基于ERP應用出版企業管理探究

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摘要:本文基于erp管理軟件在出版企業中應用現狀分析，對ERP在企業管理中的核心價值進行了歸納分析及總結，并重點圍繞ERP在應用中應注意的問題進行詳細闡述。

關鍵詞:ERP;出版;企業管理

一、引言

企業管理是對企業生產經營活動進行計劃、組織、指揮、協調和控制等一系列活動的總稱，是社會化大生產的客觀要求。ERP(EnterpriseResourcePlanning)即企業資源計劃，是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。借助互聯網技術的飛速發展，ERP得以將很多先進的管理思想變成現實中可實施應用的計算機軟件系統。國際國內ERP軟件提供商有很多。目前，在出版行業使用較多的ERP管理軟件有北京云章科技有限公司的《云章復合出版ERP管理系統》《云因編輯出版管理系統》，用友公司的ERP、NC管理系統，北京科迪通公司的《出版業ERP系統》，金蝶國際的企業ERP管理軟件，南北軟件公司的《南北ERP管理系統》，廣州晴川公司的《普菲特圖書管理軟件》，以及SAP公司的mySAPERP等等。總的來說，ERP管理軟件在不同程度上為出版企業帶來了良好的管理效益，通過把人、財、物，產、供、銷及相應的物流、信息流、資金流、管理流、增值流等緊密地集成起來，實現資源共享和協同工作，大大提高了企業運轉效率。但是，每個出版企業都是一個單獨的實體，有其特殊的組織結構和管理模式。如何充分發揮ERP軟件在企業管理中的核心價值，使其更好地服務于出版經營，值得我們深入探討。

二、ERP在企業管理中的核心價值

ERP系統管理模式是企業在信息化社會、在知識經濟時代繁榮發展的核心管理模式，它在流程管理、財務管理、數據管理、業務協同等方面發揮著突出的作用。它是IT技術與管理思想的融合體，以科學的管理體系而非個人能力來駕馭大型組織，讓管理變得簡單而有效。(一)流程管理。流程管理在企業管理中扮演著重要的角色。它是用來定義和控制操作規程、數據流向的基本過程。流程管理滲透了企業管理的每一個環節，任何一項業務活動的實施都有著有形或無形的相應操作流程。在出版企業中，ERP軟件的供應鏈管理思想發揮了重要作用。將出版工作流程納入ERP軟件系統，縱向貫通，橫向集成，可以完成從選題論證到選題立項、稿件三審、發稿管理、制版登記、封面設計、印制管理、材料采購、用料管理、圖書入庫、發退貨管理、差額管理、庫存管理、收付款管理、成本核算、主營結轉、作者管理、合同管理等涉及“編輯、印務、發行、人力、財務、物流”六大核心業務的同平臺共管。工作流納入信息系統管理，可以讓工作流轉清晰透明，上下工序之間相互銜接，信息通暢，業務順暢，能有效解決過去存在的相互扯皮、人為拖延、效率低下的問題，使協同配合達到高效，實現業務活動的有序化、規范化、精細化管理。(二)財務管理。財務管理是企業管理的核心內容。過去，生產經營數據出自多個部門，數據分散。ERP信息系統可使企業各部分之間橫向縱向的聯系有效而緊密，通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，記錄經濟活動中的變動過程及其結果，在業務處理的同時自動生成會計分錄，保證了資金流與業務流的同步記載和數據的一致性。日常收付款、報銷等業務的憑證制單工作，往來款管理、固定資產管理、銀行對賬管理、成本管理、賬簿查詢、月末結賬等全部的財務處理工作均可在ERP財務系統中完成。資產負債表、損益表、現金流量表等財務報表，可實現一鍵生成。企業可以以最少的人力投入、最快的速度，及時、準確、可靠地進行賬務處理。通過ERP管理系統，可以實現根據財務資金現狀追溯資金的來龍去脈及所發生的相關業務活動，改變了過去資金信息滯后于物流信息的狀況，便于企業對資金使用進行計劃、控制、監督和考核。ERP軟件為企業財務管理從會計核算型向經營決策型轉變提供了便利。(三)數據管理。數據是企業不可或缺的信息資源。數據管理是利用計算機硬件和軟件技術對數據進行有效的收集、存儲、處理和應用的過程。數據的存儲，一是檔案化需要，二是企業生產經營決策需要。借助ERP信息系統，出版社可以詳實記錄生產數據、銷售數據、市場數據、財務數據、人力資源數據等等，獲得第一手檔案資料。在信息系統中所建立的數據結構，能更充分地描述數據間的內在聯系，便于數據修改、更新與擴充，同時保證了數據的一致性、準確性與完整性。例如，通過在每個流程每個表單上必填字段的設計，可保證每個環節必要信息的采集。在圖書出版的選題、立項、印制、出入庫的各階段，可實現數據的一次輸入多次調用，既避免重復勞動，又可保證前后數據的一致性。軟件系統的報錯提示、邏輯驗證，也可以幫助規避一些不必要的錯誤，使數據的準確性大大提高。(四)業務協同。ERP軟件是一個在企業內部高度集成的應用系統。數據在各業務系統之間高度共享，大量編輯、出版、發行業務通過網上操作和流轉，大幅減少了聯系、等待、傳遞的時間，提高了決策審批效率和辦理實施速度。結合In-ternet技術、VPN技術，ERP軟件可跨越時間和地域的限制，及時整合實時信息。企業員工通過信息系統可實時了解圖書出版、發行、銷售、回款等信息，可根據市場變化及時調整選題方向，改進出版策略、營銷策略，提高圖書出版經營的針對性、有效性。在對外聯系上，Internet技術的成熟為ERP系統增加了與版廠、印廠、材料供應商、圖書經銷商實現信息共享和數據交換的能力，從而強化了合作企業間的業務聯系，形成了共同發展的產業鏈，使管理者及業務部門實現跨企業的聯合作戰。

三、ERP信息系統應用問題

ERP軟件是基于網絡經濟時代的新一代信息系統。近些年，出版企業紛紛上線ERP信息系統，相互學習管理經驗。但在系統使用規模、使用效果、使用能力上，各出版企業還有相當大的差異。企業上線一套ERP信息系統，至少會使用五至十年甚至更長時間。對企業來講，更換管理系統所要付出的時間、人力、培訓成本是巨大的。因此，在ERP系統選型、實施、上線和運營維護過程中，以下問題尤其值得注意。(一)軟件選型。ERP軟件選型需慎重對待。既要考慮ERP產品本身的性能，也要考慮軟件商的資質、經營實力以及運維能力。選擇ERP軟件商就是選擇一個長久的合作伙伴。在出版行業，不乏有出版企業由于選型不當，使花在ERP上幾千萬的資金打水漂的事例。據相關資料統計表明，ERP的實施成功率只有10%～20%。究其原因，有以下幾種:(1)不考慮企業實際需求，一味地貪大、求全、求洋。“ERP”一詞最初由美國GartnerGroup公司提出的。國外ERP軟件商雖然有非常規范的ERP實施方法，但是程序設計與國內運行機制、制度規范不一致，落地效果不能保證。選軟件也好比穿鞋，合適就好。如果一個業務簡單、規模不大的出版社，卻投資上千萬購買功能非常復雜的國外大型軟件，顯然不適合。(2)實施中缺少“核心”力量。ERP系統上線是一個改變舊秩序、建立新秩序的過程。它是一個“一把手”工程。只有讓企業管理者擔任實施的負責人、決策人，進行統籌規劃，才能協調好各方利益，下好整盤棋。有的出版單位由個別部門或個別信息管理人員牽頭實施，在協調各方利益沖突時，時常因為缺少話語權而使工作無法推進。(3)選擇沒有核心知識產權的ERP商。商開發能力和運維能力都有限，遇到問題心有余而力不足。出版企業應與ERP開發商建立直接聯系，在后期合作中會更便利。(二)流程設計。流程影響績效。一切工作流程都應以企業目標為根本依據。高效的流程設計可以避免大量的會議，特別是在跨部門和跨業務單元的事務活動上。流程中的活動都是增值的活動，員工所做的每一步都是實現企業目標的一部分。一個好的流程設計，應該是少而精的。有的企業層次過多，分工過細。一個經營過程由很多部門許可或審批，運作時間長，成本高。流程的設計，既要保證必要管理環節的落實，達到風險控制的目的，又要盡量避免管理環節冗余，以提高工作效率。在出版行業，每個社的組織架構都不盡相同。流程的設置，不僅要保證《出版管理條例》《圖書質量管理規定》、三審三校制度、《出版物印刷管理規定》等行業規定在流程中有所體現，還需要根據出版企業自身組織機構特點、管理方式方法，來貫徹和落實出版企業的管理理念。(三)資源配置。ERP信息系統的應用主要體現在落實出版企業管理制度，協調資源配置，提升出版效益上。圖書選題策劃、組稿、印制、銷售要形成“鏈”，不能各自為政，相互脫節。要充分利用Internet、EDI等先進技術，使信息通暢、工作順暢。橫向上，出版社要與排版廠、印廠、經銷商等業務往來企業建立信息通道;縱向上，圖書的編輯部門、印制部門、發行部門、物流部門、財務部門，流程的上下游之間要相互銜接、互相配合。每個部門要以企業總體目標出發，不能都各搞一套，片面追求部門利益。一個效益良好的出版社，一定是一個運轉高效的出版社。一切優化工作均著眼于本企業資源的最優應用。(四)數據分析。數據是企業的核心資產。數據的統計分析在管理決策工作中起著舉足輕重的作用。ERP的利用不僅僅是為實現管理工作的程序化、標準化、數據化，更重要的是服務于企業的戰略計劃、管理決策。ERP在日常運行中已經積累了大量的生產數據、運營數據、銷售數據、財務數據。各業務部門不僅是原始數據的輸入者，更應該是這些數據的使用者。不管是在圖書的選題階段、項目階段、印制階段，還是銷售階段，充分地利用數據說話，能減少行動的盲目性、隨意性。出版企業可以從各職能部門的業務需求角度出發，通過對這些數據的深度整合分析，建立多維報表分析體系，為企業在圖書出版的各個生產經營環節提供決策支持。ERP具有靈活擴展分析能力，開放平臺接口，可無縫對接第三方系統，實時訪問數據，實現企業端到端的深度分析需求。(五)運營維護。運維工作以技術為基礎，通過技術保障ERP軟件提供高質量的服務，達到軟件設計的預期目標。運維的職責覆蓋了從產品設計到、運行維護、二次需求開發、變更升級乃至下線的整個生命周期。一些出版企業反映ERP管理軟件難用、無用，多數是因為運維工作跟不上。通用軟件的系統設計與企業實際需求不可能完全一致(定制開發除外)。落地過程中，時常會需要進行二次開發，需要在現有的軟件上進行定制修改或功能擴展。解決這些痛點、卡點是成功實施的步驟。企業應該設立專門的運維崗位，有實力的企業可培養自己的技術團隊。運維工作通常跨部門、跨工種、跨專業，其復雜性對這個崗位的工程師們也提出了更高的要求。首先，要精通業務。運維工程師需具備廣博的知識和專業的技術能力。要有扎實的系統架構、操作系統、網絡技術等計算機知識。第二，要善于解決問題。要能夠快速分析問題、診斷問題，并及時解決問題。第三，要有較強的理解和溝通能力。一方面，工程師要對ERP產品性能、架構設計足夠熟悉;另一方面，要對本企業狀況、管理需求足夠了解。只有雙向結合，才能保證執行不錯位，無偏差。要善于把業務需求“翻譯”成程序設計，把程序語言“翻譯”成通用語言，做好用戶與軟件之間溝通的橋梁。第四，要有縝密的思維。運維工程師在信息系統中擁有最高權限，每一步操作都需謹慎細心，以免給系統造成不可逆轉的損失。所謂“產品不足開發補，開發不足運維補”。高質量的運維工作，是ERP順利實施和運行的兜底性保障。

四、結語

通過軟件技術和網絡技術等現代科技，ERP將先進的管理理念和辦公方式工具化，以事務和項目為中心，幫助組織建立通暢的信息交流體系，有效的協作執行體系，精準的決策支撐體系，來提高組織內部的管理能力和辦公效率。ERP信息系統給出版企業帶來了良好的管理效益，尤其是在流程管理、財務管理、數據管理和業務協同上發揮了重要作用。

參考文獻:

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［2］王玉榮，葛新紅．流程管理［M］．北京:北京大學出版社，2016．

［3］黃成明．數據化管理［M］．北京:電子工業出版社，2014．

作者:陳麗紅