藥檢機構財務數字化管理研究

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摘要：本文以Z藥檢機構為例，分析藥檢機構建設財務數字化管理平臺的必要性，闡述了藥檢機構財務數字化管理平臺的搭建思路和總體方案，從提升財務信息服務質量的角度考慮如何運用信息化、平臺化技術滿足不同的使用者對財務信息獲取的需要。

關鍵詞:藥檢機構;財務管理;數字化平臺;系統關系

近年來，事業單位面臨著改革和轉型，對于藥檢機構來說，其性質既綜合了公共事業的服務特性，又匯集了企業特有的經營業態，因此，對該類單位的財務信息化建設不能只進行單一性研究，應該綜合考慮其社會性質和經營特點，實現簡化和優化內部流程、各部門之間的信息共享、提高工作效率和管理水平、降低財務風險和管理成本的目標。同時，行政事業單位內部控制制度體系框架的建立有利于提升單位的內部管理水平，加強廉政風險防控。內部控制體系框架涉及到多方面的內容，利用信息化手段可以實現各部門之間的信息共享，從而實現單位內部控制全流程的管理，搭建內部控制體系。本文通過案例分析法，對我國藥檢機構財務數字化建設的戰略要求和戰略部署進行分析和構建，希望從財務信息服務質量和效率提升的角度制定平臺構建方案，作為數字時代前進方向的參考。

一、財務數字化管理平臺的概念及構建背景

（一）概念。從字面意義上分析，財務數字化管理平臺是財務管理系統和數字化平臺的集成。建立平臺的基礎應該包括財務管理系統、數據中心和數據交換平臺，比如財務管理系統與科研、資產、物資供應等相關業務系統的數據共享和統一認證，這樣既能避免對相同數據的重復采集，又能通過數據中心進行資源整合，從而避免通過各自的業務系統進行信息共享而可能導致的安全性問題。（二）Z研究院財務數字化建設的背景。在財務管理方面，Z研究院已基本實現了信息化，目前已投入使用的功能有財務核算、預算管理、項目管理、工資管理、網上查詢平臺。Z研究院使用瀏覽器進行工資、項目經費等查詢；其財務管理部門使用會計核算軟件客戶端進行日常的核算，具體如圖1所示。近年來，Z研究院一直認真貫徹落實財政部和上級單位關于財務信息化工作的要求和部署，充分利用信息技術建立高效、穩健的財務管理體系。考慮到內部控制要求、上級審計、多地運行后帶來的財務報賬和查賬問題，Z研究院要求將網絡集成作為發展戰略，實現財務信息共享。Z研究院目前使用普通B/C模式的會計軟件進行核算和查詢，從2014年初開始，Z研究院將網絡集成作為發展戰略，將操作靈活和使用方便作為基本目標，擬建立財務與業務相統一、信息資源相整合、不同信息系統集成的數字化平臺。本文對Z研究院目前的建設成果進行展示和分析，并根據其自身的文化特點、組織機構和運營方式給出下一步的建設指導。

二、Z研究院財務數字化管理平臺建設方案

（一）主導部門。財務數字化平臺的存在是為了解決單位內部職能信息與財務信息互相脫節的問題，簡單地說，就是為了解決“信息孤島”的問題。因此，需要建立平臺開發和維護的主導部門。目前，財務管理部門提出需求，由軟件開發公司和信息部門配合實施。Z研究院在構建平臺之前已經具備由計算機處理財務數據的能力和配套設施，繼而才能繼續建設財務數字化管理平臺。（二）系統構架。Z研究院的組織機構包括領導層、管理層和業務層三個基本層面，具體如圖2所示。財務數字化管理平臺是為全院整體構架規劃而設計和存在的，無論是基礎業務還是上層管理或是決策控制，都將被財務數字化管理滲透其中，這也是平臺建設的基本目標。平臺建設初期，Z研究院除進行預算和核算管理外，其他層面互相脫節，而財務管理是重要的信息流通和轉化樞紐，因此，更需要與其他業務層面共享信息，從而達到為領導決策做出貢獻的目的。財務數字化管理平臺。第一階段計劃將預算管理、網上報銷、網上審核、檔案管理、人事管理納入平臺，實現數據共享，同時，擴充財務信息網上和查詢平臺的功能，從而簡化流程，提高工作透明度；第二階段集成物資供應系統、資產管理系統、合同管理系統的關鍵數據，同時，將為領導提供決策支持，為院內職工提高工作效率，簡化工作流程。（四）平臺上的關鍵流程。財務數字化管理平臺實現從業務層到決策層的一條龍服務，進一步將各部門的關聯業務聯系在一起，實現數據的摘取與互相印證，進行平臺式管理，滿足一體化流程，具體如圖3所示。1.財務預約報銷Z研究院原采用現場財務報銷的方式：經辦人按照相關財務流程請領導審簽后，到財務部門進行現場的核算結算。目前來看，存在的問題主要是找領導審簽難，等待報銷的人員多，財務人員的核算量大等。采用網上預約報賬后，院內職工和學生使用工號登陸網上預約報賬系統填寫報銷信息，并掃描和上傳相關的原始憑證，系統將自動讀取經辦人的人事信息。預約系統事先設置好審批流程規則及嵌入相關的報銷標準，單據在預約系統內部進行自動流轉。在前一個審批環節結束后，進入后一個審批環節。審批環節結束后，經辦人可打印出報銷預約單至財務部門現場報銷。網上預約報銷系統與財務核算系統對接。財務工作人員在財務核算系統中報銷預約單號可直接生成憑證。預約功能為Z研究院實現了如下幾點：1.自動轉入財務系統內生成憑證，解決報賬人排隊時間長、財務審核人員現場工作量大的問題，提升工作效率；2．網上審核簽字提高了各級領導的工作效率，報銷流程更加規范化；3.嵌入報銷標準，保證內部控制；4.采用附件掃描為后續查詢、審計等提供方便。2.網上審核經辦人填寫完整預約單后，能夠查看審核流程。Z研究院目前采用項目負責人審核制，審核流程將根據所填項目的代碼、費用項歸口和大額資金性質進行流程分配。審核流程包括：項目負責人審核、財務經辦人審核、橫向業務歸口審核、縱向大額資金審核。為了方便業務往來，Z研究院還開發使用加審功能，保證副主任及以上職務的領導能夠在其之前或其之后加審本部門或其他部門的領導。為了提高服務質量，財務數字化平臺添加了短信提醒功能，系統將在工作日定時發送短信，提醒領導審核單據數量，審核完成后也會發短信提醒經辦人持原始單據前往財務部門報銷。Z研究院的財務數字化管理平臺中將讀取人事部門的電子簽名和職稱、職級等人事信息，從而簡化跑腿簽字流程，也實現了財務系統自動計算員工所對應的各項補助的功能，從而簡化了流程并提高了報賬的準確性，降低誤差和差錯出現的概率。3.項目余額控制填寫預約單時，系統會自動檢查項目余額是否足夠；項目負責人審核后，該筆報銷單金額將被凍結并占用項目余額。4.物資采購Z研究院日常所用物資包括辦公用品、專用材料、五金勞保、玻璃儀器等，采購流程包括申請領用物資、后勤采購物資、政府招標情況、物資入庫、出庫和結算。經與后勤服務部門協商，財務數字化管理平臺將自動讀取出庫單上的項目代碼、金額及發票內容從而自動生成預約單。由于Z研究院日常采購數量大，而供應商的范圍相對固定，因此，Z研究院與部分供應商達成協議，采用定期統一結算的形式，簡化流程、減少銀行匯款次數、方便日后審查。5.無現金支付作為數字化平臺的必要工具，銀企互聯是實現Z研究院高效辦公和數字化管理的重要手段。無現金系統即為Z研究院銀企互聯的工具，它能夠實現對私轉卡、對公轉賬、匯款、公務卡還款、網銀對賬的功能。為實現銀企互聯，Z研究院單獨為無現金系統購置服務器作為交換機，并增加銀行密鑰和無現金大額支付密鑰功能，確保資金流向的安全可查。同時，分崗位使用密鑰，保證內部控制及資金安全。6.決策支持數字化管理平臺為領導層提供決策支持。院領導通過階梯模型和餅狀模型的可視化分析，能夠直觀地反映出需要強化的經營業務或需要監督的預算執行；院領導或科室負責人也可以通過對關鍵的經營指標進行監控和分析，從而掌握未來一段時間的發展趨勢。（五）財務信息與查詢。Z研究院財務信息與查詢平臺是基于面向服務的體系結構（Service-OrientedArchitecture）搭建網站式系統構架，平臺上各模塊的搭建及其功能的運行將通過與應用程序之間建立接口實現，在確保數據來源的安全與穩定后，為方便查詢，Z研究院在原有網上查詢平臺的基礎上，擴充內容、分成模塊，包括新聞模塊、查詢模塊、系統模塊等，如圖4所示。1.新聞模塊反映重要文檔的。該模塊與院內其他應用程序并不關聯，而是由財務部門根據國家政策的內容定期更新，其主要功能包括財務知識、財務新聞和解讀政策文件。新聞模塊包含財務部門的通知公告、工作動態、單位內部規章制度以及國家相關政策法規等子模塊。Z研究院擬根據自身情況在平臺內嵌入搜索引擎，為已的文檔增加搜索功能。2.查詢模塊反映對共享信息中關鍵數據的。該模塊根據圖3中的關系圖篩選關鍵數據，并提供實時更新的服務。查詢模塊的功能是為登錄用戶提供其權限下各子模塊的查詢結果。例如，單位負責人能夠查看單位財務報表和整體收支情況；項目負責人能夠查詢項目經費使用情況；部門資產管理員能夠查詢資產領用進度和使用情況；職工查看個人工資；財務人員和經辦人員查看合同付款進度等。另外，Z研究院將在“銀行到款”功能模塊下每日定時更新銀行到款情況，職工可對銀行到款留言回復確認部門或直接前往財務部門確認收入，這項功能將為財務部門和經辦人員提高工作效率，節省等待時間，保證收入及時確認。3.系統模塊該模塊允許用戶修改登錄密碼、維護個人信息。另外，為了既方便單位領導和項目負責人下放權限、允許他人查看項目經費等信息，又保護個人信息不被泄露，財務信息與查詢平臺在系統模塊中增加“授權他人”的功能，該功能允許負責人將個別信息授權給本單位其他職工查看。該情況應用于負責人出差或臨時出國等原因而委托他人負責代管項目的情況，或為了方便規模較大的業務所下設的綜合業務科室隨時掌握項目余額和預算執行進度，以便報銷使用。

三、Z研究院財務數字化管理平臺的價值分析

隨著系統的開發和建設，Z研究院財務數字化管理平臺逐漸體現出其不可替代的價值，用十六個字概括為：“統一認證，協同辦公，流程清晰，便于審查”。首先，財務數字化管理平臺消除了“信息孤島”的問題，它通過有效的利用信息資源，避免重復的手工工作，從而提高工作效率；其次，Z研究院通過預約報賬和網上審核，將人事管理系統和物資供應系統等有效的集成，能夠有效地將財務系統與業務系統協同，并提供信息查詢、、提醒、分析等多窗口的服務功能。再次，數字化管理平臺建成后解決了兩地辦公和異地報賬的難題，不僅為領導和職工提供舒適的報賬環境，也為上級審計提供了接口，節省跑腿和等待時間。最重要的是，財務數字化管理平臺為事業單位內部控制提供了解決方案，通過在信息化環境下識別、評估和控制風險，能夠及時發現內部控制各個環節出現的問題并及時改進，從而促進單位內部控制全流程的管控。

四、建設與實施中的問題

本文展示了Z研究院現有財務數字化平臺的建設內容，也討論了理想環境下數字化管理平臺的建設內容，但實施中仍會遇到問題，以下兩個問題是實際開發中比較常見的，因此，也應該在實際應用中做好準備，與專業技術人員共同討論解決方案。（一）安全問題。單位和個人的財務信息屬于重要的信息，也屬于非公開的信息，因此，平臺的安全性應該是開發和設計過程中重點考慮的對象。為保證財務數字化管理平臺安全有效的運行，Z研究院將平臺放置于局域網中，而與外部互聯網的數據交換需要配置專門的服務器，這樣雖然實現了數據的互聯交通，但因網絡環境的不同，服務器經常出現應答失效的現象，導致業務中斷。因此，Z研究院將安全問題視為永恒的話題，為了長遠發展，Z研究院考慮的更多，例如，數字平臺是否需要更換網絡環境，服務器應置于何種運行環境、用戶登錄密碼的復雜程度及敏感數據是否需要加密處理等，確保將平臺的安全風險降至最低。（二）接口問題。目前，各部門所使用的應用程序都是單獨開發或單獨采購的；應用程序之間存在較大的差異，這將產生接口不統一的問題。接口問題會在開發階段影響平臺與其他應用程序的共享程度。對于這個問題，Z研究院分兩種情況進行研究：首先，平臺與已有應用程序接口不統一的問題。該問題需要通過技術開發人員個別開發接口程序來解決，解決問題需要時間和技術成本，而在開發后期也需要一定的技術維護。其次，站在科研機構未來發展的角度考慮，平臺要留出接口和足夠的開發空間用來方便與目前尚未實現的應用程序對接，避免二次開發，節約機會成本。

五、結語

以Z研究院為例的藥檢機構財務數字化管理平臺是保障管理會計實施及內部控制有效運行的重要工具之一。本文深入探討平臺存在的必要性、平臺的構建思路，分析其實際價值并提出可能出現的問題，希望在提高Z研究院會計工作效率、提升管理水平的同時，也能為同行其他藥檢機構提供參考。

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作者:曹洪杰 張旭 單位:中國食品藥品檢定研究院