于EXCEL應用水平較高的會計電算化人員。